...
| Expand | ||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||||||||||||||||||||||
OPTIETOR (Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä) OPTIETOR asettaa projektin ja nimeää sille ohjausryhmän Tehtävät ja vastuut:
Projektin ohjausryhmä Tehtävät ja vastuut:
Ohjausryhmän kokoonpano
|
| Expand | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||||||||||
Projektiryhmä koostuu projektin pääasiallisista toteuttajista. Eri osakokonaisuuksissa hyödynnetään eri alojen asiantuntijoita (esim. lainsäädäntöön liittyvät kysymykset, korkeakoulujen asiantuntijat) Projektiryhmän tehtävät ja vastuut:
|
Projektin vaiheet
Projekti käynnissä: 10/2023 – 6/2024
Vaiheet | Aikataulu |
|---|---|
Suunnittelu- ja valmisteluvaihe | Q3/2023 |
Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaaren ja palveluprosessien selvittäminen | Q4/2023 |
Jatkuvan oppimisen digitalisaation kehityksen, kv-liikkuvuuden ja oppijan omadatan hyödyntämisen vaatimusten selvittäminen suhteessa ratkaisuehdotuksiin | Q1/2024 |
Ratkaisuehdotusten kustannusten ja hyötyjen selvittäminen | Q1-2/2024 |
Ratkaisuehdotusten jurdisten näkökulmien selvittäminen | Q1-2/2024 |
Palvelun omistajuuden, eri toimijoiden vastuiden ja roolien, rahoituksen ja resursoinnin selvittäminen eri ratkaisuvaihtoehdoissa | Q1-2/2024 |
Loppuraportin tuottaminen | Q2/2024 |
Projektin koordinoiminen | Q3/2023-Q2/2024 |
Ulkoisten tahojen huomiointi
...
Sidosryhmien edustajat eivät varsinaisesti osallistu projektityön suunnitteluun, mutta heitä informoidaan työskentelyn etenemisestä ja he voivat antaa palautetta projektin sisältöön liittyen.
Rooli | Sidosryhmä |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen) | OKM Huom! OKM:llä rooli myös projektin omistajana |
Kaikkien korkeakoulujen VIRTA-asiantuntijat | korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöt |
Yhteistyöverkosto | KOOTuki-ryhmä |
Kokonaisarkkitehtuuriryhmä | KA-sig |
Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto | Aapa |
yliopistojen IT-johtajien verkosto | Fucio |
Sisu:n toimittaja | Funidata |
Pepin toimittaja | Peppi-konsortio |
Yhteistyöverkosto (KOOtuen alainen) | Synergia |
yliopistojen opinotohallinnon asiantuntijaverkosto | OHA-forum |
amk:ien opintohallinnon asiantuntijaverkosto | AMK-OHA |
Yhteistyöverkosto | IR-tekijäverkosto |
Korkeakoulujen operatiiviset yhteyshenkilöt (DV) | |
Opetushallituksen muut palvelut esim. oppijanumerorekisteri | OPH
|
VIRTA-tiedon hyödyntäjät | |
Opiskelijavalintareisteri: Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen) KOSKI-luovutuspalvelu: Välittää VIRTA-tietoja viranomaisille (Migri, Eläketurvakeskus, HSL, OmaOpintopolku | OPH |
VIRTA-tiedon hyödyntäjä (OPH-liikkuvuusjaksotiedonkeruu) | OPH, liikkuvuusjaksot |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Kela |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Vavira |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Tilastokeskus |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Jotpa |
Lakisääteisiin tehtäviin VIRTA-tietoa hyödyntävä taho. | YTHS |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Migri |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | HSL, Eläketurvakeskus |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Vipunen |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | ARVO, EMREX, Oili |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | FIONA |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Tuudo, Pivo |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Työllisyysrahasto |
Projektin riskit
# | Riskin kuvaus | Odotettu seuraus | Todennäköisyys (P) 1-4 | vaikutus (I)1-4 | Riskitaso (R) P*I | Estäminen | Toipuminen |
1 | Projekti ei pysy aikataulussa | Töiden kasaantuminen. Projektin tavoitteita ei saada toteutettua aikataulussa. | 4 | 4 | 16 | Realistinen aikataulusuunnittelu huomioiden ennalta käytettävissä olevat resurssit, sitoutuminen projektiin, budjetti ja scope. | Aikataulun pidentäminen. Tehtävien karsiminen. |
2 | Projektin tavoitteiden muuttuminen/epäselvät tavoitteet | Projektin tavoitteita ei saavuteta | 2 | 4 | 8 | Tavoitteiden ja lopputuotoksen tarkka suunnittelu. Tehtäväkokonaisuuksien jakaminen riittävän tarkalle tasolle jo suunnitteluvaiheessa. Tarkka seuranta ja ketterä reagointimalli. | Projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely ja aikataulutus |
3 | Viestintä projektin osapuolten välillä ei toimi optimaalisesti | Vaikutukset laatuun, aikatauluun ja kustannuksiin. | 3 | 3 | 9 | Viestintäkanavat ja tavat sovitaan projektin alussa. | Viestinnän tehostaminen |
4 | Budjetti ei mahdollista kaikkien tehtävien suorittamista | Selvitystä ei voida toteuttaa suunnitellusti. | 2 | 4 | 8 | Tarkka suunnittelu sisällölle ja sen pohjalta tarkat kustannusarviot sekä rahoituksen/resurssien varmistaminen | Priorisointi ja tehtävien karsiminen. Lisärahoituksen haku. |
5 | Ei saada riittävää juridista osaamista arvioimaan vaihtoehtoja | Ei pystytä arvioimaan, vaativatko ratkaisuehdotukset lainsäädännön muuttamista. | 3 | 2 | 6 | Sovitaan projektin alussa korkeakouluista tai OKM:stä tietyt henkilöt, jotka arvioivat juridisia näkökulmia. | Arvioidaan lainsäädännöllisiä näkökulmia yleisellä tasolla. |
6 | Kytkentää laajempaan kansalliseen ja kansainväliseen toimintaympäristöön ei huomioida riittävästi (toiminta-, tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuri) | Sisältö ei vastaa nykyisen ja toimintaympäristön todellisia tarpeita | 2 | 2 | 4 | Sisällytetään riittävällä laajuudella nämä asiat selvitykseen ja osallistetaan ko. osa-alueiden osaajia | Täydennetään /korjataan selvityksen sisältöä (aikataulu ja kustannusvaikutus) |
7 | Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari on liian lyhyt ja uutta palvelua ei pystytä rakentamaan ajoissa. | Väliaikaisen palvelun rakentaminen tai nykyisen paikkaaminen vie resursseja uudelta jatkoselvitykseltä. | 2 | 4 | 8 | Selvitetään VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari keväällä 2024 ja varaudutaan tilanteeseen sen mukaan. | Tarvittaessa projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely. |
8 | Nykyisten VIRTA-otp:n suoria rajapintoja hyödyntävien tahojen näkemyksiä ei huomioida tarpeeksi. | Tiedonhyödyntäjät eivät voi siirtyä hyödyntämään uutta ratkaisua. | 2 | 4 | 8 | VIRTA-tiedonhyödyntäjien kuuleminen projektin eri kokonaisuuksien yhteydessä. | Tiedon hyödyntäjien tuki ja kuuleminen |
9 | Työssä tehdään liikaa rajauksia esimerkiksi ratkaisuvaihtoehtojen osalta. | Merkittäviä, ratkaisuun vaikuttavia tekijöitä jää huomiotta | 2 | 3 | 6 | Projektiryhmä selvittää rajausten mahdollisia vaikutuksia, ja ohjausryhmä tekee päätöksensä näihin perustuen. | Aikataulun pidentäminen ja laajemman selvityksen tuottaminen. |