Oletko aloittamassa opinnäytettä? Hieno homma! Joissain opinnäytetöissä tehdään kyselyitä, haastatteluita tai käsitellään muuten ihmisten henkilötietoja. Ennen opinnäytetyön aloittamista tai heti alkuvaiheessa on hyvä pohtia, mitä tämä tarkoittaa juuri sinun opinnäytetyösi kannalta. 

Ottaessasi huomioon tietosuojan, osoitat ammattimaista lähestymistapaa ja osoitat tuntevasi oman alasi tietosuojaan liittyvät kysymykset. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja ihmisen yksityisyyden suojaamista henkilötietoja käsiteltäessä. Tietosuojan tarkoituksena on ehkäistä henkilötietojen joutumista vääriin käsiin tai niiden väärinkäyttämistä. 

Tietosuojan taustalla on Euroopan unionin tietosuoja-asetus (ns. GDPR, eli General Data Protection Regulation,) ja kotimainen Tietosuojalalaki (1050/2018).


Ohjevideo: Tietosuoja



Mistä tiedän käsittelenkö henkilötietoja?

Henkilötietoja on olemassa hyvin monenlaisia. Helpoiten havaittavat henkilötiedot ovat nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. On myös paljon sellaisia asioita, joita ei välttämättä pidä henkilötietoina, mutta ne ovat kuitenkin henkilötietoja. Aina kun käsittelet henkilötietoja, on tietosuoja otettava huomioon. Tässä sinulle joitain esimerkkejä pohdintaasi: 

  • Nimi tai muu tunniste (henkilötunnus opiskelijanumero tms.)
  • Sähköposti, jos se sisältää nimen tai opiskelijatunnuksen.
  • Valokuva, josta henkilön voi tunnistaa
  • Ajoneuvon rekisterinumero, muu koneen/laitteen yksilöivä tunnus, joka voidaan yhdistää omistajaan
  • Paikannustiedot
  • IP-osoite
  • Eläinlääkärin rekisteritiedot, joissa näkyy tietenkin omistajantiedot
  • Isovanhempien perinnöllisten sairauksien lista
  • Yksilöivä terveystieto (esim. hammaskartta)

Listan kaksi viimeistä kuuluvat erityisten henkilötietojen luokkaan, mikä tarkoittaa, että niiden käsittelystä säädetään tarkemmin, kuin muiden. 

Sitten seuraavien tietojen yhdistely voi muodostaa henkilötiedon:

  • Ikä
  • Sukupuoli
  • Kotipaikka
  • Syntymäpaikka
  • Työpaikka
  • Ammatillinen asema
  • Opintoala
  • Tunniste, joka yhdistää esim. palvelun käyttäjän tiettyyn henkilöön.

Esimerkiksi vaikka se, että joku on vaikka 24-vuotias ei sinällään ole henkilötieto, mutta jos sen yhdistää muihin tietoihin, esim. 24-vuotias nainen, joka työskentelee miesvaltaisessa työpaikassa X voi olla henkilötieto, jos muita samat ehdot täyttäviä ei ole. 

Jos esimerkiksi et kysyisi opinnäytetyössäsi henkilötietoja, vaan asiakaskokemuksia niin huomaathan, että toimeksiantajalta saamasi lista sähköpostiosoitteista tai yhteystiedoista sisältää henkilötietoja ja tarkoittaa sitä, että käsittelet henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely tulee siis vastaan todella helposti. Näin ollen opinnäytetyötä suunniteltaessa on asian kanssa oltava hyvin tarkkana.

Mitä sitten, jos käsittelen henkilötietoja?

Tietosuoja ei estä henkilötietojen käsittelyä. Pitäähän meillä olla mahdollista tunnistaa luotettavasti muita ihmisiä. Tietosuoja ei liioin estä henkilötietojen julkaisemista.

Jos vaikka haastattelet Oy Firma AB:n toimitusjohtajaa, niin pitäähän sinun pystyä kertomaan hänen nimensä, jos tarkoituskin on, että kuvaat nimenomaan kyseistä firmaa. Jos keräät henkilötietoja, on hyvä muistaa, että keräät vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tutkimuksen kannalta olennaisia. Ylimääräisiä tietoja ei saa kerätä. 

