Syksyllä 2023 käynnistettiin opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiantona Korkeakoulun oppijan tietovirtojen kehittämisen jatkoselvitys eli ns. VIRTA-Digivisio jatkoselvitys, jossa selvitettiin korkeakoulun oppijan tietovirtojen, raportoinnin, viranomaistiedonkeruiden ja oppijan omien tietojen hyödyntämisen tulevaisuuden ratkaisua huomioiden jatkuvan oppimisen digitalisaation kehitys, oppijoiden kansainvälisen liikkuvuuden tukeminen ja eurooppalaiseen toimintaympäristöön kytkeytyminen.
Projektissa jatkettiin VIRTA-Digivisio-esiselvitystyötä erittelemällä eri tunnistettuihin ratkaisuvaihtoehtoihin (5 kpl) liittyviä kustannuksia, eri toimijoiden rooleja ja vastuita, hyötyjä ja lainsäädännöllisiä rajauksia tukemaan päätöksentekoa tulevaisuuden ratkaisun valinnassa ja siihen liittyvän kehityshankkeen käynnistämisessä. Projekti toteutettiin Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän (OPTIETOR) ohjauksessa opetus- ja kulttuuriministeriön, Opetushallituksen, Digivision, korkeakoulujen ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy yhteistyönä.
VIRTA-opintotietopalvelua tulee uudistaa, jotta se voisi palvella entistä paremmin niin nykyisien kuin tulevien tiedonhyödyntäjien laajenevia tietotarpeita. Kehitystyön yhteydessä VIRTA-opintotietopalvelussa luovutaan teknisesti vanhentuneesta WS-rajapinnasta. Siirtymä uuteen palveluun tullaan tekemään hallitusti ja tiedon tuottajien sekä hyödyntäjien tarpeita kuunnellen. Siirtymävaiheessa uuteen palveluun tullaan turvaamaan myös nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun käyttö.
Esiselvitystyössä koostettiin kevään 2023 aikana raportti, jossa kuvataan, miten VIRTA-opintotietopalvelun toiminnallisuuksia olisi jatkossa mahdollista toteuttaa suhteessa Digivision palvelukokonaisuuteen. Raportti sisältää myös sidosryhmien kuulemisen perusteella muotoillut viisi ratkaisuehdotusta, joissa havainnollistetaan toimijoiden rooleja tiedon tuottajina, välittäjinä ja hyödyntäjinä. Esiselvityksen raportti on luettavissa täällä.
Jatkoselvityksen projektisuunnitelma hyväksyttiin Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokouksessa 25.10.2023, ja Digivisiossa päätettiin osallistumisesta projektiin Digivision yleiskokouksessa 2.10.2023
Jatkoselvityksen loppuraportti ja liitteet (alla) hyväksyttiin Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokouksessa 24.9.2024. Linkki kokousmuistioon lisätään piakkoin.
- Loppuraportti (pdf)
- Loppuraportin liite 1 (pdf)
- Loppuraportin liite 2 (pdf)
- Loppuraportista verkkokyselyllä saadut kommentit (pdf)
Mikäli sinulla herää kysymyksiä asiaan liittyen, olethan yhteydessä digivisio@csc.fi tai virta@csc.fi
Jatkoselvityksen projektisuunnitelma
Tavoitteet
- Selvitetään, mitä uusia tarpeita tulevalle ratkaisulle tuovat esim. jatkuvan oppimisen digitalisaation kehitys, oppijoiden kansainvälisen liikkuvuuden tukeminen, oppijoiden omadatan hyödyntäminen ja eurooppalaiseen toimintaympäristöön kytkeytyminen.
- Selvitetään, mitkä ovat eri ratkaisuvaihtoehtojen toteuttamisen ja ylläpitovaiheen kustannukset tiedon tuottajille, tiedon välittäjälle, tiedon käsittelijälle* ja hyödyntäjille sekä palveluhallinnalle. (*vastaa palvelun asiakkuushallinnasta ja huolehtii esim. tiedon yhdistämisen logiikasta)
- Selvitetään, miten eri ratkaisuvaihtoehdot on mahdollista organisoida ja miten ne vaikuttavat eri toimijoiden prosesseihin.
- Selvitetään, ovatko ratkaisuvaihtoehdot mahdollisia nykyisen lainsäädännön puitteissa tai edellyttävätkö ne lakimuutoksia.
- Selvitetään, millä aikataululla ratkaisuvaihtoehdot on mahdollista toteuttaa ja mikä on niiden odotettu elinkaari.
- Tehdään kokonaisuuden riskikartoitus
Projektin lopputulokset
- Kansallisen ja kansainvälisen toimintaympäristön arvioidut muutokset huomioitu etenemisehdotuksessa
- Tulevaisuuden tarpeista johdetut vaatimukset tulevalle ratkaisulle eritelty.
