Versions Compared

Old Version 3

changes.mady.by.user Hanna-Mari Puuska

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Mari Ketola

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

VIRTA-julkaisutietopalvelun

hallintamalli LUONNOS

hallintamalli

Versio 1.0, hyväksytty 8.6.2016

Sisällys

Table of Contents
minLevel2


Info
iconfalse

VIRTA-hallintamallia täydentävät

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA)
  • hallintamalli


7.1. Johdanto

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut, tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaanhoitopiirit säilyttävät kopiota omissa rekistereissä rekistereissään ylläpitämistä julkaisutiedoistaan. Teknisen käyttöyhteyden kautta näiden organisaatioiden rekistereissä olevat tiedot välitetään yhdenmukaisessa muodossa erilaisten palveluiden käyttöön. VIRTA-julkaisutietopalvelu tarjoaa lisäksi välineen viranomaisten tiedonkeruiden järjestämiseksi siten, että kerättävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.  

VIRTA-julkaisutietopalvelu sisältää 38 suomalaisen korkeakoulun, viiden yliopistollisen sairaanhoitopiitin sairaanhoitopiirin ja jatkossa lähes kaikkien valtion tutkimuslaitoksen julkaisun tutkimuslaitosten julkaisujen metatiedot, eli vuosittain tiedot yhteensä noin 50 60 000 julkaisusta. Tietovaranto sisältää kustakin julkaisusta sen bibliografiset tiedot (nimi, tekijät, julkaisuvuosi jne.) sekä muita luokittelevia tietoja (Julkaisufoorumi-luokitus, julkaisutyypijulkaisutyyppi, tieteenala jne.).VIRTA-julkaisutietopalvelu n hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla palveluun kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta palvelua ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.

Tämä dokumentti täydentää Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamallia VIRTA-julkaisutietopalvelun osalta. Toinen hallintamallin yleisosaa täydentävä dokumentti on VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli. Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.

7.2. Toimijaroolit

Virta

VIRTA-

opintotietopalvelussa

julkaisutietopalvelussa

Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen hallintamallin yhteisessä osuudessa on kuvattu korkeakoulujen rooli rekisteripitäjänä, OKM:n rooli palvelun omistajana ja hallinoijana, CSC:n rooli palveluntuottajana ja sekä Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän roolit rooli toimintaa ohjaavina tahoinaohjaavana tahona.

7.2.1. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä

7.2.1.1. VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöt

Ryhmä koostuu koostuu korkeakoulujen, tutkimuslaitosten, yliopistosairaaloiden, OKM:n sekä muiden sidosryhmien asiantuntijoista (0-N / organisaatio). Ryhmän   Ryhmän 3-5 viikon välein järjestettävissä etäkokouksissa käsitellään VIRTA-julkaisutietopalvelun toteutukseen liittyviä ajankohtaisia asioita ja keskustellaan esimerkiksi tiedonkeruumäärityksistä. Ryhmä käynnistää tarvittaessa kohdennettuja asiantuntijaryhmiä tiettyjen asiankokonaisuuksien käsittelyyn. VIRTA-julkaisutietopalvelusta tiedotetaan myös sähköpostilistan virta-julkaisut-yhteyshenkilö@postit.csc.fi välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa. 

7.2.1.2. Kansallisen julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmä (tutkimuslaitokset ja yliopistollisten sairaalat)

Opetus- ja kulttuuriministeriö on asettanut yhteistyöryhmän, jonka tehtävänä on koordinoida valtion tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaanhoitopiirien sekä muiden tutkimusjulkaisuja tuottavien organisaatioiden liittymistä OKM:n julkaisutiedonkeruuseen. Yhteistyöryhmän toimikausi alkoi 1.4.2015 ja jatkuu kunnes keskeisimmät kiinnostuneet organisaatiot ovat liittyneet julkaisutiedonkeruuseen, kuitenkin korkeintaan vuoden 2017 loppuun asti.

7.2.1.3. Tutkimuksen tuen ja hallinnon verkosto (TUHA)

TUHA

Tuha-verkosto on laaja-alainen yhteistyöverkosto, jonka toimintaan voivat osallistua kaikki tutkimuksen tuen ja hallinnon alueella toimivat yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa, tutkimuslaitoksissa sekä muissa sidosryhmissä.

TUHAn alla toimivista työryhmistä

VIRTA-julkaisutietopalvelun kehittämisessä hyödynnetään tarvittaessa seuraavia TUHAn alla toimivia asiantuntijaryhmiä:

TUHA-koordinaatioryhmä toimii asiantuntijatahona koskien tutkimusorganisaatioiden toiminnan tarpeista lähtevää VIRTA-julkaisutietopalvelun käyttöä.

TUHA-julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmä on asiantuntijaverkosto korkeakoulujen julkaisutiedonkeruussa mukana oleville.

Ryhmä ei kokoonnu kokouksiin käsittelemään tiettyä agendaa, vaan toiminta on enemmän yhteydenpitoa ja yhteistä keskustelua

Ryhmän kokoontumisissa käsitellään tiedonkeruun yleisistä ja erikoistapauksista.

7.3. Kehityksen ja muutoksen hallinta

6.3.1. Kehitysehdotusten käsittely

VIRTA-opintotietopalvelun kehittämiseen liittyvät ehdotukset esitetään joko palveluosoitteeseen virta@csc.fi tai suoraan vastuullisille henkilöille. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin.

6.3.1.1. Tietomalliuudistukset

Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla esimerkiksi viranomaislähtöinen tarve, kuten lakiuudistus tai operatiivislähtöinen tarve, kuten palvelun vaatima tietosisältö. Ehdotuksen käsittelyprosessin määrittää ehdotuksen sisältö sekä se, vaikuttaako muutos viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen. Mikäli kehitysehdotus vaikuttaa viranomaistiedonkeruisiin ja/tai korkeakoulujen rahoitukseen, se käsitellään aina raskaamman perusprosessin mukaisesti sisällöstä huolimatta ja esitellään lisäksi KOTA-seminaarissa ennen täytäntöönpanoa. Muutoin käsittelyprosessi määräytyy kehitysehdotuksen sisällön mukaisesti.

Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon

Perusprosessi, kehitysehdotusten tyypit A ja E (sekä tapauskohtaisesti B, C, D)

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
  3. Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn
  4. Jos vähintään puolet yhteyshenkilökokouksen läsnäolijoista kannattaa ehdotusta, se valitaan jatkovalmisteltavaksi ohjausryhmän päätöstä varten
  5. Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
  6. CSC koordinoi uudistusehdotuksen (ml. täytäntöönpanon aikatauluehdotuksen) valmistelun ohjausryhmälle
  7. Ohjausryhmä käsittelee (hyväksyy, lähettää takaisin valmisteluun, hylkää, lähettää KOOTuki-ryhmälle) ehdotuksen
  8. Jos ohjausryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
  9. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta

Kevennetty prosessi, kehitysehdotusten tyypit B, C ja D

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
  3. Ehdotus käsitellään yhteyshenkilökokouksessa ja ohjataan sieltä tarvittaessa asiantuntijaryhmän käsittelyyn tai ristiriitatilanteessa ohjausryhmän käsittelyyn perusprosessin mukaisesti
  4. Korkeakouluille ja sidosryhmille annetaan mahdollisuus vielä kommentoida ehdotusta
  5. Jos yhteyshenkilöryhmä hyväksyy ehdotuksen, se päättää samalla täytäntöönpanon aikataulusta
  6. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta

VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään kolmen viikon välein ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu viisi-kuusi kertaa vuodessa. Suuntaa-antavat ajankohdat on esitelty vuosikellossa.

6.3.1.2. Muut kehitysehdotukset

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-opintotietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTA, label virta-otp-kehitysehdotukset), jossa valmistelusta sovitaan tapauskohtaisesti
  3. Ehdotus käsitellään ja mikäli mahdollista, siitä päätetään yhteyshenkilökokouksessa. Tarvittaessa asia ohjataan jatkovalmisteluun asiaa tuntevalle taholle
6.3.2

Kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän tavoitteena on mm. edistää ORCID-tutkijatunnistejärjestelmän (http://orcid.org) tunnettuutta ja yhteistyötä eri toimijoiden ja sidosryhmien välillä Suomessa.

