VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli LUONNOS

Sisällys

1. Johdanto

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelu on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota opiskelijarekisteriensä osista sekä muiden henkilörekisterien tietosisällöstä. Teknisen käyttöyhteyden kautta korkeakoulujen rekistereissä olevat tiedot välitetään yhdenmukaisessa muodossa eri toimijoiden, kuten korkeakoulujen yhteishaun käytettäväksi. VIRTA-opintotietopalvelu tarjoaa välineen viranomaisten tiedonkeruiden järjestämiseksi siten, että kerättävä tieto on yhteismitallista ja laadukasta.  

VIRTA-opintotietopalvelu sisältää 38 suomalaisen korkeakoulun, eli yhteensä 1,3 miljoonan tutkinto-opiskelijan tiedot. Tietovaranto sisältää mm. tiedot opiskelijan suorittamista korkeakoulututkinnoista, opintosuorituksista, niiden arvosanoista, henkilön opiskeluoikeuksista korkeakoulututkintoon sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta näihin tutkintoihin johtavaan koulutukseen.

VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla palveluun kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta palvelua ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.

2. Toimijaroolit

2.1. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä

Korkeakoulu rekisterinpitäjänä säilyttää opiskelijatietoja sisältävän rekisterinsä tietoja VIRTA-opintotietopavelussa ja päättää näiden tietojen käytöstä.

2.2. OKM omistajana ja hallinnoijana

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten HE44/2012 mukaisesti osana lakia "Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä".

VIRTA-opintotietopalvelu kuuluu CSC:n ja OKM:n koulutus- ja tiedepolitiikan osaston (KTPO) välisen vuosisopimuksen OKM:n tietovarastopalvelut -osan palvelukokonaisuuteen. OKM:n tietovarastopalveluiden tavoitteena on välittää tietoja korkeakouluilta viranomaisille ja tulevaisuudessa myös korkeakoulujen välillä korkeakoulujen niin päättäessä sekä tuottaa OKM:n tarpeisiin Suomen korkeakoululaitoksen tilaa kuvaavaa raportointia. Palvelut edistävät korkeakouluja koskevan tiedon käyttöä ja vaikuttavuuden seuraamista.

2.3. CSC palveluntuottajana

Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa CSC -Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (CSC) osana KTPO-CSC-vuosisopimusta VIRTA-opintotietopalvelun ylläpitoa ja jatkokehitystä. 

2.4. Käyttöä ja kehitystä ohjaavat tahot ja päätöksentekijät

2.4.1. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä

Viranomaiskäyttöä ohjaavana tahona toimii OKM:n asettama Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä. Ryhmä ohjaa ja seuraa lain (484/2013) mukaisen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttöä ja toimivuutta; valmistelee tietovarannosta tehtävien OKM:n tiedonkeruiden aikatauluja ja keskustelee kehityksen seurannasta ja priorisoinnista; keskustelee ja sopii laajemmin kaikista OKM:n tekemistä tiedonkeruista ja osallistuu vuosittaiseen tiedonkeruukäsikirjan valmistelemiseen; valmistelee tietojen välittämistä muille viranomaisille korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta ja luo ja ylläpitää korkeakoulujen viranomastietovirtojen tavoitearkkitehtuuria ja kehittämispolkua.

Puheenjohtaja Jukka Haapamäen (OKM) johtama ohjausryhmä koostuu OKM:n nimittämistä asiantuntijajäsenistä sisältäen edustajia niin korkeakoulu- kuin viranomaissektorilta ja kokoontuu n. 3 kuukauden välein. 

2.4.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) 

KOOTuki-ryhmä toimii korkeakoulujen toiminnan tarpeista lähtevää käyttöä ohjaavana tahona ja siinä ovat edustettuna korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon johtajien yhteistyöverkostot, Opetushallitus ja CSC. Puheenjohtaja Kati Kettusen (HY) luotsaama ryhmä luo kokonaiskuvaa digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen sekä niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä tuottaa näkemystä siitä, mitkä ovat tarpeellisiä yhteisiä digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen tuen kehityshankkeita.

2.5. Asiantuntijaryhmien rooli kehittämisessä

2.5.1. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöt

Ryhmä koostuu korkeakoulujen asettamista yhteyshenkilöistä (1-N /korkeakoulu). Ryhmä kokoontuu etäkokouksissa n. 3 viikon välein. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä asioita tiedotetaan myös sähköpostilistan välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa. 

