Syksyllä 2023 käynnistetään opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiantona toteutettava Korkeakoulun oppijan tietovirtojen kehittämisen jatkoselvitys, jossa selvitetään korkeakoulun oppijan tietovirtojen, raportoinnin, viranomaistiedonkeruiden ja oppijan omien tietojen hyödyntämisen tulevaisuuden ratkaisua huomioiden jatkuvan oppimisen digitalisaation kehitys, oppijoiden kansainvälisen liikkuvuuden tukeminen ja eurooppalaiseen toimintaympäristöön kytkeytyminen.

Projektissa jatketaan VIRTA-Digivisio-esiselvitystyötä erittelemällä eri ratkaisuvaihtoehtoihin liittyviä kustannuksia, eri toimijoiden rooleja ja vastuita, hyötyjä ja lainsäädännöllisiä rajauksia tukemaan päätöksentekoa tulevaisuuden ratkaisun valinnassa ja siihen liittyvän kehityshankkeen käynnistämisessä. Projekti toteutetaan Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän ohjauksessa CSC:n VIRTA-tiimin, Digivision ja Opetushallituksen yhteistyönä. Näiden tahojen lisäksi projektin ohjausryhmässä tulee olemaan myös korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön edustusta.

VIRTA-opintotietopalvelua tulee uudistaa, jotta se voisi palvella entistä paremmin niin nykyisien kuin tulevien tiedonhyödyntäjien laajenevia tietotarpeita. Kehitystyön yhteydessä VIRTA-opintotietopalvelussa luovutaan teknisesti vanhentuneesta WS-rajapinnasta. Siirtymä uuteen palveluun tullaan tekemään hallitusti ja tiedon tuottajien sekä hyödyntäjien tarpeita kuunnellen. Siirtymävaiheessa uuteen palveluun tullaan turvaamaan myös nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun käyttö. 

Esiselvitystyössä koostettiin kevään 2023 aikana raportti, jossa kuvataan, miten VIRTA-opintotietopalvelun toiminnallisuuksia olisi jatkossa mahdollista toteuttaa suhteessa Digivision palvelukokonaisuuteen. Raportti sisältää myös sidosryhmien kuulemisen perusteella muotoillut viisi ratkaisuehdotusta, joissa havainnollistetaan toimijoiden rooleja tiedon tuottajina, välittäjinä ja hyödyntäjinä. Esiselvityksen raportti on luettavissa täällä.

Jatkoselvityksen projektisuunnitelma hyväksyttiin Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokouksessa 25.10., ja Digivisiossa päätettiin osallistumisesta projektiin Digivision yleiskokouksessa 2.10.

Selvitystyön etenemisestä tullaan tiedottamaan sidosryhmiä sähköpostitse sekä tällä wikisivuilla. Lisäksi työn etenemisestä tullaan pitämään jatkossakin tilannekatsauksia korkeakoulujen  ja VIRTA-opintotietopalvelun yhteistyöverkostoissa.


Mikäli sinulla herää kysymyksiä koskien VIRTA-Digivisio-jatkoselvitystyötä, olethan yhteydessä digivisio@csc.fi tai virta@csc.fi

Jatkoselvityksen projektisuunnitelma

Tavoitteet

  1. Selvitetään, mitä uusia tarpeita tulevalle ratkaisulle tuovat esim. jatkuvan oppimisen digitalisaation kehitys, oppijoiden kansainvälisen liikkuvuuden tukeminen, oppijoiden omadatan hyödyntäminen ja eurooppalaiseen toimintaympäristöön kytkeytyminen.
  2. Selvitetään, mitkä ovat eri ratkaisuvaihtoehtojen toteuttamisen ja ylläpitovaiheen kustannukset tiedon tuottajille, tiedon välittäjälle, tiedon käsittelijälle* ja hyödyntäjille sekä palveluhallinnalle. (*vastaa palvelun asiakkuushallinnasta ja huolehtii esim. tiedon yhdistämisen logiikasta)
  3. Selvitetään, miten eri ratkaisuvaihtoehdot on mahdollista organisoida ja miten ne vaikuttavat eri toimijoiden prosesseihin.
  4. Selvitetään, ovatko ratkaisuvaihtoehdot mahdollisia nykyisen lainsäädännön puitteissa tai edellyttävätkö ne lakimuutoksia.
  5. Selvitetään, millä aikataululla ratkaisuvaihtoehdot on mahdollista toteuttaa ja mikä on niiden odotettu elinkaari.
  6. Tehdään kokonaisuuden riskikartoitus

Projektin lopputulokset

  1. Kansallisen ja kansainvälisen toimintaympäristön arvioidut muutokset huomioitu etenemisehdotuksessa
  2. Tulevaisuuden tarpeista johdetut vaatimukset tulevalle ratkaisulle eritelty.
  3. Ratkaisuehdotusten edellyttämät mahdolliset lakimuutostarpeet kuvattu ja niiden laajuus arvioitu.
  4. Eri toimijoiden vastuut ja roolit kuvattu uuden ratkaisun ja sen edellyttämien prosessien osalta.
  5. Esiselvitystyön ratkaisuehdotuksien kustannukset ja hyödyt eritelty.
  6. Ratkaisuehdotuksia arvioitu päällekkäisen työn vähentämisen ja synergiahyötyjen näkökulmasta.
  7. Riskikartoitukset tehty
  8. Riippuvuudet muiden palveluiden kehittämiseen sekä muihin käynnissä oleviin projekteihin huomioitu
  9. Tarvittava päätöksentekopolku tulevaisuuden ratkaisun valitsemiseksi kuvattu

Rajaukset

  • Tietosisällön osalta projektissa käsitellään vain korkeakoulujen suorituksia, pätevyyksiä, opiskeluoikeuksia, läsnäolotietoja sekä kv-liikkuvuuksia, mutta huomioidaan niiden sijoittuminen osaksi koulutustoimialan tietojen laajempaa kokonaisuutta erityisesti opiskelun ja opetuksen mutta myös tutkimus-, henkilöstö- talous ja yleishallinnon tietojen ja prosessien osalta.

Projektin organisointi

Projektin omistaa opetus- ja kulttuuriministeriö. 

Projektin omistajaa edustaa projektissa Jukka Haapamäki, OKM.

Projektin omistaja varmistaa, että projekti tuottaa määritellyt hyödyt.

Tehtävät ja vastuut:

  • Vastaa viime kädessä projektin onnistumisesta.
  • Varmistaa projektin tulosten hyödyntämisen.
  • Tukee projektipäällikköä.

Projektipäällikkönä toimii Kimmo Rautio, CSC.

Tehtävät ja vastuut:

  • Projektin suunnittelu
  • Etenemisen seuranta (työmäärät, laajuus ja aikataulu)
  • Projektiryhmän jäsenten työn ohjaus.
  • Projektin tehtävien ja aikataulun koordinointi muihin kehityshankkeisiin- ja projekteihin.
  • Raportointi ohjausryhmälle.
  • Päätöksenteon valmistelu ohjausryhmälle.
  • Riskien seuranta.
  • Kustannusten seuranta
  • Toimii projektiryhmän puheenjohtajana

OPTIETOR (Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä)

OPTIETOR asettaa projektin ja nimeää sille ohjausryhmän

Tehtävät ja vastuut:

  • Hyväksyy projektisuunnitelman liitteineen
  • Päättää projektin aikana sisältöä ja aikataulua koskevista muutoksista.
  • Tukee projektin ohjausryhmää työssään.
  • Hyväksyy projektin loppuraportin
  • Päättää projektin lopettamisesta sovittujen hyväksymisehtojen mukaisesti.

Projektin ohjausryhmä

Tehtävät ja vastuut:

  • Vastaa projektipäällikön ja projektiryhmän työn ohjauksesta sekä tuesta.
  • Seuraa projektipäällikön tekemän raportoinnin pohjalta työskentelyn edistymistä tavoitteisiin ja määriteltyihin tuloksiin nähden.
  • Varmistaa projektin resursoinnin.
  • Tiedottaa projektin etenemisestä ja muusta ajankohtaisesta sidosryhmille.
  • Vastaa projektia koskevien merkittävien muutosten esittämisestä OPTIETOR:lle (VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmä)
  • Valmistelee projektin loppuraportin hyväksyttäväksi OPTIETOR:lle

Ohjausryhmän kokoonpano

NimiOrganisaatioTehtävä
Jukka HaapamäkiOKMOhjausryhmän puheenjohtaja
Kimmo RautioCSCOhjausryhmän sihteeri
Jukka KohtanenCSCOhjausryhmän jäsen
Vilho Kolehmainen (Hanna Nordlund)DigivisioOhjausryhmän jäsen
Sirpa TuomiDigivisio/amkOhjausryhmän jäsen
Manu PajuluomaDigivisio/yoOhjausryhmän jäsen
Erja NokkanenOPHOhjausryhmän jäsen
Erja Widgren-SallinenOPTIETOROhjausryhmän jäsen
Jussi-Pekka PispaFUCIOOhjausryhmän jäsen

Projektiryhmä koostuu projektin pääasiallisista toteuttajista.

Eri osakokonaisuuksissa hyödynnetään eri alojen asiantuntijoita  (esim. lainsäädäntöön liittyvät kysymykset, korkeakoulujen asiantuntijat)

Projektiryhmän tehtävät ja vastuut:

  • Työn tavoitteiden edistäminen ohjausryhmän ohjeiden mukaisesti
  • Raportointi ohjausryhmälle työskentelyn edistymisestä tavoitteisiin ja määriteltyihin tuloksiin nähden.
  • Loppuraportin tuottaminen
NimiOrganisaatioTehtävä
Kimmo RautioCSCProjektipäällikkö
Helena MajamäkiCSCProjektiryhmän jäsen
Matti RiihimäkiDigivisioProjektiryhmän jäsen
Sami HautakangasDigivisioProjektiryhmän jäsen
Juho MikkonenOPHProjektiryhmän jäsen

Projektin vaiheet

Projekti käynnissä: 10/2023 – 6/2024

Vaiheet

Aikataulu

Suunnittelu- ja valmisteluvaihe

Q3/2023

Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaaren ja palveluprosessien selvittäminen

Q4/2023

Jatkuvan oppimisen digitalisaation kehityksen, kv-liikkuvuuden ja oppijan omadatan hyödyntämisen vaatimusten selvittäminen suhteessa ratkaisuehdotuksiin

Q1/2024

Ratkaisuehdotusten kustannusten ja hyötyjen selvittäminen

Q1-2/2024

Ratkaisuehdotusten jurdisten näkökulmien selvittäminen

Q1-2/2024

Palvelun omistajuuden, eri toimijoiden vastuiden ja roolien, rahoituksen ja resursoinnin selvittäminen eri ratkaisuvaihtoehdoissa

Q1-2/2024

Loppuraportin tuottaminen

Q2/2024

Projektin koordinoiminen

Q3/2023-Q2/2024

Ulkoisten tahojen huomiointi

Seurattavat ulkoiset tahot ja projektit

  • Digivision road map / Digivisio
  • Uudet kansainväliset tiedonsiirtotarpeet
  • Identiteetinhallinnan kehityskulut
  • Korkeakoulujen opintotietojärjestelmien kehitys / Peppi ja Sisu
  • CSC:n SMO:n  Selvitys VIRTA-opintotietopalvelun ja palvelunhallinnan ja -tuotannon nykytilan palveluintegraattorin näkökulmasta / CSC
  • Digivisiossa mukana olevat korkeakoulut (HÅ, MPKK), jotka eivät ole mukana nykyisessä OKM:n alaisessa lainsäädännössä mukana.
  • Osaamisen kuvaustietojen selvitys / Digivisio

Sidosryhmät

Sidosryhmien edustajat eivät varsinaisesti osallistu projektityön suunnitteluun, mutta heitä informoidaan työskentelyn etenemisestä ja he voivat antaa palautetta projektin sisältöön liittyen.

Rooli

Sidosryhmä

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen)

OKM

Huom! OKM:llä rooli myös projektin omistajana

Kaikkien korkeakoulujen VIRTA-asiantuntijat

korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöt

Yhteistyöverkosto

KOOTuki-ryhmä

Kokonaisarkkitehtuuriryhmä

KA-sig

Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto

AAPA

yliopistojen IT-johtajien verkosto

FUCIO

Sisu:n toimittaja

Funidata

Pepin toimittaja

Peppi-konsortio

Yhteistyöverkosto (KOOtuen alainen)

Synergia

yliopistojen opinotohallinnon asiantuntijaverkosto

OHA-forum

amk:ien opintohallinnon asiantuntijaverkosto

AMK-OHA

Yhteistyöverkosto

IR-tekijäverkosto


Korkeakoulujen operatiiviset yhteyshenkilöt (DV)

Opetushallituksen muut palvelut esim. oppijanumerorekisteri

OPH

 

VIRTA-tiedon hyödyntäjät

Opiskelijavalintareisteri: Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen)

KOSKI-opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu: Välittää VIRTA-tietoja viranomaisille (Migri, Eläketurvakeskus, HSL, OmaOpintopolku)

OPH
Huom! OPH osallistuu myös itse projektiin.

VIRTA-tiedon hyödyntäjä (OPH-liikkuvuusjaksotiedonkeruu)

OPH, liikkuvuusjaksot

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja

Kela

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja

Valvira

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja

Tilastokeskus

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja

Jotpa

Lakisääteisiin tehtäviin VIRTA-tietoa hyödyntävä taho.

YTHS

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja

Migri

Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja 

Eläketurvakeskus

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

HSL

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

Vipunen

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

ARVO, EMREX, Oili

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

FIONA

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

Tuudo, Pivo

VIRTA-tietojen hyödyntäjät

Työllisyysrahasto

Projektin riskit

#

Riskin kuvaus

Odotettu seuraus

Todennäköisyys (P) 1-4

vaikutus (I)1-4

Riskitaso (R) P*I

Estäminen

Toipuminen

1

Projekti ei pysy aikataulussa

Töiden kasaantuminen.

Projektin tavoitteita ei saada toteutettua aikataulussa.

4

4

16

Realistinen aikataulusuunnittelu huomioiden ennalta käytettävissä olevat resurssit, sitoutuminen projektiin, budjetti ja scope.

Aikataulun pidentäminen. Tehtävien karsiminen.

2

Projektin tavoitteiden muuttuminen/epäselvät tavoitteet

Projektin tavoitteita ei saavuteta

2

4

8

Tavoitteiden ja lopputuotoksen tarkka suunnittelu. Tehtäväkokonaisuuksien jakaminen riittävän tarkalle tasolle jo suunnitteluvaiheessa. Tarkka seuranta ja ketterä reagointimalli.

Projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely ja aikataulutus

3

Viestintä projektin osapuolten välillä ei toimi optimaalisesti

Vaikutukset laatuun, aikatauluun ja kustannuksiin.  

3

3

9

Viestintäkanavat ja tavat sovitaan projektin alussa.

Viestinnän tehostaminen

4

Budjetti ei mahdollista kaikkien tehtävien suorittamista

Selvitystä ei voida toteuttaa suunnitellusti.

2

4

8

Tarkka suunnittelu sisällölle ja sen pohjalta tarkat kustannusarviot sekä rahoituksen/resurssien varmistaminen

Priorisointi ja tehtävien karsiminen. Lisärahoituksen haku.

5

Ei saada riittävää juridista osaamista arvioimaan vaihtoehtoja

Ei pystytä arvioimaan, vaativatko ratkaisuehdotukset lainsäädännön muuttamista.

3

1

3

Sovitaan projektin alussa korkeakouluista tai OKM:stä tietyt henkilöt, jotka arvioivat juridisia näkökulmia.

Arvioidaan lainsäädännöllisiä näkökulmia yleisellä tasolla huomioiden tietosuojavaatimukset.

6

Kytkentää laajempaan kansalliseen ja kansainväliseen toimintaympäristöön ei huomioida riittävästi (toiminta-, tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuri)

Sisältö ei vastaa nykyisen ja toimintaympäristön todellisia tarpeita

2

2

4

Sisällytetään riittävällä laajuudella nämä asiat selvitykseen ja osallistetaan ko. osa-alueiden osaajia

Täydennetään /korjataan selvityksen sisältöä (aikataulu ja kustannusvaikutus)

7

Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari on liian lyhyt ja uutta palvelua ei pystytä rakentamaan ajoissa.

Väliaikaisen palvelun rakentaminen tai nykyisen paikkaaminen vie resursseja uudelta jatkoselvitykseltä.

2

4

8

Selvitetään VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari keväällä 2024 ja varaudutaan tilanteeseen sen mukaan.

Tarvittaessa projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely.

8

Nykyisten VIRTA-otp:n suoria rajapintoja hyödyntävien tahojen näkemyksiä ei huomioida tarpeeksi.

Tiedonhyödyntäjät eivät voi siirtyä hyödyntämään uutta ratkaisua.

2

4

8

VIRTA-tiedonhyödyntäjien kuuleminen projektin eri kokonaisuuksien yhteydessä.

Tiedon hyödyntäjien tuki ja kuuleminen

9

Työssä tehdään liikaa rajauksia esimerkiksi ratkaisuvaihtoehtojen osalta.

Merkittäviä, ratkaisuun vaikuttavia tekijöitä jää huomiotta

2

3

6

Projektiryhmä selvittää rajausten mahdollisia vaikutuksia, ja ohjausryhmä tekee päätöksensä näihin perustuen.

Aikataulun pidentäminen ja laajemman selvityksen tuottaminen.

  • No labels