Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamalli LUONNOS
1. Johdanto
Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla kokonaisuuteen kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta kokonaisuutta ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.
Hallintamalli sisältää yhteisen yleisosan, jota täydentävät ja tarkentavat VIRTA-opintotietopalvelun ja VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamallit.
Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.
2. Toimijaroolit
2.1. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä
Korkeakoulu rekisterinpitäjänä säilyttää opiskelijatietoja sisältävän rekisterinsä tietoja VIRTA-opintotietopavelussa ja päättää näiden tietojen käytöstä.
Korkeakoulut ja muut tutkimusorganisaatiot (valtion tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaanhoitopiirit) rekisterinpitäjänä säilyttävät julkaisutietoja sisältävien rekisteriensä tietoja VIRTA-julkaisutietopalvelussa, josta ne ovat avoimesti kenen tahansa saatavilla.
Korkeakoulujen rekistereissään pitämän tiedon laajuutta ohjaavat osaltaan yliopistolain 51 §:n ja ammattikorkeakoululain 45 §:n mukaiset opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonsaantioikeudet. Korkeakoulujen on lakien nojalla pidettävä rekistereissään tieto sellaisella tarkkuudella, että se palvelee OKM:n tiedonkeruita. Vastaavasti tilastolakiin perustuva Tilastokeskuksen oikeus kerätä henkilötietoja tiedonantovelvollisuuden nojalla vaikuttaa rekistereissä ylläpidetyn tiedon yksityiskohtiin.
2.2. OKM omistajana ja hallinnoijana
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarantojen teknisenä ylläpitäjänä opintotietopalvelun ja julkaisutietopalvelun yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opintotietopalvelun osalta sovelletaan HE 44/2012 osana lakia "Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä".
VIRTA-opintotietopalvelu ja -julkaisutietopalvelu kuuluvat CSC:n ja OKM:n koulutus- ja tiedepolitiikan osaston (KTPO) välisen vuosisopimuksen OKM:n tietovarastopalvelut -osan palvelukokonaisuuteen. OKM:n tietovarastopalveluiden tavoitteena on välittää tietoja korkeakouluilta viranomaisille ja tulevaisuudessa myös korkeakoulujen välillä korkeakoulujen niin päättäessä sekä tuottaa OKM:n tarpeisiin Suomen korkeakoululaitoksen tilaa kuvaavaa raportointia. Palvelut edistävät korkeakouluja koskevan tiedon käyttöä ja vaikuttavuuden seuraamista.
OKM:n tiedonsaantioikeus korkeakouluista perustuu yliopistolain 51 §:ään ja ammattikorkeakoululain 45 §:ään, joiden mukaan korkeakoulujen ”tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla.”
(Tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaaloiden tietojen toimittamisen osalta tätä kohtaa tarkennetaan myöhemmin)
2.3. CSC palveluntuottajana
Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (CSC) osana KTPO-CSC-vuosisopimusta VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun ylläpitoa ja jatkokehitystä.
2.4. Ohjaavat tahot
2.4.1. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä
Viranomaiskäyttöä ohjaavana tahona toimii OKM:n asettama Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä. Ryhmä ohjaa ja seuraa lain (484/2013) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarantojen käyttöä ja toimivuutta; valmistelee tietovarannoista tehtävien OKM:n tiedonkeruiden aikatauluja ja keskustelee kehityksen seurannasta ja priorisoinnista; keskustelee ja sopii laajemmin kaikista OKM:n tekemistä tiedonkeruista ja osallistuu vuosittaiseen tiedonkeruukäsikirjan valmistelemiseen; valmistelee tietojen välittämistä muille viranomaisille korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta sekä luo ja ylläpitää korkeakoulujen viranomastietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua.
Ohjausryhmän puheenjohtaja on OKM:stä ja jäsenet koostuvat OKM:n nimittämistä henkilöistä, sisältäen edustajia niin korkeakoulu- kuin viranomaissektoriltakin. Ryhmä kokoontuu n. 3 kuukauden välein (ks. vuosikello).
2.4.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki)
KOOTuki-ryhmä toimii korkeakoulujen toiminnan tarpeista lähtevää Virta-opintotietopalvelun käyttöä ohjaavana tahona ja siinä ovat edustettuna korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon johtajien yhteistyöverkostot, Opetushallitus ja CSC. Korkeakoulujen yhteistyöverkostojen perustama ryhmä luo kokonaiskuvaa digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen sekä niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä tuottaa näkemystä siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tuen kehityshankkeita. KOOTuki-ryhmällä ei ole ohjaavaa roolia julkaisutietopalvelun osalta.
2.5. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä
VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun toimintaan liittyy useita asiantuntijaryhmiä. Ne selvittävät, käsittelevät ja antavat ehdotuksia mm. tietosisältöihin, tiedontuottamiseen ja toteutukseen liittyvistä asioista sekä tukevat asiantuntijatuntemuksellaan tietovarantojen kehittämistä. Eri asiantuntijaryhmien roolit ja tehtävät on kuvattu tarkemmin VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun omissa hallintamalleissa.
2.6. Tietovarantojen tietosisällön käyttö
VIRTA-opintotietopalvelun ja -julkaisutietopalvelun käyttö voidaan jakaa kolmeen kategoriaan.
- Korkeakoulun omien tietojen käyttö
- Käyttö operatiivisissa palveluissa
- Tiedonkeruukäyttö ja yhteinen BI-raportointi
Opintotietopalvelun tietojen käytöstä kerrotaan tarkemmin opintotietopalvelun hallintamallissa.
Julkaisutietopalvelun tietojen käytöstä kerrotaan tarkemmin julkaisutietopalvelun hallintamallissa.
3. Kustannukset
3.1. Ylläpito ja kehitys
OKM:n ja CSC:n välinen vuosisopimus kattaa VIRTA-opintotietopalvelun tietoteknisen ylläpidon ja palvelun operatiivisen toiminnan. Myös palvelun jatkokehitys on osa samaa vuosisopimusta. Palvelun ohjausrakenteet voivat sopimuksen puitteissa priorisoida jatkokehityskohteita.
3.2. Käyttöönottokustannukset uudelle palvelulle
Kun uusi palvelu ottaa VIRTA-opintotietopalvelun käyttöön, OKM päättää VIRTA-opintotietopalveluun vaadittaviin muutoksiin liittyvästä kustannustenjaosta. Opintotietopalvelun käyttöönottava palvelu huolehtii omista VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä käyttöönotto- ja käyttökustannuksistaan.
4. Ristiriitatilanteiden käsittely
Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle. Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä.
5. Tekninen ylläpito
5.1. CSC:n rooli ylläpitäjänä
Tietovarantojen teknisten alustojen ja käytettävän teknologia-arkkitehtuurin valinnasta, ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa CSC.
5.2. Huoltokatkot ja niistä viestiminen
VIRTA-opintotietopalvelun tekninen huoltoikkuna on joka kuukauden kolmantena keskiviikkona, jolloin käyttöpalvelussa voi olla katko klo 11-12 välillä. Huoltoikkunaan liittyvästä käyttökatkosta ei erikseen viestitä, ellei käyttökatko ole normaalia pidempi (esim. suuren päivitysmäärän takia). Ylimääräisistä huoltokatkoista tiedotetaan aina yhteyshenkilöitä ja muita relevantteja tahoja.
5.3. Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen
Poikkeustilanteissa huomioidaan CSC:n toimintakäytännöt poikkeamien käsittelyssä (CSC valmistelee parhaillaan yleistä kriisiviestintäsuunnitelmaansa). Pääsääntöisesti, vakavan uhan havainnoinnin tekee CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimi, joka raportoi palvelun sisäiselle omistajalle ja tarvittaessa CSC:n johdolle, CSC:n tietoturvapäällikölle ja OKM:lle. Turvallisuuspoikkeamissa tiedotusvastuut määräytyvät kriisin vakavuuden mukaan, ts. tiedotuksesta vastaavat joko palvelun sisäinen omistaja, CSC:n markkinointi- ja viestintäjohtaja tai OKM.
Häiriö- ja poikkeustilanteista ilmoittamisessa suositaan ensisijaisesti nopeita ja tuttuja viestintäkanavia, kuten sähköpostia yhteyshenkilölistoille.
6. VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli
VIRTA-opintotietopalvelun yksityiskohtaisempi hallintamalli on kuvattu täällä.
7. VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli
VIRTA-julkaisutietopalvelun yksityiskohtaisempi hallintamalli on kuvattu täällä.