2.5.2. Viranomaistiedonkeruut -asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmä käsittelee VIRTA-opintotietopalvelun tietosisältöön, viranomaistiedonkeruisiin ja muihin kehityskohteisiin liittyviä yksityiskohtia.  Ryhmään osallistuminen on vapaaehtoista ja ryhmässä on edustettuna viranomaistahojen lisäksi  korkeakoulujen asiantuntijoita. 

2.5.3. Kansainvälinen liikkuvuus VIRTA-opintotietopalveluun -asiantuntijaryhmä

Liikkuvuustietojen VIRTA-Opintotietopalveluun tuomista varten perustettu asiantuntijaryhmä, jossa korkeakoulujen VIRTA-asiantuntijat ja kansainvälisten asioiden asiantuntijat kohtaavat. 

2.5.4. Synergiaryhmä

Synergiaryhmä on korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto, jonka työtä ohjaa KOOTuki-ryhmä. Synergiaryhmä kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Synenergiaryhmä kehittää korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon viitearkkitehtuuria ja tukee sen soveltamisalaan kuuluvia kehittämishankkeita.

2.6. Tietosisällön käyttäjät

VIRTA-opintotietopalvelun tietosisällön käyttö jakaantuu kolmeen pääryhmään:

• Viranomaiskäyttö; tiedonkeruut, raportointi ja muu lakisääteinen käyttö. Esimerkkinä Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruut, joden aineisto toimitetaan Tilastokeskukselle VIRTA-opintotietopalvelusta CSC:n tekemänä poimintana.
• Operatiivinen raportointi, tiedolla johtamisen tuki. Esimerkkinä opintopistekertymien reaaliaikainen esilletuonti koko korkeakoulusektorin osalta Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusen extranetissä (Ekstra-Vipunen).
• Palveluiden tietolähteenä. Esimerkkinä Korkeakoulujen opiskelijaksi- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu hakee VIRTA-opintotietopalvelusta opiskelijan aktiiviset opiskeluoikeustiedot ilmoittautumisen kohteena olevaan korkeakouluun, jolloin opiskelijan ei tarvitse tehdä ilmoittautumista eikä maksaa ylioppilaskunnan jäsenmaksua, mikäli ilmoittautuminen on jo rekisteröity.

3. Kehityksen ja muutoksen hallinta

VIRTA-opintotietopalvelun kehittäminen viranomaiskäyttöön tapahtuu OKM:n päätöksellä....

VIRTA-opintotietopalvelun kehittäminen opratiiviseen raportointiin...

VIRTA-opintotietopalvelun kehittäminen palveluiden tietolähteenä...

korkeakoulukentän yhteisesti sopimalla ja esittämällä asiaa ohjausryhmälle.

Viranomaiskäytön laajentamiset asianomaisten tietotarpeista esitellään asiantuntijaryhmän lähetekeskustelun pohjalta ohjausryhmälle

Korkeakoulujen toiminnan tarpeet 

Kustannustenjako myöhemmin alla

3.1. Kehitysehdotusten käsittelyprosessi

• Kehitysehdotukset esitetään CSC:lle joko suoraan CSC:n vastuullisille henkilöille tai CSC:n ylläpitämään VIRTA-Opintotietopalvelun palveluosoitteeseen virta@csc.fi.
• CSC hallinnoi kehitystikettijonoa joka generoituu yo. palveluosoitteeseen lähetetyistä sähköposteista tai erikseen lisättyinä tiketteinä.
• Pienet asiat (esim. yksittäiset koodistoarvojen lisäykset) käsitellään asiantuntijavoimin ja päätökset yhteyshenkilökokouksissa, suuret (esim. tietomallimuutokset tai tiedonkeruu-asiat) viedään lähetekeskustelun jälkeen ohjausryhmään ja sitä kautta sidosryhmiin
• Päätös ohjausryhmässä OKM:lle syntyvät kustannusvaikutukset huomioiden, päätös kustannusjaosta (osana CSC:n sopimusta tai muulla rahoituksella).

3.2. Vastuunjako toimijoiden välillä

RACI-taulukko tai muu tehtävänjakotaulukko. Työstetään eteenpäin työryhmän kokouksessa: miten eri toimijoista lähtöisin olevat muutostarpeet jaotellaan ja mitä uksityiskohtaiselle tasolle mennään tehtävissä

3.3. Kehityksen vuosikello

3.4. Ristiriitatilanteiden käsittely

Ristiriitatilanteissa asia käsitellään ensisijaisesti Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä, hyödyntäen soveltuvin osin sen alaisia asiantuntijaryhmiä. Mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen, asian käsittelee Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä. 

Ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa eteenpäin joko CSC:n välityksellä tai suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle.

4. Kustannukset

4.1. Ylläpito ja kehitys

OKM:n ja CSC:n välinen vuosisopimus kattaa VIRTA-opintotietopalvelun tietoteknisen ylläpidon ja palvelun operatiivisen toiminnan. Myös palvelun jatkokehitys on osa samaa vuosisopimusta. Palvelun ohjausrakenteet voivat sopimuksen puitteissa priorisoida jatkokehityskohteita.

4.2. Käyttöönottokustannukset uudelle palvelulle

Kun uusi palvelu ottaa VIRTA-opintotietopalvelun käyttöön, OKM päättää VIRTA-opintotietopalveluun vaadittaviin muutoksiin liittyvästä kustannustenjaosta. Opintotietopalvelun käyttöönottava palvelu huolehtii omista VIRTA-opintotietopalveluun liittyvistä käyttöönotto- ja käyttökustannuksistaan.

5. Kokonaisarkkitehtuurikehys

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon järjestämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja näiden kautta myös VIRTA-opintotietopalveluun liittyy useita sidosratkaisuja, hankkeita, arkkitehtuureja, lainsäädäntöä ja standardeja.

5.1. Opiskelun ja opetuksen tietovirrat

Korkeakoulujen digitalisoituvaa opiskelua ja opetusta koskevien tietovirtojen tavoitearkkitehtuurin ja kehittämispolun luominen ja toteuttaminen vie korkeakoulukenttää kohti kokonaisuutta, jossa tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja tieto yhteismitallista. Tavoitteena on sujuvoittaa organisaatiorajat ylittäviä tietovirtoja mukaan lukien viranomaistietovirrat, mikä tarkoittaa paitsi VIRTA-opintotietopalvelun, myös muiden tietovarantojen, kuten Väestötietojärjestelmän laajempaa hyödyntämistä.

5.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyö ja viitearkkitehtuuri

Korkeakoululaitoksen opiskelun ja opetuksen tukipalveluista ja hallinnosta vastaavat toimijat kehittävät Synergiaryhmän toiminnan puitteissa yhteistä viitearkkitehtuurikehystä. Työtä ohjaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki, ks. luku 2.4.2.).

5.3. Yhteentoimivuuden määritykset

5.3.1. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tietomalli

VIRTA-opintotietopalvelun tietomalli noudattaa ja täydentää korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tietomallia (ent. korkeakoulujen tietomalli, XDW-malli). Yhteentoimivuuden määrityksiä on korkeakoulukentällä laadittu tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja tietojen yhteismitallisuuden kehittämiseksi korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten yhteistyössä. Korkeakoulujen tietomallityöllä pyritään varmistamaan tietojärjestelmien semanttinen ja tekninen yhteentoimivuus. Semanttinen yhteentoimivuus mahdollistaa tiedon vastaanottamisen ja käsittelyn tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Sen keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa sekä ihmis- että koneluettava tietojenvaihto. Teknisellä yhteentoimivuudella tarkoitetaan sopimista avoimista rajapinnoista sekä standardeista tietoformaateista ja protokollista. (~sremes@csc.fi; osio tarkastamatta)

5.3.2. Tiedonsiirtomääritykset

Tiedonsiirtomääritykset koskevat tietojen siirtämistä korkeakoulusta tietovarantoon. RAKETTI-VIRTA-ohjausryhmän päätöksen (25.5.2012) perusteella tuetaan vain tiedonsiirtotapaa, joka perustuu eräsiirtoon korkeakoulusta tietovarantoon. Eräsiirto poistaa ja korvaa uudella kaikki korkeakoulun aiemmin tuomat tiedot. Tiedonsiirtomääritykset on kuvattu XML-skeemoina VIRTA-opintotietopalvelun Confluence-sivulla.

Tietojen lukemisessa tietovarannosta käytetään web services -tyyppistä rajapintaa, joka palauttaa tiedon järjestettynä CEN\SFS-standardin EUROLMAI-mukaan.

5.3.3. Koodistot

Yhteiset koodistot ovat yhteentoimivuuden edellytys ja ydin. Yhteisten koodistojen jakeluun hyödynnetään Opetushallituksen toteuttamaa Oppijan verkkopalveluihin kuuluvaa Koodistopalvelua. CSC huolehtii OKM:n toimeksiannosta Koodistopalvelussa sellaisten koodistojen päivittämisestä, joita Opetushallitus tai koodistot omistavat viranomaiset eivät ylläpidä. Tehtävä on osa korkeakoulu tietomallin ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa uusien koodistojen lisäykset ja nykyisten muutokset tehdään kootusti yhteisellä työkalulla.