TUHA-tietomallityöryhmän tehtävänä on tutkimushallinnon alueen käsitteiden määrittely ja mallinnus.

7.3. Kehityksen ja muutoksen hallinta

7.3.1. Vastuunjako toimijoiden välillä

Vastuunjako esitetään RACI-taulukkona.  

 ToimijarooliSääntö
Rresponsible = toteuttajataho(t)kullekin riville vähintään yksi
Aaccountable = asianomistaja, päätöksentekijäkullakin rivillä vain yksi
Cconsulted = neuvoo, antaa lisätietojakullakin rivillä 0-n
Iinformed = taholle tiedotetaan asiastakullakin rivillä 0-n


 
Korkeakoulut tiedon tuottajina

Tiedon tuottajat

(korkeakoulut, tutkimuslaitokset, yliopistosairaalat)

OKM

Tietov. ja tiedonk. ohjausryhmä

KOOTuki

CSC

Asiantuntijaryhmät

ICT-ohjausryhmä

Tiedon käyttäjätahot

Palvelun hallinta

Hallintamalli

I

A

R

C

R

 

C

 

Ristiriitatilanteet tietosisällössä

R,I

A

R

C

R

C, I

 

I

Ristiriitatilanteet tekniikassa

R,I

A

 R 

R

R

C, I

C

I

Tietosisällön käytöstä sopiminen

Päätös lakisääteisestä käytöstä

C

C

A

 

R

I

 

I

Päätökset teknisen käyttöyhteyden avaamisesta

A

C

C, I

 

R

I

 

I

Tietojenluovutusluvat

A,R

C, I

I

 

R

C

  
Tietomalliuudistukset

Kehitysehdotukset

Uuden tiedon tai koodiston lisäys

Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitysehdotus tietomalliin

R,

C

C

A

C,I

R

C

, I

 
C,

I

Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen

Operatiivistaustainen kehittämisehdotus tietomalliin

R,C
I
I
 R
A
, C C
,I
Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoonR, CII 
R
A,
C C,I
Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistostaR, CII RA, C C, IMuutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoonR, CCACR

Muu kehitysehdotus

C, IAIRC
C
,I C,I

Tiedon laatu

Yhteiset kirjauskäytänteet

A, R

C

R,

C

R,C

C

R,C

 

I

Tietosisällön oikeellisuus

A, R

 

I

I

 

C

C

 

I

Validoinnit

A, R

I

I

R

   

Tekniikka

Teknologia-arkkitehtuuri

C, I

A

I

R

 

C

 

C

 
Tekniikka

Tiedonsiirrot korkeakouluista

A, R

 
 

I

 

R

 

C

C

 

Rajapinnat

I

 

A

 

I

R

 

C

C

I

Tarkistusraportit

I

 

A

 

R

 

C

C

 

Dokumentaatio

I

 

A

 

I

R

 

C

C

I

Raportointi

(pois?)     

   

Yhteiset raportit ja visualisoinnit

 

A

C, I

 

R

 I

 

 I

 

6.3.3. Ristiriitatilanteiden käsittely

Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle. Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä. 

6.4. Toiminnan vuosikello

7.3.2. Kehitysehdotusten käsittely

VIRTA-julkaisutietopalvelun kehittämiseen liittyvät ehdotukset esitetään joko palveluosoitteeseen virta-julkaisut@csc.fi tai suoraan vastuullisille henkilöille. Ehdotuksen luonne määrittää kehitysehdotusten käsittelyprosessin.

7.3.2.1. Tietomalliuudistukset

Tietomalliuudistusta koskevan kehitysehdotuksen taustalla voi olla joko viranomaislähtöinen tarve, lakiuudistus tai operatiivislähtöinen tarve. Ehdotuksen tausta ja muutostyyppi määrittävät prosessin, jolla kehitysehdotus käsitellään. Tämän periaatteen mukaisesti käsittelyprosesseja  on kaksi: 1)  viranomaistiedontarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevän kehitysehdotuksen prosessi ja 2) operatiivislähtöisen kehitysehdotuksen prosessi. Tiedonkeruita koskevat muutokset käsitellään syksyisin järjestettävässä Julkaisutiedonkeruuseminaarissa ennen toimeenpanoa.

