Synergiaryhmän etäkokous

  • Aika: 12.12.2016  klo 13:00-15:00
  • Tallenne: https://connect.funet.fi/p5fo1xdg3jx/
  • Kokous on avoin kaikille korkeakoulujen asiantuntijoille
  • Osallistujat: Janne Santala (pj.), Antti Ahola, Arja Kokonen-Metsola, Arja Neuvonen, Elina Ovaskainen, Hanna Kosteila, Helena Majamäki, Jukka Kohtanen, Kaarina Räsänen, Katja Arstio, Lilian Sjöberg, Mats Lindsted, Mirja Ollila, Neea Salo, Pekka Harjula, Pietari Tahvonen, Raija Pappila, Sari Pulkkinen, Taija Oksanen, Totti Tuhkanen, Outi Tasala (siht.)

Esityslista

  1. Kokouksen järjestäytyminen
    1. Kokouksen avaus
    2. Läsnäolijoiden toteaminen
    3. Asialistan hyväksyminen
    4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
  2. Ajankohtaiset asiat   
    1. KOOTuen kokouksen (30.11.) kuulumiset 
      1. Hanke-ehdotukset opetus- ja kulttuuriministeriön kuulutukseen "Erityisavustus korkeakouluille korkeakoulutuksen kehittämishankkeisiin (OKM/58/592/2016)" (sivu vaatii kirjautumisen).
      2. Korkeakoulujen suhde hanke-ehdotuksiin, sekä näiden rahoitusosuudet koontikuvassa
        • Hankehakemukset (yhteensä 42kpl: AMK 25 ja YO 17) on merkitty oranssilla ja korkeakoulut sinisellä
        • Hankkeen pallon koko kertoo hankkeen kokonaisbudjetin. Korkeakoulun pallon koko riippuu siitä kuinka suuren rahoituksen se on yhteensä luvannut kaikille hankkeille, joissa se on mukana. Nuolien paksuus muuttuu kuvaten pallojen välisen vuon suuruutta.
        • Iso hanke mm. Jyväskylän ammattikorkeakoulun eAMK- Oppimisen uusi ekosysteemi: hanke-ehdotuksessa on mukana 26 korkeakoulua

        • Useimpiin hanke-ehdotuksiin osallistuneita korkeakouluja: TAMK (15 kpl), HAMK (14kpl), Metropolia (14kpl)

        • Tiedot erityisavustusta saavista hankkeista saataneen tammikuun lopussa.
        • KOOTuki seuraa tiiviisti tilannetta
      • KOOTuen muistioluonnos ei ole vielä saatavina, mutta lähetetään Synergiaryhmän sähköpostilistalle valmistuttuaan 
      • Kansainvälinen yhteistyö
        • EMREX field trial päättyy v.2017 ja komissio on ilmeisen halukas myöntämään uutta rahoitusta
        • EMREX is here! -seminaari Arcadalla 31.1.2017. Seminaari on kaikille avoin, mutta vaatii ilmoittautumisen. DL 15.12.
        • EMREX Stakeholder Forum Helsingissä 1.2.2017. Opintohallinnon verkostot valitsevat kaksi edustajaa tapaamiseen.
        • NordForumin laaja kokous Suomessa 9-10.5.2017. KOOTuki välittää tietoa verkostoille.
      • Identiteettien, tunnistamistapojen ja pääsynhallinnan kehittäminen
        • Luonnos ehdotukseksi Haka ohjausryhmälle oppijan tunnistautumisen jatkamiseksi opintojen päätyttyä, suomi.fi tunnistautuminen ja OID/oppijanumero (Synergiaryhmän terveisinä)
        • KOOTuki perustaa työryhmän hahmottamaan aihekokonaisuuteen liittyviä toimialan erityiskysymyksiä
    2. Synergiaryhmän terveiset KOOTuen seuraavaan kokoukseen
      • Ei terveisiä
  3. Tilannekuvat
    1. VIRTA
  4. Prosesseja tukevat palvelut - tehdyn työn esittely 
    • Palvelut on sidottu prosesseihin, ja palveluita on tunnistettu aliprosessien kautta. Jatkossa voidaan tunnistaa näistä sellaiset palvelut, jotka ylittävät prosessirajoja.
    • Palvelukuvauksia puuttuu vielä ja päällekkäisyyksiä on, sillä palvelu on määritelty aina asiakkaan mukaan. Jatkossa esitystapa voisi olla karttamainen.
    • Toiminta-arkkitehtuuri kuuluu jatkossakin Synergian työlistalle, ja tämän kehittäinen palvelee laajalta korkeakouluja ja sektoria.
    • Toinen kevään työpajoista pyhitetään toiminta-arkkitehtuurille, ja iskuryhmätyöskentelyä jatketaan.
      • Neuvonen: Miten tämä palvelupuoli ottaa huomioon KA-SIGIn tekemän työn?
        • Santala: KA-SIGIn puolella painopiste lienee sähköisien palveluiden ja järjestelmien tarkastelussa systeemikyselyyn painottuen. Synergiaryhmä ei ole kytkenyt palveluita olemassa olevii järjestelmäpalveluihin, ja yhdistäminen tullee tapahtumaan myöhemmässä vaiheessa. Tiedusteluja on tullut, mutta ensimmäinen esittelyaika on kovin aikaisin (palvelut eivät ole julkaisukelpoisia siinä vaiheessa).
          • Tasala: Maaliskuussa olisi tilaisuus tähän. Linna on esitellyt Synergian palvelutyötä KA-SIGille aiemmin. Tarkastelutapa on eri: KA-SIG on listannut kaikki olemassa olevat palvelunsa, kun taas meillä lähtökohta on ollut prosesseissa - palvelut tukevat prosesseja. Myös KA-SIG:in palvelutyössä on opintohallinnon palveluita listattuna, ja yhteys näiden välillä tulee löytää.
          • Santala: Meidän olemassa olevista referenssipalveluista, jotka mahdollisesti liittyvät useampaan prosessiin, tulee löytää yhteys KA-SIGin konkreettisempiin palveluihin. Ero lienee seuraava: synergiassa pyritään miettimään sitä, mitä palveluilla tulee tehdä, kun tietohallinnon verkostoissa keskitytään enemmän siihen, millä palvelu tulee tehdä.
  5. Synergiaryhmän v.2017 teemat
    1. Aihe-ehdotukset vuodelle 2017

