VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli LUONNOS

Sisällys

1. Johdanto

1.1. Tavoitteet

VIRTA-opintotietopalvelun hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla palveluun kohdistuvia muutoksia hallitaan. Dokumentti kuvaa mitä, miksi ja miten toimitaan, jotta palvelua ohjataan, johdetaan ja kehitetään laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus varmistaen.

1.2. Kokonaisarkkitehtuurikehys ja yhteentoimivuuden määritykset

Korkeakoulujen digitalisoituvaa opiskelua ja opetusta koskevien tietovirtojen kokonaisuus

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyö ja viitearkkitehtuuri

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tietomalli (ent. korkeakoulujen tietomalli, XDW-malli),  VIRTA-tietomalli on tätä täydentävä ja noudattava tietomalli

Käsitteet, tietorakenteet tiedonsiirtomääritykset, koodistot

Yhteismitallinen raportointi; tiedonkeruumääritykset, käsikirjat

Tietovarantoa hyödynnetään korkeakoulujen toiminnan raportointiin. Yhteisen tietomallin mukaan tuoettu tieto tuottaa tiedonkeruissa yhteismitallista, vertailtavaa ja laadukasta tietoainesta. CSC toimittaa Virta-opintotietopalvelusta Tilastokeskuksen tiedonkeruumääritysten mukaiset opiskelija- ja tutkintotiedot suoraan Tilastokeskukselle. Myös opetus- ja kulttuuritministeriön opintopistetiedonkeruu toteutetaan suoraan Virta-opintotietopalvelusta, lukuunottamatta harjoittelukouluissa suoritettuja pisteitä. Myös muita opetus- ja kultuurimisteriön suoria tiedeonkeruita pyritään siirtämään suoraan Virrasta poimittaviksi.

 OKM:n vuosittaiset tiedonkeruuohjeistukset yliopistoille ja ammattikorkeakouluille julkaistaan tiedonkeruukäsikirjoina CSC:n wikialustalla.

2. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvät toimijaroolit

2.1. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä

Korkeakoulu rekisterinpitäjänä säilyttää opiskelijatietoja sisältävän rekisterinsä tietoja VIRTA-opintotietopavelussa ja päättää näiden tietojen käytöstä.

2.2. OKM omistajana ja hallinnoijana

Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. HE44/2012 mukaisesti osana lakia "Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä".

2.3. CSC palveluntuottajana

Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa CSC -Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä (myöh. CSC) osana KTPO-CSC-vuosisopimusta Valtakunnallisen tietovarannon ylläpitoa ja jatkokehitystä. 

2.4. VIRTA-opintotietopalvelun käyttöä ja kehitystä ohjaavat tahot ja päätöksentekijät

2.4.1. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä viranomaiskäyttöä ohjaavana tahona

Ohjausryhmä koostuu OKM:n nimittämistä asiantuntijajäsenistä sisältäen edustajia niin korkeakoulu- kuin viranomaissektorilta. Ohjausryhmä kokoontuu n. 3kk välein ja esitysten pohjalta tekee päätöksiä korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon jatkokehityksestä ja ajankohtaisista asioista. 

2.4.2. Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) korkeakoulujen toiminnan tarpeista lähtevää käyttöä ohjaavana tahona

xx

2.5. Asiantuntijaryhmien rooli VIRTA-opintotietopalvelun kehittämisessä

2.5.1. VIRTA-yhteyshenkilöt

Ryhmä koostuu korkeakoulujen asettamista yhteyshenkilöistä (1-N /korkeakoulu). Ryhmä kokoontuu etäkokouksissa n. 3 viikon välein ja VIRTA-Opintotietopalveluun liittyvistä asioita tiedotetaan sähköpostilistan välityksellä. CSC koordinoi ryhmän toimintaa. 

2.5.2. Viranomaistiedonkeruut -asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmä käsittelee VIRTA-Opintotietopalvelun tietosisältöön, viranomaistiedonkeruisiin ja muihin kehityskohteisiin liittyviä yksityiskohtia.  Ryhmään osallistuminen on vapaaehtoista ja ryhmässä on edustettuna viranomaistahojen lisäksi  korkeakoulujen asiantuntijoita. 

2.5.3. Kansainvälinen liikkuvuus VIRTA-opintotietopalveluun -asiantuntijaryhmä

Liikkuvuustietojen VIRTA-Opintotietopalveluun tuomista varten perustettu asiantuntijaryhmä, missä on VIRTA-asiantuntijoiden lisäksi korkeakoulujen kansainvälisten asioiden asiantuntijoita. 

