Versio 1.0
Muutokset: 0.9 Ohjausryhmän kokoonpano päätöksen perusteella
0.91 Valmisteltujen liitteiden linkitys, järjestelmätoimittajan hankintaa koskevan aikataulutiedon täsmennys
Päivittäjä ja päivämäärä: 0.91 Sami Hautakangas 1.12.2017
1.0 Tilan muutos ohjausryhmän kokouksen (5.12.2017) päätöksen perusteella.
1.1 Päivitetty ohjausryhmän kokouksen (18.5.2018) päätösten perusteella: hankkeen kokonaisaikataulun jatkaminen pilotoinnin osalta 2019 loppuun, järjestelmän toteutusaikataulu täsmennetään hankinnan jatkoaikataulun selvittyä.
1.2. Päivitetty ohjausryhmän kokouksen päätöksen perusteella, kun OKM myönsi hankkeelle jatkoaikaa 2020 loppuun.
1 Projektin yleiskuvaus
1.1 Projektin tausta
Opetus- ja koulutusyhteistyö sekä siihen liittyvä opiskelijoiden sujuva liikkuvuus korkeakoulujen välillä on yksi tunnistetuista korkeakoulusektorin tietojärjestelmiin kohdistuvista keskeisistä kehittämiskohteista. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektorien sisällä on ollut alakohtaista yhteistyötä jo vuosien ajan, minkä lisäksi tällä alueella on tuoreitakin avauksia. Myös yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen välille on syntynyt yhteistyötä ja alueellinen yhteistyö vaikuttaa lisääntyvän seuraavien vuosien aikana merkittävästi.
Kansallisen ristiinopiskelupalvelun kehittämisen tarve perustuu siihen, että jo olemassa olevat järjestelmät toimisivat kokonaisuutena nykyistä paremmin ja tukisivat samalla korkeakoulujen välisen yhteistyön syventymistä. Lisäksi korkeakoulut ovat tunnistaneet tarpeen kehittää yhteistyön prosesseja ja yhteistä järjestelmätukea kansallisen opiskelijaliikkuvuuden saralla edelleen. Korkeakoulut ovatkin jo toteuttaneet paikallisia ristiinopiskelun tuen ratkaisuja, joita tullaan hyödyntämään myös tämän hankkeen määrittelyissä ja soveltuvin osin teknisessä toteuttamisessa.
Kansallisen Ristiinopiskelun kehittäminen-hankkeen lähtökohtana ja tavoitteena on tukea korkeakoulujen yhteistyötä opetuksessa ja opiskelussa toteuttamalla (tausta)järjestelmäriippumaton, valtakunnallinen ristiinopiskelumalli ja -järjestelmä. Lisäksi hankkeessa tullaan toteuttamaan joustavan opintojen suorittamisen mahdollistavat tenttiakvaariot sähköiseen tenttimiseen.
Hanke sai Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämää erityisavustusta. Päätös erityisavustuksesta liitteessä 2.
1.2 Projektin tavoitteet
Valtakunnallisessa ristiinopiskeluhankkeessa toteutetaan valtakunnallinen, korkeakouluille yhteinen ristiinopiskelun malli ja järjestelmäkokonaisuus ja tietojärjestelmäratkaisu sen tukemiseksi.
Toteuttamalla ristiinopiskeluprosesseja koskevat yhteiset toimintamallit ja järjestelmäkokonaisuus saadaan laajennettua opiskelijan opiskelumahdollisuuksia sekä sisällöllisesti että opintojen etenemisen kannalta; Opiskelijan mahdollisuus suunnitella ja suorittaa työelämävalmiuksien kannalta relevantti tutkinto lisääntyy, kun hän voi hyödyntää aiempaa laajemmin toisten korkeakoulujen tarjontaa. Samanaikaisesti opiskelijan mahdollisuudet aikatauluttaa opintonsa joustavammin lisääntyvät, kun vaihtoehtoisten opintojen tarjonta lisääntyy ja niiden suoritustavat monipuolistuvat.
Hankkeessa toteutetaan tekniset ratkaisut, jotka ovat kaikkien korkeakoulujen hyödynnettävissä taustajärjestelmistä riippumatta. Yhteentoimivuutta parantamalla rakennetaan järjestelmätuki, joko kattaa koko opiskelun tukiprosessin sekä kotikorkeakoulun että kohdekorkeakoulun ristiinopiskelun edellyttävien toimenpiteiden osalta. Näin mahdollistetaan laajentuva yhteistyö korkeakoulujen välillä ilman henkilötyövoimanlisäämistarvetta ja käsityönä tehtäviä työvaiheita.
