Työryhmien työ saatetaan loppuun piiskaamalla.
Työryhmä 1 eli "Viestintä"
Joonas Mäkinen (pj.)
Tapio Ekholm, Pekka Linna, Inka Paukku, Minna Pylkkönen, Soile Pylsy, Kati Tiihonen
- Mitä Arkki-työn peruspaketti sisältää?
* funktio: Synergiaryhmän omaan käyttöön ja uusille asiantuntijoille kirkastamaan oma tehtävä
- Mitä Arkki-työn Executive Summary sisältää?
* funktio: viestintään korkeakoulujen sekä niiden hallinnonalojen johdolle
- Miten korkeakouluja valmistetaan Arkki-työn tai OPI-osahankkeen muiden tehtävien kommentointiin (toimintamalli)
* mihin asioihin vastauksia halutaan?
* miten asioita kysytään ja millaisia vastauksia halutaan?
* keiden tulisi antaa vastauksia tai osallistua niiden valmisteluun?
Toimintarunko
-- Tavoitteellisia käyntejä korkeakouluissa erikseen valittujen ryhmien luona: 05-2011
-- Mahdollisuus kommentoida ja käsitellä esimerkiksi Confluencessa: 05-2011 - 06-2011
-- Lausuntopyyntö ja ohjaavat kysymykset saatekirjeessä
-- Keskustelutilaisuus ACP:ssä: onko lausuntopyyntöön liittyen jotain kysyttävää?
Evoluutio: nykyinen tietojärjestelmä -> SOA
Johto: rehtorit, hallintojohtajat, tietohallintojohtajat
PowerPoint-esityksen runko (12.5.2011)
(1) Hyödyt
- Nopeampi reagointimahdollisuus esille nouseviin tarpeisiin
- Ei tarvitse uusia koko järjestelmää kerralla
- Riippuvuus atk-toimittajista vähenee
- Mahdollisuus hyödyntää valmiita palvelukomponentteja
- Pienemmät kokonaiskustannukset
- Mahdollistaa uudet palveluinnovaatiot
- Mahdollisuus hyödyntää toisen korkeakoulun kehitystyötä
- Tieto on yhdessä paikassa oikein
(2) Mitä edellyttää (raha, muut sitoumukset)
-sitoutumista kansalliseen yhteistyöhön
-- korkeakoulujen yhteisten käsitteistöjen ja koodistojen määritteleminen
--- asiantuntijoiden työaikaa tarvitaan
--- yhteisen mallin rakentamisessa tarvitaan irrottautumista omasta lyhyen tähtäimen edusta
-- yhteisiin määrittelyihin sitoutuminen järjestelmäkehityksessä
-- kansallisen mallin ylläpito ja käytön tuki
-- avointa verkostoitumista kehitystyön jokaisessa vaiheessa
-- verkostoitumista tukevaa "markkinapaikkaa", jossa korkeakoulut voivat muodostaa kumppanuuksia ja oppia toisiltaan
- konkreettisten toiminnan palveluiden tuottaminen edellyttää jatkossakin investointeja
-- kansallinen malli kehitystyöstä aiheutuvien kustannusten jakamiselle (Raketti-Pelisääntötyöryhmä on tuottamassa)
(3) Vaiheistus ja aikataulu
Vaihe 1: 05-2011 - 12-2011
- rakennetaan kansalliset työvälineet yhteistyölle eli markkinapaikka ja kirjasto
- tietohallinnon toimijoiden yhteistyöllä ratkaistaan integraatioalustaa ja ryhdytään tuottamaan järjestelmäpalveluja
- opintohallinnon toimijoiden yhteistyöllä täsmennetään toiminnan palveluiden määritelmät
- tietohallinnon ja opintohallinnon toimijoiden yhteistyöllä täsmennetään käsitteistöt ja määritellään koodistot
- atk-toimittajat sitoutetaan valittuun toimintamalliin
Vaihe 2: 2012 aikana
- integraatioalusta ja ensimmäiset yhdessä määritellyt järjestelmäpalvelut otetaan käyttöön
- korkeakoulut tuovat kehitystarpeensa kattavasti tietoon markkinapaikan kautta
Vaihe 3: 2013 alkaen
- korkeakoulujen muodostamat yhteistyörakenteet tuottavat uusia toiminnan palveluita
- korkeakoulut siirtyvät vaiheittain pois nykyisistä opintohallinnon perusjärjestelmistä
(4) Kuinka edetään kohti haluttua suuntaa
- kuvataan tunnistetut kehitystarpeet kansallisella kielellä
- ratkaisumahdollisuuksien selvittämisessä verkostoidutaan aktiivisesti toisten korkeakoulujen kanssa
- varmistetaan, että ratkaisumallit noudattavat kansallista kokonaisarkkitehtuuria:
-- ratkaisu on palveluarkkitehtuurin (katso kuva) mukainen
-- vaatimusmäärittelyissä käytetään kansallista käsitemallia ja kansallisia määrittelyjä prosesseista ja palveluista
(5) Mitä johdon tulisi tehdä nyt keväällä 2011
- mahdollistaa asiantuntijoiden osallistuminen kansalliseen kehitystyöhön
- ohjata aktiivisesti asiantuntijoita osallistumaan kansalliseen kehitystyöhön
- varautuu talousarviosuunnittelussa vuonna 2012 tapahtuvan kehitystyön kustannuksiin ja työmääriin
(2) Kanavat
- lehdistö
-- yritysyhteistyötilaisuudesta juttu Tietoviikkoon tms.
-- OPI-koordinaattorit ottavat pallon
Työryhmä 2 eli "Palvelut ja prosessit"
Petri Heinonen (pj.)
Jorma Korkiakoski, Katri Laaksonen, Julian Lindberg, Tuomas Orama, Jaakko Rannila, Janne Santala
- Millaisia toimintaa tukevien palveluiden ja prosessien kuvausdokumenttien tulisi olla?
* vertailu: tietovarantojen yleiskuvausdokumentit
* tulokset: prosessien yleiskuvauksen rakenne ja toimintaa tukevien palveluiden yleiskuvauksien rakenne
- Mitä metatietoja palvelujen, prosessien ja tietovarantojen dokumentaatioon tulisi kirjata?
* selite: mistä dokumentissa on kyse?
* viitedokumentaatio: mitkä dokumentit kytkeytyvät olennaisimmin käsillä olevaan dokumenttiin?
- Miten dokumentaatiota tulisi käyttää/täydentää/työstää jatkossa?
Pohjat eli malliprosessin kuvaamistyön loppuunsaattaminen
- työryhmä 2 vastaa malliprosessin tekemisestä valmiiksi
-- tehdään vappuviikolla, Santala täsmentää, LVI-työssä työstetään eteenpäin
-- tämän jälkeen Santala lähettää työryhmä 2:lle
-- mallin tulee olla valmis ennen kuin lopputyö jaetaan osallistujille
Tämän jälkeen hajautetusti korkeakouluissa, synergiaryhmän voimin
- puheenjohtajisto jakaa tehtävät synergiaryhmän jäsenille
-- synergiaryhmän jäsenet hankkivat tarvitsemansa materiaalit pohjiksi omalle työlleen
--- muiden muassa laatutyön osana on tehty prosessien kuvauksia; nämä kannattaa kaivaa esiin
--- alle kolmen vuoden ikäiset prosessikuvaukset ovat vielä mahdollisesti relevantteja
Kuvauksen työväline
- Visio, Gliffy ...
-- työvälineestä päätetään myöhemmin
-- valmiin stensiilin tekeminen olsi hyvä