Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 3.10.2023 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_po8r9koc

Asialista

  1. VIRTA-tiimin kokoonpano syksyllä 2023 (tallenteen kohta  00:57)
    1. Kimmo poissa töistä tammikuun puoleen väliin asti.
    2. Suvi Heinonen aloittanut juniorikoordinaattorina.
  2. Tilannekatsaus tiedonkeruista (tallenteen kohta 02:30)
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2023 aikataulut
      1. Vuoden 2024 aikataulu päivitetty.
      2. Ellfolk/CSC: Täsmentyvät kohdat merkitty punaisella. Palaute ja kommentit otetaan mielellään vastaan.
        1. SP/TAU: Onko jotain ihmeellistä? Mennäänkö kuten ennenkin?
          1. Majamäki/CSC: Ei tiedossa ihmeellistä tai uutta. Maaliskuun loppupuolelle OKM:n ja korkeakoulujen kanssa sovittu aikataulu tavoiteajassa tutkinnon suorittaneiden tiedonkeruulle. Tällöin viimeisetkin tutkintotiedonkeruun korjaukset tehty. Tarkennetaan päivämäärä vielä.
        2. Ellfolk/CSC: Jotpa-poimintoja ei vielä merkitty. Tavoite, että muuttuvat automaattisesti tapahtuviksi poiminnoiksi. Kuluvan vuoden aikana tiedetään paremmin.
        3. TI/Turun AMK: Syksyn opiskelijatiedonkeruun poiminta näyttää olevan 25.9. Jos tarkoitus 20.9. tarkastella tilannetta, onko liian äkkiä. 20.9. on perjantai. Käytännössä yksi päivä aikaa. Voisiko olla vähän myöhempi?
        4. Majamäki/CSC: Tilastokeskuksellakaan ei kauheaa hoppua. Kieltämättä tiivis aikataulu. Aiemmin ollut myöhemmin, viime vuosina rukattu aikaisempaan, ei kiveen hakattua kiirettä.
        5. AK/TK: Voidaan siirtää seuraavalle viikolle päivämäärä.
        6. Ellfolk/CSC: Siirretään 2.10.2024.
        7. Majamäki/CSC: OKM:lle ok, muodostetaan ennakkoaineisto ja seuraavassa ohryssa tiedoksi.
        8. JP/AYO chatissa: 2a-kohtaan: Aalto-yliopistolla edelleen haasteita TK-tutkintotiedonkeruun 7.2.2024 kanssa. "Pysyvänä" pyyntönä siirtää viikolla eteenpäin. Opiskelijat voivat jättää opinnäytteen tarkistettavaksi 31.12.2023, ja tutkinnot myönnetään tammikuun lopussa.
          1. Majamäki/CSC: Aiemminkin ollut toive esillä. TK:lla aika tiukka perälauta. Olisiko myöhentämisen varaa?
            1. AK/TK: Muistikuva, että liittyy ennakkotietoon, joka menee OMK:lle. Tutkintotieto on hyvälaatuista, aikataulua voi TK:n puolesta siirtää eteenpäin.
            2. Majamäki/CSC: Tarkistetaan OKM:ltä, mikä heillä tiedontarve.
            3. AK/TK chatissa: Kyselin vielä tiedon tarkistuksista käsittelytiimistä. AMK-tiedot tarkistetaan ja julkaistaan keväällä ensin, joten olisiko sen tutkintotiedonkeruun aikataulu edelleen 7.2. ja yliopisto-tietoja voisi hieman siirtää?
            4. Majamäki/CSC: Tarkistetaan OKM:ltä, mikä heillä tiedontarve.
    2. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitttu VIRTA-opintotietopalvelusta 27.9.2023. 
      1. TK:n tiedon tarkistusprosessi
      2. palautetta ja kysymyksiä?
      3. AK/TK: Tarkistetaan puuttuvat tiedot ja peilataan koodistoihin. Tilastoinnin kannalta tärkeät tiedot tarkistetaan että löytyvät. Kysellään korkeakouluilta mikäli on puuttuvia tietoja. Lähetetään raportit opiskelijamääristä samassa yhteydessä. Kun korjaukset saatu Tilastokeskukselle, väestörekisteristä haetaan lopulliset väestötiedot. Opiskelijan taustatiedot saattavat päivittyä verrattuna korkeakoulujen rekistereistä tulleisiin tietoihin. Tehdään tämän jälkeen tilastot.
        1. Ellfolk/CSC: Jos tiedoissa on puutteita tai virheitä, on tärkeää että korjataan myös VIRTAn puolelle.
        2. RK/Xamk chatissa: Milloin tarkistus tiedostot suunnilleen toimitetaan korkeakoululle, mikäli on korjattavaa?
        3. AK/TK: Loka-marraskuun aikana.
        4. TI/Turun AMK: Huomattiin 7.9. että jos on opiskelijaoikeusjaksoja käytetty, ne tiedot eivät päivity oikein. 25.9. sain kuittauksen, että nyt sen pitäisi toimia. Tiedot ollut Pepissä oikein, mutta tilastoihin meni pariltakymmeneltä väärin kun eivät ehtineet keskiviikkoon mukaan. Saatiin ehdotus, että oltaisiin tehty itse ajo, että saataisiin tiedot oikein VIRTAan vietyä. Täytyy tilata ylläpitäjältä, ei pystytä itse tekemään. Täytyy seurata millaiset raportit tulee. Perjantaina juttelin muutaman korkeakoulun edustajan kanssa, heillä ei ollut tietoa ristiriitaisuudesta. Olisi hyvä, että ajoissa olisi laitettu korkeakouluille tieto, että tässä on virhe. Jatkossa hyvä tiedottaa vaikkei kaikkia koskekaan.
        5. Majamäki/CSC: Pahoittelut että meni kalkkiviivoille ennen tiedonkeruuta. Ilman muuta olisi ollut hyvä tiedottaa, jatkossa yritetään huomioida nopeammin ja tiedottaa korkeakouluille.
        6. AK/TK: Pitäisikö poiminta uusia vai saadaanko virhetarkistusprosessin kautta korjattua?
          1. TI/Turun AMK: Osalla opiskelijoita väärä koulutusohjelma. Koulutusluokitus on oikea. Voin toimittaa korjaustiedoston yhteydessä. VIRTAan pitäisi mennä oikeat tiedot. Pepin yksittäinen VIRTA-raportti näyttää että tiedot ovat oikein.
          2. PN/Metropolia: Ei tietoa virheestä, mistä tietää mitkä mennyt väärin ja mitkä korjattavissa? Opiskeluoikeusjaksoja käytetty paljon.
          3. EO/Centria AMK: Jonkin verran ollut virheitä. Näistä raportoitu ja ne korjattu. Aineisto kunnossa näiden osalta.
          4. Merikanto/CSC: En tiedä, miten iso työ tutkia onko korjaantunut. Centrian ja Turun AMK:n kanssa selvitetty. Poimintaan tehty muutos kun opoik-nimi ollut väärä koulutusluokitukseen nähden. En osaa sanoa työmääräarviota.
          5. PH/Humak chatissa: Tarkoitatteko koulutusohjelmalla saraketta Opiskeluoikeuden nimi(opoiknimi)?
            1. Merikanto/CSC chatissa: Kyllä tuo opoiknimi tieto.
        7. Ellfolk/CSC: VIRTA-tiimi tutkii ja palaa Metropolialle.
    3. Kelan poiminta opiskelijaterveydenhuollon maksuvelvolliset. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 16.10.
      1. Lisätietoa wikissä: https://wiki.eduuni.fi/x/auOKCg
    4. OKM:n tiedonkeruu Opiskelijoiden opintopistekertymät (55 op tiedonkeruu), AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 19.10.2023.
      1. Poimintakuvaus: https://wiki.eduuni.fi/x/yDOpC
      2. Tarkistustieostot: \aineistot\viisviis\tarkistus_55_2023_KK.csv
      3. Extra-Vipusen raportti: https://extra.vipunen.fi/_layouts/15/xlviewer.aspx?id=/Raportit/55%20op%20kuluva%20lukuvuosi.xlsb
    5. OKM:n tiedonkeruu Erikoistumiskoulutuksen aloittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 30.11.2023.
      1. Poimintakuvaus: https://wiki.eduuni.fi/x/XgKXE
  3. Puutetarkistuksiin liittyvät kehittämistarpeet (tallenteen kohta 24:48)
    1. mm. tarkistusten aikarajaus
    2. Majamäki/CSC: Saatu mukavasti palautetta ja kehittämisehdotuksia. Edelleenkin kehitetään tarkistusten toteutustapaa. Oli tarkoitus, että oltaisiin käyty keissejä läpi, joita uusien tarkistustiedostojen kautta on tullut ilmi, ja mihin käytännössä ilmi tullut puute vaikuttaa. Oli tarkoitus, että olisi koostettu esimerkkiaineistoa. Finnberg ei nyt paikalla, joten menee seuraavaan kokoukseen.
    3. Tuore kehittämistarve tullut esille. Nyt ei ole aikarajausta miltä ajalta VIRTA-tietoja tutkitaan. Käytettävyyttä lisäisi jos tehtäisiin aikarajaus. Mikä olisi järkevä raja? Viiden vuoden rajaus? Tarkistuksiin liittyvä palaute edelleen tärkeää.
      1. AT/Hamk chatissa: Hyvä idea. 5 vuotta max.
      2. SP/TAU: VIRTA-tiimiltä varmaan pyydetään poimintoja OKM:lta tai tulee tietopyyntöjä. Miten pitkiä aikasarjoja näissä on? Onko kymmenen vuotta maksimissaan? Meillä on aktiivisia opiskelijoita, jotka ovat olleet yli viisi vuotta.
      3. Majamäki/CSC: Onko viisi sittenkin vähän? Tältä istumalta päätöstä sopivasta rajauksesta ei tehdä, seuraavassa kokouksessa käydään enemmänkin keskustelua, mihin tiedossa olevat puutteet vaikuttavat esimerkkien perusteella.
      4. PH/Humak chatissa: Voisiko tulla 2 tiedostoa.. toinen nykyinen ja toinen jossa aikaraja... kk voisi käyttää haluamaansa. Puutetauluja siis.
        1. Majamäki/CSC: Varmasti mahdollinen toteutustapa tämäkin.
      5. TP/UEF chatissa: voisiko rajaus olla aktiivisiin opiskelijoihin
      6. Tiihonen/CGI chatissa: 

        Vuonna 2023 lisätään monia uusia puutetarkistuksia. Samassa yhteydessä havaittuun puutteeseen on lisätty kaksi uutta tietoa:

        virhTiedPvm : Virheellisen tiedon päivämäärä, esimerkiksi opintosuorituksen päivämäärä (jos virhe liittyy opintosuoritukseen). "Tiedon alkamispäivämäärä suurempi kuin päättymispäivämäärä" -tyyppisissä virheissä tähän asetetaan aina 31-12-9999, jotta virhe pysyy akuuttina siihen asti kun se on korjattu.

        opisOikAktPaatPvm: Opiskeluoikeuden aktiivisuuden päättymispäivämäärä. Jos virhe ei liity opiskeluoikeuteen liittyvään tietoon, niin silloin tämän päättelyyn käytetään opiskelijan kaikkia opiskeluoikeuksia. Tieto päätellään opiskeluoikeuden tiloista, siitä tilasta, jonka alkamispäivämäärä on suurin: Jos se tila on aktiivinen tai optio, niin otetaan tilan päättymispäivämäärä (sen puuttuessa 31-12-9999), muussa tapauksessa (valmistunut, passivoitu, luopunut, päättynyt) tilan alkamispäivämäärää edeltävä päivämäärä.

      7. PT/LUC: Voisiko aineistossa olla päivämäärä, niin siitä korkeakoulu voisi suodattaa halutessaan ne joihin aikoo puuttua. Silloin ei tarvitsisi tehdä päätöstä yhdestä rajauksesta, joka ei välttämättä kaikkien tarpeisiin sopisi. Puuttuvat hetut, joissa on tietty massa lähes kaikissa korkeakouluissa, jossa opiskelijasta on tietoja kirjautunut rekisteriin niin vähän, ettei pystytä toteamaan, että tässä on kyseessä tietty henkilö. Tietyt asiat voisi rajata pois. Puutteetkaan eivät kaikki samanlaisia suhteessa aikaan.
      8. Tiihonen/CGI: Tiedostossa on jo päivämäärät, joilla voi karsia vanhimpia pois oman tarpeen mukaan. Myös liittyen opiskeluoikeuden aktiivisuuteen ja suorituspäivämääriin liittyen.
        1. Virta_Latausraportti - Tarkistukset
      9. Ellfolk/CSC: Jos aikaraja on jo tiedostossa, voimme tehdä rinnalle ohjeistusta, miten se on suodatettavissa.
      10. EO/Centria AMK: Kahden tiedoston ratkaisu oli hyvä ehdotus. Joku aikaraja hyvä olla asetettuna. Vaikka mahdollista suodattaa yhtä tiedostoa, vaikea havaita isosta massasta kun tulee jotain, mitä pitäisi korjata. Olisi hyvä, että olisi valmiina aikarajallinen tiedosto, josta näkee onko tullut virheitä.
      11. Tiihonen/CGI: Suodatetusta tiedostosta voi tehdä uuden tiedoston, jolloin näkee mitä uutta siihen on tullut.
      12. Majamäki/CSC: Hyviä näkemyksiä ja erilaisia tarpeita noussut. Otetaan huomioon ja mietitään millainen setti korkeakouluja parhaiten palvelee.
      13. Ellfolk/CSC: Palataan seuraavassa kokouksessa.
      14. PH/Humak chatissa: Laitettiinko palaute tähän puutetarkistukseen liittyen ihan vain virta@csc.fi? En vielä ole ehtinyt laittaa huomiota meidän osaltamme.
        1. Majamäki/CSC: Kyllä, voit laittaa virta-osoitteeseen viestiä
  4. Opettajatiedonkeruun työpaja 20.9. (tallenteen kohta37:37)
    1. Työpajan tallenne ja muistio luettavissa wikissä: https://wiki.eduuni.fi/x/6aRLFw
    2. jatkoaskeleet
      1. Yhteistyössä järjestettävät opettajaopinnot
        1. ammattikorkeakoulut korjaavat pätevyyskoodimerkinnät vuoden 2022 osalta 13.10. mennessä. Sekä koti että yhteistyökorkeakouluista tulee tarkistaa ja korjata pätevyysmerkinnät. Kotikorkeakoulu on yhteydessä yhteistyökorkeakouluun. Korjataan ensin vuosi 2022, sitten katsotaan, kuinka pitkälle takautuvasti korjaukset tehdään.
        2. Yliopistojen osalta  OKM selvittää koulutusvastuuseen liittyvää sääntelyä.
      2. VIRTA-tiimi tekee kartoitustaulukon ainepätevyysmerkinnöistä
      3. VIRTA-tiimi tuottaa korkeakoulukohtaista dataa puutteista erityisopettajan, luokanopettajan ja opinto-ohjaajan pätevyysmerkinnöissä. Korjausaikataulu sovitaan, kun korkeakoulukohtainen tilanne tiedetään.
      4. PN/Metropolia: Oliko 13.10. mennessä korjattaviin liittyen jo listoja?
      5. Ellfolk/CSC: Kaikilla muilla AMKeilla oli puutteita paitsi Turun AMK:lla ja Haaga-Helialla. Kotikorkeakoulut ovat yhteydessä yhteyskorkeakouluun. Turun AMK:n esimerkistä näkyy miten saatu toimimaan niin, että pätevyysmerkinnät ovat kuten pitää.
  5. Tiedoksi (tallenteen kohta 42:56)
    1. Tietopoiminnan tekeminen Työllisyysrahastolle hyväksytty OPTIETORissa niin kauan kuin tiedolle on tarvetta. Vuoden 2023 osalta poiminta toteutetaan ensi viikolla.
      1. https://wiki.eduuni.fi/x/GQUaDg
    2. VIRTA-Digivisio -jatkoselvityksen tilannekatsaus
      1. Jatkoselvityksen projektisuunnitelmaluonnos ja esiselvityksen loppuraportti julkaistu: https://wiki.eduuni.fi/x/53f1F
      2. Jatkoselvityksen projektisuunnitelman hyväksymisestä päätetään OPTIETORin kokouksessa 25.10.
    3. VIRTA-GDPR -työryhmän työskentelyn tilannekatsaus
      1. Majamäki/CSC: Työsarkaa paljon. Vielä ei välituloksia esiteltäväksi. Käydään läpi VIRTA-tietojen käyttötapaukset. Tältä pohjalta laaditaan tiivistetyt henkilötietojen käsittelyn kuvaukset eri tyyppisissä tiedon hyödyntämisen kategorioissa, joita VIRTAsta löydettävissä. Tarvittavien suojatoimien kuvaaminen työn alle myöhemmin. Kun dokumentaatio koottuna, jokainen korkeakoulu katselmoi ohjeistuksen. Asia etenee, yritetään loppuvuoden aikana saada materiaali kasaan. Ensi vuoden alkupuolelle korkeakoulukohtainen katselmointi. Palataan yhteyshenkilöiden kanssa loppuvuoden aikana ja esitellään oha-työryhmissä.
    4. OKM:n suorat tiedonkeruut vuodelta 2023: Kansainvälisille opiskelijoille suunnatut suomi tai ruotsi toisena kielenä opintosuoritukset
      1. Määrittelykysymykset työn alla
      2. Majamäki/CSC: Kota-seminaarissa OKM teki pieniä tarkennuksia. Tarkennukset viety tiedonkeruun käsikirjaan pinkillä fontilla. Viime kokouksessa tullut ehdotus, että jos politiikkatavoitetta avattaisiin, se voisi ohjata korkeakouluja tunnistamaan suoritukset, jotka tähän kategoriaan kuuluu. Ehdotus viety OKM:lle.


  • No labels