Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Ideapankin parantaminen, viestejä ja muistiinpanoja


2021-05-12 Ideapankin parantamisesta AAPAn ja FUCIOn evästys
Sent: Wednesday, 12 May, 2021 09:51:07
Subject: Ideatoimikunnasta

Hei Antti ja Outi,
Meillä oli eilen FUCIO & Aapan hybridikokouksessa puhetta myös ideatoimikunnasta. Ryhmä piti edelleen tärkeänä, että toimintamallia uudistettaisiin ja että uudesta toimintamallista syntyisi kuvaus, muutama dia, jonka pohjalta kaikki ymmärtävät yhteisen tavoitteen ja millaisella toimintamallilla se saavutetaan.

Kuvauksessa voisi olla seuraavia asioita, toivon tietenkin, että tuotte oman näkemyksenne ja muokkaatte sen mukaisesti. Saisiko teidän näkemyksillä päivitetyn dia-setin jo hyvissä ajoin ennakkoon ennen seuraavaa kokousta? 

Tässä ideoita diojen sisällöksi, vapaasti muokattavaksi:

Toiminnan kuvaus ylätasolla (dia 1)

  1. Palvelusalkku
    • Palvelusalkun kehittämisen tavoitekuvaus, eli mitä tulosta toiminnalla yritetään saada aikaan
    • Ensisijassa informatiivisia ja vuorovaikutteisia kokouksia, keskeistä(?): CSC saa tietoa korkeakoulujen tarpeesta, korkeakoulut saa tietoa CSC:n suunnitelmista 
  1. Ideatori
    • Ideatorin tavoitekuvaus, eli mitä tulosta toiminnalla yritetään saada aikaan
    • = innovaatioputki?
    • Päättäviä kokouksia?
  1. Ideatoimikunnan toimintamalli (dia 2)


    • Toiminnan vaiheistuksen kuvaus, tarvittaessa työkulku graafisesti


Kunkin vaiheen kuvaus (kustakin yksi dia, eka on dia 3), esim. 
Kokouksen esivalmistelu

  • Vaiheen tavoite: ideoiden esikäsittely, koska ilman tätä ideoita on liikaa
  • Roolit ja vastuut: Pääsihteerit, Outi
  • Mahdollisesti jotain vaiheen toimintatavasta
  • Vaiheen tulokset


Ideatoimikunnan kokouksen vakioagenda, esim. (dia 4 tai myöhempi)

  • Edellisen kokouksen TODO listan töiden etenemisen tarkistus (5 min)
    • Esivalmistelusta suoraan nostot, jos lisätoimia tai päätöksiä tarvitaan, muutoin vain tiedoksi
    • Etenemisen status ja kommentointi kaikkien toimikunnan jäsenten luettavissa todo listalta 
  • FYI (15 min) 
    • FYI asioita ovat esivalmistelussa tunnisttut asiat: 
      • siivoukset, 
      • valmiit luokittelut, 
      • esipäätökset, 
      • esiasetetut due dates
    • Kokouksessa eikä tässä FYI kohdassakaan ei käsitellä suoraan Digivision hoitamia asioita, CSC:n käynnissä olevia projekteja...  
  • Päätettävät asiat (40 min)
    • Esivalmistelussa tunnistetut ja valmistelut asiat
    • Tärkeiksi tunnistetut ja päätöksiä vaativat asiat
  • Kokouksessa päätettyjen asioiden ja vastuiden kertaus (5 min)

Idean kriteerit (dia 5 tai myöhempi)

    • Kuvaus siitä millä kriteereillä jotain asiaa pidetään (hyvänä) ideana
      • Realistisuus
      • Toteutettavuus (ei kuuta taivaalta)
      • Potentiaalinen arvo
      • Potentiaalisten hyötyjien määrä
      • jne
    • Tämän kuvauksen mukaisia ideoita pääasiassa käsitellään ideatoimikunnassa
    • Tämän kuvauksen mukaisia ideaehdotuksia toivotaan


Toimintaperiaatteet (dia 6 tai myöhempi)

    • Viikkoa ennen kokousta oltava asialista valmista ja jaossa
    • Jne.


