Nauhoite: https://connect.funet.fi/p3j6e2k1kqta/
10024/86691
Muistio keskustelusta
Theseus ja julkaisutiedonkeruu
Kaikki Theseuksessa oleva materiaali ei sovi tiedonkeruun määritelmiin ja/tai tiedonkeruuseen. Miten tämä tulisi huomioida ja miten materiaali voitaisiin jakaa eri kategorioihin jo julkaisuja syötettäessä?
On nähty hyväksi, että materiaalia ei ole rajattu liikaa ja, että jatkossakin olisi mahdollista viedä Theseukseen materiaalia, joka ei kuulu osaksi julkaisutiedonkeruuta
Mitä tietoja Theseukseen viedään JUSTUS-palvelun kautta ja mitä mahdollisesti muun ratkaisun avulla?
JUSTUS-palvelun kautta mahdollisesti vain julkaisuksi luokiteltavat (OKM tiedonkeruuseen kuuluvat)?
Tarvitaanko erillinen “kaatoluokka” muille kuin julkaisutiedonkeruun julkaisutyyppejä vastaaville materiaaleille kuten esityksille, postereille ja muille materiaaleille?
Postereille ja esityksille yms, jokin omaa luokitus?
VIRTA-tietomallin mahdollinen muutos voi vaikuttaa myös JUSTUS-palvelun tiedonsyöttöön
Työnkulku ja tallentamisen prosessi
Mitkä asiat vaikuttavat siihen, että tallentamisen prosessi on organisaatioissa mahdollisimman sujuva?
Miten muuttuminen julkaisutietojen syötöstä myös julkaisujen syöttöön tulee muuttamaan prosessia?
Miten organisaatioissa toimitaan tällä hetkellä? Hyviä kokemuksia, ideoita tai muutostarpeita nykyiseen verrattuna?
Varsinaisten julkaisujen tallennus jälkikäteen pidetään mahdollisena eli julkaisun tiedot voi syöttää ennen varsinaista julkaisutiedostoa
Tietojen muuttaminen → eri mahdollisuuksia
Yksi ajatus olisi, että JUSTUS olisi se taho, missä tehdään muutokset myös syöttämisen jälkeen ja jotakin massamuutoksia voidaan tehdä myös Theseuksessa
Kokoelmien rooli
Theseus-kokoelmien ylläpito ja niiden luokittelu jatkossa (organisaation omat / muut)?
kokoelmarakenteen muuttaminen/luominen
kokoelmanäkymän muuttaminen loogisemmaksi ja yksinkertaistetummaksi
esim. opinnäytteet, julkaisut
metadatan hyödyntäminen lajittelussa ym.
Miten kokoelmat tulisi ottaa huomioon JUSTUS-palvelun päässä julkaisuja tallennettaessa? Voisiko kokoelman valita jo JUSTUS-palvelussa?
JUSTUS kannalta loogisinta, jos on yksi kokoelma per organisaatio
Olisiko tarpeen hyödyntää metatietojen kautta määriteltyjä kokoelmia?
Artikkelikokoelmien osien ilmoittaminen julkaisutiedonkeruun näkökulmasta
tietojen jakaminen VIRTAan ja Theseukseen (eri tiedoilla)
rinnakkaistallenteet
Ohjeistukset
Mitkä asiat ja ominaisuudet ovat rivikäyttäjälle tärkeimpiä palvelun käytössä?
Minkälaisiin asioihin tarvitaan lisää ohjeistusta, jotta julkaisun tallettaminen sujuu ongelmitta ja mahdollisimman sujuvasti?
Mahdollisimman vähemmän/yksinkertaista ohjeistusta
Dublin coren näkyminen (pääkäyttäjille tarpeellinen)
Ohjeistuksien ajantasaisuus ja päivittäminen palvelun päivittämisen yhteydessä
JUSTUS-lomake pääosin kuitenkin selkeä
Voisiko ohjeistus olla erillinen ohje rivikäyttäjille ja pääkäyttäjille? Mahdollisesti muualla kuin Eduuni-wikissä.
Organisaatio ja pääkäyttäjät
Onko päävastuu julkaisun tallentamisesta pääkäyttäjällä vai rivikäyttäjällä? Mitkä asiat kuuluvat kenenkin vastuulle?
Tarvitseeko julkaisuja tarkistaa tai muokata paljon ensimmäisen tallennuksen jälkeen?
Pääkäyttäjien tarkastamis- ja hyväksymisprosessi tarpeellista monessa organisaatiossa virheiden välttämiseksi
rivikäyttäjillä ei tarpeeksi tietoa/osaamista, jotta voisivat tehdä valinnan, mihin julkaisun tiedot menee (Theseus, Juuli, VIRTA…)
Pääkäyttäjille ohjeistusta tarvitaan mahdollisimman paljon
Rinnakkaistallennukset → pääkäyttäjän tarkistettava tiedostot ja lisätä esim. alkusivut ja tarkistaa kustantajan luvat ym.
Tietojen julkisuus
Tiedostojen syöttäminen myös JUSTUS-palveluun
Kaksivaiheisuus oleellista: rivikäyttäjä toimittaa perustiedot ja dokumentin, pääkäyttäjä täydentää, tarkistaa