VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttäminen - selvitys

1.Johdanto

Korkeakoulujen  yhteinen  VIRTA-opintotietopalvelu otettiin käyttöön 2014. Palvelun rakentamisen ajurina olivat muutokset korkeakoulujen yhteishaussa ja yhteisen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän  Opintopolku.fi-palvelun käyttöönotto. Tuolloin voimassa olleen lain xxx  6 d §:n mukaan VIRTA-opintotietopalvelusta on luovutettu tietoja lakisääteisiin käyttötarkoituksiin ja Opetus- ja kulttuuriministeriö on tuottanut tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja. Lisäksi tietoja on luovutettu rekisterinpitäjän luvalla tai toimeksiannosta käytettäväksi erilaisissa oppijan palveluissa sekä tutkimuskäytössä.

VIRTA-opintotietopalvelun tietoja voi hyödyntää suoraan rajapintojen kautta teknisellä käyttöyhteydellä tai VIRTAsta tehtävinä tietopoimintoina. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua käyttämällä joko VIRTAn ulkoista ws-rajapintaa tai Kansallisen Palveluväylän kautta. 

Vuoden 2018 alussa otettiin KOSKI-palvelukokonaisuus. KOSKI-palvelun yhteydessä toimii opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu, jonka kautta voidaan yhdistää ja luovuttaa tietoja ylioppilastutkinnoista alkaen vuodesta 1990, korkeakoulututkintoja ja -opintosuorituksia sekä opiskeluoikeuksia pääsääntöisesti alkaen vuodesta 1995 sekä ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja korkeakoulutuksen haku- ja valintatietoja. VIRTA-tietovaranto toimii KOSKI-palvelun tietolähteenä. Kansalaiset voivat katsella ja jakaa KOSKI-palvelussa olevia opintotietojaan Oma Opintopolku -palvelun kautta.

Opetushallitus vastaa tietovarannon ja luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta.

Tällä hetkellä voimassa olevassa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (2017/884) säädetään tietojen luovuttamisesta korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta seuraavasti:

• 26 § Tietovarannosta luovutetaan opiskelijavalintarekisterin käyttöön ne tietovarantoon tallennetut 25 §:ssä tarkoitetut tiedot, jotka 19 §:n mukaan voidaan tallentaa opiskelijavalintarekisteriin. (26.4.2019/568)

  Korkeakoulu päättää muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. (26.4.2019/568)
  

  Opetus- ja kulttuuriministeriö voi tuottaa tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja.

• 28§ Opetushallitus ylläpitää opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelua, jolla tässä laissa mainituissa rekistereissä ja tietovarannoissa olevia henkilön tietoja yhdistetään ja tarjotaan keskitetysti hänen itsensä nähtäväksi ja käytettäväksi sekä luovutetaan tietojen saamiseen oikeutetuille.
  

  Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla luovutetaan:
  

  1) perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 7–9 §:ssä tarkoitettuja tietoja, lukuun ottamatta 9 §:n 2–5 momentissa tarkoitettuja tietoja;
  

  2) ylioppilastutkintorekisteriin sisältyviä 14 §:n 2 momentissa tarkoitettuja tietoja;
  

  3) opiskelijavalintarekisteriin sisältyviä 19 §:ssä tarkoitettuja tietoja; sekä
  

  4) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 25 §:ssä tarkoitettuja tietoja.

• 29§ ...Tässä laissa tarkoitettuihin rekistereihin ja tietovarantoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla viranomaisen lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.
  

  Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus voi avata teknisen käyttöyhteyden sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Viranomaisen on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti....

Lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja OPH:n ylläpitämän KOSKI-palvelun käyttöönotto ovat luoneet tilanteen, jossa korkeakoulujen tietoja tällä hetkellä luovutetaan sekä VIRTA-opintotietopalvelun että Kosken opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta. Lainsäädännössä tietojen luovuttaminen on annettu Kosken luovutuspalvelun tehtäväksi. Tämän selvityksen tarkoituksena on kuvata nykyinen, suoraan VIRTAsta tehtävä tietojen käyttö ja tuottaa eri palvelujen ja tietopoimintojen osalta informaatiota jatkotoimenpiteitä ja etenemisaikataulua koskeva päätöksenteon pohjaksi.

2. Nykytilan kuvaus

1. VIRTA-tietojen käyttö
2. CSC
   1. Lyhyt yleisesittely
   2. kuvaus rajapintakäytöstä ja erillisistä poiminnoista
   3. Viranomaiskäyttö ja ei viralliset omaiset
   4. Lupa-/toimeksiantoprosessit
3. OPH
4. Palvelukohtaisia huomioita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulullisesti
   1. KELA (lyhyt kuvaus)
      
      1. Tietopoiminnat
         1. Lyhyt kuvaus ja kypsyystaso
      2. Rajapinnat
         1. Lyhyt kuvaus ja kypsyystaso
      3. Huomioita
   2. VALVIRA
      1. Tietopoiminnat
      2. Rajapinnat
   3. Opintopolku
   4. ...
   5. Ei-viranomaiskäyttäjät
   6. Kansalaisen näkymä tietoihin

3. Palvelukohtaisia huomoita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulullisesti

Kela

Kansaneläkelaitoksella on lakisääteinen oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta opintotuen täytäntöönpanoa varten (Tietojensaantioikeus 41 b §).  Näitä tietoja ovat muun muassa opetus-ja kulttuuriministeriön tietovarannosta opiskelijoiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä opiskelijoiden opintoja ja opintojen seurantaa varten koskevat tiedot.

Kansaneläkelaitos (KELA) saa korkeakouluopiskelijoiden opiskelutiedot korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-Opintotietopalvelusta kerran kuukaudessa. Kyseiset tiedot sisältävät opiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, valmistumistiedot ja opiskelun keskeyttämistiedot. Kerran vuodessa toimitetaan myös korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustiedot Kelaan opintojen edistymisen seurantaa varten. Tietopoimintojen lisäksi KELA tarkastelee opiskelijoiden tietoja rajapinnan kautta etuuksien käsittelyä varten.

Tietopoiminnat

Kelalle on tehty tietopoimintoja VIRTA-Opintotietopalvelusta vuodesta 2017 (tarkistettava) lähtien. CSC toimittaa yliopistoista ja ammattikorkeakouluista saatavat opintotiedot kerran kuukaudessa Kelaan. Tietojen perusteella Kelassa tehdään opintotuen lakkautusratkaisuja tai muodostetaan maksuesteitä. Lisäksi tietoja käytetään opintolainavähennyksen ja -hyvityksen ratkaisuissa. Alkuun tietopoiminnat toteutettiin manuaalisesti, mutta on nykyisellään automatisoitu.

Edistymisen seurannan poiminta tehdään vuosittain syksyisin. Edistymisen seurannan poiminnan avulla KELAssa seurataan opintojen edistymistä ja sitä, että opintotuen maksamista voidaan jatkossakin jatkaa. Kelalle toteutetaan ennakkopoiminta muutama viikko ennen varsinaista edistymisen seurannan poimintaa, jotta voidaan tarkistaa että kaikki tiedot ovat kunnossa varsinaista poimintaa varten. Tarvittaessa CSC:llä tehdään myös erilaisia testitapauksia Kelan käyttöön. 

Edistymisen seurannan prosessi CSC:n ja Kelan välillä on jo vakiintunut prosessi, eikä tällä hetkellä ole muutostarpeita näkyvissä kyseisen poiminnan osalta. Mahdollisia lisätarpeita ei ole tällä hetkellä tiedossa, mutta muun muassa korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisvastuu ja terveydenhoitomaksun kerääminen on siirtymässä Kelalle 1.1.2021 alkaen, joten keskustelua seurataan onko tällä muutoksella vaikutuksia VIRTA-Opintotietopalveluun.

Rajapinnat

Kansaneläkelaitos (KELA) on käyttänyt VIRTA-tietoja virkailijakäyttöliittymän kautta tarkastellakseen opiskelijoiden opiskelutietoja 1.1.2018 lähtien. Etuuksien käsittelyä varten Kelan kyseltävissä ovat soveltuvin osin korkeakouluopiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, opintosuoritukset, opiskeluoikeudet, tutkinnot ja ulkomaan opiskelujaksot. Kela on tehnyt vuonna 2018 yhteensä noin 170 000 kyselyä VIRTA-Opintotietopalvelusta. Yhdellä kyselyllä tarkoitetaan yhtä hakua rajapinnan kautta joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla.

4. Yhteenveto

VIRTA-tietovarannon tietojen luovutuksia tapahtuu sekä ws-rajapintaa pitkin, että manuaalisin tietopoiminnonnoin. VIRTA-tietovarannosta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä enemmän tai vähemmän satunnaisemman aikataulun mukaan. Mikäli kaikki tietojen luovutuksen haluttaisiin tehdä ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Tarkoituksenmukaisinta olisi tuottaa kaikki uudet VIRTA-tietoja koskeva tietojen luovutukset KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Tällöin myös tietojen luovuttamiseen liittyvä lupahallinto helpottuisi sekä korkeakoulujen että viranomaisten näkökulmasta.

Olemassa olevien tietojenluovutusten osalta tulisi laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän viranomaisen kanssa. Tähän muutokseen vaikuttaa toisaalta tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa.

KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi. Nykyisen sisäistä VIRTA-rajapintaa KOSKI-palvelun suuntaan laajennetaan mahdollistamaan monipuolisempia hakutoimintoja. Toinen vaihtoehto voisi olla VIRTA-tietovarannon tietosisällön päivittäinen kopiointi osaksi KOSKI-palvelun tietovarantoa. Tässä vaihtoehdossa päivittäisen kopioinnin yhteyteen voitaisiin rakentaa samantyyppinen tiedon versiointi kuin millainen KOSKI-tietovarannossa on tällä hetkellä käytössä. Lähtökohta molemmissa tapauksissa on vähentää manuaalista tiedonprosessointia VIRTA-KOSKI väliltä.