Polut1-2-3

3.4.2019 kokouksen pohjalta yhdistetään polut 1-2-3 ja niitä ohjaamaan muodostetaan työvaliokunta.

Polkuihin on ideamuotoilun pohjalta kaavailtu seuraavat asiat käsiteltäviksi

1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus

Toimintaympäristön tilannekuva ja juridiset reunaehdot

• Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan tiedonohjaussuunnitelmaa, asinahallintajärjestelmän tai arkistointijärjestelmän hankintaa
• Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (täyttää juridisen vaatimuksen, täyttää auditoinnin kriteerit)
• vrt. https://ka.csc.fi/ (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki")
• Selkeä ja tiivistetty esitys johdon ymmärrettäväksi, että millä reunaehdoilla toimitaan

Yhteinen kypsyyskartta

• Aspekteina järjestelmä, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot
• Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmärtää tilanteensa ja miten voivat edetä
• Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä

Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilannekuva

• Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä: mitä ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty
• Muut organisaatioon liittyvät pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut järjestelmä kokonaisuudet, toimittaja yhteistyö, digitalisaation taso jne.
• Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä
• Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan

2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista”

Tehtäväluokituksen selkeyttäminen

• Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun tällä hetkellä ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat – yhteinen, sektorirajan ylittävä perusrunko
• kattavuus: korkeakoulujen yhteinen
• laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtävät
• syvyys: päätehtävät, alatehtävät ja asiaryhmät
• Muuta
  • JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa
  • Säilytysaikapäätöksien huomioiminen
  • Kuinka liikkeelle: pohjaksi työhön Aalto yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk?

3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys

• Luodaan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja
• Yhteisestä "ekosysteemiryhmä-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta
  • Pitkäjänteisen yhteistyön pohja rungon edistämiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyönä
  • yhteistyö foorumi / vertaistukea tälle polulle lähtijöille, apua jo kokeneilta konkareilta
• Kaiken sähköisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan näkökulmasta
• Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hyödyntämisen kehittämiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen

Kiinnostuksensa tähän polkuun ovat ilmoittaneet: