Taulukko 2024 DMPolien kommentoinnin avuksi

Yleisohje kirjoittamiseen:
Ei toistoa, voi viitata kohtiin, jossa on jo kerrottu asiasta. 

Jos kohta ei ole relevantti, voi jättää vastaamatta

• What administrative data is processed within the RI?

Esimerkiksi (suoria/epäsuoria henkilötietoja):

• Tutkimusinfrastruktuurin käyttäjätiedot (henkilökunta/ylläpitäjät/käyttäjät/asiakkaat)
• Käyttäjäkyselyt
• Käyttäjien sopimukset ja laskutus
• Verkkosivumateriaali ja muu viestintämateriaali
• Laitevarausjärjestelmä/varauskalenteri/varausvihko
• Kirjautumistiedot, logitiedot

Kohdan: 3 Ethical and legal compliance for personal or sensitive research data -tiedot

Mitä laitteiden tai palveluiden varausjärjestelmää käytätte? (openIRIS, iLab, excel sheets, Outlook calendar, varausvihko paikan päällä)?

• What administrative personal data, e.g., user names, contact information, does RI process?
  • Provide a link to all the privacy policies/notices of the organization(s) or RI where it is explained how RI processes administrative personal data. 
  • How are the roles and responsibilities for the use of RI’s administrative personal data defined in the case of a multi-organizational RI?

• Rekisterinpitäjyys  
  • Yhteisessä tutkimusinfrastruktuurissa voi olla myös useita rekisterinpitäjiä.
• Tietosuojailmoitus 
  • Jos käytät tutkimusorganisaation yleistä, niin tarkista, että se kattaa myös tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten henkilötietojen käsittelyn 
  • Jos tietosuojailmoitusta ei ole, niin kerro, millasella aikataululla se tehdään
• Tarkenna yllä olevaa listaa:
  • Missä henkilötietoa käsitellään? 
  • Kuka, ketkä käsittelevät henkilötietoa?
  • Kuinka kauan sitä säilytetään ja milloin tuhotaan?
  • Mihin tietoja käytetään?  

Toimimattomat linkit

Kohdan: 3. Ethical and legal compliance for personal or sensitive research data -tiedot

Onko verkkosivuillanne tai vihkossa privacy notice henkilötiedon käsittelystä?

Onko verkkovaraus ohjelmiston oma privacy notice löydettävissä? Linkki tai vihkot?

Important note: This section, it is recommended to partially present the information, e.g., in table or figure format.

• Kuvaileva tekstiä
• Mahdollisesti taulukko tai kuva
• Mahdollisesti linkki kuvaan tai taulukkoon

• What type of research data, such as numerical values, images and texts, does the RI process? What are the most common file formats?

Kuvataan tutkimusinfrastruktuurin 

• Raakadata
• Mahdollinen metadata
• Mahdollinen tausta-aineisto/-data
• Eniten käytetyt tiedostotyypit

Ei yksityiskohtaista raakadata/metadata/jne. listausta

Ei listattuna kaikkia mahdollisia tiedostotyyppejä

• What are the sources of the research data?

Esimerkkejä datalähteistä:

• Laitteiston/laittoistojen tuottama data
• Tutkijan itse mittaama data 
• Tutkijan tilaama data
• Kerätty kyselydata/rekisteridata
• Ostettu data
• Eri lähteistä koottu tai syötetty data
• Kansalaisdata (esim. Laji.fi)

• If research data from different data sources are combined into larger entities, i.e. datasets, mention this and explain how it is done.

Datan laadun tarkistus tulee kohdassa 5. Documentation and metadata

Sopimukset kohdassa 4. Agreements on research data rights

Important note: This section can be left blank, if RI does not process personal or sensitive research data (e.g., health, genetic and personal information, location of endangered species or other conservation efforts, or trade secrets).

• Does RI  process personal research data? 
• Provide a link to the privacy policy/notice(s) where it is explained how personal research data is processed.
• How are the roles and responsibilities for the use of RI’s personal research data defined in the case of a multi-organizational RI?
• If the user needs a research permit(s) to collect data, will RI verify that?

• Kerrotaanko palvelun  käyttöohjeissa ja -ehdoissa, että palvelu ei sovellu arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn? 
• Jos henkilötiedon tai sensitiivisen datan käsittely ei ole sallittua, miten tätä kontrolloidaan? 

Kysymys:

Jos eri tutkijat ovat tuoneet infraan henkilötietoa, niin säilyykö rekisterinpitäjyys tutkijalla vai siirtyykö se infrastruktuurin ylläpitäjälle?  (26.9.2023 LS)  Kuvaillaan, miten käyttäjää on ohjeistettu tällaisissa tapauksissa.

• Kerrotaan mahdollinen tutkimuslupaprosessi ja kerrotaan kuka on vastuussa.   

• Does RI process sensitive research data?

• kyllä/ei

• What has been agreed about usage rights, e.g. access to pre-existing data, ownership, intellectual property rights, merging files, resharing, administrative use, opening, use for training and awareness, disposal?

• Jos mahdollista linkki yleiseen sopimuspohjaan
• Jos asioista ei ole vielä sovittu, kerrotaan, milloin niistä tullaan sopimaan.
• Kerrotaan, mistä tullaan sopimaan. 
• Laitekohtaiset sopimukset, jos ei kaiken kattavaa sopimusta.  

Linkki käyttöpolitiikkaan, jos se ei käsittele näitä asioita.  

• Does the RI have documents for agreement on rights of use? If not, consider preparing one.

• kyllä/ei (jos ei, voi jättää tyhjäksi)

• How should the RI be cited by the user?

• Linkki mahdolliseen ohjeeseen, esim. käyttöpolitiikkaan, jos se on kerrottu siellä. 
• Kerrottu, jos RI:n pitää olla affiliaationa.  

• What kind of tools and guidelines, e.g.  OpenAIRE Guidelines for documentation, does RI provide for documentation or metadata collection of research data? If possible, please provide links to research data documentation guidelines.

• Dokumentointiohjeet lyhyesti ja/tai linkki dokumentointiohjeisiin
• Metadatastandardi mainittuna tai kuvailtu dokumentointi kerrottuna
• Kerrottu, tuottavatko laitteistot automaattisesti metadataa. 
• Löytyvätkö laitteistojen tekniset ominaisuudet?
• Lisenssi

Ei FAIR periaatteiden läpikäyntiä esim. "We will make data FAIR."

Ei yksityiskohtaista dokumentointia aineiston keräämisen osalta

• How does RI implement and guide quality control, e.g., automatic data validation, manual checks, to ensure data quality, consistency and integrity?

• Standardi ja/tai koodisto ja mahdollisesti serfitikaatin myöntäjä, linkki esim. sertifikaattiin.  
• Kuinka usein laaduntarkistus tehdään?

Ei yksityiskohtaista laaduntarkistusta

Ei metadatastandardeja (tulee seuraavassa kysymyksessä)

• Does the RI use any recommended metadata standards or README files or other documentation guidelines for data(sets)?  What disciplinary vocabularies or classifications does RI recommend or require to be used in metadata?  

• Kerrottu mahdollinen standardi, linkki 
• Linkki mahdolliseen templaattiin
• Kerrottu vaadittu/suositeltu sanasto ja luokittelut, mielellään linkki

• Does RI provide unique and persistent identifiers (PID), e.g. DOI, URN for data(sets), records or other digital objects? Or which services RI will use to provide them?

• kyllä/ei (jos ei, voi jättää tyhjäksi)
• Jos kyllä, kerrottu, mikä pysyvä tunniste on käytössä ja miltä taholta (esim. Data Cite)  se saadaan.  

Jos suositellaan repositorioita tai palveluita, jotka myöntävät pysyviä tunnisteita, sen voi mainita kohdassa 7. Opening research data and/or metadata

• Who will be responsible for controlling access to RI's data, and how will secured access be controlled?

• Eroteltu hallinnollinen data ja tutkimusdata
• Kuvailtu prosessit tiiviisti, esim.  käytössä organisaation omat tunnukset ja kaksivaiheinen tunnistautuminen
• Kerrottu mahdollinen ulkopuolinen palveluntarjoaja, joka esim. hoitaa varausjärjestelmää
• Huomioitu sensitiviisen/henkilötiedon kannalta 

• Estimate roughly how much research data is produced or received in RI over a given period of time (e.g., daily, monthly, yearly). Use GB, TB, or other units.

• Does the RI provide the users with backup or with instructions for it?

• kyllä/ei
• Esim. viittaus organisaation tallennusratkaisuihin tai ohjeisiin

• What kinds of data storing services does the RI provide or recommend for data? 
  • How long is the data stored and does RI provide long term preservation? Or does the RI recommend that data are preserved in the long term by the user?
    

• Kerrottu, kuinka kauan dataa säilytetään ja voiko sitä tarvittaessa palauttaa.  Onko eri käyttäjäryhmille erilaisia käytäntöjä?  
• kyllä/ei pitkäaikaissäilytyksen kohdalla

• Does the RI or its host organization have procedures or recommendations for the data disposal (when and how)?

• Kerrottu, miten usein data poistetaan tai miten se tuhotaan. 
• Eroteltu hallinnollinen data ja tutkimusdata.  

• Describe briefly the plans of actions that the RI or its host organization promote openness of research data. 

• Listattu, mitä kerrottu organisaation datapolitiikassa, jos infralla ei omaa suositusta
• Linkki käyttöpolitiikkaan, jos siellä on maininta avaamisesta -jos ei ole käyttöpolitiikassa, kerrottu, miten edistetään tai voidaan kertoa, etta dataa ei avata mutta missä metadata avataan
• Avaamisen embargot kerrottu (embargot olisi hyvä olla kerrottuna käyttöpolitiikassa)
• Miten huomioitu kumulatiivisen datan avaaminen? (versiointi, viittaaminen jne)
• Onko palveluita avaamiseen?

• Please justify if the research data or its parts cannot be made openly available.

• Kerrottu yleisellä tasolla syy, miksi dataa ei voi avata (lainsäädännöstä tulevat syyt, kaupalliset syyt, turvallisuussyyt).
• Kerrotaan, miten ohjeistetaan/seurataan, ettei avata sellaista dataa, jota ei pidä avata.
• Onko käyttökoulutusta, jossa kerrotaan, mitä pitää käsitellä luottamuksellisesti?
• Kerrottu, mille ryhmälle data on avointa. 

• Does the RI or its host organization have any guidelines for the users on how and where to make the research data or the metadata openly available?

• Linkki mahdollisiin ohjeisiin tai kuvailtu asia. 
• Suositellaan hyvää alakohtaista, kansallista tai EU:n alueeella olevaa repositoriota, 
• Missä säilytetään/avataan eripituisten säilytysaíkojen datoja?

• What license(s) (e.g. CC Licenses) does RI or its host organization recommend or require for making the data openly available?

• Kerrottu, mitä lisenssejä suositellaan/vaaditaan
• Jos omia lisenssejä, linkki 

1. European Commission, (2016) European Charter for Access to Research Infrastructures - Principles and Guidelines for Access and Related Services (Chapter 4 – Principles, pp. 10–11).
2. FAIR Data Principles