Kehittävät asiat (dia 7 tai myöhempi) 


  • Näkymien luominen ideatoimikunnalle Jiraan, tavoiteaikataulu XYZ
  • Pisteytysmallin luminen ideatoimikunnan sisäiseen käyttöön, niiden perusteella due date, joka julkisesti näkyvä, tavoiteaikataulu XYZ
  • Luodaan idean kuvaamiseen ppt pohja, tavoiteaikataulu XYZ
  • Operaatio luuta : 10 ideaa pois per kokous
    • -> tavoite 30-40 aktiivipankissa
    • Loput arkistoon
    • Tavoiteaikataulu XYZ
  • -> tämän dian todo:t suoraan ideatoiminnan todo listalle ja vakioseurantaan, kunhan on yhdessä priorisoitu ja päätetty, että tehdään 
  1. Palvelusalkku ja kehittämisroadmapit (dia 8 tai myöhempi)

  • Saman kaltaista kuvausta voi olla tästäkin kuin oli ideatoimikunnan osalta, tarpeen mukaan
  • Kerran kuukaudessa CSC:n liiketoimintayksiköiden päälliköt
  • Osallistujille jakoon ennen kokousta: palvelusalkku, salkun kehittämisroadmap
  • Korkeakouluilta palaute ennen kokousta kk omista suunnitelmista ja tarpeista ko. alueella jotain menettelyä ja välineitä käyttäen
  • Voisi olla laajempikin kuulijakunta

 

Ystävällisin terveisin/Best regards, 

 

Ari Hirvonen  

2021-05-06 Ideapankin parantamisesta Ideatoimikunnan kokoukseen

2021-05-06 Ideapankin parantamisesta, keskustelun tueksi

1) mitä olisivat  ideanpankkimenettelymme kehittämisen tavoitteet jatkossa, miksi

  • Innovation pipelinen / ketterien kokeilujen kaistan kehittäminen edelleen (yhteiset ideamuotoilut, esiselvitykset, mitä muuta?)
    • Koska tarve priorisoida ja sitoutua yhdessä tärkeiden asioiden nopeaan ja tulokselliseen edistämiseen (epäonnistuminen on myös tulos)
  • CSC:n palveluportfolion ja palveluiden tiekarttojen esittely liiketoimintayksikkökohtaisten webinaarien avulla, jotta Ideapankissa voidaan keskittyä uusiin avauksiin ja muutoksiin
    • Koska CSC:n eri liiketoimintalinjoissa tapahtuu paljon ja korkeakouluilla on intressi perehtyä sekä nykytilanteeseen ("portfolio") että sen kehityslinjoihin
    • Ensimmäisenä datan palveluiden esittely 25.5.2021, arvioitaisiin anti ja sovittaisiin jatkosta yhteiskokouksessa 17.6.2021
  • Ideatoimikunnan käsiteltävänä (ohjattavana) ja tiiviissä seurannassa olevan sisällön siivoaminen, tiivistäminen, rajaaminen edistämis/toimintakyvyn varmistamiseksi (sisällön filtteröinti pankista, näkymien kehittäminen eri tarpeisiin)
    • Koska ideatoimikunta kaipaa selkeää näkymää omaan työsarkaansa, toimintansa ja ajankäyttönsä tehostamiseksi
    • Koska ainakin kolmansien osapuolien kannalta on viestinnän ja näkymien oltava ymmärrettäviä

2) mitkä ovat ideapankkimenettelyn nykyiset tavoitteet ja olisivat jatkossakin, miksi

2.1) Läpinäkyvyys, organisaatiorajoista riippumatta, yhteistyössä verkostojen kanssa