Tietosisällön kehitysehdotusten tyypit
A. Uuden tiedon tai koodiston lisäys
B. Olemassaolevan tiedon tai koodiston poistaminen
C. Koodiarvon lisäys olemassaolevaan koodistoon
D. Koodiarvon poistaminen olemassaolevasta koodistosta
E. Muutos olemassaolevaan tietoon tai koodistoon
F. Muutos tiedon pakollisuudessa

Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitysehdotus

  1. Vastuullinen viranomainen tuo asian ohjausryhmän käsittelyyn.
  2. Ohjausryhmä käsittelee, lähettää tarvittaessa VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöryhmän valmisteluun ja antaa toimeksiannon ja aikataulun muutoksen toteuttamisesta.
  3. Toteutuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
  4. Muutoksen toteutusta käsitellään relevanteissa asiantuntijaryhmissä.
  5. OKM:n tiedonkeruuta koskeva muutos esitellään Julkaisutiedonkeruuseminaarissa ennen täytäntöönpanoa.
  6. Muu viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevä kehitystarve toteutetaan sen edellyttämässä aikataulussa.
  7. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta

Operatiivistaustainen kehittämisehdotus

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
  3. Ehdotus käsitellään relevantissa asiantuntijaryhmässä, jossa sovitaan tarvittaessa jatkovalmistelusta ja CSC:n työkustannusten jakamisesta. Mikäli asiantuntijaryhmä puoltaa muutoksen toteuttamista, se antaa samalla esityksen toteutusaikataulusta.
  4. Tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmä käsittelee kehitysehdotuksen asiantuntijaryhmän antaman lausunnon pohjalta (hyväksyy, lähettää jatkovalmisteluun asiantuntijaryhmälle tai hylkää) ja antaa toimeksiannon muutoksen toteuttamisesta.
  5. Muutoksen toteutusta käsitellään asiantuntijaryhmässä.
  6. CSC informoi relevantteja tahoja uudistuksesta.

7.3.2.3. Muut kehitysehdotukset

Tietomalliin liittyvien uudistusten lisäksi kehitysehdotukset voivat koskea esimerkiksi tätä hallintamallia, palveluun liittyvää dokumentaatiota ja viestintää tai palvelun teknistä toteutusta, kuten tiedonsiirtomäärityksiä tai muutoksia lukurajapintaan. Muu kehitysehdotus ei vaikuta tutkimusorganisaatioiden toimintaan, ohjeistukseen eikä aiheuta niille kustannuksia.

  1. Aloitekanavana ehdotuksille virta-julkaisut@csc.fi tai vastuulliset henkilöt
  2. Ehdotuksesta tehdään tiketti VIRTA-julkaisutietopalvelun Jiraan (https://jira.csc.fi/browse/VIRTAJUL, label virta-jtp-kehitysehdotukset)
  3. Ehdotus käsitellään ja siitä tiedotetaan relevantteja tahoja.

7.4. Toiminnan vuosikello

7.4.1.Kehittäminen ja suunnittelu

VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään 3-5 VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilökokouksia järjestetään kolmen viikon välein (poislukien kesäkausi). Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonekruiden tiedonkeruiden ohjausryhmä kokoontuu noin kuusi 5-6 kertaa vuodessa. Kaksipäiväinen Julkaisutiedonkeruuseminaari sekä kaksipäiväinen KOTA-seminaari järjestetään syyskauden alussa ja kevätkaudella järjestetään päivän mittainen VIRTA-seminaari.

VIRTA-opintotietopalvelusta poimittavien tiedonkeruiden aikataulut on kuvattu tarkemmin palvelun Confluence-sivustolla. 

Image Removed

6.5. Kustannukset

Kustannukset on kuvattu yleisosiossa.

6.6. Kokonaisarkkitehtuurikehys

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-opintotietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.

6.6.1. Opiskelun ja opetuksen tietovirrat

Korkeakoulujen digitalisoituvaa opiskelua ja opetusta koskevien tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa organisaatiorajat ylittäviä tietovirtoja mukaan lukien viranomaistietovirrat, mikä tarkoittaa paitsi VIRTA-opintotietopalvelun, myös muiden tietovarantojen, kuten Väestötietojärjestelmän laajempaa hyödyntämistä.