Yksi keskeisistä tavoitteista on, että opiskelija saa järjestelmästä ajantasaisen ja oikean tiedon tarjonta- ja ilmoittautumistiedoista. Toteutuksen järjestäjän näkökulmasta on tärkeää, että opiskelija voidaan hyväksyä ja lisätä opinnoille joustavasti kunkin korkeakoulun etusijajärjestyksen mukaisesti, ja että opiskelijan tiedot siirtyvät ilmoittautumistietojen yhteydessä kohdekorkeakoulun järjestelmiin.
Lisäksi, hankekaudella laaditaan kattavat mallit, joiden avulla korkeakoulujen yhteistyön muotoja pystytään tukemaan tiiviissä yhteistyössä (yhteiset koulutukset, opetussuunnitelmayhteistyö) joustavaan valinnaisten opintojen mahdollistamiseen (opiskelijan laajentuvat mahdollisuudet valita opintoja vapaasti). Samalla luodaan eri opiskelijaliikkuvuuden mahdollistamat sopimuspohjat eri yhteistyömuodoille. Tavoitteena on samalla luopua vanhentuneista käytännöistä ja järjestelmistä. Yhteisten toimintamallien, sopimusten ja prosessien myötä korkeakoulujen välinen sisällöllinen ja hallinnollinen yhteistyö tehostuu. Hankkeen tavoitteena on, että yhteistyön tiivistymisen myötä opiskelijoiden kynnys hakeutua häntä kiinnostaviin opintoihin madaltuu tarjonnan ollessa saatavilla aiempaa helpommin.
Hankkeen osana toteutettava paikkakuntariippumaton sähköinen tenttiminen tukee opintojen suorittamisen joustavuutta merkittävästi: hankekaudella suunnitellaan uusi malli yhteiskäyttöisille Exam-tenttiakvaarioille ja tuetaan niiden käyttöönottoa. Tenttiakvaarioiden myötä opiskelijat voivat suorittaa opintoja korkeakoulu- ja paikkakuntariippumattomasti. Ammattikorkeakoulusektorilla on jo kiinnitetty huomiota kesäopintojen joustavampaan järjestämiseen, jolla pyritään tukemaan opiskelijoiden ympärivuotista opiskelua ja tarjota jatkuvasti ajantasainen tieto opinnoista ja niiden etenemisestä sekä opiskelijan kotikorkeakoulussa että kohdekorkeakoulussa.
1.3 Projektin lopputulokset
Hankkeessa toteutetaan tuki seuraaville ristiinopiskelun tuen muodoille:
Tiivis opetussuunnitelmatason yhteistyö
Valmisteluvaiheen prosessikuvaus (14.3.2017)
Opiskeluprosessin kuvaus (14.3.2017)
Opetussuunnitelmatason yhteistyö, jossa mahdollistetaan rajatulle joukolle opiskelijoita tiettyjen opintojen suorittaminen toisessa korkeakoulussa (tyypillisesti alakohtaista yhteistyötä).
Yhteistyö, jossa mahdollistetaan laajalle opiskelijajoukolle opintojen suorittaminen avatusta opintotarjonnasta (esim. kaikki sopimukseen kuuluvien korkeakoulujen tutkinto-opiskelijat saavat suorittaa ko. opintoja).
Korkeakoulu- ja paikkakuntariippumaton sähköinen tenttiminen yhteiskäyttöisissä tenttiakvaarioissa
1.4 Osapuolten vastuut ja valtuudet
Osapuolten vastuut ja valtuudet perustuvat hyväksyttyyn hankehakemukseen ja määritellään tarkemmin OKM:n päätöksen mukaisissa osatoteuttajasopimuksissa.
1.5 Menetelmät ja työkalut
Suunnittelun ja yhteistyön organisoinnin malli
Hankkeessa noudatetaan suunnittelun ja yhteistyön organisoinnin mallia, jolla mahdollistetaan kaikkien korkeakoulujen osallistuminen suunnittelun eri vaiheisiin sekä tietoisuus hankkeen etenemisestä. Ensimmäisenä tätä toimintatapaa otetaan käyttöön yleisen tason prosessikuvausten käsittelyssä ja saatujen kokemusten perusteella käytäntöä tullaan jatkamaan myös hankkeen muissa vaiheissa. Malli etenee seuraavan prosessin mukaisesti:
Hankkeen projektiryhmä valmistelee tiettyä kokonaisuutta koskevan suunnitelman pohjamateriaalin
Projektiryhmä valmistelee työpajan (n. 25hlöä), johon pyritään saamaan osallistumaan asiantuntijat, joiden osaaminen kattaa asian käsittelyssä tarvittavat eri näkökulmat (amk-, yo-näkökulmat ja eri taustajärjestelmät). Työpajan valmistelussa on mukana sisällön mukaan myös rinnakkaishankkeita (esim. eAMK) tai muita läheisiä viiteryhmiä (esim. Synergia-ryhmän toimijoita) tarvittavan asiantuntemuksen mukaan.
Työpajassa käsitellään luonnosmateriaalia ja kehitetään sitä eteenpäin ja dokumentoidaan perusteluita ratkaisuille.
Hankkeen projektiryhmä valmistelee työpajan tuotosten pohjalta seuraavan suunnitelmaversion ja järjestää webinaarin, johon voivat osallistua laajasti kaikki asiasta kiinnostuneet korkeakoulujen edustajat
Webinaarin esittelyn ja kommenttien jälkeen hankkeen projektiryhmä kokoaa suunnitelmasta toteutusvaiheeseen menevän version.
Hankkeen projektiryhmä viestii tilanteesta sidosryhmille ja päivittää toteutuksen pohjaksi tulevan dokumentaation lisäksi myös hankkeen wikin FAQ:ta keskustelun perusteella.
Projektiryhmän käyttämät työvälineet
Projektiryhmä hyödyntää työskentelyssä seuraavia sähköisiä työvälineitä:
Projektin eDuuni-wikisivusto pitää sisällään käytännössä kaiken projektiin liittyvän dokumentaation projektiryhmän kokousmuistioista aikataulutukseen ja projektisuunnitelmaan. Wiki-sivusto on avoin kaikille muutamia projektiryhmän sisäisiä työskentelysivuja lukuunottamatta, ja sieltä saa kattavan kuvan projektiin liittyvistä tapahtumista sekä projektin etenemisestä.
JIRA-työkalua käytetään ominaisuuksien määrittely- ja toteutusvaiheessa. JIRAan kirjataan toteutettavat ominaisuudet ja niiden määritykset käyttäjätarinamuodossa. Työkalun avulla projektipäällikkö (ja muu projektiryhmä) voi seurata toteutuksen etenemistä ja käydä läpi määrityksiä toteuttajan kanssa.
Projektiin osallistuvat on liitetty Slack-ryhmään, jonka kautta päivittäinen kommunikaatio tapahtuu. Slack-viestintäpalveluun tallentuu kaikki ryhmään lähetetyt viestit, jolloin ryhmään kuuluvat saavat tietoonsa saman tiedon kerralla.
Etäkokoukset järjestetään projektin ACP-tilassa https://connect.funet.fi/ristiinopiskelu. Projektiryhmän kokoukset järjestetään pääsääntöisesti etänä.
1.6 Dokumentointi
Projektissa tuotettava dokumentaatio tallennetaan projektin avoimelle wiki-sivustolle. Projektisuunnitelma hyväksytään ohjausryhmän toimesta syksyllä 2017 ja suunnitelmaa täsmennetään tai muutetaan tarvittaessa projektin edetessä. Wikistä löytyy ajantasaisin tieto kustakin kehittämiskohteesta, projektin aikataulusta ja tulevista tapahtumista.
Projektin aina sovitaan miten, kenelle ja mitä väylää pitkin kansalliseen arkkitehtuuriin liittyvät dokumentit jaetaan CSC:n ja korkeakoulujen kanssa. Teknisen toteutuksen osalta dokumentointisuunnitelma täsmentyy (ohjelmakoodien jakelu, rajapintakuvaukset, demoympäristö, skeemat ym.) projektin toteutusvaiheessa.
2 Projektin tehtäväkokonaisuudet, laajuus ja tuotokset
2.1 Projektin rajaukset
Hankkeen yhteisillä resursseilla ei tehdä:
Korkeakoulujen omien järjestelmien kehitystyötä
Yhtä yhteistä ”portaalia” ristiinopiskelulle; käyttäjät käyttävät ensisijaisesti korkeakoulujen omia järjestelmiä
Loppukäyttäjälle näkyviä käyttöliittymiä tehdään vain erittäin rajatusti
Yhteisen palvelun sisältämien perustietojen ja koodistojen ylläpitoa varten pääkäyttäjille
Toimintakonseptien käytännön testaamisen edellyttämistä toiminnoista toteutetaan vain yksinkertaiset ”karvalakkiversiot”, jotka jaetaan korkeakouluille paikallista hyödyntämistä varten
Ei siis pyritä tekemään kaikille korkeakouluille yhtenäistä ulkonäköä loppukäyttäjien palveluihin
Yhteiseen palveluun ei tehdä lähdejärjestelmäkohtaisia tarkistuksia tai validointeja, palveluväylälle välitettävän tiedon oikeellisuuden tarkistus tulee tapahtua korkeakoulun järjestelmässä
Esim. keskitetty palvelu välittää tiedon siitä, mitkä kohderyhmät kuuluvat tiettyyn ristiinopiskeluverkostoon, jonka perusteella korkeakoulun järjestelmässä tehdään tarvittavat tarkistukset ja rajaukset onko opiskelijalla tarvittava opiskeluoikeus.
2.2 Projektin vaiheet ja aikataulu
Projektin eri vaiheissa toteutettavat tehtävät suunnitellaan ja kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään. Näin voidaan seurata myös toteutuneita tehtäviä projektiryhmän säännöllisissä kokouksissa. Ohjausryhmä käsittelee kokouksessaan toteutettuja tehtäväkokonaisuuksia ja aikataulussa pysymistä projektipäällikön esittelemänä.
Projektissa on tunnistettavia vaiheita/osioita, jotka menevät ajallisesti limittäin. Projektin ohjausryhmät ajoitetaan siten, että projektin seuraavissa vaiheissa tarvittavat päätökset voidaan tehdä hyvissä ajoin. Tunnistettuja vaiheita ja niiden arvioitu aikataulu ovat:
Projektin suunnittelu ja määritystyö, (Q2 2017 -Q2 2018)
Projektisuunnitelman laatiminen
Kehittämispilottien periaatteiden määrittely ja pilottien kartoitus
Toteutussuunnittelu
Konseptointi, suunnittelu, määrittely
Kilpailutuksen valmistelu: sisältää vaatimusmäärittelyn kommentointivaiheen Hansel -puitejärjestelmätoimittajien kanssa
Kilpailutus ja toteuttajan valinta (2018: Q2: Hanselin palveluna ei tuottanut toivottua tulosta suunnitelman mukaisesti. (18.5.2018)
- Aikataulumuutos täsmennetään hankinnan jatkoaikataulutuksen yhteydessä
- Aikataulumuutos täsmennetään hankinnan jatkoaikataulutuksen yhteydessä
Exam-yhteiskäyttöisyys: alustava suunnitelma
Ristiinopiskelupilotit: pilotteihin osallistuvien valinta
Kehittämispilottien suunnittelu 2018 Q1-Q3
Pilottien käytännön etenemisen suunnittelu ja työmäärien arviointi
Ohjeiden laatiminen
Exam-yhteiskäyttöisyyden suunnittelu (2017 Q3 - 2018 Q2)
Yhteiskäyttöisyyteen liittyvien prosessikuvausten laatiminen ja tärkeimpien toimintoijen tunnistaminen
Osallistuminen Exam-yhteiskäyttöisyysominaisuuksien kehittämistyöhön.
Paikkakuntien/korkeakoulujen valinta yhteiskäyttöisille tenttitiloille, Exam-pilotit
Korkeakoulujen ohjeistaminen hankinnoissa
Tentittävien opintojen valinta
Ohjeiden laatiminen tenttiakvaarioihin
Tiloihin pääsyn varmistaminen (opiskelijat)
Toteutusvaihe (suunniteltu 2018 Q2 - 2018 Q4, siirtyy), täsmennetään hankinnan tarkemman aikataulun yhteydessä (18.5.2018)→2019 Q1-Q2
Toteutus määritellyn mukaisesti
Testaus ja korjaukset
Puuttuvien ja muutettavien ominaisuuksien tunnistaminen ja kirjaaminen jatkokehityskohteiksi
Suunnitelman laatiminen
Rajatun käyttöönoton valmistelu (ristiinopiskelupilotit)
Tietoturva-auditointi (aikataulutetaan osaksi kehitystyötä)
Viimeistelyvaihe (2019 Q1-Q2), täsmennetään hankinnan tarkemman aikataulun yhteydessä, mikäli tarpeen (18.5.2018), jatkoaikahakemuksen yhteydessä 2019 Q3- 2020 Q2, mahdollisuus kohdentaa kustannuksia myös 2020 Q3 - 2020 Q4.
Toteutus suunnitelman mukaisesti
Testaus ja korjaukset
Käyttöönoton valmistelu
Ylläpitosuunnitelman laatiminen
Exam-yhteiskäyttöisyyden pilotti, toteutus 2018 Q1 - 2019 Q2
Tilojen varustaminen
Tietokoneet ja EXAM-ohjelmisto
Ohjeistukset luokkiin
Tentittävien opintojen syöttäminen järjestelmään
Testaus
Pilotin käynnistyminen
Kehittämispilotit, toteutus 2018 Q3 - 2019 Q4 (18.5.2018)
Pilotit toteutetaan syksyn 2018 ja syksyn 2019 välisenä aikana
Pilottien aikainen tuki
Palautteen kerääminen ja analysointi pilottien päätyttyä
Hankkeen päättäminen 2019 Q4 (18.5.2018)
Loppuraportti ja jatkokehityskohteiden kirjaaminen
Ylläpidon varmistaminen hankkeen päättymisen jälkeen
Pilottien päättyminen ja normaalitoimintaan siirtyminen
Hankkeen päättäminen ohjausryhmän toimesta
3 Kustannukset ja työmääräarviot
Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) 2/2017 antaman päätöksen mukaan hankkeelle on myönnetty erityisavustusta 1 347 000 euroa. Hankkeen kokonaisbudjetiksi arvioitiin OKM:lle lähetyssä hankehakemuksessa 2 660 223 euroa. Hankkeen budjetointi nojaa eritysavustuksen määrään sekä hakemuksenteon aikana suunnitelluun kokonaisbudjettiin, joka pitää sisällään osallistuvien korkeakoulujen omavastuuosuudet.
Projektipäällikkö vastaa taloussuunnittelusta, hankkeen etenemisen seurannasta sekä talousseurannasta ohjausryhmälle ja rahoituspäätöksessä mainituin osin ministeriölle. Hankkeen budjetti ja työmääräarviot osatoteuttajittain ovat liitteessä 2 (pääsy rajattu ohjausryhmälle).
4 Projektin organisaatio
4.1 Ohjausryhmä
Hankkeen toteuttamista ohjaamaan ja valvomaan nimetään ohjausryhmä. Ohjausryhmällä on hanketta koordinoiva ja neuvoa-antava rooli.
Ohjausryhmän tehtävänä on:
käsitellä mahdolliset hankesuunnitelman ja kustannusarvion tarkistukset ja muutokset sekä esitellä ne sopijapuolten virallisten tahojen ja rahoittajan hyväksyttäväksi,
seurata projektipäällikön raportoinnin pohjalta työskentelyn edistymistä tavoitteisiin ja tuloksiin nähden
resurssien varmistaminen hankkeen käyttöön
päättää hankkeen sisältöä, kustannuksia ja aikataulua koskevista muutoksista
valvoa hankkeen riskien toteutumista
päättää tulosten julkaisemisesta
hyväksyä tulokset sekä todeta hanke loppuun suoritetuksi
käsitellä muut hanketta koskevat tärkeät asiat.
Ohjausryhmä on päätösvaltainen, kun vähintään puolet ohjausryhmän jäsenistä on läsnä. Päätökset ohjausryhmässä tehdään yksimielisesti. Ohjausryhmä sopii kokousmenettelystään tarkemmin ensimmäisessä kokouksessaan. Päätoteuttaja huolehtii pöytäkirjan pitämisestä ohjausryhmän kokouksista. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Mikko Markkola, Tampereen yliopisto.
Ohjausryhmän kokoonpano
Nimi | Tehtävänimike ja organisaatio |
Mikko Markkola (pj.) | Opintopalvelujohtaja, Tampereen yliopisto |
Ari Hirvonen | Digijohtaja, Jyväskylän yliopisto |
Tuomas Orama | Kehittämispäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu |
Minna Scheinin | Koulutuspäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu (eAMK-hanke) |
Sami Hautakangas | sihteeri, hankkeen projektipäällikkö, Tampereen yliopisto |
4.2 Projektipäällikkö
Projektipäällikkönä toimii tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas Tampereen yliopistosta. Projektipäällikön tehtävänä ovat:
huolehtia hankkeen sisäisestä resursoinnista ja työnjaosta
etenemisen seuranta (työmäärät, budjetti, tilanne ja aikataulu) ja raportointi ohjausryhmälle ja ministeriölle
projektiryhmän työskentelyn johtaminen (mm. tehtävien suunnittelu ja aikataulutus)
muutoksenhallinnasta huolehtiminen (poikkeamaraportointi)
päätöksenteon valmistelu ohjausryhmälle
riskien seuranta ja raportointi ohjausryhmälle
toimia projektiryhmän puheenjohtajana
4.3 Projektiryhmä
Hankkeelle on nimetty säännöllisin väliajoin kokoontuva projektiryhmä, joka toteuttaa projektin käytännön työtä. Projektiryhmän kokousten ajankohdat päätetään työskentelyn edetessä. Kokouksissa käydään läpi tehtävä- ja tekijäkohtainen tilanne tarvittavilta osin sekä yhteistä sopimista vaativat ja tiedotettavat asiat. Projektiryhmässä käydään määrävälein läpi toteutettavat ja toteutetut tehtävät, aikataulut sekä mahdolliset haasteet ja muutostarpeet. Projektiryhmä tapaa pääsääntöisesti etänä ja viestii Slack-viestipalvelun avulla. Projektipäällikkö johtaa projektiryhmän toimintaa.
Projektiryhmän jäsen vastaa hänelle nimetyistä tehtäväkokonaisuuksista projektisuunnitelman ja projektin ohjauksesta vastaavien tahojen päätösten sekä laadullisten ja ajallisten tavoitteiden mukaisesti. Projektiryhmä raportointi projektipäällikölle suoritetuista tehtävistä sekä viipymättä niihin liittyvistä haasteista.
Projektiryhmän kokoonpano:
Jäsen | Organisaatio | Sähköpostiosoite | Rooli projektissa |
---|---|---|---|
Kirsi Vikström | Tampereen yliopisto | kirsi.vikstrom@tuni.fi | Projektipäällikkö (1.3.2020 alkaen) |
Sami Hautakangas | Tampereen yliopisto | sami.hautakangas@tuni.fi | Pääsuunnittelija (Projektipällikkö 29.2.2020 saakka) |
Aino Nordling | Tampereen yliopisto | aino.nordling@tuni.fi | Opintohallintopilottien ja ohjeiden koordinaatio 29.2.2020 saakka. 1.3.2020 alkaen Ristiinopiskelupalvelun sopimukset ja ohjeet. Verkostoyhteistyö. Ristiinopiskelun pilotoinnin koordinaatio. |
Jaakko Rannila | Metropolia Ammattikorkeakoulu | jaakko.rannila@metropolia.fi | Tekninen pääsuunnittelija 8/2018 saakka |
Vilho Kolehmainen | Metropolia Ammattikorkeakoulu | vilho.kolehmainen@metropolia.fi | Metropolian edustaja 11/2018 - 3/2019 saakka |
Tapio Ekholm | Metropolia Ammattikorkeakoulu | tapio.ekholm@metropolia.fi | Peppi-verkoston asiantuntija ja koordinaattori |
Liisa Kallio | Jyväskylän yliopisto | liisa.kallio@jyu.fi | Exam-vastaava |
Totti Tuhkanen | Turun yliopisto | totti.tuhkanen@utu.fi | Tietomalli- ja skeema-asiantuntija (mukana skeematyöhön liittyvissä kysymyksissä) |
Jukka Kohtanen | CSC | jukka.kohtanen@csc.fi | Tekninen asiantuntija |
Annu Westerberg | CSC | annu.westerberg@csc.fi | Tekninen asiantuntija, CSC projektipäällikkö |
Lauri Stigell | Studyo Oy | lauri.stigell@studyo.fi | Projektihallinnan tuki (02/2020 saakka), TAU:n omaa työtä. |
Jarmo Sorvari | Tampereen Ammattikorkeakoulu | jarmo.sorvari@tuni.fi | Tekninen asiantuntija |
Jussi Talaskivi | Jyväskylän yliopisto | jussi.talaskivi@jyu.fi | Tekninen asiantuntija |
Petri Silmälä | Metropolia Ammattikorkeakoulu | petri.silmala@metropolia.fi | Projektin viestintä |
Anitta Kääriäinen | Jyväskylän ammattikorkeakoulu | anitta.kaariainen@jamk.fi | Pilottikoordinaattori, eAMK |
Satu Lohtander | Hämeen ammattikorkeakoulu | satu.lohtander@hamk.fi | Pilottikoordinaattori, DLB |
Pilvi Lempiäinen | FITech | pilvi.lempiainen@fitech.io | Pilottikoordinaattori, FITECH |
Juha Riepponen | Itä-Suomen yliopisto | juha.riepponen@uef.fi | Pilottikoordinaattori, ISICT |
Kaisa Saastamoinen | Turun yliopiston kauppakorkeakoulu | kmtsaa@utu.fi | Koulutusasiantuntija, koordinaattori, LITO verkko-opintokokonaisuus |
Mikko Markkola | Tampereen yliopisto | Ohjausryhmän puheenjohtaja, Opintopalvelujohtaja | |
Ari Hirvonen | Jyväskylän yliopisto | Ohjausryhmän jäsen, Digijohtaja | |
Tuomas Orama | Metropolia Ammattikorkeakoulu | Ohjausryhmän jäsen, Kehittämispäällikkö | |
Minna Scheinin | Turun ammattikorkeakoulu | minna.scheinin@turkuamk.fi | Ohjausryhmän jäsen, Koulutuspäällikkö, (eAMK-hanke) |
Hannele Husa | Tampereen ammattikorkeakoulu | hannele.husa@tuni.fi | Sidosryhmä RAP+ projektiin 2020. Yhteistyö opintotietojärjestelmän testaukseen, näkökulma Peppikehityksen kannalta. Pepin RAP+ demot hankkeelle. |
Sari Raulimo | Tampereen yliopisto | sari.raulimo@tuni.fi | Sidosryhmä talouteen. Laskutus ja raportointi osakkaiden kesken. OKM raportointi. |
Onerva Tala | Tampereen yliopisto | onerva.tala@tuni.fi | Sidosryhmä talouteen. SAP kirjanpidon raportit. Palkka yms. raportit. |
Kari Björn | Metropolia | Kari.Bjorn@metropolia.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Tuula Helle | Metropolia | tuula.helle@metropolia.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Hanna Kosteila | Haaga-Helia | Hanna.Kosteila@haaga-helia.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Susanna Malmi | Haaga-Helia | susanna.malmi@haaga-helia.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Sofia Kettu | Haaga-Helia | sofia.kettu@haaga-helia.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Päivi Aho | Laurea | Paivi.Aho@laurea.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Outi Perhiö | Laurea | outi.perhio@laurea.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
Sari Kinnaslampi | Laurea | sari.kinnaslampi@laurea.fi | Sidosryhmä 3AMK-verkostoon 2020. Testiryhmä "Korkeakoulujen ristiinopiskelupalvelu" sivuston ohjeiden toimivuuteen palveluun liittymisen suunnittelussa. |
4.4 Sidosryhmät
Hankkeen primäärisidosryhmiksi (hankekauden alussa) on tunnistettu seuraavat ryhmät:
Toiset käynnissä olevat ja käynnistyvät kehittämishankkeet
Synergiaryhmä
KOOtuki-ryhmä
Ristiinopiskelu- ja EXAM-yhteiskäyttöisyys-pilotteihin osallistuvat korkeakoulut
Viestintäsuunnitelmaan (liite 3) on kirjattu viestintä- ja tiedotussykli kullekin em. sidosryhmälle. Sekundäärisidosryhmiä ovat mm. kaikki Suomen korkeakoulut, minkä vuoksi hanketta esitellään valtakunnallisissa tapahtumissa, kuten yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäivillä sekä IT-päivillä.
5 Projektin menetelmät
5.1 Projektin työskentelymenetelmät: raportointi ja seuranta
Projektin eri vaiheissa toteutettavat tehtävät kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään (pääsy rajattu projektiryhmälle ja ohjausryhmälle). Projektiryhmäläisille annetaan tehtäväkokonaisuudet, jonka toteuttamisesta kukin jäsen on vastuussa. Tehtävien toteutumista seurataan projektiryhmän kokouksissa. Projektiryhmän jäsenet raportoivat työskentelyn etemisestä projektipäällikölle, ja projektipäällikkö raportoi edelleen hankekokonaisuuden etenemisestä, aikataulusta ja budjetista ohjausryhmälle. Tehtävien toteutumista aikataulussa ja budjetissa seurataan jatkuvasti projektipäällikön toimesta sekä säännöllisesti ohjausryhmän kokouksissa.
Projektipäällikkö on velvollinen raportoimaan ohjausryhmää huomattavista tehtäväkokonaisuuksiin, aikatauluun tai budjettiin liittyvistä poikkeamista myös ohjausryhmän kokoussyklin ulkopuolella.
5.2 Työvälineet
Etäkokousvälineinä käytetään Adobe Connect -sovellusta ja päivittäiseen kommunikaatioon viestipalvelu Slackia.
Hankkeeseen liittyvät dokumentit tallennetaan eDuunin wikiin, keskeneräisiä dokumentteja työstetään Drive-kansiossa ja hankkeessa toteutettavat tehtävät kirjataan JIRA-tiketöintijärjestelmään.
6 Viestintä
Viestintäsuunnitelma liitteessä 3 ja sivulla: Viestintäsuunnitelma
7 Riskienhallinta
Riskienhallintasuunnitelma liitteessä 4 ja sivulla: Riskienhallintasuunnitelma
Projektisuunnitelman laatimisvaiheessa on tunnistettu projektiin liittyvät riskit ja laaditaan niihin liittyvät varautumissuunnitelmat. Ennen jokaista ohjausryhmän kokousta projektipäällikkö käy läpi projektin riskien toteutumis-todennäköisyysasteet ja informoi ohjausryhmää muutoksista sekä kirjaa mahdolliset uudet riskit. Ohjausryhmä päättää mahdollisesti tarvittavista torjuntatoimenpiteistä.
Ohjausryhmä käsittelee riskien toteutumista (todennäisyyksien ja vaikuttavuuden arviointi) jokaisessa kokouksessaan.
8 Muutosten hallinta
Muutokset, jotka edellyttävät osallistuvien korkeakoulujen tai ministeriön hyväksyntää, kirjataan Muutosten hallinta -dokumenttiin. Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman ylläpidosta ja on velvollinen raportoimaan hankkeen toteutukseen liittyvistä aikatauluista ohjausryhmälle. Projektisuunnitelmaan kirjataan versionumerot, jotta tehtävät muutokset pysyvät tallessa.
9 Laadun hallinta
Projektin alkaessa asetetaan sekä projektin läpivientiin että tuloksiin kohdistuvat laatutavoitteet. Projektin eri vaiheissa suunnitelmille ja tuotoksille tehdään sisäisiä katselmointeja sen varmistamiseksi, että ne täyttävät asetetut laatuvaatimukset. Projektin suunnitteluvaiheessa laadunvarmistusta tehdään osallistamalla korkeakouluja työskentelyyn työpajojen ja webinaarien avulla (ks. tarkemmin luku 1.5).
Projektin läpivientiin liittyvät laatutavoitteet:
Aikataulussa pysyminen (projekti kokonaisuudessaan)
Aikataulussa pysyminen (tehtäväkokonaisuudet ja vaiheet)
Työmääräarvioissa pysyminen
Budjetissa pysyminen
Suunnitteluvaiheessa huomioimattomien muutosten vähäinen lukumäärä
Projektin tuloksiin kohdistuvat laatutavoitteet:
Tietosisällön oikeellisuus ja virheettömyys
Toimintavarmuus
Käytettävyys
Laatu varmistetaan projektissa käyttämällä yllä kuvattua muutoksenhallintamenettelyä. Lisäksi projektissa noudatetaan riskienhallintamenettelyä aiemmin tässä suunnitelmassa kuvatulla tavalla.
10 Projektin päättäminen
Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projektiryhmältä kerätään palaute, joka liitetään loppuraporttiin. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.
11 Liitteet
Liite | Lisätietoja |
Opetus- ja kulttuuriministeriön päätös 2.2.2017 | |
Ohjausryhmä | |