  • Koska avoimuudella saadaan näkyvyyttä kehitystarpeisiin ja mahdollistetaan yhteistyötä, ja tätä kautta parempia ratkaisuja.
  • Koska AAPA:n, FUCIO:n ja rehtoreiden viesti, että haluttaisiin läpivalaista kokonaisuus, koska omassa organisaatiossa monia CSC:n kumppaneita, asiakkaita ja käyttäjiä eri tahoilla
  • Koska CSC:n resursseja halutaan käyttää yhteisesti tärkeäksi katsottuihin kohteisiin vs. yksittäisen korkeakoulun tai asiakasjoukon (tms.) tarve
  • Yleisesti uusiin avauksiin tarpeista ja ratkaisuideoista korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:ssä
    • Tietopohjaa ja kokonaisuutta koskeva ymmärrystä korkeakoulujen käyttöön, kehityshuomio perus IT:n sijaan ydintoimintaan, mahdollisuuksiin korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumisen hyödyntämisessä. 
    • Koska digitalisoitumisen mahdollisuuksien hyödyntäminen ja IT:n palvelutehokkuus edellyttävät molemmat kykyä tukea asioita kokonaisnäkemyksen avulla
    • Koska yhdessä voimme löytää eri ideoille edistäjiä eri tahoilta ja siten palvella digitalisoitumista
    • Koska toisen tahon edistämän ratkaisun kohdalla voidaan löytää synergiahyötyjä myös toisten tahojen tarpeisiin
  • Erityisesti näkyvyys CSC:n palvelukehityslinjoilla syntyviin, muuttuviin, kehittyviin tai pohdittuihin avauksiin
    • Koska CSC:n toivotaan kohdentavan resurssejaan ohjausyhteistyön ryhmien käyttöön: huomioita OKM:n palveluostoihin CSC:ltä (korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten käyttäjille tarkotetut palvelut, "ohjausyhteistyö"). OKM:n CSC:lle antamaan asiakasohjaukseen vaikuttaa ja sitä täydentää keskustelu ohjausyhteistyön ryhmissä
    • Koska korkeakoulujen CSC:ltä hankkiman palveluvalikoiman omistus ja kehitys on hajautunut monille päättäjille, asiakkaille. Palveluiden elinkaaren aikana asiakasohjaus toteutuu korkeakoulun ohjatessa kutakin palvelua asiakkaan tai useimmiten monen asiakkaan yhteisen konsortion toiveiden mukaisesti sovitulla tavalla. Suurin osa CSC:n asiakas- ja käyttäjävuorovaikutuksesta tapahtuu näissä lukuisissa palvelukohtaisissa rakenteissa ja kohtaamisissa, joiden tavoitteena on paitsi ohjaus, niin myös tuen järjestäminen tai kehitysideoiden ja asiantuntemuksen jakaminen.
    • Koska pääasiassa CSC:n palveluita tai yhteistyömme kohteita koskevat uudet avaukset syntyvät palvelukohtaisissa kanssakäymissä, nämä eri tahoilla syntyvät uudet avaukset jäisivät muutoin näkymättömiin, kunkin organisaation erikseen sisäisesti järjestämän tiedonvälityksen varaan
    • Koska CSC:n palveluvalikoiman kehitysmahdollisuuksiin vaikuttavat myös muiden kotimaisten ja ulkomaisten CSC:n asiakkaiden kanssa sovitut kehityslinjat ja avaukset

2.2) Kokeilujen ja esiselvitysten edistäminen ketterää kokeilukulttuuria hyödyntäen, yhteisin päätöksin

  • Koska haluamme arvioida, valita ja edistää omin/yhteisin päätöksin ja resurssein kokeiluja
  • Koska muuten Ideapankki- ja Ideatoimikunta tasolla vaikutus perustuu vain näkyvyyteen, ymmärryksen jakamiseen ja välittämiseen
  • Käytettävissä ollut AAPAn ja FUCION: varaamat resurssit "Ideamuotoiluihin" sekä CSC:n kehitysvara, oma asiantuntijatyömme talkoilla
  • Tavoitteena ollut löytää kokeiluihin rahoitusta muilta tahoilta, laajentaa innovaatio- ja kokeiluvolyymiä, josta voisimme sopia ja päättää Ideatoimikunnassa

3) miten on mennyt noin niin kuin omasta mielestämme 

3.1) Läpinäkyvyys, organisaatiorajoista riippumatta, yhteistyössä verkostojen kanssa

  • Kehittynyt, CSC on sitoutunut tuomaan eri (korkeakoulu-)asiakkaiden tuomat uudet avaukset näkyville (johtoryhmän päätös 2018), korkeakoulujen puolelta joudutaan osin edelleen kiskomaan "luottamuksellisia" avauksia julki
  • Erityisesti CSC:n palvelukehityslinjoilla uusien avauksien tunnistaminen ja nostaminen esille Ideapankkiin ei ole täydellistä ja kyky seurata niiden edistymistä ja tuoda sitä ymmärrettävästi esille on heikko. Heikkous tulee näkyviin, kun Ideoiden tilanteesta on tehty tai meinattu tehdä vääriä tulkintoja puutteellisin tiedoin.
  • Yleisesti uusia avauksia on pystytty edistämään, antamaan ääni eri tahoille korkeakoulutuksessa, tutkimuksessa ja TKI-toiminnassa, laajasti positiivista palautetta läpinäkyvyyttä ja muilla asiakkailla halua laajentaa toimintaa myös heidän kentilleen (tutkimuslaitokset, 2. aste)
  • Avoimien tai päivittämättä olevien asioiden määrä on turhauttanut eri osapuolia

3.2) Kokeilujen ja esiselvitysten edistäminen ketterää kokeilukulttuuria hyödyntäen, yhteisin päätöksin

  • AAPA ja FUCIO sekä OKM ja CSC ovat kustantaneet Ideamuotoiluja, lisäksi CSC:n kehitysvaralla on myös lähdetty kehittämään brokerointipalvelua
  • Uusien rahoituslähteiden hankkiminen ja toiminnan laajentaminen ei ole edennyt (toki Digivisioon on asetettu odotuksia)

Johtopäätöksia toimintamallin kehittämispohdintoihin

  • Uusien avauksien läpinäkyvyys on vaalittava asia, mutta edellyttäisi eri tahojen osallistumista laajemmin kuin vain nykyiset Ideatoimikunnan toimijat (verkostoista ja CSC:ltä)
  • Ketterien kokeilujen kaista / innovation pipeline on syytä erottaa (filtteröidä) omakseen koko massasta, rahoitusta ja resursseja voitanee paremmin pohtia, kun tarkoitukset ja kohteet on paremmin yhdessä hallussa
  • Ideatoimikunnan kokousten valmistelua tulisi vahvistaa tai käsiteltyjen asioiden skooppia vähentää
  • CSC:n liiketoimintayksiköiden palvelunäkymiä koskevat webinaarit voisivat olla tapa vähentää Ideatoimikunnan painetta jakaa ymmärrystä, mutta on huomioitava, että CSC:n palvelukehityslinjat muodostavat vain yhden osan korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n yhteisestä kehityksestä


2021-03-30 Ideapankin parantamisesta verkostoille
Hei!

Kiitos terveisistä Teemu ja Jaakko. Minusta keskustelu on tarpeen, kuten onkin puhuttu. Kyseessähän on yhteinen menettely ja toimintapa ja miten yhdessä kehittämme sitä edelleen. On ihan keskeistä, että miten me yhdessä aikaamme ja resurssejamme käytämme ja mihin tarkoitukseen.

Peruittekin jo Outin varaamat valmistelut, niin käytän tänään hänen kanssaan hetken näiden pointtien tarkempaan käsittelyyn. Minusta meidän on parempi keskustella yhdessä saman pöydän ääressä eikä kirjelmöidä, koska koen että menee vähän pointit ristiin. - Juuri tästä syystähän Ideapankkia yhdessä huolella ja fasilitoidusti aikaan muotoilimme.

Kysymyksiä yhteiseen keskusteluun olisivat esimerkiksi nämä:

1) mitä ovat ideanpankkimenettelymme kehittämisen tavoitteet, miksi

2) mitkä ovat ideapankkimenettelyn nykyiset tavoitteet, miksi

3) miten on mennyt noin niin kuin omasta mielestämme 


Yhdessä meidän lienee syytä varmistaa Ideapankin ja Ideatoimikunnan toimintaedellytykset sillä aikaa, kun keskustelua käytäisiin. Ehdotuksenne on siis, että pääsihteerit eivät osallistuisi toistaiseksi muutoin kuin Ideatoimikunnan kokousten kautta? - Elikkäs yhdessä huolehdimme parhaamme mukaan, että Ideapankkiin asiat nousevat esille sekä meidän että korkeakoulujen eri yhteyshenkilöiden käymien keskusteluiden pohjalta. Näihän tähänkin asti olemme parhaamme mukaan toimineet ja yhdessä todenneet sitoutuneemme. Käytännössä kuitenkin erittäin ohuella mennään eli tämä olisi askel huonompaan suuntaan.

Samalla varmaan hyvä päivittää käyntöä, että viestintäkanavana lähetämme asioihin liittyvät tiedot ja esitämme kysymykset suoraan korkeakoulujen yhteyshenkilöille ja toki myös AAPA- ja FUCIO-verkostojen jäsenille muiden, asiakohtaisten yhteyshenkilöiden lisäksi. Varmaankin edelleen, aiempaan tapaan, pääsihteerit tekisivät harkintansa mukaan asioiden suodattamista ja nostamista verkostojen virallisen viestinnän kanaviin? 

Tällä tavalla sitten oltaisiin, kunnes keskustelua on yhdessä käyty. Minusta Ideatoimikunnan kokouksia ei kannata tähän uhrata vaan varata heti reilusti kunnolla aikaa asian käsittelemiseksi yhdessä. Tehdäänkö se sitten "Ideamuotoiluna" valitun porukan kesken vai työvaliokuntien ja CSC:n yhteisenä työstönä?