Image Removed

6.6.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyö ja viitearkkitehtuuri

Korkeakoululaitoksen opiskelun ja opetuksen tukipalveluista ja hallinnosta vastaavat toimijat kehittävät Synergiaryhmän toiminnan puitteissa yhteistä viitearkkitehtuurikehystä. Työtä ohjaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki, ks. VIRTA-hallintamalli).

6.6.3

. Kevätkaudella TUHA-verkosto järjestää oman vuosittaisen seminaarinsa, jossa VIRTA-julkaisutietopalvelua käsitellään ohjelmasta riippuen.

7.4.2. Tietosisältöjen määrittely, tiedonsiirto ja tiedonkeruut

Tietosisältöjen määrittelyn, tietojen siirron ja hyödyntämisen vuosikello, esimerkkinä vuosi 2017*:

Image Added


*) Vuoden 2017 tietosisällön määrittelyjä sovelletaan myös vuoden 2016 tietoihin, mikäli ne siirretään VIRTA-julkaisutietopalveluun maaliskuun 2017 jälkeen.


VIRTA-julkaisutietopalvelusta poimittavien tiedonkeruiden aikataulut on kuvattu tarkemmin tiedonkeruusivustolla

7.5. Yhteentoimivuuden määritykset

Yhteentoimivuuden määrityksiä on korkeakoulukentällä laadittu tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden kehittämiseksi korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten yhteistyössä. Korkeakoulujen tietomallityöllä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista.

6

7.

6.3

5.1. Yhteentoimivuusmalli

VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun tietomalli hyödyntää Yhteentoimivuusmallia. VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun tietomalli muodostuu tietovarannon käyttötarkoitukseen tarkennetusta osajoukosta (ns. soveltamisprofiili) koulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä tietomäärityksiä. Yhteisillä tietomäärityksillä tarkoitetaan avoimesti yhteiskäyttöiseksi julkaistuja, toimialan keskeisiin sanastoihin kytkettyjä tietokomponentteja, joiden avulla voidaan harmonisoida ja linkittää eri tietomalleissa käytettyjä määrityksiä tai tuottaa yhteentoimivuus näin varmistaen kokonaan uusia tietomalleja. Yhteisiä tietokomponentteja voidaan tarvittaessa täydentää VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun tuottamien tarpeiden mukaan.   

6

7.

6

5.

3.

2. Tiedonsiirtomääritykset

Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä korkeakoulusta tietovarantoon. RAKETTI-VIRTA-ohjausryhmän päätöksen (25.5.2012) perusteella tuetaan vain tiedonsiirtotapaa, joka perustuu eräsiirtoon korkeakoulusta tietovarantoon. Eräsiirto poistaa ja korvaa uudella kaikki korkeakoulun aiemmin tuomat tiedot. Tiedonsiirtomääritykset , tutkimuslaitoksesta tai yliopistosairaalasta tietovarantoon. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina VIRTA-opintotietopalvelun Confluence-julkaisutietopalvelun sivulla.

Tietojen lukemisessa tietovarannosta käytetään web services -tyyppistä rajapintaa, joka palauttaa tiedon järjestettynä CEN\SFS-standardin EUROLMAI-mukaan.

6.6.3.3.

lukemiseen tietovarannosta on käytössä kaksi lukurajapintaa: REST ja OAI-PMH.

7.5.3. Koodistot

Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään Opetushallituksen toteuttamaa Oppijan verkkopalveluihin kuuluvaa Koodistopalvelua. CSC huolehtii OKM:n toimeksiannosta Koodistopalvelussa sellaisten koodistojen päivittämisestä, joita Opetushallitus tai koodistot omistavat viranomaiset eivät ylläpidä. Tehtävä on osa korkeakoulu korkeakoulujen tietomallin ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa uusien koodistojen lisäykset ja nykyisten muutokset tehdään kootusti yhteisellä työkalulla.

Koodistot on sisällytetty korkeakouluille tarkoitettuihin tiedonsiirtomäärityksiin (koodistottyypit.xsd), jotta XML-tiedonsiirron tarkistuksessa voidaan varmistua, että käytetyt koodit ovat oikeita. Tiedonsiirtomäärityksissä on koodistoista vain sellaiset koodit, joita voidaan tuoda tietovarantoon. Tiedonsiirtomäärityksissä on myös sellaiset vanhentuneet koodit, joita voidaan tuoda korkeakouluista tietovarantoon.

6

7.

6.3

5.4. Tiedonkeruumääritykset

VIRTA-opintotietopalvelua hyödynnetään julkaisutietopalvelua hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan raportoinnissaviranomaisraportoinnissa. Yhteisen tietomallin mukaan tuotettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa VIRTA-opintotietopalvelusta Tilastokeskuksen tiedonkeruumääritysten mukaiset opiskelija- ja tutkintotiedot suoraan Tilastokeskukselle. Myös opetus- ja kulttuuriministeriön opintopistetiedonkeruu toteutetaan suoraan Virta-opintotietopalvelusta, lukuunottamatta harjoittelukouluissa suoritettuja pisteitä. Myös muita opetus- ja kultuuriministeriön suoria tiedonkeruita pyritään siirtämään suoraan Virrasta poimittaviksi.tietoa. OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla . Syksyllä lähetettävissä OKM:n tiedonkeruukirjeissä nostetaan esille tulevan tiedonkeruukierroksen tärkeimmät muutokset ja aikataulut.

6.7. Palvelun käyttäminen

6.7.1. Käyttötavat

6.7.1.1. CSC:n toteuttamat poiminnat

CSC muodostaa tiedontarvitsijoiden pyynnöstä tietoaineistoja VIRTA-opintotietopalvelun sisällöstä tekemällä suoria tietokantahakuja. Ennen poimintoja kyseisen tietotarpeen oikeutus tulee olla selvillä (ks. tiedonluovutusluvat ). CSC toimittaa tietoaineiston sovittuja kanavia pitkin tiedontarvitsijoille, henkilötietoja sisältävät aineistot aina salattuja yhteyksiä käyttäen.

6.7.1.2. WS-rajapinnat

VIRTA-opintotietopalvelun Web Service -rajapinta avataan tiedontarvitsijoille, mikäli lupa tiedon noutamiseen teknistä käyttöyhteyttä pitkin on olemassa. WS-rajapintojen kuvaukset ja esimerkkisanomat esitellään kattavasti VIRTA-opintotietopalvelun ohjeissa. Erillinen testipalvelu mahdollistaa opintotietopalvelun testauksen anonymisoidulla tietoaineistolla.

6.7.2. Käyttötarkoitukset, tietojenluovutus ja käyttöönottoprosessi

VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttö on mahdollista, mikäli tiedon tarve on perusteltavissa joko lakisääteisesti tai luvanvaraisesti. VIRTA-opintotietopalvelun käyttö voidaan jakaa 1) OKM:n ja OPH:n lakisääteiseen käyttöön (ml. CSC:n sisäinen kehitystyö), sekä 2) muuhun käyttöön rekisterinpitäjien erikseen myöntämällä luvalla. CSC huolehtii mahdollisesta luvitusprosessista.Prosessia ollaan kehittämässä siten, että korkeakouluilla olisi käytössä päätöspohja, jota voidaan hyödyntää eri tiedonluovutustapauksissa.

CSC on määritellyt alustavasti kuusi erilaista tiedon käytön ja tiedonluovutuksen perustapausta (selkeytettävä):

  1. korkeakoulu noutaa tietovarannosta tuotettuja aineistoja (ml. 4.b tuotetut aineistot)
  2. korkeakoulu käyttää palveluissaan tietovarannon lukurajapinnan kautta rekisteriinsä kuuluvaa tietoa
  3. Opetushallitukselle valtakunnalliseen opiskelijavalintarekisteriin
  4. a) viranomainen käyttää lukurajapintaa
    b) aineistoluovutukset viranomaisille
  5. rekisterinpitäjän päätöksellä muuhun tarkoitukseen
  6. rekisterinpitäjän päätöksellä tiedonluovutukset aineistona

Käyttöönotto etenee yhteydenotolla CSC:hen, joka vie asian eteenpäin käsiteltäväksi OKM:lle ja rekisterinpitäjille. Tarvittaessa tietojen käyttöä ja sen yksityiskohtia käsitellään VIRTA-opintotietopalvelun ohjausrakenteissa. Päätöksen jälkeen CSC sopii toimijoiden kanssa tarvittavista yksityiskohdista käyttöyhteyden avaamiselle (esim. palomuuriavaukset ja salaukset) tai tietoaineistojen toimittamiselle.

sekä tutkimuslaitoksille ja yliopistosairaaloille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjana Eduunissa. CSC toimittaa VIRTA-julkaisutietopalvelusta OKM:lle tiedonkeruumääritysten mukaiset julkaisutiedot.

7.5.5. Sidosarkkitehtuurit

Korkeakoulujen tutkimuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-julkaisutietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.

Tutkijan tietovirrat

Tutkimukseen metatietoja tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa sekä tutkimustoiminnasta korkeakoulujen ja viranomaisten välillä kulkevien, että tutkijoiden eri tahoille (esim. tutkimusrahoittajille) raportoimien tietojen tietovirtoja muun muassa VIRTA-julkaisutietopalvelua ja muita valtakunnallisia tietovarantoja hyödyntämällä.

Tutkimuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuri

TUHA-verkoston viitearkkitehtuurityöryhmä laatii kokonaiskäsitystä siitä, millaisia prosesseja tutkimustyössä on, mitä tietoja niissä kulkee ja miten tätä tietoa tallennetaan ja hyödynnetään tutkimuksen tuen ja hallinnon näkökulmasta.

Tutkimuksen tuen ja hallinnon sanastotyö

Sanasto on tärkeä elementti tutkimuksen tietohallinnon yhteentoimivuuden varmistamisessa. TUHA-verkoston tietomallityöryhmän tehtävänä on laatia tutkimuksen ja tutkimushallinnon sanasto ja termit yhteen kytkevä käsitekartta.

Avoimen tieteen ja tutkimuksen kokonaisarkkitehtuuri

ATT-­viitearkkitehtuuri  keskittyy  tutkimusjärjestelmän  kokonaisarkkitehtuurin  tavoitetilan  selkeyttämiseen ja  kuvaamiseen  mahdollisimman  yksikäsitteisellä  tavalla. Viitearkkitehtuurissa tarkastellaan  avoimeen  tieteeseen  ja  tutkimukseen  liittyviä  viitearkkitehtuureja  sekä  tutkimusjärjestelmän  niitä  prosesseja,  joiden  avulla  pyritään  saavuttamaan  tutkimustyön  selkeyttämistä  ja  rakentumista.

7.6. Palvelun käyttäminen

7.6.1. Käyttötarkoitukset

VIRTA-julkaisutietopalvelun käyttö voidaan jakaa neljään kategoriaan:

  • Korkeakoulun omien tietojen käyttö
  • Tiedon avaaminen ja käyttö operatiivisissa palveluissa
  • Tietojen viranomaiskäyttö
  • Tiedon esittäminen

7.6.1.1. Lukurajapinnat

VIRTA-julkaisutietopalvelun tietosisältö on luettavissa REST- ja OAI-PMH-lukurajapintojen kautta Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.

7.6.1.2. Julkinen hakuportaali

VIRTA-opintotietopalvelun tietoaineisto on mahdollista avata tutkimuskäyttöön joko erikseen poimittujen tietoaineistojen muodossa tai suorana pääsynä tietoturva huomioiden. CSC valmistelee toimintatavan ja vie asian ohjausryhmän käsittelyyn.

6.7.3

julkaisutietopalvelun tietosisältö on avoimesti saatavilla  JUULI-julkaisutietoportaalissa www.juuli.fi. Tietoja tuottava organisaatio voi säädellä julkaisutietojensa näkyvyyttä JUULIssa  tiedonsiirtomäärityksissä määritellyn "Julkaisun tila" -koodiston avulla.

7.6.1.3. Yhteinen raportointi

VIRTA-julkaisutietopalvelusta poimitaan vuosittain tiedot OKM:n julkaisutiedonkeruuseen. Kunkin tiedonkeruuvuoden tiedot poimitaan seuraavan vuoden maaliskuussa. Tiedonkeruussa huomioidaan julkaisut, joiden "Julkaisun tila" koodi on 2 (=OKM:n tiedonkeruukelpoinen julkaisu).

Julkaisutietoja raportoivat organisaatiot voivat tarkastella tiedonsiirtojen tilannetietoja ja virheraportteja Extra-Vipunen-portaalissa.

7.6.2. Käytön tuki

VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. Ylläpito on tavoitettavissa virka-aikana eikä palvelulla ole toistaiseksi sovittu vasteaikoja.

OKM:n CSC:ltä ostamaan palvelukokonaisuuteen kuulumattomien asioiden osalta toimijoiden on mahdollista hankkia CSC:ltä erillisin sopimuksin tuntihinnoiteltua, VIRTA-opintotietopalveluun julkaisutietopalveluun ja/tai tietovarastointiin liittyvää konsultointia. CSC:n tuottamat in house -palvelut on määritelty osana ktpo-vuosisopimusta OKM:n ja CSC:n välistä vuosiopimusta tietovarantokonsultointina.

6.8. Tekninen ylläpito

Tekninen ylläpito on kuvattu yleisosuudessa.

6.9.

7.7. Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi  

VIRTA-opintotietopalveluun julkaisutietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietosisällön tulee noudattaa lakisääteistä OKM:n tiedonkeruumääritysten edellyttämää tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä (esim. tutkintotiedot myös paperirekistereistä asti). Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-opintotietopalvelu julkaisutietopalvelu tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin joitain ratkaisevia tietovaatimuksia (esim. lukukausi-ilmoittautumisten määrä).pakollisuusvaatimuksia (esim. julkaisun nimi, julkaisuvuosi ja tekijätiedot edellytetään kaikilta julkaisuilta).

Organisaatioiden toimittamia tietoja rikastetaan tietovarannossa tietyiltä osin (esim. organisaatioiden välisten yhteisjulkaisujen tunnistaminen, Julkaisufoorumiluokan määrittäminen).

Tiedon laatua seurataan yleistasoisten mittareiden avullaTiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa, jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedon laadun keskimääräistä tasoa.

CSC tuottaa tiedonkeruiden yhteydessä poiminta-aineistot korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta tiedontarvitsijoille (aineistopoiminnat)OKM:lle.

6

7.

10

8. Viestintä

Virta

VIRTA-

opintotietopalvelusta

julkaisutietopalvelusta

CSC tuottaa oikeaa ja ajantasaista välittää tietoa VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun rekisterinpitäjien sekä tietoja hyödyntävien, ohjaavien, ylläpitävien ja kehittävien tahojen ja sidosryhmien käytettäväksi niin, että eri tahot pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkainen kasvokkaisen kommunikoinnin rinnalla Confluence-sivusto, sähköposti ja JIRA-asianhallintajärjestelmä, ACP-verkkokokousjärjestelmä, puhelin ja sosiaalinen media (Twitter).

CSC ylläpitää VIRTA-opintotietopalvelun julkaisutietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja CRM-järjestelmässään, sähköpostilistapalvelimellaan (Sympa), JIRA:ssa -tehtävänhallintajärjestelmässä (korkeakoulukohtaiset tiketit) ja Confluencessa.

CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimin julkaisutietopalvelutiimin tavoittaa palveluosoitteesta virta@cscvirta-julkaisut@csc.fi. Viesteistä muodostuu automaattisesti JIRA-palvelupyyntö. VIRTA-opintotietopalvelutiimin sisäiseen viestintään on lisäksi käytössä tietovaranto@postit.csc.fi -osoite. VIRTA-opintotietopalvelun   VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilöiden sähköpostilista on virta-julkaisut-yhteyshenkilot@postit.csc.fi.  

CSC järjestää korkeakouluille ja sidosryhmille kohdennetut puolivuosittaiset tapahtumat; keväisin VIRTA-seminaarin ja syksyisin KOTA-seminaarin osana puolipäiväisen VIRTA-osuudensyksyisin julkaisutiedonkeruuseminaarin.

Kriisiviestinnässä noudatetaan CSC:n valmisteilla olevaa kriisiviestinnän ohjetta. Ks. myös Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen.