Tähän taulukkoon kirjataan projektin yleiset viestintäperiaatteet: Kenelle viestitään, mistä asiasta, kenen toimesta ja kuinka usein. Esimerkiksi: Synergiaryhmän jäsenet, projektin esittelytilaisuus, projektipäällikkö, kertaluonteinen
| Sidosryhmä / viestinnän kohde | Kanava | Mitä viesti koskee? | Viestijä | Viestintäsykli | Alkaa |
|---|---|---|---|---|---|
| KOOtuki | Kokoukset (Sihteeri: Antti Mäki, CSC) | Hankkeen eteneminen, informointi Etenemistiedote harvemmin. | MikkoM | Tarvittaessa, päättynyt | 09/17 - |
| RIPA jatkuvan palvelun ohjausryhmä | Koukoukset yhdessä hankkeen ohjausryhmän kanssa | Pälvelun käynnistäminen ja kehitystarpeiden luettelointi | K.Vikström | muutama syksyllä 2020 | 1.9.2020 |
| Oha-forum (yo) ja AMK-OHA (amk) -verkostot. Opintopavelujohtajat. | YO: OHA-forum@list.aalto.fi (OHA-koordinaattori Laura Pellikka AMK-OHA (Tapio Rimpioja, Metropolia) | Periaatteita ja linjauksia koskevat kysymykset. Pilotit ja niiden muodostaminen. Etenemistiedote harvemmin Sovitaan jatkuvan palvelun ohjausryhmässä | K.Vikström | Tarvittaessa | 10/20 - |
| IT-johtajien verkostot, FUCIO (yo), AAPA (amk) | FUCIO: IT-pääsihteeri Teemu Seesto, Turun yliopisto | Tilannetiedote. Pyynnöstä esittely kokouksessa. Sovitaan jatkuvan palvelun ohjausryhmässä Sovitaan jatkuvan palvelun ohjausryhmässä | K.Vikström | n. 2 x vuodessa: helmikuu, syyskuu | 10/20 - |
Toiset käynnissä olevat ja käynnistyvät kehittämishankkeet. Opintopalveluiden ja tietohallinnon asiantuntijat. | Synergiaryhmän kokoukset CSC:n koordinaatio (kehittamishankkeet-request@postit.csc.fi), Eeva Polvi, Jonna Korhonen | Etenemistiedote | K.Vikström | Lisäksi tiedotuskanavana voi käyttää (työpajat, webinaarit) | 05/17 - |
Synergiaryhmä. Opintopalveluiden ja tietohallinnon asiantuntijat. | Kokoukset Synergiaryhmän työpajat | Hankkeen eteneminen, informointi: Etenemistiedote Esittelyt 15-20min. synergiaryhmän kokouksissa | K.Vikström | Säännöllisesti mm. Synergiaryhmän kokoukset torstaina 10.9. klo 10-12 maanantaina 26.10.2020 klo 10-12 jne... | 05/17 - |
| Ristiinopiskelu- ja EXAM-yhteiskäyttöisyys-pilotteihin osallistuvat korkeakoulut (kiinnostuneet) | Sähköpostilista Facebook-sivu | Päättynyt | |||
| Kehittämispilotit, jotka toimivat osana hanketta | Samat työvälineet kuin projektiryhmälle Exam-piloteista työryhmä, jota Liisa koordinoi | Pilottien edustajat tiedottavat omia hankkeitaan | Päättynyt | ||
| Pilotit ja käyttöönotot, joiden kanssa tehdään läheistä yhteistyötä. | Työpajat Verkostojen kyselytunnit (n. 1h esittelytilaisuus, jossa voi kysyä chatissa ja jotka tallennetaan) | Tiedonjako opintohallintopilottien ja käyttöönottojen kanssa. Yhteinen aikataululinjaus Pepin kanssa, Sisun tilanteet.... Kutsutaan koolle Pepin ja Sisun projektipäälliköt. | K.Vikström | 1krt/kk | 03/20 - |
| Muut kiinnostuneet | Wiki (tukimateriaalit + FAQ) Verkostojen kyselytunnit | Siirretään jatkuvan palvelun sivustolle valmistuvaa tukimateriaalia. Hankkeen aikaiset (relevantit) dokumentaatiot tarkastetaan, siirretään palvelun sivustolle ja poistetaan hankkeen sivustoilta | A.Nordling T.Ekholm K.Vikström P.Silmälä | 1krt/kk | 03/20 - |
| Opiskelijat ja suuri yleisö | Sähköpostilista Lehdistötiedote
| Opiskelijaa kiinnostavat asiat tiedotetaan 10/20. Otetaan oma meetinki tähän.
Lyhyitä tietoiskuja (audio, video, animaatio, meemi), joita on helppo jakaa sos. mediassa ja linkkejä hieman laajempiin ja perinteisempiin aineistoihin. | P.Silmälä | Tiivis | 10/20 - |
| CampusOnline verkosto | Sidosryhmätapaaminen | Osallistuminen CampusOnline kokouksiin. Mielenkiinnon kohteen CO ohjeistukset, AMKien aikataulujen ja prosessien synkkaus RIPAn tullessa. | K.Vikström | Tiivis, noin 3 viikon välein | 6/20 |
| Järjestelmätoimittajat | Kilpailutusprosessin sääntöjen mukaisesti. Wiki tärkeä kanava. Kilpailutuksessa valittavan toimittajan kanssa kommunikointi ja kehitysympäristö (JIRA, Slack ym.) | KOOTuki | 05/20 |
Tapahtumat, johon osallistutaan
| Tapahtuma | Ajankohta | Mitä esitellään? | Kuka esittelee? | Status |
|---|---|---|---|---|
| IT-päivät, Jyväskylä | 8.-9.11.17 | Ristiinopiskelun tekniset ratkaisut Power Pointit wikiin, esitystä ei tallenneta, joten voi olla tarpeen esitellä tämä teknisempi puoli muillekin (tarpeen mukaan). | Jaakko ja/tai Sami | Yhteydenotto järjestäjiin OK |
| Yliopistojen opintoasiainpäivät | syyskuu 2017 onnistui | Pilotointi, sopimusasioiden tarve | Pauliina | OK |
| AMK:en opintoasiainpäivät (päällekkäin yo:n IT-päivien kanssa) | syksy 2018 | |||
| Synergiaryhmän kokoukset (teeman mukaan, arvioidaan erikseen) | 31.10., 14.12.17 | Hankkeen eteneminen | Petri | Etenemistiedote jakeluun 12.10., 11.12.17 |
| Synergiaryhmän työpaja | 21.11.17 | Hankkeen eteneminen | Petri | Etenemistiedote jakeluun 13.11.17 |
| OHA-foorumit | 24.9.17 (opintoasiainpäivien yhteydessä) | Hankkeen kuulumiset | Pauliina | Presentaatio pidetty. |