2.5.4. Synergiaryhmä

Synergiaryhmä on opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto, jonka työtä ohjaa KOOTuki-ryhmä. Synergiaryhmä kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Synenergiaryhmä  kehittää korkeakoulujen yhteistä tietomallia ja tukee  tietomallin soveltamiseen liittyviä  opetuksen ja opiskelun tukipalveluiden toimialan kehittämishankkeita.

2.6. VIRTA-opintotietopalvelun tietosisällön käyttäjät

VIRTA-Opintotietopalvelun tietosisällön käyttö jakaantuu kolmeen pääryhmään:

• Viranomaiskäyttö; tiedonkeruut, raportointi ja muu lakisääteinen käyttö. Esimerkkinä Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruut, joitten aineisto jotoimitetaan Tilastokeskukselle VIRTA-Opintotietopalvelusta CSC:n tekemänä poimintana.
• Operatiivinen raportointi, tiedolla johtamisen tuki. Esimerkkinä opintopistekertymien reaaliaikainen tieto esillä koko korkeakoulusektorin osalta
• Palveluiden tietolähteenä. Esimerkkinä tulevaisuudessa opiskelijan läsnäolotietoa tarjoava palvelu joka korvaisi läsnäolotodistukset

3. VIRTA-opintotietopalvelun kehityksen ja muutoksen hallinta

Kehittäminen korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tarpeisiin tapahtuu OKM:n ja ohjausryhmän päätöksillä sekä korkeakoulukentän yhteisesti sopimalla ja esittämällä asiaa ohjausryhmälle jotta kustannustenjaosta voidaan päättää.

Viranomaiskäytön laajentamiset asianomaisten tietotarpeista esitellään asiantuntijaryhmän lähetekeskustelun pohjalta ohjausryhmälle päätettäväksi.

Korkeakoulujen toiminnan tarpeet edellämainitusti ohjausryhmän päätöksellä.

3.1. Kehitysehdotusten käsittelyprosessi

• Kehitysehdotukset esitetään CSC:lle joko suoraan CSC:n vastuullisille henkilöille tai CSC:n ylläpitämään VIRTA-Opintotietopalvelun palveluosoitteeseen virta@csc.fi.
• CSC hallinnoi kehitystikettijonoa joka generoituu yo. palveluosoitteeseen lähetetyistä sähköposteista tai erikseen lisättyinä tiketteinä.
• Pienet asiat (esim. yksittäiset koodistoarvojen lisäykset) käsitellään asiantuntijavoimin ja päätökset yhteyshenkilökokouksissa, suuret (esim. tietomallimuutokset tai tiedonkeruu-asiat) viedään lähetekeskustelun jälkeen ohjausryhmään ja sitä kautta sidosryhmiin
• Päätös ohjausryhmässä OKM:lle syntyvät kustannusvaikutukset huomioiden, päätös kustannusjaosta (osana CSC:n sopimusta tai muulla rahoituksella).

3.2. Vastuunjako toimijoiden välillä

RACI-taulukko tai muu tehtävänjakotaulukko

R = responsible (vastuullinen), suorittaa annetun tehtävän
A = accountable (vastuussa oleva),  valvoo, että tehtävä tulee valmiiksi
C = consulted (neuvoja), voidaan kysyä ohjeita ja neuvoja
I = informed (tiedotettava), tiedotetaan tehtävän suorittamisesta

3.3. Kehityksen vuosikello

4. VIRTA-opintotietopalvelun käyttäminen

4.1. Käyttötavat

4.1.1. CSC:n toteuttamat poiminnat

Tiedontarvitsijoiden pyynnöstä tai yleisesti sovitusti CSC voi muodostaa tietoaineistoja VIRTA-Opintotietopalvelun sisällöstä tekemällä suoria tietokantahakuja. Ennen poimintoja kyseisen tietotarpeen oikeutus tulee olla selvillä (ks. Tiedonluovutusluvat). CSC toimittaa syntyneen tietoaineiston sovittuja kanavia pitkin tarvitsijoille, henkilötietoja sisältävät aineistot aina salattuja yhteyksiä pitkin.

4.1.2. WS-rajapinnat

VIRTA-Opintotietopalvelun Web Service-rajapinta avataan tiedontarvitsijoille mikäli lupa tiedon noutamiseen teknistä käyttöyhteyttä pitkin on olemassa. WS-rajapintojen kuvaukset ja esimerkkisanomat esitellään kattavasti VIRTA-Opintotietopalvelun ohjeissa WS-rajapinta ja testipalvelu http://virtawstesti.csc.fi/ mahdollistaa testauksen anonymisoidulla tietoaineistolla.

4.2. Käyttötarkoitukset

• Lakisääteinen käyttö (ml. CSC:n sisäinen kehitystyö), esim. Tilastokeskukselle laadittavat tietoaineistot
• Muu käyttö rekisterinpitäjien luvalla, esim. korkeakoulun pyynnöstä tehtävä tarkistuspoiminta VIRTA-Opintotietopalvelun tietosisällöstä.

Jos käyttäjällä on em. perusteilla oikeus tietojen käyttöön, CSC kommunikoi käyttäjän kanssa tarvittavista yksityiskohdista käyttöyhteyden avaamiselle (esim. palomuuriavaukset, salaukset) tai tietoaineistojen toimittamiselle.

4.3. Sopimukset

Aineistopoiminnan hankinta sopimuksella, kehitteillä oleva konsepti joka vaatii mahdollisesti yleisemmän tiedonluovutusluvan ja/tai rekisterinpitäjän(-ien) tapauskohtaisen luvan luovuttaa tietoa.

4.4. Tietojenluovutusluvat

CSC on määritellyt alustavasti kuusi erilaista tiedonluovutuksen perustapausta, tarkempi kuvaus Tiedonluovutuspalvelu_luonnos2.pdf:

1. Korkeakoulu noutaa tietovarannosta tuotettuja aineistoja (ml. 4.b) tapaus)

2. Korkeakoulu käyttää tietovarannon lukurajapinnan kautta rekisteriinsä kuuluvaa tietoa omissa palveluissaan

3. Opetushallitukselle opiskelijavalintarekisteriin

4.a) Viranomainen käyttää lukurajapintaa

4.b) Aineistoluovutukset viranomaisille

5. Rekisterinpitäjän päätöksellä muuhun tarkoitukseen

6. Rekisterinpitäjän päätöksellä tiedonluovutukset aineistona

4.5. Käyttöönottoprosessi

VIRTA-Opintotietopalvelun tietojen käyttö on mahdollista mikäli tiedon tarve on perusteltavissa joko lakisääteisesti tai lupien pohjalta. Käyttöönotto etenee yhteydenotolla CSC:hen, joka vie asian eteenpäin käsiteltäväksi OKM:n ja korkeakoulujen suuntaan. Tarvittaessa käyttöä ja sen yksityiskohtia käsitellään asiantuntija/yhteyshenkilöryhmän keskuudessa ennen päätöstä.

Jos tietojen käyttö on hyväksyttävää ja tiedonluovutus vaatii luvitusprosessin läpikäymisen, CSC huolehtii lupien keräämisestä ja tietojen siirron/käyttöyhteyden teknisistä yksityiskohdista.

4.6. Käyttöön liittyvät velvoitteet

Tietoja hyödyntävä palvelu vastaa käyttäjähallinnasta, tietoturvasta ja -suojasta ja lokituksista oman järjestelmänsä puitteissa.

4.7. Käytön tuki

VIRTA-Opintotietopalvelun käyttötuesta vastaa CSC. CSC:n asiantuntijat ovat tavoitettavissa palveluosoitteen virta@csc.fi kautta, palvelun ylläpito päivystää pääosin vain virka-aikana eikä palvelulla ole sovittuja vasteaikoja. Erikseen sovitusti on mahdollista hankkia tuntikonsultointia tietovarastointiin ja/tai VIRTA-Opintotietopalvelun sisältöön liittyviin asioihin jotka eivät ole selvästi osa OKM:n CSC:ltä ostamaa palvelukokonaisuutta.

4.8. Tutkimuskäyttö

VIRTA-Opintotietopalvelun tietoaineisto on mahdollista avata tutkimuskäyttöön joko erikseen poimittujen tietoaineistojen muodossa (edellyttäen että luvat luovutukselle voidaan hankkia) tai suorana pääsynä tietokantoihin mutta vain erikseen määritellyillä CSC:n tietoturvapolitiikan mukaisilla menetelmillä/käytännöillä.

5. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvät kustannukset

5.1. Ylläpito ja kehitys

OKM:n ja CSC:n välinen vuosisopimus kattaa VIRTA-Opintotietopalvelun tietoteknisen ylläpidon ja palvelun operatiivisen toiminnan. Toistaiseksi myös palvelun jatkokehitys on osana OKM:n ja CSC:n välistä sopimusta ja sopimuksen puitteissa voidaan jatkokehityskohteita priorisoida tai lisätä erikseen esim. Ohjausryhmän päätöksellä.

5.2. Käyttöönottokustannukset uudelle palvelulle

OKM päättää kustannustenjaosta uuden palvelun tahtoessa käyttää VIRTA-Opintotietopalvelun tietoja. Palvelun käyttäjä huolehtii omista palvelunkäyttöönottoon ja käyttämiseen liittyvistä kustannuksistaan.

6. VIRTA-opintotietopalvelun tekninen ylläpito

6.1. Huoltokatkot ja niistä viestiminen

VIRTA-Opintotietopalvelun tekninen huoltoikkuna on joka kuukauden ensimmäisenä maanantaina klo 16-19, tästä käyttökatkosta ei erikseen viestitä ellei käyttökatko ole normaalia pidempi (esim. suuren päivitysmäärän takia). Ylimääräisistä huoltokatkoista tiedotetaan aina yhteyshenkilryhmälle ja tarvittaessa muille sidosryhmille.

6.2. Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen

 Tietovarantopalvelua koskevissa poikkeustilanteissa huomioidaan organisaation toimintakäytännöt poikkeamien käsittelyssä. Wikistä löytyvässä VIRTA-opintotietopalvelun toipumissuunnitelmassa (DRP), kts. https://wiki.csc.fi/wiki/DWI/VirtaDRP#A_2._Communication_and_authoritative_decision_making on kuvattu viestinnän organisoimista (yhteystiedot ym.) kriisitilanteen sattuessa.

Vakavan uhan havainnoinnin tekee palvelutiimi, joka raportoi palvelun sisäiselle omistajalle ja tarvittaessa CSC:n johdolle ja/tai CSC:n tietoturvapäällikölle ja/tai OKM:lle. Turvallisuuspoikkeamissa tiedotusvastuut määräytyvät kriisin vakavuuden mukaan, ts. tiedotuksesta vastaavat joko palvelun sisäinen omistaja (tai hänen sijainen), CSC:n viestintäpäällikkö tai OKM.

Kriisitilanteessa suositaan nopeita ja tuttuja viestintäkanavia, kuten sähköpostia yhteyshenkilölistoille. Sähköpostia lähetettäessä suositaan viestin jäljittämistoimintoa (esim. Outlookissa: File - properties - request a read receipt for this message).

7. VIRTA-opintotietopalveluun tuotavien tietojen valvonta- ja tarkistusprosessi

• VIRTA-Opintotietopalveluun tuotavien tietojen laadun osalta kukin korkeakoulu huolehtii tuomiensa tietojen yhteentoimivuudesta tietomallin kanssa.
• VIRTA-Opintotietopalvelun tietosisällön tulee noudattaa lakisääteistä tietosisältöä täydennettynä erikseen sovituilla lisäyksillä (esim. tutkintotiedot myös paperirekistereistä asti)
• Tietojen sisäänlukemisvaiheessa VIRTA-Opintotietopalvelu suorittaa teknistä validaatiota tietojen yhteensopivuudelle tietomallin kanssa, lisäksi tarkistetaan soveltuvilta osin jotain ratkaisevia tietovaatimuksia (esim. lukukausi-ilmoittautumisten määrä)
• Tiedon laadun seurantaan käytetään liikennevalotaulukkoa Tietosisallon laadun liikennevalot jolla valvotaan yleistasoisten mittarien avulla tiedonlaadun keskimääräistä tasoa.
• Tiedonkeruiden yhteydessä VIRTA-Opintotietopalvelu tuottaa poiminta-aineistot myös korkeakouluille tarkistettavaksi ennen lopullista luovutusta tiedontarvitsijoille (aineistopoiminnat) 

8. VIRTA-opintotietopalveluun liittyvien ristiriitatilanteiden käsittely

Ristiriitatilanteissa asia on vietävä ensisijaisesti käsiteltäväksi ohjausryhmään mutta kiireellisemmissä tapauksissa suoraan OKM:lle sekä ICT-ohjausryhmään mikäli ristiriitatilanne vaikuttaa OKM:n ja CSC:n välisen vuosisopimuksen kokonaisuuteen tai seuraavan vuoden sopimukseen.

