...
- Tallennustilan tilausvaiheessa saatavat tiedot tilaan päätyvästä datasta eivät voi olla kovin tarkalla tasolla, koska tila ei tyypillisesti ole yhden aineiston vaan hankkeen tai tutkimusryhmän yhteinen tila. Mutta tietojen koonnissa tätä vaihetta voidaan hyödyntää.
- Tilausta ei tarvitse juurikaan vaikeuttaa. Tärkeintä on tietojen tallennus prosessin tukea palvelevalla tavalla. Tähän saakka on jo tyypillisesti saatu levyalueen nimi, tarvittava tila, levyalueelle oikeudet saavien tunnukset. Lisäksi riittää yhteyshenkilö, joka voisi oletusarvoisesti olla tilaaja. Yhteyshenkilötiedosta saadaan organisaatiokytkös, joten yksikkö, projekti- tms. organisaatiotiedon kysyminen erikseen ei ole välttämätöntä.
- Keskustelussa hyvältä käytännöltä vaikutti se, että tallennustila myönnetään määräaikaisena. Tarkoitus ei ole poistaa tallennustilaa vaan edellyttää tietyn ajan (3v?) jälkeen tilan käytön jatkamiseksi lisätietoja tallennustilassa olevasta aineistosta. Määräajoin tehtävä päivitys mahdollistaa tilan vapauttamisen poiston tai arkistoinnin avulla, tarpeettomien henkilötietoja sisältävien aineistojen poiston, sekä aineistojen julkaisu-statuksen tarkistamisen ja jatkotoimien suunnittelun.
- Jollakin tavalla pitäisi voida hallinnoida, ettei dataa päädy henkilökohtaisiin tallennusalueisiin, joihin muilla ei ole oikeuksia. Tässä voi hyödyntää erillisiä private kansioita ja sopimusteknisesti sen järjestämistä, että tarvittaviin tallennusalueisiin on pääsy. Henkilön poistuessa sopimuksen tulisi sallia, että private tilaan pääsee henkilön työsuhteen loppuessa. Private voitaisiin myös määritellä poistettavaksi työsuhteen lakatessa.
- Lisäksi tulevan datan henkilötieto/sensitiivisyys status voi olla tiedossa jo tilausvaiheessa - tietoa ei ehkä voi lukita, mutta siitä voi antaa oletuksen, joka auttaisi tilan luokittelussa ja tietojen myöhemmässä hyödyntämisessä.
Opiskelijoiden tilanne on epäselvä, voidaanko tarjota henkilökunnalle tarkoitettuja ratkaisuja, varsinkin jo opiskelija on mukana projektissa.
Vastuu opiskelijoiden neuvonnasta on ensisijaisesti opinnäytetyön ohjaajalla. Turussa on testattu koulutusta opinnäytetöiden ohjaajille, pilotoidaan myös koulutusta graduryhmissä. Seinäjoella on järjestetty etiikan iltapäivä, johon osallistui 30 ihmistä.
Jatko: Olli-Pekka, Juuso ja Turkka kokoavat keskusteluista yhteenvedon huomioon otettavista asioista loppuraporttiin.
HR:n datainventaario tutkijan aloittaessa tai lähtiessä (Muistiinpanot syyspäivän keskustelusta):
- Perusteluteksti, ts. miksi kysymme datoista, puuttuu vielä. Tarkistettava juristilta, mitkä ovat lailliset perusteet tiedonkeruulle.
- Mitä sopimuksia yliopistoissa solmitaan, kun jatko-opiskelija/tutkija aloittaa? Esim. TENK malli: https://www.tenk.fi/sites/tenk.fi/files/TENK_UNIFI_recommendations_supervision_of_doctoral_dissertations.pdf(Collection of research data, its use and reuse after the dissertation). Käytetäänkö jossakin?
- Ulkoisen rahoituksen projekteissa kerätty data on tutkimusorganisaation omaisuutta rahoittajan ehtojen mukaisesti. Entä apurahatutkijoiden keräämä data, kuka on rekisterinpitäjä? Mikäli tutkimusorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä, omistaako organisaatio datan?
- Kun henkilö lähtee organisaatioista ja hänellä on dataa omassa tallennustilassaan, organisaation pitäisi kyetä tarjoamaan uutta tallennustilaa nopeasti.
- Pitäisikö ulkoisen palvelutarjoajan tallennustiloja käytettäessä (CSC:n Ida, pilvipalvelut) varmistaa, että "varahenkilöllä" on pääsyoikeudet dataan.
Onko tietosuojapolitiikan mukaan tutkimusorganisaatiot vastuussa organisaatiossa tehtävästä tutkimuksesta?
Turussa juristit ovat koonneet verkkosivuille tietoa tarvittavista sopimuksista. Kannatettava idea!
Jatko: Anne miettii Maria Rehbinderin kanssa selitetekstiä ja jo tällä hetkellä käytettäviä sopimuksia ja paketoi asian loppuraporttiin
Vanhojen datojen kerääminen, varsinkin PAS:n näkökulmasta.
Kävimme läpi Tampereen ja Itä-Suomen yliopistojen kyselyjä varsinkin PAS-tietojenkeruun näkökulmasta.
Tätä osa-aluetta pitää vielä miettiä loppuraporttia varten.
- Sovittiin, että Anne kutsuu työryhmän koolle tammikuun lopussa ja helmikuussa.
- F2F tapaaminen kevätpäivillä Tieteiden talolla ei ole tarpeellista, mikäli saamme työn valmiiksi ennen maaliskuuta.
- Työryhmän työn tulokset on tarkoitus esitellä Oulussa avoimen tieteen kevätpäivillä 12-13-5.2019.