Ibruktagande av Valssi (på svenska)

Miksi Valssi tulisi ottaa käyttöön?

Valssin käyttö tukee varhaiskasvatustoimijoita heidän lakisääteisten itsearviointiensa toteuttamisessa (varhaiskasvatuslaki 540/2018, 24§). Varhaiskasvatustoimijoilla ei kuitenkaan ole velvoitetta toteuttaa itsearviointejaan Valssilla, vaan järjestelmän käyttö itsearviointien osalta on vapaaehtoista. Kun Karvi tulevaisuudessa toteuttaa kansalliset arviointinsa Valssilla, järjestelmä tulee ottaa käyttöön niiden osalta (laki Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta 1295/2013, 7§). 

Valssiin liitetään tietoja varhaiskasvatuksen tietovarannosta Vardasta. Kansallisten järjestelmien keskinäinen hyödyntäminen vähentää virkatyötä varhaiskasvatuksen eri tasoilla. Lisätietoa Vardasta löytyy sivulta Varhaiskasvatuksen tietovaranto.

Valssiin liitetään varhaiskasvatussuunnitelman perusteita konkretisoivia ja tutkimusperusteisia arviointityökaluja. Varhaiskasvatustoimija saa itsearvioinnin tueksi kehitetyt kansalliset työkalut käyttöönsä vain Valssin kautta. Työkaluilla toteutettuja arviointiedonkeruita saa tehdä vain Valssilla.

Valssin käyttö on maksutonta. Valssin käyttöliittymä on selainpohjainen, eikä järjestelmän käyttöön tarvita erillistä lisenssiä. 

Karvi tuottaa tukea Valssin käyttöön ja sillä toteutettujen arviointiprosessien läpiviemiseen. Valssi-käyttöjärjestelmä, arviointityökalut ja arvioinnin tueksi tarjolla olevat materiaalit tuotetaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Lisätietoa arvioinnin toteuttamisesta ja kansallisista työkaluista löytyy Karvin kotisivuilta, karvi.fi/varhaiskasvatus.

Miten Valssin käyttöönottoon voi valmistautua?

Varhaiskasvatustoimijoiden on hyvä pohtia omaa laadunhallintaansa ja siihen liittyvää vastuunjakoa. On tärkeää pohtia sitä, ketkä toimivat organisaation Valssi-pääkäyttäjinä ja nimetä heidät hyvissä ajoin. Näin pääkäyttäjillä on aikaa perehtyä Valssiin ja sen tueksi tuotettuun materiaaliin. Valssin tueksi tuotettuja materiaaleja sekä koulutustallenteita löytyy Karvin kotisivuilta karvi.fi/varhaiskasvatus.

Valssin arviointitiedonkeruiden toteuttamiseen tarvitaan henkilöstön työsähköpostiosoitteet. Kenttä työsähköpostiosoitteille on lisätty Vardaan 1.1.2023. Sähköpostiosoitteet tallennetaan samalla tavalla kuin muutkin työntekijätiedot. Toimipaikka- tai ryhmäkohtaista sähköpostiosoitetta ei tule tallentaa työntekijän tietoihin. Lyhytaikaisten sijaisten osalta toimija päättää itse, kenelle on järkevää hankkia työsähköpostiosoite. Mikäli työntekijän sijaisuus on alle kuukauden mittainen, Valssin kautta toteutettavaan arviointiprosessiin ja tiedonkeruuseen ei työntekijän ole järkevää osallistua. 

Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on varmistaa organisaatiotaan ja henkilöstöään koskevien Varda-tietojen ajantasaisuus ennen Valssin käyttöönottoa sekä ennen arvioinnin toteuttamista Valssilla. Varda-tietojen oikeellisuus on edellytys Valssin käyttämiselle. Varhaiskasvatustoimijan pääkäyttäjien tulee olla yhteydessä mahdollisiin järjestelmätoimittajiinsa, mikäli tietojen tallennuksessa on ongelmia.

Miten Valssin saa käyttöönsä?

