Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen (VIRTA) hallintamalli LUONNOS

1. Johdanto

Korkeakoulujen valtakunnallisten tietovarantojen (VIRTA) hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla kokonaisuuteen kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta kokonaisuutta ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.

Hallintamalli sisältää yhteisen yleisosan, jota täydentävät ja tarkentavat VIRTA-opintotietopalvelun ja VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamallit.

Hallintamallikokonaisuudesta vastaa Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä.

2. Toimijaroolit

2.1. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä

Korkeakoulu rekisterinpitäjänä säilyttää opiskelijatietoja sisältävän rekisterinsä tietoja VIRTA-opintotietopavelussa ja päättää näiden tietojen käytöstä.Rooli julkaisutietopalvelun osalta?

2.2. OKM omistajana ja hallinnoijana

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarantojen teknisenä ylläpitäjänä opintotietopalvelun ja julkaisutietopalvelun yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten HE 44/2012 mukaisesti osana lakia "Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä".

VIRTA-opintotietopalvelu ja julkaisutietopalvelu kuuluvat CSC:n ja OKM:n koulutus- ja tiedepolitiikan osaston (KTPO) välisen vuosisopimuksen OKM:n tietovarastopalvelut -osan palvelukokonaisuuteen. OKM:n tietovarastopalveluiden tavoitteena on välittää tietoja korkeakouluilta viranomaisille ja tulevaisuudessa myös korkeakoulujen välillä korkeakoulujen niin päättäessä sekä tuottaa OKM:n tarpeisiin Suomen korkeakoululaitoksen tilaa kuvaavaa raportointia. Palvelut edistävät korkeakouluja koskevan tiedon käyttöä ja vaikuttavuuden seuraamista.

2.3. CSC palveluntuottajana

Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (CSC) osana KTPO-CSC-vuosisopimusta VIRTA-opintotietopalvelun ja julkaisutietopalvelun ylläpitoa ja jatkokehitystä. 

2.4. Ohjaavat tahot

2.4.1. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä

Viranomaiskäyttöä ohjaavana tahona toimii OKM:n asettama Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä. Ryhmä ohjaa ja seuraa lain (484/2013) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (opintotietopalvelu) ja julkaisutietopalvelun käyttöä ja toimivuutta; valmistelee tietovarannoista tehtävien OKM:n tiedonkeruiden aikatauluja ja keskustelee kehityksen seurannasta ja priorisoinnista; keskustelee ja sopii laajemmin kaikista OKM:n tekemistä tiedonkeruista ja osallistuu vuosittaiseen tiedonkeruukäsikirjan valmistelemiseen; valmistelee tietojen välittämistä muille viranomaisille korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta sekä luo ja ylläpitää korkeakoulujen viranomastietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua.

Ohjausryhmän puheenjohtaja on OKM:stä ja jäsenet koostuvat OKM:n nimittämistä henkilöistä, sisältäen edustajia niin korkeakoulu- kuin viranomaissektoriltakin. Ryhmä kokoontuu n. 3 kuukauden välein (ks. vuosikello).

2.4.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki)  

KOOTuki-ryhmä toimii korkeakoulujen toiminnan tarpeista lähtevää Virta-opintotietopalvelun käyttöä ohjaavana tahona ja siinä ovat edustettuna korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon johtajien yhteistyöverkostot, Opetushallitus ja CSC. Korkeakoulujen yhteistyöverkostojen perustama ryhmä luo kokonaiskuvaa digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen sekä niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä tuottaa näkemystä siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tuen kehityshankkeita.

2.5. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä (julkaisutietopalvelun osalta omina alalukuina)

2.5.1. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöt

Ryhmä koostuu korkeakoulujen asettamista yhteyshenkilöistä (1-N / korkeakoulu). Ryhmä kokoontuu etäkokouksissa n. 3 viikon välein. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä asioita tiedotetaan myös sähköpostilistan välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa. 

2.5.2. VIRTA-opintotietopalvelun viranomaistiedonkeruut -asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmä käsittelee VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöön, viranomaistiedonkeruisiin ja muihin kehityskohteisiin liittyviä yksityiskohtia.  Ryhmään osallistuminen on vapaaehtoista ja ryhmässä ovat edustettuina viranomaistahojen lisäksi korkeakoulujen asiantuntijoita. 

2.5.3. Synergiaryhmä

Synergiaryhmä on korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto, jonka työtä ohjaa KOOTuki-ryhmä. Synergiaryhmä kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Synenergiaryhmä kehittää korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuria ja tukee sen soveltamisalaan kuuluvia kehittämishankkeita.

2.5.4. Asiantuntijayhteistyö

Muita asiantuntijaryhmiä voidaan tarpeen mukaan perustaa aihealuekohtaisesti ja määräaikaisesti.

2.6. Tietovarantojen tietosisällön käyttö

VIRTA-opintotietopalvelun käyttö voidaan jakaa kolmeen kategoriaan.

• Korkeakoulun omien tietojen käyttö
• Käyttö operatiivisissa palveluissa
• Tiedonkeruukäyttö ja yhteinen BI-raportointi

VIRTA-julkaisutietopalvelun käyttö...

Opintotietopalvelun tietojen käytöstä  kerrotaan tarkemmin opintotietopalvelun hallintamallin luvussa 6.

Julkaisutietopalvelun tietojen käytöstä kerrotaan tarkemmin ...

3. Vuosikello

4. VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli

VIRTA-opintotietopalvelun yksityiskohtaisempi hallintamalli on kuvattu täällä.

5. VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamalli

VIRTA-julkaisutietopalvelun yksityiskohtaisempi hallintamalli on kuvattu täällä.