Tietosuojasta tiedottaminen

Jos käsittelet opinnäytetyössä henkilötietoja (muita, kuin kirjojen ja artikkelinkirjoittajien nimiä ja julkaisuita), on hyvä miettiä, miten tiedotat niitä, joiden tietoja käsittelet. Tämä kannattaa ottaa osaksi opinnäytetyösuunnitelmaa, että se tulee varmasti tehtyä hyvissä ajoin. 

Joissain tapauksissa tietosuojasta tiedottamisen hoitaa opinnäytetyön toimeksiantaja (tästä pitää sopia opinnäytetyösopimuksen yhteydessä) ja toisinaan hoidat asian itse. Tietosuojasta tiedottaminen hoituu näppärimmin siten, että teet opinnäytetyösi tiedonkeruulle tietosuojainfon. Siinä kerrot miksi keräät tietoja, miten niitä käsittelet, ketkä muut niihin pääsevät käsiksi (pääseekö ohjaaja, entä toimeksiantaja) ja kuinka kauan niitä säilytät. Henkilötietoja tulee säilyttää vain sen ajan, kun on opinnäytetyön kannalta tarpeellista, ei siis yhtään pidempään. Tämän jälkeen tiedot tulee hävittää. 

Kyselyt

Jos teet kyselyn, jossa et etukäteen osaa sanoa muodostuuko vastauksista henkilötietoja, niin kannattaa lähteä oletuksesta, että käsittelet. Tilastollisen tutkimuksen periaatteissakin lähtökohtana on se, ettei alle viiden vastaajan ryhmiä käsitellä, joten jos saisitkin kyselyssäsi vastaajaksi sen ainokaisen 68-vuotiaan miespuoleisen kätilöopiskelijan, niin analyysissä sinun pitäisi häivyttää vastaajan tunnistamismahdollisuutta niin, että lopullisesta opinnäytetyöstä ei voida enää yksilöitä erottaa. Tämä kannattaa ilmoittaa myös jo etukäteen vastaajille. 

Vaikka et etukäteen tiedä, muodostuuko vastauksista henkilötietoja, kannattaa taustamuuttujia miettiessä valmistautua siihen. Mitä enemmän taustamuuttujia kysytään, sitä todennäköisempää on, että henkilötietoja muodostuu. Kysy vain ne taustamuuttujat, joita aidosti tarvitset. 

Muistathan kertoa tietosuojasta jo kyselykutsussa.

Haastattelut

Pohdi etukäteen anonymisoitko haastateltavat ja miten sen teet, vai esiintyvätkö haastateltavat tutkimuksessa omilla nimillään tai esim. organisaationsa edustajina, esim. Sairaanhoitaja 1 Päivänpaisteen sairaalasta. Jälkimmäisessä tapauksessa riittävillä tiedoilla voidaan saada selville, kuka on kyseessä, mutta nimi ei suoraan esiinny opinnäytetyössä. Tällöin kyse on pseudonymisoinnista. 

Haastateltavan pitää tietää missä ja miten säilytät haastatteluaineistoa. Sinun pitää huolehtia siitä, etteivät ylimääräiset taustatiedot pääse vääriin käsiin. Sinun pitää kertoa haastateltaville, miten käsittelet haastatteluaineistoa, johon olet tallentanut mitä haastateltava kertoo esimerkiksi yrityksestään omalla nimellään. Mieti tilannetta, jossa haastatteluaineiston joutuminen vääriin käsiin saattaisi aiheuttaa haittaa haastateltavalle. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi ainakin terveydentilaan liittyvät haastattelut ja työtyytyväisyyteen liittyvät haastattelut. 

Huomaathan, että vaikka kyse olisi yhden henkilön haastattelusta, niin käsittelet henkilötietoja ottaessasi ko. henkilöön yhteyttä esim. sähköpostitse. Henkilötietojen käsittelyä on myös sellainen, joka ei päädy lopulliseen julkaistavaan opinnäytetyöhön.