Varhaiskasvatustoimija tekee päätöksen Valssin käyttöönotosta ja vastaa oman organisaationsa käyttöoikeuksista. Päätös Valssin käyttöönotosta tehdään aina kunnan tai yksityisen palveluntuottajan tasolla, ei organisaatioon kuuluvassa yksittäisessä päiväkodissa. 

Kunnat saavat Valssi-oikeudet seuraavasti: Opetushallitus myöntää elokuun 2023 alusta Opintopolun vastuukäyttäjälle oikeuden myöntää Valssi-pääkäyttäjäoikeuksia niille henkilölle, joiden työtehtäviin kuuluu laadunhallinta, arviointi ja kehittäminen. Jos käyttäjällä on jo virkailijatunnus Opintopolussa (esim. Varda-tunnus), hän voi anoa Valssi-pääkäyttäjäoikeutta Opintopolussa. Pyyntö voi tulla myös sähköpostitse, jolloin vastuukäyttäjä kutsuu henkilön Opintopolkuun ja myöntää Valssi-pääkäyttäjäoikeuden.

Yksityiset palveluntuottajat saavat Valssi-oikeudet seuraavasti: Palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä anoo Valssi-pääkäyttäjäoikeutta virkailijan Opintopolusta omien tietojensa kautta, jonka jälkeen Opetushallitus myöntää oikeuden.

Lisää tietoa Valssin käyttöoikeuksista ja niiden myöntämisestä löytyy sivulta Valssin käyttäjätunnukset.

Ketkä Valssia käyttävät?

Valssissa on erilaisia käyttäjärooleja: ylläpitäjät, pääkäyttäjät, toteuttajat ja vastaajat. Ylläpitäjiä ovat järjestelmän toiminnasta vastaavat tahot kuten Karvi. Lisää tietoa löytyy sivulta Käyttäjätunnusten käyttöönotto ja hallinta.

Pääkäyttäjät ovat henkilöitä, jotka vastaavat varhaiskasvatuksen laadusta ja sen kehittämisestä organisaatiossa. Pääkäyttäjät voivat hyödyntää Valssia osana organisaation laadunhallintaa. Pääkäyttäjät voivat ottaa käyttöön Valssin arviointityökaluja, tarkastella toimijakohtaisia arviointiraportteja, toimipaikkojen tuottamia yhteenvetoja ja lopulta tallentaa arvioinnin tulokset. Valssin pääkäyttäjäoikeudet myöntää kunnissa Opintopolun vastuukäyttäjä ja yksityisillä palveluntuottajilla Opetushallitus. Pääkäyttäjä myöntää pääkäyttäjä- ja toteuttajakäyttöoikeuksia organisaationsa sisällä.

Toteuttajat ovat päiväkotien johtajia, jotka vastaavat arviointiprosessin läpiviennistä toimipaikkatasolla. Päiväkodin johtajat lähettävät arviointilomakkeet henkilöstölle ja tukevat henkilöstöä arvioinnin eri vaiheissa. Yhdessä henkilöstön kanssa johtajat tunnistavat arvioitavan teeman mukaisia vahvuuksia ja kehittämisen kohteita, laativat kehittämissuunnitelman ja seuraavat sen toimeenpanoa. Toisinaan henkilö tarvitsee sekä pääkäyttäjän että toteuttajan roolit, jolloin toteuttajaoikeuden myöntää toinen Valssi-pääkäyttäjä. Organisaatiossa tulee tämän vuoksi olla vähintään kaksi Valssi-pääkäyttäjää.

Valssin pääkäyttäjä- ja toteuttajakohtaiset käyttöohjeet löytyvät sivulta Valssin käyttöohjeet. 

Vastaajat ovat päiväkotien henkilöstöä, jonka tiedot on tallennettu varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan. Vastaajien ei tarvitse kirjautua Valssiin, mutta Valssin käyttö edellyttää sitä, että Vardaan on tallennettu päiväkodin johtajien ja työntekijöiden tiedot työsähköpostiosoitteineen. Perhepäivähoitajille tarkoitettuja arviointilomakkeita ja mahdollisuutta vastata niihin kehitetään tulevaisuudessa. Myös huoltajille on suunniteltu arviointilomakkeita, jotka otetaan käyttöön myöhemmässä vaiheessa suomen ja ruotsin lisäksi myös muilla kielillä.

Valssin vastaajakohtaiset käyttöohjeet löytyvät sivulta Vastaaja vastaa arviointilomakkeeseen.

Mitä tietoja Vardasta siirtyy Valssiin?

Valssiin liitetään tietoja varhaiskasvatuksen tietovarannosta Vardasta. Kun varhaiskasvatustoimija käynnistää arviointitiedonkeruun Valssilla, järjestelmä hakee Vardasta arvioinnin toteuttavan järjestäjän tai palveluntuottajan organisaatiota koskevia taustatietoja sekä arviointiin vastaavan henkilöstön henkilötietoja.

Varhaiskasvatustoimijasta siirtyy Valssiin seuraavia tietoja:

• Organisaatio-OID, Kuntakoodi
• Toimipaikan OID, Toimipaikan nimi, Toimipaikan postinumero
• Toimipaikan järjestämis- ja toimintamuoto
• summatasoisia tietoja: toimipaikkojen lukumäärät toimintamuodoittain, toimipaikkojen lukumäärät järjestämismuodoittain, henkilöstön lukumäärä tehtävänimikkeittäin, kelpoisen henkilöstön määrä ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten määrä
• työntekijän täydennyskoulutusta koskevia tietoja: täydennyskoulutuksessa olleiden työntekijöiden määrä tehtävänimikkeittäin ja koulutuspäivien määrä

Työntekijästä siirtyy Valssiin seuraavia tietoja:

• kutsumanimi ja sukunimi, työntekijä-id ja työsähköpostiosoite
• toimipaikka, jossa arviointi toteutetaan
• tehtävänimike, tutkinnot ja kelpoisuus työtehtävään

Kun tiedonkeruu Valssilla on päättynyt, työntekijää yksilöivät henkilötunnisteet poistetaan. Valssista saatavat arviointiraportit eivät sisällä henkilötietoa, eikä yksittäisiä vastaajia voi tunnistaa raportilta. Säilytettävä ja arkistoitava arviointitieto ei sisällä henkilötietoja, eikä toimija- tai toimipaikkatietoja. 

Vardasta ei kuitenkaan siirry Valssiin mitään tietoja niistä työntekijöistä, joilla on voimassa oleva turvakielto. Turvakiellon alaisten henkilöiden tietoja käytetään tilastointitiedoissa ja tieto siirtyy toimijaa koskevana summatasoisena tietona Valssiin ilman, että henkilön pystyy tunnistamaan. 

Vuokratusta henkilöstöstä ei myöskään siirry Valssiin tietoja, sillä heitä koskevat tiedot tallennetaan Vardaan summatasoisina. Näin ollen vuokrattu henkilöstö ei voi osallistua Valssilla toteutettavaan tiedonkeruuseen.

Ibruktagande av Valssi

Varför ska man ta Valssi i bruk?

Användningen av Valssi stöder aktörer inom småbarnspedagogik i deras lagstadgade självutvärderingar (lagen om småbarnspedagogik 540/2018, 24 §). Aktörer inom småbarnspedagogik har dock inte någon skyldighet att göra sina självutvärderingar i Valssi, utan det är frivilligt att använda systemet för självutvärderingar. När NCU i framtiden gör sina nationella utvärderingar via Valssi, ska systemet tas i bruk (lagen om Nationella centret för utbildningsutvärdering 1295/2013, 7 §). 

Till Valssi bifogas uppgifter från informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda. Inbördes användning av nationella system minskar tjänstearbetet på olika nivåer inom småbarnspedagogiken. Mer information om Varda finns på sidan om informationsresursen inom småbarnspedagogik.

Till Valssi bifogas forskningsbaserade utvärderingsverktyg som konkretiserar grunderna för planen för småbarnspedagogik. Aktörer inom småbarnspedagogik får tillgång till nationella verktyg som utvecklats till stöd för självutvärdering via Valssi. Datainsamlingar med verktygen får endast göras med Valssi.

Valssi är gratis att använda. Valssis användargränssnitt är webbläsarbaserat och det behövs ingen särskild licens för att använda systemet. 

NCU erbjuder support för användningen av Valssi och genomförandet av utvärderingsprocesser med Valssi. Valssi-systemet, utvärderingsverktygen och de material som tillhandahålls till stöd för utvärderingen produceras på både finska och svenska. Mer information om genomförandet av utvärderingar och om de nationella verktygen finns på NCU:s webbplats, karvi.fi/sv/smabarnspedagogik.

Hur kan man förbereda sig för att ta Valssi i bruk?

Aktörer inom småbarnspedagogiken bör reflektera över sin kvalitetshantering och ansvarsfördelningen för den. Det är viktigt att fundera på vilka som ska vara organisationens Valssi-huvudanvändare och att utnämna dem i god tid. På så sätt har huvudanvändare tid att bekanta sig med Valssi och de material som tagits fram som stöd för Valssi. Material som tagits fram som stöd för Valssi och inspelningar av utbildningar finns på NCU:s webbplats karvi.fi/sv/smabarnspedagogik.

För insamlingarna av utvärderingsinformation i Valssi behövs personalens arbets-e-postadresser. Ett fält för arbets-e-postadress lades till i Varda den 1 januari 2023. E-postadressen sparas på samma sätt som övriga uppgifter om arbetstagaren. En e-postadress för verksamhetsstället eller gruppen ska inte sparas i arbetstagarens uppgifter. För kortvariga vikariers del avgör ansvarspersonen själv vem det är förnuftigt att skaffa en arbets-e-postadress för. Om en anställds vikariat är kortare än en månad, är det inte förnuftigt att den anställda deltar i en utvärderingsprocess via Valssi eller i datainsamling. 

En aktör inom småbarnspedagogiken ansvarar för att säkerställa att Varda-uppgifterna om organisationen och personalen är aktuella innan Valssi tas i bruk och innan en utvärdering genomförs med Valssi. Korrekta Varda-uppgifter är en förutsättning för användning av Valssi. Huvudanvändare hos aktören inom småbarnspedagogik ska kontakta sina eventuella systemleverantörer om det förekommer problem med sparandet av uppgifter.

Hur får man tillgång till Valssi?

Valssi öppnas för alla kommuners och privata serviceproducenters bruk den 1 augusti 2023. Aktören inom småbarnspedagogik beslutar om att ta Valssi i bruk. Aktören ansvarar för de egna användarrättigheter som beviljats i organisationen. Beslutet att ta Valssi i bruk fattas alltid på kommunens eller den privata serviceproducentens nivå, inte på ett enskilt daghem som hör till organisationen.  

Kommuner får Valssi-rättigheter enligt följande: Från och med början av augusti 2023 beviljar Utbildningsstyrelsen de ansvariga användarna i Studieinfo rätt att bevilja Valssi- huvudanvändaresrättigheter för personer vars arbetsuppgifter omfattar kvalitetshantering, utvärdering och utveckling. Om användaren redan har inloggningsuppgifter för tjänsteman i Studieinfo (t.ex. Varda-användarnamn) kan användaren anhålla om Valssi-ansvarspersonsrättigheter i Studieinfo. Om begäran kommer via e-post, kan den ansvariga användaren bjuda in personen till Studieinfo och bevilja Valssi-huvudanvändarrättigheter.

Privat serviceproducenter får Valssi-rättigheter enligt följande: Varda-huvudanvändaren av serviceproducenter anhåller om Valssi-ansvarspersonsrättigheter i Studieinfo och Utbidningsstyrelsen beviljar rättigheterna.

Mer information om användarbehörigheter för Valssi och beviljandet av dem finns på sidan om användaruppgifter för Valssi.

Vem använder Valssi?

I Valssi finns olika användarprofiler: administratörer, huvudanvändare, ansvarspersoner vid daghem och respondenter. Administratörer är de som ansvarar för systemets funktion, såsom NCU. Mer information finns på sidan om ibruktagande och administration av användaruppgifter.

Huvudanvändarna är personer som ansvarar för småbarnspedagogikens kvalitet och utvecklingen av den inom organisationen. Huvudanändarna kan använda Valssi som en del av organisationens kvalitetshantering. Huvudanändarna kan ta i bruk utvärderingsverktyg i Valssi, se ansvarspersonsspecifika utvärderingsrapporter och sammanfattningar som tagits fram av verksamhetsställena samt spara utvärderingsresultaten. Huvudanvändarrättigheter för Valssi beviljas i kommunerna av den ansvariga användaren för Studieinfo och för privata serviceproducenter av Utbildningsstyrelsen. Huvudanvändaren beviljar huvudanvändar- och daghemmens ansvarspersonsrättigheter inom sin organisation.

Ansvarspersonerna vid daghem är daghemsföreståndare som ansvarar för genomförandet av utvärderingsprocessen på verksamhetsställets nivå. Daghemmets föreståndare skickar utvärderingsblanketterna till personalen och stöder personalen i olika skeden av utvärderingen. Tillsammans med personalen identifierar föreståndarna styrkor och utvecklingsområden enligt det tema som utvärderas, utarbetar en utvecklingsplan och följer verkställandet av den.

Specifika bruksanvisningar för huvudanvändare och ansvarspersoner vid daghem i Valssi finns på sidan med bruksanvisningar för Valssi. 

Respondenter är de anställda vid daghemmen, vars uppgifter finns sparade i informationsresursen för småbarnspedagogiken Varda. Respondenterna behöver inte logga in i Valssi, men användning av Valssi kräver att daghemsföreståndarnas och de anställdas uppgifter och arbets-e-postadresser finns sparade i Varda. Utvärderingsblanketter för familjedagvårdare och möjligheterna att besvara dem utvecklas i framtiden. Även utvärderingsblanketter för vårdnadshavare är under planering. De tas i bruk i ett senare skede, förutom på finska och svenska även på andra språk.

Valssis bruksanvisning för respondenter finns på sidan Respondenten besvarar utvärderingsblanketten.

Vilka uppgifter överförs från Varda till Valssi?

Till Valssi bifogas uppgifter från informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda. När en aktör inom småbarnspedagogik inleder en insamling av utvärderingsinformation via Valssi, hämtar systemet bakgrundsinformation om anordnaren som gör utvärderingen eller serviceproducentens organisation samt personuppgifter om de anställda som besvarar utvärderingen från Varda.

I Valssi finns följande uppgifter om aktörer inom småbarnspedagogik:

• Organisations-OID, Kommunkod
• Verksamhetsställets OID, Verksamhetsställets namn, Verksamhetsställets postnummer
• Verksamhetsställets anordnande- och verksamhetsform
• uppgifter på summanivå: antal verksamhetsställen per verksamhetsform, antal verksamhetsställen per anordnandeform, antal anställda per befattningsbenämning, antal behöriga anställda och antal barn i småbarnspedagogiken
• uppgifter om fortbildning för personalen: antal anställda som deltagit i fortbildning per befattningsbenämning och antal utbildningsdagar

Följande uppgifter om den anställda överförs till Valssi:

• tilltalsnamn och efternamn, arbetstagar-id och arbets-e-postadress
• verksamhetsställe där utvärderingen sker
• uppgifter om uppgiftsbeteckning, examen och behörighet

Personuppgifter som identifierar arbetstagaren raderas när datainsamlingen avslutas. Utvärderingsrapporterna från Valssi innehåller inte personuppgifter och enskilda respondenter kan inte identifieras i dem. Utvärderingsinformationen som sparas och arkiveras innehåller inte personuppgifter eller uppgifter om aktörer inom småbarnspedagogik eller verksamhetsställen. 

Uppgifter om anställda med gällande spärrmarkering överförs dock inte från Varda till Valssi. Uppgifter om personer med spärrmarkering används i statistikuppgifter och överförs som information på summanivå till Valssi utan att personen kan identifieras. 

Uppgifter om inhyrd personal överförs inte heller till Valssi, eftersom uppgifter om dem överförs till Varda på summanivå. Därför kan inhyrd personal inte delta i datainsamling via Valssi.