Polut1-2-3

3.4.2019 kokouksen pohjalta yhdistetään polut 1-2-3 ja niitä ohjaamaan muodostetaan työvaliokunta.

Polkuihin on ideamuotoilun pohjalta kaavailtu seuraavat asiat käsiteltäviksi

Toimintaympäristön tilannekuva ja juridiset reunaehdot

Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan tiedonohjaussuunnitelmaa, asinahallintajärjestelmän tai arkistointijärjestelmän hankintaa
Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (täyttää juridisen vaatimuksen, täyttää auditoinnin kriteerit)
vrt. https://ka.csc.fi/ (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki")
Selkeä ja tiivistetty esitys johdon ymmärrettäväksi, että millä reunaehdoilla toimitaan

Yhteinen kypsyyskartta

Aspekteina järjestelmä, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot
Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmärtää tilanteensa ja miten voivat edetä
Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä

Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilannekuva

Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä: mitä ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty
Muut organisaatioon liittyvät pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut järjestelmä kokonaisuudet, toimittaja yhteistyö, digitalisaation taso jne.
Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä
Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan

Tehtäväluokituksen selkeyttäminen

Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun tällä hetkellä ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat – yhteinen, sektorirajan ylittävä perusrunko
kattavuus: korkeakoulujen yhteinen
laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtävät
syvyys: päätehtävät, alatehtävät ja asiaryhmät
Muuta
- JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa
- Säilytysaikapäätöksien huomioiminen
- Kuinka liikkeelle: pohjaksi työhön Aalto yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk?

Luodaan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja
Yhteisestä "ekosysteemiryhmä-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta
- Pitkäjänteisen yhteistyön pohja rungon edistämiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyönä
- yhteistyö foorumi / vertaistukea tälle polulle lähtijöille, apua jo kokeneilta konkareilta
Kaiken sähköisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan näkökulmasta
Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hyödyntämisen kehittämiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen

Kiinnostuksensa tähän polkuun ovat ilmoittaneet:

Korkeakoulu	Nimi	Rooli	Email
HY	Riikka Heikkonen	Asiakirjahallinnon asiantuntija	riikka.heikkonen@helsinki.fi
Laurea	Marjo Valjakka	Suunnittelija (tiedonhallinta)	marjo.valjakka@laurea.fi
OAMK	Jenni Evesti	Tiedonhallinnan suunnittelija	jenni.evesti@oamk.fi
Uniarts	Taina Turpeinen	Asiantuntija (tiedonhallinta, arkistointi)	taina.turpeinen@uniarts.fi
XAMK	Markus Häkkinen	Projektipäällikkö (TKI-palvelut)	markus.hakkinen@xamk.fi
Centria	Laura Nykänen	Projektisuunnittelija (arkisto)	laura.nykanen@centria.fi
UEF	Mari Pehkonen	Tiedonhallintasuunnittelija (Asiakirja- ja kirjaamopalvelut)	mari.pehkonen@uef.fi
JAMK	Mirja Nojonen	Asiantuntija Tietosuojavastaava	mirja.nojonen@jamk.fi
TuAMK	Marja Anttonen	Kirjastonjohtaja	marja.anttonen@turkuamk.fi
Metropolia	Susanna Näreaho		susanna.nareaho@metropolia.fi
Vaasan korkeakoulut	Ari Hovila	Tietohallintopäällikkö	ari.hovila@uwasa.fi
TUNI	Jenni Sorvisto	Asiakirjahallinnan asiantuntija	jenni.sorvisto@tuni.fi

Korkeakoulu	Kiinnostus	Kommentit
Aalto	2	Mahdollisuus myös allokoida rahaa kohtaan 2, mikäli pläni on hyvä.
Arcada	1-2-3	Tällä hetkellä vaikein kohta on, että ei ole allokoitavaa rahaa, kun emme pysty mitenkään ennakoimaan kustannusvaikutuksia.
Centria	1-2-3
Diak	2
Haaga-Helia	1-2-3
HAMK	3
HY	2-3
JAMK	2
JY	1-2	Kohta 1 kiinnostaa selvästi edellytäen, että työ auttaa meitä hahmottamaan kehittämistarpeemme Kohta 2 mahdollisesti, mutta ei niin vahva kiinnostus kuin ykköseen
KAMK	1-2-3	KAMK on kiinnostunut kaikista tutkintalinjoista. Suunnittelun edetessä se tekee päätöksen tarkemmasta resurssiensa kohdentamisesta.
Karelia	2-3
Laurea	2-3
LUC	2
LUT	2-3	LUTille tässä vaiheessa kohta 2 olisi akuutti. Ehkä myös 3 olisi kiinnostava.
Metropolia	1-2-3	Meillä on kiinnostusta yhteistyölle kaikilla osa-alueilla ja eritysesti osa-alueilla 1-3. Panostus riippuu selvitystyön etenemisen aikataulusta ja millä aikataululla saamme henkilöresurssin.