Käytiin keskustelua prosesseista. Edetään niin kuin ehdotettiin; Pekka lähettää viestin KOOTuki-ryhmälle.
Käytiin keskustelua palveluista
- todettiin, että iskuryhmän työssä on syytä keskittyä koulutuksen järjestämisen puolella opetussuunnitelman laatimiselle tarjottavaan tukeen sekä opetustarjonnan suunnittelulle tarjottavaan tukeen
- koulutustarjontaa koskeva päätöksenteko on ryhmän jäsenten varsinaisen osaamisalueen ulkopuolella
- opetuksen järjestämistä koskevat valinnat kuuluvat opettajakunnan toiminta-alueelle
- mietittiin palveluiden rajaamista, eli sitä, mitä kaikkea olisi syytä sisällyttää yhden palvelun tuottamaan lisäarvoon ja milloin olisi perusteltua rajata asioita pois tai jakaa useammaksi palveluksi
- pohdittiin opintohallinnon työn ja prosessien näkymättömyyttä esillä olevissa palvelukuvausluonnoksissa
- Pekka perusteli tätä sillä, että nyt jäsennetään ydinprosesseille annettavaa tukea; tuki voidaan toteuttaa monilla eri tavoilla
- Pekka kannatti periaatteellista kahtiajakoa, jossa valinnan tekemiselle tarjottava tuki on yksi palvelu ja valinnan tuloksen ilmaisemiselle tai toimeenpanemiselle tarjottava tuki on toinen palvelu
- pohdittiin opintohallinnon työn ja prosessien näkymättömyyttä esillä olevissa palvelukuvausluonnoksissa
Käytiin keskustelua työskentelytavasta ja askelista
- todettiin, että Pekka editoi työkansiosta löytyvät ainestot, niin että kaikissa kaavioissa on
- tiedoston nimessä tieto siitä, mihin prosessiin ne liittyvät
- itse tiedostossa myös aina
- palvelun otsikko näkyvissä
- asiakas määriteltynä
- prosessi näkyvissä
- sovittiin, että edetään hajautetulla työskentelymallilla seuraavasti
- jakaudutaan kahteen miniryhmään, joiden jäsenet tukevat toisiaan
- opetussuunnitelmatyölle (K2) tarjottavia palveluita määrittävät eteenpäin Päivi Vähäsalo, Virve Peltoniemi ja Totti Tuhkanen
- opetustarjonnan suunnittelutyölle (K3) tarjottavia palveluita määrittävät eteenpäin Janne Santala, Päivi Aho, Päivi Lignell
- ryhmät järjestäytyvät itsenäisesti, kuitenkin siten, että
- mikäli ryhmä K2 käyttää AC-huonetta, se käyttää huonetta osoitteessa https://webinar.nordu.net/synergia ja kokoonkutsujana toimii Virve Peltoniemi
- mikäli ryhmä K3 käyttää AC-huonetta, se käyttää huonetta osoitteessa https://connect.funet.fi/synergia ja kokoonkutsujana toimii Janne Santala; kokoontumiset 16.3. 8.30-9.30 sekä 17.3. klo 10.30-11.30
- ryhmät käyvät läpi omaan vastuuprosessiinsa liittyvän palvelulistan (taulukkomuotoinen tiedosto työkansiossa)
- perehtyy aikaisemmin tehdyn työn tuloksiin
- täydentää, karsii ja editoi palvelulistaa
- kirjaa perustelut tekemilleen muutoksille
- merkitsee palvelulistaan, mistä palveluista on tuotettu kuvaus ja mistä ei ole
- ryhmät käyvät läpi omaan vastuuprosessiinsa liittyvät palvelukuvaukset (piirrosmuotoiset tiedostot työkansiossa)
- perehtyy aikaisemmin tehdyn työn tuloksiin
- muokkaa kuvausta niin, että siinä kuvataan
- yhden asiakasryhmän kannalta merkityksellinen päämäärä ja tavoitteet; sekä
- näiden saavuttamiseksi tarjottava palvelu eli palvelun tarjoama lisäarvo
- muokkaa kuvauksia niin, että nämä yhdessä muodostavat mielekkään kokonaisuuden
- tunnistaa päällekkäiset palvelukuvaukset ja yhdistää nämä
- tunnistaa yhteen palvelukuvaukseen kirjatut useat palvelut ja erottaa nämä erillisiksi palvelukuvauksiksi
- laajentaa palvelun aluetta, mikäli palvelu ei näytä tuottavan asiakkaan kannalta mielekästä kokonaisuutta
- supistaa palvelun aluetta, mikäli kuvaukseen näyttää sisältyvän sellaisia ulottuvuuksia, jotka eivät ole asiakkaan päämäärien ja tavoitteiden kannalta merkityksellisiä
- jakaudutaan kahteen miniryhmään, joiden jäsenet tukevat toisiaan
- aikataulujen suhteen sovittiin ja todettiin, että
- ryhmät tekevät työnsä näille kahdelle prosessille tarjottavien palveluiden osalta maaliskuun loppuun mennessä, mikäli tämä vain on mahdollista
- Synergiaryhmälle kerrotaan työn etenemisestä 22.3.
- KOOTuki-ryhmälle annetaan väliraportti etenemisestä 20.4.
- työtä tehdään myös työpajasa 3.5.-4.5.
- korkeakoulujohdon ICT-kokouksessa 31.5. esitellään työn tuloksia
Iskuryhmän kokoonpanosta todettiin, että
- ryhmää voi ja on syytä täydentää
- lähdetään täsmätäydennyksiin eli pyydetään innokkaiksi tiedettyjä toimijoita mukaan
- olisi hyvä saada etenkin yliopistojen puolelta enemmän toimijoita mukaan