CSC voi viedä asian eteenpäin em. sidosryhmille mutta tarvittaessa ristiriidan havainnut taho voi viedä huomionsa suoraan OKM:n vastuulliselle virkamiehelle.

9. VIRTA-opintotietopalvelun viestintä

 9.1. Palvelua koskevan viestinnän päätavoitteet

Oikean ja ajantasaisen tiedon tuottaminen VIRTA-opintotietopalvelun ylläpitäjien, kehittäjien ja muiden sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien käytettäväksi, niin että muut pystyvät hyödyntämään tietoa omassa työssään ja toimimaan tarkoituksenmukaisesti

• tiedonkulun tehostaminen (esim. yhdenmukaiset käytännöt tiedottamisessa)
• palvelua koskevien yhteistyörakenteiden ja verkostojen tukeminen ja kehittäminen viestinnän avulla 
• VIRTA-opintotietopalvelun tunnettuuden lisääminen
• johdon, projektihenkilöiden ja muiden sidosryhmien sitouttaminen   

9.2. Käytettävät viestintäkanavat ja -foorumit

VIRTA-opintotietopalvelun tärkeimmät viestintäkanavat ovat kasvokkain kommunikointi toimintaan osallistuvien henkilöiden välillä, sosiaalinen media (Flowdock, Twitter), sähköposti, ACP verkkokokousjärjestelmä, JIRA, puhelin, Confluence.

Viestintään liittyvien kontaktinottojen sujuvuuden kannalta on olennaista, että asiakaskontaktit pidetään ajan tasalla ja paikassa, jossa niitä voidaan hyödyntää muuhun yrityksen käyttöön. VIRTA-opintotietopalvelun sidosryhmäyhteystietoja ylläpidetään CRM:ssä, Sympassa (sähköpostilistat), JIRAssa (korkeakoulukortit) ja Confluencessa https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Yhteyshenkiloluettelo (rajattu sivu) ja https://confluence.csc.fi/display/OPI/Korkeakoulukortit.

VIRTA-tiimin sähköpostiosoitteena käytetään virta@csc.fi osoitetta, johon lähetetyistä viesteistä muodostuu automaattisesti JIRA-palvelupyyntö. tietovaranto@postit.csc.fi –osoitetta käytetään ylläpidon sisäiseen viestittelyyn ja sitä suositellaan myös mm. opetus- ja kulttuuriministeriöstä ylläpitoryhmälle lähetettäviin viesteihin.    

Muita viestinnällisiä keinoja ja kanavia ovat mm.

• painetut esitteet ja julkaisut, mm. CSC:n yritysvastuuraportti, vuosikertomus
• tapahtumat ja seminaarit, mm. VIRTA-seminaari, IT-päivät, korkeakoulujen kv-kevätpäivät
• CSC:n verkkolehti @CSCfi
• CSC-Infot

9.3. VIRTA-opintotietopalvelun sidosryhmät ja kohdistettu viestintä

Viestintä kohdennetaan eri sidosryhmille suunnitelmallisesti. Ks. erillinen Confluencen sivu Kohderyhmät ja viestintä: https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Kohderyhmat+ja+viestinta

9.4. Viestinnän organisointi ja vastuut

9.4.1. Yleisellä tasolla

 Tietovarantotiimin jäsenet osallistuvat kukin aktiivisesti palvelua ja sen kehittämistä koskevaan viestintään. Kaikessa viestinnässä huomioidaan viestien asiallisuus, selkeys ja ajankohtaisuus sekä semanttinen yhteentoimivuus (sovitut määritelmät ja sanastot).

 Lähtökohtaisesti VIRTA-opintotietopalvelun koordinaattori ylläpitää ja päivittää yhteyshenkilötietoja, sähköpostilistoja ja wiki-sivuja, suunnittelee ja kehittää palvelua koskevaa viestintää sekä ohjeistaa tarvittaessa muita viestintään liittyen.

Tietovarantopalvelun viestintää ohjataan CSC:n johdon kautta. Projektin sisäinen omistaja (Paula Merikko) vastaa yhdessä CSC:n johdon ja CSC:n viestintäpäällikön kanssa VIRTA-opintotietopalvelua koskevasta julkisesta tiedottamisesta ja sen ohjauksesta (poikkeuksena kriisiviestintä johon on olemassa erillinen ohje).

9.4.2. Kriisiviestinnässä

Kts. Häiriö- ja poikkeustilanteiden käsittely ja niistä viestiminen