Koodistot on sisällytetty korkeakouluille tarkoitettuihin tiedonsiirtomäärityksiin (koodistot.xsd), jotta XML-tiedonsiirron tarkistuksessa voidaan varmistua, että käytetyt koodit ovat oikeita. Tiedonsiirtomäärityksissä on koodistoista vain sellaiset koodit, joita voidaan tuoda tietovarantoon. Tiedonsiirtomäärityksissä on myös sellaiset vanhentuneet koodit, joita voidaan tuoda korkeakouluista tietovarantoon.

5.3.4. Tiedonkeruumääritykset

VIRTA-opintotietopalvelua hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan raportoinnissa. Yhteisen tietomallin mukaan tuotettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa VIRTA-opintotietopalvelusta Tilastokeskuksen tiedonkeruumääritysten mukaiset opiskelija- ja tutkintotiedot suoraan Tilastokeskukselle. Myös opetus- ja kulttuuritministeriön opintopistetiedonkeruu toteutetaan suoraan Virta-opintotietopalvelusta, lukuunottamatta harjoittelukouluissa suoritettuja pisteitä. Myös muita opetus- ja kultuuriministeriön suoria tiedeonkeruita pyritään siirtämään suoraan Virrasta poimittaviksi.

OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla. Syksyllä lähetettävissä OKM:n tiedonkeruukirjeissä nostetaan esille tulevan tiedonkeruukierroksen tärkeimmät muutokset ja aikataulut.

6. Palvelun käyttäminen

6.1. Käyttötavat

6.1.1. CSC:n toteuttamat poiminnat

CSC muodostaa tiedontarvitsijoiden pyynnöstä tietoaineistoja VIRTA-opintotietopalvelun sisällöstä tekemällä suoria tietokantahakuja. Ennen poimintoja kyseisen tietotarpeen oikeutus tulee olla selvillä (ks. tiedonluovutusluvat). CSC toimittaa tietoaineiston sovittuja kanavia pitkin tarvitsijoille, henkilötietoja sisältävät aineistot aina salattuja yhteyksiä käyttäen.

6.1.2. WS-rajapinnat

VIRTA-opintotietopalvelun Web Service -rajapinta avataan tiedontarvitsijoille, mikäli lupa tiedon noutamiseen teknistä käyttöyhteyttä pitkin on olemassa. WS-rajapintojen kuvaukset ja esimerkkisanomat esitellään kattavasti VIRTA-opintotietopalvelun ohjeissa. Erillinen testipalvelu mahdollistaa opintotietopalvelun testauksen anonymisoidulla tietoaineistolla.

6.2. Käyttötarkoitukset, tietojenluovutus ja käyttöönottoprosessi

VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttö on mahdollista, mikäli tiedon tarve on perusteltavissa joko lakisääteisesti tai luvanvaraisesti. VIRTA-opintotietopalvelun käyttö voidaan jakaa 1) OKM:n ja OPH:n lakisääteiseen käyttöön (ml. CSC:n sisäinen kehitystyö), sekä 2) muuhun käyttöön rekisterinpitäjien erikseen myöntämällä luvalla. CSC huolehtii mahdollisesta luvitusprosessista.

CSC on määritellyt alustavasti kuusi erilaista tiedon käytön ja tiedonluovutuksen perustapausta (selkeytettävä):

1. korkeakoulu noutaa tietovarannosta tuotettuja aineistoja (ml. 4.b tuotetut aineistot)
2. korkeakoulu käyttää palveluissaan tietovarannon lukurajapinnan kautta rekisteriinsä kuuluvaa tietoa
3. Opetushallitukselle valtakunnalliseen opiskelijavalintarekisteriin
4. a) viranomainen käyttää lukurajapintaa
   b) aineistoluovutukset viranomaisille
5. rekisterinpitäjän päätöksellä muuhun tarkoitukseen
6. rekisterinpitäjän päätöksellä tiedonluovutukset aineistona

Käyttöönotto etenee yhteydenotolla CSC:hen, joka vie asian eteenpäin käsiteltäväksi OKM:lle ja rekisterinpitäjille. Tarvittaessa tietojen käyttöä ja sen yksityiskohtia käsitellään VIRTA-opintotietopalvelun ohjausrakenteissa. Päätöksen jälkeen CSC sopii toimijoiden kanssa tarvittavista yksityiskohdista käyttöyhteyden avaamiselle (esim. palomuuriavaukset ja salaukset) tai tietoaineistojen toimittamiselle.

Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.

VIRTA-opintotietopalvelun tietoaineisto on mahdollista avata tutkimuskäyttöön joko erikseen poimittujen tietoaineistojen muodossa tai suorana pääsynä tietoturva huomioiden.

6.3. Käytön tuki

VIRTA-opintotietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. Ylläpito on tavoitettavissa virka-aikana eikä palvelulla ole toistaiseksi sovittu vasteaikoja.

OKM:n CSC:ltä ostamaan palvelukokonaisuuteen kuulumattomien asioiden osalta toimijoiden on mahdollista hankkia CSC:ltä erillisin sopimuksin tuntihinnoiteltua, VIRTA-opintotietopalveluun ja/tai tietovarastointiin liittyvää konsultointia.

7. Tekninen ylläpito

7.1. Huoltokatkot ja niistä viestiminen

VIRTA-opintotietopalvelun tekninen huoltoikkuna on joka kuukauden ensimmäisenä maanantaina klo 16-19. Huoltoikkunaan liittyvästä käyttökatkosta ei erikseen viestitä, ellei käyttökatko ole normaalia pidempi (esim. suuren päivitysmäärän takia). Ylimääräisistä huoltokatkoista tiedotetaan aina yhteyshenkilöitä ja muita relevantteja tahoja.

7.2. Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen

Poikkeustilanteissa huomioidaan CSC:n toimintakäytännöt poikkeamien käsittelyssä (CSC valmistelee parhaillaan yleistä kriisiviestintäsuunnitelmaansa). Pääsääntöisesti, vakavan uhan havainnoinnin tekee CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimi, joka raportoi palvelun sisäiselle omistajalle ja tarvittaessa CSC:n johdolle, CSC:n tietoturvapäällikölle ja OKM:lle. Turvallisuuspoikkeamissa tiedotusvastuut määräytyvät kriisin vakavuuden mukaan, ts. tiedotuksesta vastaavat joko palvelun sisäinen omistaja, CSC:n markkinointi- ja viestintäjohtaja tai OKM.

Häiriö- ja poikkeustilanteista ilmoittamisessa suositaan ensisijaisesti nopeita ja tuttuja viestintäkanavia, kuten sähköpostia yhteyshenkilölistoille. 

8. Tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi

VIRTA-opintotietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa. Tietosisällön tulee noudattaa lakisääteistä tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä (esim. tutkintotiedot myös paperirekistereistä asti). Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-opintotietopalvelu tekee teknisen validaation tietojen yhteensopivuudesta tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin joitain ratkaisevia tietovaatimuksia (esim. lukukausi-ilmoittautumisten määrä).

 Tiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa, jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedon laadun keskimääräistä tasoa.

CSC tuottaa tiedonkeruiden yhteydessä poiminta-aineistot korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta tiedontarvitsijoille (aineistopoiminnat).

9. Viestintä

CSC tuottaa oikeaa ja ajantasaista tietoa VIRTA-opintotietopalvelun rekisterinpitäjien sekä tietoja hyödyntävien, ohjaavien, ylläpitävien ja kehittävien tahojen ja sidosryhmien käytettäväksi niin, että eri tahot pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkainen kommunikoinnin rinnalla, Confluence-sivusto, sähköposti ja JIRA-asianhallintajärjestelmä, ACP-verkkokokousjärjestelmä, puhelin ja sosiaalinen media (Twitter).

CSC pitää yllä VIRTA-opintotietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja CRM-järjestelmässään, sähköpostilistapalvelimellaan (Sympa), JIRA:ssa (korkeakoulukohtaiset tiketit) ja Confluencessa.

CSC:n VIRTA-opintotietopalvelutiimin tavoittaa palveluosoitteesta virta@csc.fi. Viesteistä muodostuu automaattisesti JIRA-palvelupyyntö. VIRTA-opintotietopalvelutiimin sisäiseen viestintään on lisäksi käytössä tietovaranto@postit.csc.fi -osoite. VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilöiden sähköpostilista on virta-yhteyshenkilot@postit.csc.fi.    

CSC järjestää korkeakouluille ja sidosryhmille kohdennetut puolivuosittaiset tapahtumat; keväisin VIRTA-seminaarin ja syksyisin KOTA-seminaarin osana puolipäiväisen VIRTA-osuuden.

Kriisiviestinnässä noudatetaan CSC:n valmisteilla olevaa kriisiviestinnän ohjetta. Ks. myös Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen.