Asianhallinnan, tiedonohjauksen, sähkoisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin ideamuotoilu

Työstöön osallistuvat

  • Ideatoimikunnan jäsenet
  • Ari Hovila VY
  • Kokonaisarkkitehtuuri: Patrik Maltusch Aalto-yliopisto, Kari Kataja HAMK, Vilho Kolehmainen Metropolia,
  • Asianhallinnan ja arkistointi: Susanna Kokkinen Aalto-yliopisto, Jenni Sorvisto TAY, Mirja Nojonen JAMK, Erja Mesikämmen DIAK, Jarmo Jaskari SeAMK, Marko Leinonen LY, Laura Kinnunen LapinAMK, Riikka Heikkonen HY, Markus Häkkinen XAMK, Kari Tiainen Karelia, Pia Hakulinen Karelia, Anne Ala-Kallaanvaara HY, Johan Nyman Åbo Akademi, Helena Päivärinta Arcada, Jenni Evesti OAMK, Katariina Alha OY, Aino Piirainen LapinAMK
  • Oppiminen ja opetus: Anne Koskela Savonia, Tarja Kalliomäki-Linnas TAMK
  • Tutkimus ja TKI-toiminta: Vesa Taatila TuAMK

Round-table työkalu

Aikataulu

  • Ideamuotoilun suunnittelupalaveri järjestetään 14.1.2019 klo 09.00-11.00 etäkokouksena https://cscfi.zoom.us/j/744717998
  • Suunnittelupalaveriin on lähetetty kutsu ideatoimikunnan jäsenille, jotka voivat halutessaan osallistua.
  • Varsinainen työskentely osallistujien kesken alkaa torstaina 17.1. klo 08.30 kick-off -kokouksella, jossa esitellään round- table työkalu ja työn eteneminen

ViikkoAikaAihe
vk 3To 17.1. klo 08.30-09.00

Kick-off ideatoimikunnan kokouksessa  

  • Tavoitteet
  • Round-table -työkalun esittely

Aloituskokous osana ideatoimikunnan kokouksen muuta agendaa.

vk 4

Ke 23.1. klo 13.00-16.00

Verkkokokous laajennetulla kokoonpanollaTyöstökokous, 3t
vk 5

Ke 30.1. 08.30-11.30

Verkkokokous laajennetulla kokoonpanolla
Työstökokous, 3t
vk 6

Ti 5.2. 08.30-11.30

Verkkokokous laajennetulla kokoonpanollaTyöstökokous, 3t
vk 7Ma 11.2. klo 08.30-11.30Optio verkkokokoukseen laajennetulla kokoonpanollaOptio työstökokoukseen - pidetään tarvittaessa, 3t
vk 7To 14.2. klo 08.30-09.00

Projektin päätös ideatoimikunnan kokouksessa

  • Selvitettäväksi tunnistetut ratkaisukokonaisuudet
Päätöskokous osana ideatoimikunnan kokouksen muuta agendaa

Asiakirjat

Kalenterikutsu ja saateviesti

Hei,
Tervetuloa esiselvittämään yhdessä tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuutta! Lähdemme esiselvittämään kokonaisuutta konsultin fasilitoimalla menetelmällä, joka yhdistää verkkokokouksia ja niiden väleillä tapahtuvaa itsenäistä työskentelyä. Kokousten väliaikoina osallistujat saavat vastattavakseen aiheeseen liittyviä kysymyksiä, joiden avulla kokonaisuutta tarkennetaan edelleen yhteisissä verkkokokouksissa. Vastaukset voi jättää itselle sopivana ajankohtana, eikä vastaamista varten tarvitse varata valtavasti aikaa - menetelmä pyrkii olemaan nopea, kevyt ja helppo.
Työstöön toivotetaan tervetulleiksi kaikki asiantuntijat, ja kutsua saa levittää parhaiksi katsomillenne tahoille. Kaikissa kysymyksissä voitte lähestyä meitä osoitteella ideapankki@postit.csc.fi

Tavoitteet

Esiselvityksen tuloksena on tunnistettu mahdollisesti selvitettäviä ratkaisukokonaisuuksia, joiden edistämiseen edelleen halukkaat korkeakoulut voisivat sitoutua.

* Asiaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty
* Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu
* On tarkennettu ne kysymykset, joihin jatkoselvitysvaiheessa pyritään vastaamaan (tai selvitysvaiheissa työn mahdollisesti eriytyessä)
* Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien korkeakoululaitoksen yhteisten haasteiden purkamiseen jatkossa

Aikataulu

Työskentely osallistujien kesken alkaa torstaina 17.1. klo 08.30-09.00 kick off -kokouksella. Lyhyessä kokouksessa tutustutaan työskentelyssä käytettävään round-table -työkaluun ja käydään läpi tavoitteet ja eteneminen. Varsinaisia työstökokouksia seuraa kolme tai neljä (neljänteen kokoukseen on alustava varaus; kokous pidetään tarvittaessa), ja esiselvitys päätetään 14.2. Kaikki kokoukset järjestetään verkkokokouksina osoitteessa https://cscfi.zoom.us/j/744717998 Ohessa kalenterikutsuilla lähetettävät tarkemmat kokousajat:
To 17.1. klo 08.30-09.00 Projektin kick off
Ke 23.1. klo 13.00-16.00 Työstökokous
Ke 30.1. klo 08.30-11.30 Työstökokous
Ti 5.2. klo 08.30-11.30 Työstökokous
(Ma 11.2. klo 08.30-11.30 - alustava varaus, pidetään tarvittaessa)
To 14.2. klo 08.30-09.00 Projektin päätös

Taustaa

Esiselvitystä vaativa aihe on tunnistettu korkeakoulutuksen ja tutkimuksen toimijoiden kehitysideoiden keräämiseen ja edistämiseen tarkoitettussa Ideapankissa. Ideapankin avulla pyritään löytämään oikeat tahot ehdotusten esiselvityksille ja jatkotoimille. Kyseinen idea valittiin AAPA- ja FUCIO-verkostojen työvaliokuntien ja CSC:n edustajien kanssa yhteistyössä yhteisesti esiselvitettäväksi aiheeksi.
Tietoa Ideapankista: ideapankki.csc.fi
Työskentelyn eDuuni-wikisivu: https://wiki.eduuni.fi/x/lIX6B
Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähkoisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittämisen kokonaisuus Ideapankissa (kirjautuminen ensin Eduuni-wikissä, ideapankki.csc.fi): https://jira.eduuni.fi/browse/CSCIDEAPANKKI-2
Yhteistyöterveisin,
Outi
***********************************************
Outi Tasala
Asiakasratkaisupäällikkö
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Keilaranta 14, PL 405, 02101 Espoo

+358 50 381 8526, outi.tasala @csc.fi
***********************************************

Tunnistetut sidosryhmät, jotka pidetään tietoisina esiselvityksen etenemisestä

AAPA ja FUCIO verkostot, KA-SIG

2018-11-28 Keskustelu ideakonsultoinnista

Mikko Talsi & Nina Laukkanen / Sofigate, Antti Mäki & Outi Tasala / CSC
Taustaa ideapankista ja ideasta Tiedonohjauksen, asianhallinnan, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja asiointipalvelun kehittäminen

Tavoitteet

Ideaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty
Esiselvityksen lopputulemana on tarkennettu ne kysymykset, joihin selvitysvaiheessa pyritään vastaamaan
Työstetään yhdessä laaja-alaista, monitahoista ja useita koskevaa ideaa, ei siis haeta konsultista asianhallinnan asiantuntijaa
→ Tunnistettaisiin tarpeita
→ Työkalulla hahmotettaisiin tätä valtavaa kokonaisuutta, ja prosessissa tunnistetaan siitä yhdessä tai erikseen edistettäviä paloja
→ Tavasta voisi tulla käytetty metodi vastaavien purkamiseen jatkossa
→ Onko tiedonhallintalain eteneminen ratkaisevaa?
Toivottu etenemisaikataulu
Käsittelyssä ideatoimikunnassa 29.11.2018
Päätös etenemisestä Ideatoimikunnan kokouksessa 13.12.2018
Kolme iterointikierrosta.
1. kierros: kysymyspatteristo avoimilla kysymyksillä, haetaan yhteistä kieltä. Käyntiin heti kick-offin jälkeen
2. kierros: kuinka edetä tunnistetuissa kysymyksissä. Avoimien kysymysten tulokset käytössä tammikuun iteraatioon.
3. kierros: valitoidaan 2.kierroksen ajatukset, äänestetään etenemisestä
Projektin päätös tammikuun lopussa - helmikuun alkupuolella
→ Aloitus mahdollista myös tammikuun puolella. Tärkeää saada tiivis rupeama.
Työmääräarvio
Tarkentunee 29.11.2018 ideatoimikunnan kokouksessa, alustava arvio 10-15 pv. Sofigaten konsultin hinta 129€/tunti, karkea arvio n. 10 000 - 15 000€.

  • No labels

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteistyöalustan tietosuojaseloste