Ideamuotoilulla puretaan laajoja asiakokonaisuuksia konkreettisiksi poluiksi
Tavoitteena on purkaa alkuperäinen idea konkreettisiksi ja toteuttamiskelpoisiksi poluiksi, joita täsmennetään seuraavassa Esiselvitys vaiheessa. Ideamuotoilu ei tuota ratkaisuja, vaan tunnistaa mahdolliset etenemispolut.
Ideamuotoilu on ideatoimikunnan eli korkeakoulujen tietohallintojohdon verkostojen edustajien ja CSC:n sekä Sofigaten yhdessä muotoilema työskentelymalli.
Tältä sivulta löydät
Ideamuotoilun työskentelymalli
Ideamuotoilu toteutetaan Roundtable-työkalussa 4 viikon aikana. Roundtable on menetelmä ja työkalu, jonka avulla avainhenkilöt voidaan tehokkaasti osallistaa yhteiseen päätöksentekoon.
Ideamuotoilu sisältää neljä kierroskokonaisuutta:
- Valmistelu ja Kierros 1
- Kick off palaveri työskentelyyn osallistuville
- Työryhmäläinen osallistuu Roundtable työskentelyyn
- Fasilitaattori valvoo edistymistä ja vastaa ilmenneisiin kysymyksiin
Lopputulos ja seuraavan kierroksen työstö tapahtuu työpalaverissa
- Kierros 2
- Työryhmäläinen osallistuu Roundtable työskentelyyn
- Fasilitaattori valvoo edistymistä ja vastaa ilmenneisiin kysymyksiin
Lopputulos ja seuraavan kierroksen työstö tapahtuu työpalaverissa
- Kierros 3
- Työryhmäläinen osallistuu Roundtable työskentelyyn
- Fasilitaattori valvoo edistymistä ja vastaa ilmenneisiin kysymyksiin
Lopputulos ja seuraavan kierroksen työstö tapahtuu työpalaverissa
- Projektin päätös
- Fasilitaattori valmistelee projektin loppuraportin
- Raportin esittely päätöspalaveirssa
Ideamuotoilua ja nopeita kokeiluja tulevaisuuteen
Ideapankista löydetään tyypillisesti idealle sen edistämisestä ja selvittämisestä kiinnostuneita tahoja. Joskus ideat edustavat tarpeita, joiden ratkaisuavaruudet ovat suuria, jäsentymättömiä kokonaisuuksia, ja esiselvityksiin on mahdollista ryhtyä vasta, kun yhdessä ymmärretään, mitä esiselvitettäisiin. Tässä vaiheessa prosessia, niin kutsutussa ideamuotoilussa, kartoitetaan korkeakoulujen yhteisenä ponnistuksena tarpeita ja jäsennetään ilmiötä riittävän monipuolisen yhteisen ymmärryksen saamiseksi – eli toisin sanoen luodaan yhteistä kieltä: mitä oikeastaan tulisi esiselvittää.
Ensimmäinen kokeilu ideamuotoilun hyödyntämisestä tehtiin korkeakoulujen asianhallinnan, tiedonohjauksen ja sähköisen arkistoinnin ymmärtämiseksi. Kolme viikkoa kestäneen ideamuotoilun aikana yhteen koottu monialainen virtuaalityöryhmä työsti kokonaisuutta, loi yhteistä ymmärrystä ja jatkokeskustelua tukevaa materiaalia. Lopputuloksessa tunnistettiin viisi mahdollista toimenpidettä varsinaisiksi esiselvityksiksi.
Tulokset esiteltiin avoimesti saatavilla olevassa webinaarissa, ja tietohallintojohtajat ryhtyivät kartoittamaan korkeakoulujensa halukkuuksia osallistua eri toimenpiteisiin.
Ideamuotoiluun osallistuu aiheesta riippuen korkeakouluista ja tutkimuslaitoksista eri näkökulmia edustavia henkilöitä, esimerkiksi strategisen johtamisen näkökulman sekä korkeakoulutuksen, tutkimus- ja TKI-toiminnan asiantuntijoita. Korkeakoulujen strategista näkökulmaa ideamuotoilussa edusti rehtori Vesa Taatila, Turun ammattikorkeakoulusta.
"Ideamuotoilu toi yhteen oikeat henkilöt, ja toimintamalli onnistui nopeasti selkiyttämään asianhallinnan kysymyksiin liittyviä näkökulmia. Ilmeni, että erilaisia yhteistyön paikkoja sekä korkeakoulun kannalta tärkeitä vaihtoehtoja on odottamaani enemmän", Taatila pohtii.
Korkeakoulujen tietohallintoverkostot ovat yhdessä sopineet jaetusta rahoitusvastuusta ideamuotoilulle ja muille ketterille kokeiluille Ideatoimikunnan valitsemien ideoiden edistämiseksi vuoden 2019 loppuun saakka.
Teksti on ote AMK-lehdestä 2/2019 " Ideapankki - yhteistyötä, näkyvyyttä ja ketteriä kokeiluja" artikkelista https://uasjournal.fi/2-2019/ideapankki/
Ideamuotoilua on hyödynnetty kahden asiakokonaisuuden kartoittamiseen
Tiedonhallintalain toimeenpano - tutustu ideamuotoiluun täällä.
Asianhallinta, tiedonohjaus ja arkistointi - tutustu ideamuotoiluun täällä.