- Ratkaisuehdotusten edellyttämät mahdolliset lakimuutostarpeet kuvattu ja niiden laajuus arvioitu.
- Eri toimijoiden vastuut ja roolit kuvattu uuden ratkaisun ja sen edellyttämien prosessien osalta.
- Esiselvitystyön ratkaisuehdotuksien kustannukset ja hyödyt eritelty.
- Ratkaisuehdotuksia arvioitu päällekkäisen työn vähentämisen ja synergiahyötyjen näkökulmasta.
- Riskikartoitukset tehty
- Riippuvuudet muiden palveluiden kehittämiseen sekä muihin käynnissä oleviin projekteihin huomioitu
- Tarvittava päätöksentekopolku tulevaisuuden ratkaisun valitsemiseksi kuvattu
Rajaukset
- Tietosisällön osalta projektissa käsitellään vain korkeakoulujen suorituksia, pätevyyksiä, opiskeluoikeuksia, läsnäolotietoja sekä kv-liikkuvuuksia, mutta huomioidaan niiden sijoittuminen osaksi koulutustoimialan tietojen laajempaa kokonaisuutta erityisesti opiskelun ja opetuksen mutta myös tutkimus-, henkilöstö- talous ja yleishallinnon tietojen ja prosessien osalta.
Projektin organisointi
Projektin vaiheet
Projekti käynnissä: 10/2023 – 6/2024
Vaiheet | Aikataulu |
|---|---|
Suunnittelu- ja valmisteluvaihe | Q3/2023 |
Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaaren ja palveluprosessien selvittäminen | Q4/2023 |
Jatkuvan oppimisen digitalisaation kehityksen, kv-liikkuvuuden ja oppijan omadatan hyödyntämisen vaatimusten selvittäminen suhteessa ratkaisuehdotuksiin | Q1/2024 |
Ratkaisuehdotusten kustannusten ja hyötyjen selvittäminen | Q1-2/2024 |
Ratkaisuehdotusten jurdisten näkökulmien selvittäminen | Q1-2/2024 |
Palvelun omistajuuden, eri toimijoiden vastuiden ja roolien, rahoituksen ja resursoinnin selvittäminen eri ratkaisuvaihtoehdoissa | Q1-2/2024 |
Loppuraportin tuottaminen | Q2/2024 |
Projektin koordinoiminen | Q3/2023-Q2/2024 |
Ulkoisten tahojen huomiointi
Seurattavat ulkoiset tahot ja projektit
- Digivision road map / Digivisio
- Uudet kansainväliset tiedonsiirtotarpeet
- Identiteetinhallinnan kehityskulut
- Korkeakoulujen opintotietojärjestelmien kehitys / Peppi ja Sisu
- CSC:n SMO:n Selvitys VIRTA-opintotietopalvelun ja palvelunhallinnan ja -tuotannon nykytilan palveluintegraattorin näkökulmasta / CSC
- Digivisiossa mukana olevat korkeakoulut (HÅ, MPKK), jotka eivät ole mukana nykyisessä OKM:n alaisessa lainsäädännössä mukana.
- Osaamisen kuvaustietojen selvitys / Digivisio
Sidosryhmät
Sidosryhmien edustajat eivät varsinaisesti osallistu projektityön suunnitteluun, mutta heitä informoidaan työskentelyn etenemisestä ja he voivat antaa palautetta projektin sisältöön liittyen.
Rooli | Sidosryhmä |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen) | OKM Huom! OKM:llä rooli myös projektin omistajana |
Kaikkien korkeakoulujen VIRTA-asiantuntijat | korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöt |
Yhteistyöverkosto | KOOTuki-ryhmä |
Kokonaisarkkitehtuuriryhmä | KA-sig |
Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto | AAPA |
yliopistojen IT-johtajien verkosto | FUCIO |
Sisu:n toimittaja | Funidata |
Pepin toimittaja | Peppi-konsortio |
Yhteistyöverkosto (KOOtuen alainen) | Synergia |
yliopistojen opinotohallinnon asiantuntijaverkosto | OHA-forum |
amk:ien opintohallinnon asiantuntijaverkosto | AMK-OHA |
Yhteistyöverkosto | IR-tekijäverkosto |
Korkeakoulujen operatiiviset yhteyshenkilöt (DV) | |
Opetushallituksen muut palvelut esim. oppijanumerorekisteri | OPH
|
VIRTA-tiedon hyödyntäjät | |
Opiskelijavalintareisteri: Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja (lakisääteinen) KOSKI-opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu: Välittää VIRTA-tietoja viranomaisille (Migri, Eläketurvakeskus, HSL, OmaOpintopolku) | OPH |
VIRTA-tiedon hyödyntäjä (OPH-liikkuvuusjaksotiedonkeruu) | OPH, liikkuvuusjaksot |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Kela |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Valvira |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Tilastokeskus |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Jotpa |
Lakisääteisiin tehtäviin VIRTA-tietoa hyödyntävä taho. | YTHS |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Migri |
Viranomainen, joka hyödyntää VIRTA-tietoja | Eläketurvakeskus |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | HSL |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Vipunen |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | ARVO, EMREX, Oili |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | FIONA |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Tuudo, Pivo |
VIRTA-tietojen hyödyntäjät | Työllisyysrahasto |
Projektin riskit
# | Riskin kuvaus | Odotettu seuraus | Todennäköisyys (P) 1-4 | vaikutus (I)1-4 | Riskitaso (R) P*I | Estäminen | Toipuminen |
1 | Projekti ei pysy aikataulussa | Töiden kasaantuminen. Projektin tavoitteita ei saada toteutettua aikataulussa. | 4 | 4 | 16 | Realistinen aikataulusuunnittelu huomioiden ennalta käytettävissä olevat resurssit, sitoutuminen projektiin, budjetti ja scope. | Aikataulun pidentäminen. Tehtävien karsiminen. |
2 | Projektin tavoitteiden muuttuminen/epäselvät tavoitteet | Projektin tavoitteita ei saavuteta | 2 | 4 | 8 | Tavoitteiden ja lopputuotoksen tarkka suunnittelu. Tehtäväkokonaisuuksien jakaminen riittävän tarkalle tasolle jo suunnitteluvaiheessa. Tarkka seuranta ja ketterä reagointimalli. | Projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely ja aikataulutus |
3 | Viestintä projektin osapuolten välillä ei toimi optimaalisesti | Vaikutukset laatuun, aikatauluun ja kustannuksiin. | 3 | 3 | 9 | Viestintäkanavat ja tavat sovitaan projektin alussa. | Viestinnän tehostaminen |
4 | Budjetti ei mahdollista kaikkien tehtävien suorittamista | Selvitystä ei voida toteuttaa suunnitellusti. | 2 | 4 | 8 | Tarkka suunnittelu sisällölle ja sen pohjalta tarkat kustannusarviot sekä rahoituksen/resurssien varmistaminen | Priorisointi ja tehtävien karsiminen. Lisärahoituksen haku. |
5 | Ei saada riittävää juridista osaamista arvioimaan vaihtoehtoja | Ei pystytä arvioimaan, vaativatko ratkaisuehdotukset lainsäädännön muuttamista. | 3 | 1 | 3 | Sovitaan projektin alussa korkeakouluista tai OKM:stä tietyt henkilöt, jotka arvioivat juridisia näkökulmia. | Arvioidaan lainsäädännöllisiä näkökulmia yleisellä tasolla huomioiden tietosuojavaatimukset. |
6 | Kytkentää laajempaan kansalliseen ja kansainväliseen toimintaympäristöön ei huomioida riittävästi (toiminta-, tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuri) | Sisältö ei vastaa nykyisen ja toimintaympäristön todellisia tarpeita | 2 | 2 | 4 | Sisällytetään riittävällä laajuudella nämä asiat selvitykseen ja osallistetaan ko. osa-alueiden osaajia | Täydennetään /korjataan selvityksen sisältöä (aikataulu ja kustannusvaikutus) |
7 | Nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari on liian lyhyt ja uutta palvelua ei pystytä rakentamaan ajoissa. | Väliaikaisen palvelun rakentaminen tai nykyisen paikkaaminen vie resursseja uudelta jatkoselvitykseltä. | 2 | 4 | 8 | Selvitetään VIRTA-opintotietopalvelun elinkaari keväällä 2024 ja varaudutaan tilanteeseen sen mukaan. | Tarvittaessa projektin tavoitteiden uudelleenmäärittely. |
8 | Nykyisten VIRTA-otp:n suoria rajapintoja hyödyntävien tahojen näkemyksiä ei huomioida tarpeeksi. | Tiedonhyödyntäjät eivät voi siirtyä hyödyntämään uutta ratkaisua. | 2 | 4 | 8 | VIRTA-tiedonhyödyntäjien kuuleminen projektin eri kokonaisuuksien yhteydessä. | Tiedon hyödyntäjien tuki ja kuuleminen |
9 | Työssä tehdään liikaa rajauksia esimerkiksi ratkaisuvaihtoehtojen osalta. | Merkittäviä, ratkaisuun vaikuttavia tekijöitä jää huomiotta | 2 | 3 | 6 | Projektiryhmä selvittää rajausten mahdollisia vaikutuksia, ja ohjausryhmä tekee päätöksensä näihin perustuen. | Aikataulun pidentäminen ja laajemman selvityksen tuottaminen. |