KSHJ-käyttötapausten katselmointi - Kokous 5

Aika: 26.3.2013 klo 10.00 - 15.30

Paikka: Neuvotteluhuone Serveri, CSC, Keilaranta 14, C-talo, Espoo (tapaaminen C-talon ala-aulassa klo 10:00). Lisäksi ACP-huone https://connect.funet.fi/rakettiopi/

Ennakkoilmoittautuminen: Doodlessa

Osallistujat: Janne Santala (pj.), Paula Merikko (siht.), Tuulikki Kaski, Anu Lehtinen, Rebekka Nylund/Tiina Kainulainen, Tuija Pasanen/Jukka Tiitto, Virve Peltoniemi, JP Pihlajakoski (etä), Sari Pulkkinen (pj.), Lauri Stigell, Minna Pylkkönen, Eila Partanen (etä)

OPH:n asiantuntijat: Joni Penkari

Katselmoitavat asiat

Valinnat ja sijoittelu -kokonaisuus

• materiaalit Valintojen toteuttaminen (SPECS-188) -palvelukortilla 
  
  • Palvelukortin materiaali on ajantasaisin käytettävissä oleva materiaali. Korkeakoulupuolen määrittely on tehty pääsääntöisesti vuosi sitten. Viime syksystä lähtien on edetty ensisijaisesti toisen asteen tarpeet huomioiden. Käyttötapauksilla ei ole enää relevanssia kuin testauksen kannalta, ne siis eivät enää toimi toteutuksen määrittelynä. Relevantein materiaali on ylätason proosa, olemassa olevat rautalangat ja etenkin vaatimukset, joihin toteutus perustuu.

  • Rautalangat ovat tällä hetkellä aika vahvasti toiselle asteelle toteutetut, eli niissä näkyy korkeakoulujen tarvitsemia ominaisuuksia vain osittain. Olennaisinta on siis katselmoida vaatimukset. Toteutus ja testaus perustuvat tällä hetkellä lähinnä niihin, eli nyt olisi hyvä nähdä, onko niissä joitain puutteita, jotka vielä ehdittäisiin huomioimaan. Vaatimuksia on todella paljon, mutta aina on voinut jotain unohtua. Lisäksi katselmoimme ensimmäistä toteutuksesta tullutta raakaversiota ja laskentakaavan pohjaa amk-puolelta.

     

Muistio

• Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Sari Pulkkinen.
• Joni Penkari esitteli valintojen toteuttamisen kokonaisuuden nykytilan. Nykyratkaisussa korkeakoulujen pitäisi pystyä mallintamaan lähes mitkä tahansa valintaperusteet järjestelmään. Ohjausryhmä on tehnyt joitakin rajoituksia esim. valintatapajonoihin liittyen, ne pitää käsitellä järjestyksessä ja korkeakoulujen on tehtävä itse käsittelyjärjestysprioriteetti. Ensimmäisessä vaiheessa ei vielä toteuteta kaikkia tunnistettuja toiminnallisuusvaatimuksia. Palvelu on koosteinen; ensin mallinnetaan irrallinen laskentakaava ja hakukohteelle valintatapajonot ja hakijaryhmät, ja laskentakaavat kytketään hakukohteisiin. Valintojen puolelle ei tallenneta tietoja, vaan hakemus on tiedon koostava elementti. Valintajonot siirretään sijoitteluun korkeakoulun päätöksestä. Sijoittelussa suoritetaan vertasilu aloituspaikkamäärään ja hakutoivejärjestykseen, tuloksena syntyy hakijalle ja korkeakoululle valintaesitykset.
• Termien selitykset
  
  • Valintaryhmä on valintalaskennan apuväline, joukko hakukohteita. Yhtenäinen laskentakaava- ja valintaperusteiden mallinnus, joka periytyy kaikkiin hakukohteisiin, siis massamuokkausväline.
  • Hakijaryhmä on hakukohteeseen liittyvä ominaisuus, joukko hakijoita joka muodostetaan minkä tahansa järjestelmästä saatavan tiedon perusteella. Kuuluu tai ei kuulu, ryhmän sisällä ei keskinäistä järjestystä. Lajitteleva tieto voi olla hakijan tai korkeakoulun hakemukselle syöttämä.
  • Valintatapajono on jonoon järjestetyt hakijat, joka määräytyy laskentakaavan perusteella. Valintatapajonoon voi kuulua yksi tai useampi valintaryhmä tai poissulkevasti kaikki paitsi joku ryhmä. Hakijaryhmä voi muodostaa valintatapajonon, tai hakijaryhmä voidaan katsoa matriisityyppisesti useista valintatapajonoista. Jonolle annetaan jokin hyväksymisen ehto (kaikki X ehdon täyttävät valintaan) tai valittavien määrä ( x parasta valitaan).
  • Valintaperustemalli on irrallinen laskentakaava, joka voidaan kiinnittää haluttuihin kohteisiin
  • Nykyiset yhteisvalinnat? Muodostavat teknisesti valintaryhmän, mutta kannattaa puhua edelleen yhteisvalinnasta (koko kokonaisuus on yhteishaku)
• Päätettiin käsitellä vaatimusluetteloiden pohjalta kokonaisuutta.
• Valintaperusteiden mallinnusvaatimukset; kommentit
  
  • "Hakukohde täytyy voida liittää vain sellaisiin koulutusorganisaatioihin, joihin lisääjällä on oikeus tehdä lisäyksiä"
    • yhteisvalinnan pääkäyttäjällä oltava oikeus kaikkiin organisaatioihin (hienojakoisimmalla tasolla, laitos tai hakukohde?), jotka mukana yhteisvalinnassa
    • Valinta-taso poistuu, jonka vuoksi yhteisvalinnalla teknisesti ole tarvetta omistajatasolle, koska valintaryhmä on liitetty kaikkiin organisaatioihin. Valintaryhmään ei voi antaa käyttöoikeuksia, mutta käyttäjähallintaa joustavoitettaneen niin, että se on mahdollista ilman organisaatiokiinnitystä.
  • Voiko samassa hakukohteessa olla valintatapajonoja eri valintaryhmistä? Kyllä, koska laskentakaavat ja hakukohteet ovat irrallisia, mutta hankala käytännössä tehdä.
  • "Hakukohde täytyy liittää hakuun"
    • Ryhmä oli sitä mieltä, että saman instanssin hakukohdetta pitäisi voida käyttää eri hauissa /yhteis+erillishaut, niin ettei virkailijan näkökulmasta käyttöliittymässä aina synny uutta hakukohdetta, tämä mm. tilastoinnin jatkuvuuden kannalta
  • "Hakukohteelle täytyy määrittää aloituspaikkojen lukumäärä, joka on positiivinen kokonaisluku tai arvo "kaikki". Lukumäärä määrittää valintojen toteutumisen. Aloituspaikkojen lukumäärää tulee voida muokata."
    • Näin, jos aina syntyy uusi hakukohde kuten nyt suunniteltu, jos muutetaan, niin tämä tarkoittaa haun hakukohdetta
  • "Hakijaryhmälle täytyy määrittää tieto siitä, onko se lakiin perustuva kiintiö vai ei"
    • Teknisesti toimii kuten muutkin hakijaryhmät, erotellaan tilastointimielessä
  • Ensimmäisessa vaiheessa toteutuu vain valintatapajonojen järjestyksessä käsittely
  • 'Hyväksyttävissä'-termi vaihdetaan 'ehdolla'-termiksi
  • Osoitin toiseen valintatapajonoon; viittaus tarvitaan, kun myöhemmin voi verrata jonoja keskenään
    • Kun jonovertailuja ei aluksi käytössä, valintaperusteetkin muuttunevat niin että asia poistuu, onko mielekästä toteuttaa myöhemmin ja sitten tuoda takaisin valintaperusteisiin?
  • Sijoittelun varasijat: varasijasäännöt astuvat käyttöön, kun ei tallenneta enää uusia tuloksia eli kun kaikki on tuotu sijoitteluun (heinäkuun alku). Esim. varasijat pyörivät vain koepistejonossa.
    • Toista jonoa ei siis voi lukita ennen tätä, eli ainoa tapa olisi lykätä tulosten julkistamista viime hetkeen
    • Korkeakouluissa huomioitava, että vain jonoissa hyväksyttävissä olevat voidaan hyväksyä varasijalta, jonossa hylätyistä ei voi nousta varasijalta hyväksytyksi
      • Valittu, varasijalla, hylätty. Hylkäys vs varasijajonossa numerolla n kuulostavat erilaiselta
  • "Hakukohteen tietoja täytyy voida vain katsoa sellaiset virkailijat, joilla on oikeus kyseisen organisaation/hakukohteen tietoihin"
    • Muutettava vähintään niin, että "voida katsoa vain sellaiset"
  • Valintaperusteiden tilatieto: "Kun hakukohteen tiedot ovat valmiit, täytyy virkailijan voida siirtää hakukohde tilasta "suunnitteilla" tilaan "Valmis""
    
    • arkistoitu tulisi lisätä poistetun rinnalle
    • kopiointi edellisestä vuodesta jolloin se on valmis-tilassa, kopio syntyy suunnitteilla-tilaan
    • Vrt. tämä eri kuin koulutustarjonnan näyttämisen tilat (suunnitteilla-tarkastettu-julkaisuvalmis-arkistoitu), tekstiä pitäisi tarkentaa ettei sekaannu siihen
  • ""Sijoittelussa" olevan hakukohteen tilaa ei tule voida muuttaa"
    • pääkäyttäjän tulee pystyä tekemään mitä vain
  • V-VT_62 yliviivattava
  • "Valintaryhmän nimen täytyy olla uniikki"
    • Korkeakoulujen välillä nyt
    • Olisi määriteltävä listaukset niin, että hakukohteen nimen yhteydessä näkyy myös organisaatio, jolloin uniikkius olisi vain organisaation sisäinen vaatimus
    • Onko hakukohteiden nimeämisestä tulossa suositus? Ei lyhyellä tähtäimellä
  • "Kun valintaryhmää käytetään laskennan välineenä, esim, koetulokset kopioituvat aina oletusarvoisesti ellei toisin määritetä"
    • pisteet tallennetaan kerran hakemukselle
  • Määriteltävä valintaryhmien suhteen aika, milloin niitä voi muokata/poistaa
    • Tämä on valintaryhmän tilojen kautta määritelty, vain suunnitteilla-tilassa olevia voi muttaa, lisättävä tarkennus.
  • Voidaanko raportille/näytölle hakea tietyn valintaryhmän hakijat? Raportteja ei vielä määritelty, kirjataan ylös vaatimuksiin.
  • Valintaperustemallit valmiiksi etukäteen? AMK-valintaperustesuoitusten osalta kyllä.
  • Valinnanvaiheista koodisto vai vapaatekstikenttä?
    • Lienee mahdotonta saada koodistoa aikaan
    • Näkyy virkailijalle, mutta myös hakijalle jolloin yhteismitalliset termit olisi hyvä
    • Synergiaryhmän pohdintaan koodistomahdollisuus; esivalinta 1-n, vaihe 1-n

  • " "Valintaryhmän valinnan vaiheen yhteydessä suoritettava hakukohteiden keskinäinen vertailu" = minisijoittelu "

    • ok
  • Hakijaryhmät leikkaavat toisiaan; esim. aloituspaikkamäärä 20, joista 5 ruotsinkielisiä.
  • "Jos hakijaryhmälle määritetty täyttöehto ei täyty, hakijaryhmälle määriteltyä aloituspaikkamäärää ei valita täyteen ja valitsematta jääneet paikat joko jätetään tyhjiksi tai valintaan hakijaryhmään kuulumattomista hakijoita virkailijan määrittelemän ehdon mukaisesti"
    • virkailijan määrittelemät ehdot: kumpi valitaan, tyhjät paikat siirretään toiseen jonoon

  • "Sijoitteluja täytyy voida luoda, muokata ja poistaa"

    • lisättävä ajankohta milloin näin voi tehdä
  • "Sijoitteluun lisättäessä hakukohteiden ei tarvitse olla vielä luotuna järjestelmään"
    • Yhteishaun sijoittelu; yhteishakuun voidaan lisätä myöhemmin hakukohteita
  • Valintaperusteiden mallinnus seuraavina vuosina, jos hakukohteella on tietyt valintaperusteet, kopioituuko ne niin, että ne on aina erikseen tarkastettava ja hyväksyttävä, vai onko kyseessä aina samat valintaperusteet?
  • "Pääkäyttäjän täytyy voida muuttaa valintaperusteiden tilaa valmiiksi"
    • pääkäyttäjä- vai tallentajatasoinen asia?
  • Valintaperustemalli voi olla kiinnitetty useille hakukohteille ja mallia voi muokata niin että muutokset siirtyvät kaikille hakukohteille, mutta jos yhdelle hakukohteelle kiinnitettyä valintaperustemallia onkin muokattu, yhteys irtaantuu ja mallimuutokset eivät periydy. Hakukohteeseen jää kuitenkin tieto, mistä mallista on alunperin ollut kyse ennen muokkausta ja mahdollisuus nollata muutokset.
  • Laskentakaavan parametri on tieto, esim. koepisteet, äidinkieli jne. Parametri saa arvoja.
  • "Laskentakaavan parametrille täytyy voida määrttää arvoja rajaavia määritteitä määritteitä (kokonaisluku/desimaalimäärä, vain numeeriset arvot/kaikki sallitut merkit/vain annettavat merkkivaihtoehdot, kielletyt arvot, sallittu numeerinen arvoväli)"
    • Lisättävä 0,25 pisteen tarkkuustaso
    • Tiedot tarvittavista logiikoista saadaan todennäköisimmin mukaan toteutukseen,jos OPH saa tiedon niistä parin viikon sisään
  • "Laskentakaavan parametrin täytyy voida saada useampia tarkennuksia"
    • Esim. kokonaisluku JA maksimissaan 10
  • "Laskentakaavalle täytyy voida määrittää kaavaan liittyvät laskentafunktiot sisäänrakennetuista laskentafunktiosta. Funktioita voivat olla summa, tulo, maksimi, minimi, n parasta jne"
    • funktioista on tulossa erillinen taulukko
  • Skaalaus ja konversio erotettu toteutuksessa toisistaan
    • Konversio: L = 7
    • Skaalaus: raakapisteet n-y skaalataan välille z-x
  • Parametrin arvo voi olla syötettävä (pistesyöttönäyttö), tiedonsiirrolla tuotava tai hakemukselta haettava
  • Pisteityskokonaisuus = laskentakaava, joka kuuluu toiseen laskentakaavaan. Toteutuksessa käytetään kaikesta termiä laskentakaava eli tämä on poistuva termi. Vaatimusluettelosta poistettava ristiriidat tähän liittyen.
  • "Virkailijan täytyy määrittää, millainen kutsu hakijoille osoitetaan:  a.) kaikille samaa kutsusisältöä, b.) rajattavalle joukolle samaa kutsusisältöä vai c.) hakijakohtaisesti osittain generoituvaa kutsusisältöä"
    • Onko mahdollista jakaa pohjakoulutuksen tai sukupuolen perustella ryhmiin ja antaa eri haastatteluajat? On, muttei vielä 2014, jolloin tullee jonkinlainen kirjepohja.
  • "Valintakoekutsut täytyy luoda viestipalvelussa"
    
    • Jos siis tehdään tällä järjestelmällä
  • Valintakoekutsun lähetys s-postilla? Todennäköisesti helpommin kuin paperikirjeenä, mutta sekin vaihtoehto oltava.
  • Aikatauluparametrit käydään tarkemmin läpi muualla myöhemmin
• Sijoittelun vaatimukset; kommentit
  • Vaatimusluetteloon päivittämättä ohjausryhmän viimeisimmät linjaukset, eli puuttuu tarkennuksia
  • Täydennyshaku ja kuuden hakutoiveen maksimi? Linjaamatta, ei koskene täydennyshakua
  • Täydennyshakujen sijoittelu tapahtuu vasta, kuin varsinaisen haun sijoittelu on päättynyt
  • "Täydennys- ja lisähauissa ei ole käytössä varasijoja (kk-sektori)"
    • Täydennyshauissa tarvitaan kuitenkin amk-sektorilla varasijoja; poissaolevaksi ilmoittautujien tilalle. Viikon sijoitteluaika?
      • Viikon vs. vuoden myöhästyminen, jos argimenttina ettei ehdi aloittaa opiskeluja
  • Hakijalle näytetään heti sijoitteluun siirtämisen jälkeen tilatieto ohjausryhmän päätöksen mukaisesti
  • "Virkailijan täytyy voida hyväksyä muodostettu valintaesitys"
    • Vapaaehtoinen käyttää, tällöin hakija ei voi ottaa paikkaa vastaan ennen vaikka näkee alustavan tuloksen
  • "Järjestelmän täytyy lähettää virkailijalle muistutus puuttuvista valintapäätös- ja pistetiedoista ennen sijoitteluajon käynnistystä"
    • Koepisteiden viennin yhteyteen toteutettu ruksi "ei osallistunut kokeeseen", jos pisteet on tyhjät eikä ole ruksia, tiedetään että pisteet vielä puuttuvat
      • Järjestelmän yksilöitävä keneltä pisteet puuttuvat ilmoitettaessa virkailijalle
      • Ruksi täytyy käydä ruksimassa kaikilta, jos käsinsyötöllä viedään pisteet.
        • Miten todistaa, ettei hakija ole osallistunut? Vrt. paperi hävinnyt.
  • Sijoittelu käynnistetään erikseen, ei pyöri automaattisesti reaaliajassa
  • "Virkailijan täytyy voida hakea listaksi varasijalla olijat paremmuusjärjestykseen ja virkailijan täytyy voida valita parhaimman opiskelijaksi otetuksi"
    • ja virkailijan täytyy voida --> ja järjestelmän täytyy voida

  • "Korkeakoulun täytyy voida sulkea hakukohde ennen määritettyä takarajaa"

    • Hakukohteen perumisprosessi
  • Paikan vastaanotto sitovasti ja ehdollisesti; ohjausryhmän linjaus
  • Ehdollinen hyväksyminen; paikkaa ei voi ottaa sitovasti vastaan ennen kuin ehdollisuus poistuu
• Käsiteltiin laskentakaavamallia
  • Parametrit ja funktiot eri asioita
  • Kaavio lisätään pdf:nä muistion liitteeksi
  • Valmiita joukkoja on mietitty ja tulossa; ainereaali, kieli jne. yo-tutkintoon liittyvät asiat
  • Konveroi lukuarvo ja paras joukosta ovat kaaviossa väärässä järjestyksessä