      • Muutettiin aihe-ehdotusten taulukko niin, että siellä on sarake myös aiheille, joille ei ole ehdottaa suoraa ajankohtaa. Aihe-ehdotuksia voi täydentää suoraan taulukkoon, sähköpostilistalle tai Outille osoitteeseen outi.tasala@css.fi

      • Kuva verkostoista ja tietojärjestelmähankkeista (Katariina Lehdon ylläpitämä SeAMKin kuva) mahdollisesi kevään työpajaan

        • Tasala: onko tarpeita siirto-opiskelija-asiaan liittyen?
          • Santala: Prosessia on pohdittu jo Taide yliopiston työpajassa; vielä siistimättä prosessi siten, ettei korkeakoulujen välillä tarvitsisi siirtää papereita. Toinen asia on Opintopolun siirtohaun hakulomakkeet: tähän on avattu keskustelu yhdessä tehtävästä pohjasta.
        • Pulkkinen: Hyvien käytänteiden jakaminen yleensäkin. Lukukausimaksun suhteen käytännön järjestelyt; kuka on päättänyt toteuttaa mitenkin. Näiden kokemusten jakaminen olisi hyödyllistä.
          • Santala: OILI:in ei ehdittäne maksutoiminnallisuuksien kanssa 2017 aikana, mutta ehkäpä vuonna 2018. Kuinka maksuja tulisi periä, ja mitä tämä järjestelmältä edellyttää.
        • Santala: Ei tutkintoon johtava koulutus ja niihin liittyvät prosessit
          • Pappila: Avoimen opetuksen osalta; miten Opintopolkua käytetään, millaisia käyttöönottomalleja voi tehdä. Avoimen neuvottelupäivillä on tutkittu tätä työpajassa; yliopistoissa on jo otettu monin tavoin käyttöön, AMK:t valmistautuvat tähän. Molemmille sektoreille olisi hyödyllistä tarkastella tätä.
          • Santala: Avoimen korkeakoulutuksen teemaa voisi miettiä joko Synergiassa tai jossain omassa iskuryhmässä. Avoimen korkeakoulutuksen valtakunnallis(t)en verkosto(je)n esille nostamia ajatuksia tulee hyödyntää.
        • Pappila: Nykyisen käytössä olevan palvelun jatkokehitys ja sen organisoimismalli on epäselvä, ja tullee uuden ohjausryhmän käsiteltäväksi. Ryhmiä nimittäessä on hyvä huolehtia, että he ymmärtävät sektorin tarpeet ja pyrkivät muodostamaan yhteistä suuntaa.
  6.  Synergiaryhmän hallinnolliset asiat 
    1. Uuden puheenjohtajiston valinta
      • Keskusteltiin puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ehdokasasettelusta. Puheenjohtajistossa tehtävään saa varata n.20 työpäivää.
        • Tasala: Santala on ilmoittanut olevansa käytettävissä puheenjohtajistossa. Tämän lisäksi muita ehdokkaita ei ole ilmaantunut.
      • Ehdokkaita puheenjohtajaksi tai varapuheenjohtaksi ei ilmaantunut.
      • Päätettiin, että jatketaan toimitusministeriönä. Santala toimii puheenjohtajana siihen asti, kunnes uusi puheenjohtaja löytyy. Tilanne katsotaan keväällä uudelleen. Avoin haku on menossa koko ajan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan paikkaa, ja puheenjohtajistoa täydennetään heti kun ehdokkaita löytyy.
  7. Muut asiat

    1. 2017 kokousajat
      01/2017 etäkokous ke 18.1. klo 10-12
      02/2017 työpaja ke 15.2./ to 16.2. Oulussa
      03/2017 etäkokous to 23.3. klo 13-15
      05/2017 työpaja ke 3.5./to 4.5. PK-seutu
      06/2017 etäkokous 13.6. klo 10-12 
      08/2017 etäkokous ke 30.8. klo 13-15
      09/2017 työpaja ti 26.9./ ke 27.9.
      10/2017 etäkokous ti 31.10. klo 10-12
      11/2017 työpaja ti 21.11./ ke 22.11.
      12/2017 etäkokous 14.12. klo 13-15

      • Tiloja saa tarjota kevään toiseen työpajaan.
    2. Tasala laittaa tiedoksi muistiinpanot OPH:n Opintopolun pääkäyttäjäseminaarista
    3. KSHJ-hankekausi päättyy vuoden vaihteeseen. Ohjausryhmän kaltainen rakenne tullaan säilyttämään, ja sen alle ollaan toteuttamassa ASPA-ryhmä. Koordinoivana tahona tässä OPH.
  8. Kokouksen päätös
    • Puheenjohtaja kiitti ryhmää kuluneesta vuodesta ja päätti kokouksen
  • No labels