Keskustelun alkajaiksiksi tuosta 3-otsikosta kommentoisin kuitenkin jo, kun puheenjohtajana koen olevani vastuussa siitä, miten edellinen toimikunnan kokous meni. Minusta kokous meni hyvin, koska ehdimme ottamaan uusia asioita pöydälle ja jakamaan tilannekuvaa edistettäviin asioihin, joista monet olemme todenneet korkealle prioriteetille yhdessä. Kaipaan kuitenkin palautetta siitä, että miten meni, oliko ajankäyttö kuinka hyödyllistä muiden osallistujien näkökulmasta. Ennen kaikkea puheenjohtajana voin toimia vain, jos nautin roolissa toimikunnan luottamusta.

Suurin osa CSC:n ja korkeakoulujen asiakas- ja käyttäjävuorovaikutuksesta tapahtuu lukuisissa palvelukohtaisissa rakenteissa ja kohtaamisissa, joiden tavoitteena on paitsi ohjaus, niin myös tuen järjestäminen tai kehitysideoiden ja asiantuntemuksen jakaminen. Pääasiassa CSC:n palveluita tai yhteistyömme kohteita koskevat uudet avaukset, ideoiden aihiot, syntyvät noissa lukuisissa palvelukohtaisissa kanssakäymissä, joiden seuraaminen on myös Outille ja minulle melkoinen haaste. Ideatoimikunnassa pyrimme käsittelemään verkostoyhteistyössä kaikkea tätä, koska viime kädessä it-johtajille on se yleisvastuu näistä asioista korkeakoulussa ja toisaalta CSC:llä on tavoitteena asioiden läpinäkyvyys ja yhteinen tietopohja.

Ideatoimikunnan kokouksessahan emme ole voineet tukeutua valmisteluun emmekä edes vierailevien asiantuntijoiden näkemyksen riittävyyteen vaan olemme yhdessä pyrkineet ymmärtämään asioita. Ymmärtämään sen verran, että osaamme sparrata asian ohjausta edelleen niille, jotka sitä paremmin ymmärtävät. Agendalla olen halunnut antaa tilaa uusille avauksille, joille olimme etsimässä missiomme mukaisesti edistämistapoja. Toki edistämisen edellytyksenä ylipäänsä on, että saamme asiat esille uusina ideoina.

Niinpä olen jättänyt vähemmälle huomioille asioiden muodollisen hallinnoimisen tai varsinkin asioiden "siivoamisen" ideapankista. Olisi ehkä pitänyt enemmän palauttaa valmisteluun näitä. Esimerkkinä viime viikon kokouksen agenda:

Identiteetinhallinnan yhteisen Ideamoutoilun neljän nosteen osalta esititte, että ne suljetaan. Olinkin jo ehtinyt Digivision hanketoimiston kanssa todeta, että palataan niihin tilannekuvan päivittämiseksi, kuten kokouksessa totesin. Nähdäkseni kyse on keskeisistä ideoista identeteetihallinnan edistämiseksi ja Digivision kannalta ne eivät ole yksin heidän omistuksessaan tai edistettävinään eli läpinäkyvyydelle ja yhteistyön edellytyksille on edelleen perustelut voimassa. Identiteetinhallinta on yleisesti todettu yhteiseksi keskeisimmäksi prioriteetiksi ja siksi katsoin, että olisi kummallista vain poistaa yhdessä tunnistetut etenemispolut sillä perusteella, että niitä kuvaavia nosteita ei ole päivitetty.  

DMPTuuli-asia oli listalla uutena tiedoksi ja myöhemmin käsiteltäväksi. Vakiintunut prosessi on sellainen, että asiat tuodaan esille, jotta voidaan todeta niiden valmistelusta myöhempänä ajanhetkenä varsinaisesti käsiteltäväksi. Tämä on juuri sopusoinnussa sen kanssa, mitä syksyllä esitettiin. Nyt keskustelussa kysymyksiä ja kommentteja tuli lähinnä teiltä pääsihteereiltä ja siltä osin olisi varmaan ollut minun parempi olla puheenjohtajana jämäkkä ja päättää keskustelu ja jättää valmisteltavaksi yhdessä myöhempää varsinaista käsittelyä varten. Tästä huono johtopäätös on, että ette haluaisikaan enää näitä valmistella yhdessä. Se lienee myös väärä johtopäätös. Minusta meidän pitäisi pikemminkin enemmän käyttää vähäisiä voimavarojamme yhteisten asioiden edistämiseen, edelleen valmisteluun. 


No niin:

* palautetta minulle puheenjohtajana, onko jatkoedellytyksiä

* Ideapankin ja Ideatoimikunnan jatkuvuuden turvaaminen

* sekä yhteisen menettelyn kehittäminen, mitenkäs sopimisimme jatkokeskustelun aikatauluttamisesta? Pikemmin kuin myöhemmin olisi minun toiveeni. 


Terveisin 

Antti