Terveystiedot

Terveystietoja on monenlaisia, esimerkiksi hammaskartta, geenitiedot ja muut, jotka yksilöivät henkilön yksiselitteisesti. Voi olla myös, että teet kyselyä siitä, miten jonkun sairaalan päivystys on toiminut jollain ajanjaksolla: Vaikka et kysyisikään vastaajalta mitään taustatietoja tai edes sitä miksi hän on päivystyksessä asioinut niin pelkkä tieto, että hän on ollut päivystyksessä asiakkaana, voi olla henkilötieto ja vieläpä sillä tavalla erityinen, että sinun on pidettävä tiedot erityisen huolellisesti salassa. Terveystiedot ovat erityisiä henkilötietoja, joiden käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä, ilman erillistä laissa määriteltyä tarkoitusta. Tällaisten tietojen käsittelystä kannattaa sopia paremmin toimeksiantajan kanssa ja keskustella ohjaajan kanssa. 

Yhteystiedot

Jos olet saanut opinnäytetyön toimeksiantajalta listan yhteystiedoista, niin voit käyttää niitä yhteydenottoihin. Ilmoita kuitenkin jo yhteyttä ottaessasi, mistä olet tiedot saanut. On myös hyvä sopia toimeksiantajan kanssa siitä, että hävität tiedot, kun et enää niitä tarvitse. Niitä ei saa jättää omaan sähköpostiin tai muuten omiin tiedostoihin, joten hävitä tiedot, kun et enää tarvitse niitä. Henkilötietojen hävittäminen koskee kaikkia henkilötietoja ei vain yhteystietoja. 

Valokuvat

Yksittäisten henkilöiden osalta sovi siitä, että käytät kuvia opinnäytetyössäsi. Jos kuvaat joitain tapahtumia ja kuvassa näkyy useita ihmisiä, on hyvä tilaisuudessa/tapahtumassa ilmoittaa, että siellä otetaan kuvia, jotka voidaan julkaista opinnäytetyössä. Kannattaa antaa osallistujille mahdollisuus vältellä kameraa. Lasten kuvaamisen suhteen kannattaa olla erityisen varovainen ja selvittää etukäteen tarvitsetko kuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen vanhempien suostumuksen.

Mikäli valokuvien julkaiseminen liittyy Tietosuojalain 27 §:n journalistiseen, akateemiseen, taiteelliseen tai kirjalliseen ilmaisuun, kannattaa kyseiseen lainpykälään tutustua paremmin ja olla yhteydessä ohjaajaasi asiasta. 

Julkisesta aineistosta saadut tiedot

Julkista aineistoa voivat olla, vaikka oikeustapaukset tai muut tiedot. Tällaisessa tapauksessa kannattaa pohtia sitä, että vaikka jonkin henkilön tiedot olisivat jossain muualla ihan julkisesti näkyvissä, onko perustetta sille, että sinä laittaisit ne sellaisenaan opinnäytteeseen. Jos kyse on jostain julkista tehtävää hoitavasta/hoitaneesta henkilöstä voit sinäkin käyttää tietoja julkisesti. Toisaalta, jos kyseessä on yksityinen henkilö eikä erityisesti ole tarpeen mainita hänen nimeään, niin kannattaa välttää tällaista. Esimerkiksi jos viittaat oikeustapaukseen, jossa Korkeimman oikeuden papereissa näkyisikin sen henkilön nimi, jonka asiaa on käsitelty niin voit viitata tapaukseen ja henkilöön esimerkiksi kirjaimella X. 

Lopuksi

Jos käsittelet opinnäytetyössäsi henkilötietoja, niin on hyvä kuvata raportissakin se, miten otit asian huomioon. Keskustele tietosuojasta toimeksiantajasi ja ohjaajasi kanssa. Jos vielä senkin jälkeen tulee vastaan ongelmia, joita ette osaa yhdessä ratkaista, voit yhdessä ohjaajasi kanssa kysyä neuvoa osoitteesta:  tietosuoja@oamk.fi