• Created by Unknown User (otasala@csc.fi), last modified by Unknown User (plinna@csc.fi) on Feb 15, 2016

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 33 Next »

Synergiaryhmän työpaja


  • Aika: ma 15.2. - ti 16.2.2016
  • Paikka: Lapin yliopisto (Yliopistonkatu 8, Rovaniemi), huone LS10
  • Ilmoittautuminen: Doodlessa viim. 9.2.2016
  • Työskentelymateriaalit:  Julkaistaan linkkeinä ohjelman sisällä.
  • Käytännön järjestelyt: Kts. sivun alaosa

Teemat 

Maanantaina 15.2.: Siirto-opiskelijat

  • Siirto-opiskelijoihin liittyen pidetään maanantaina iltapäivällä ajankojtaiskeskustelu, jossa kerrotaan erikseen nimetyn iskuryhmän työn edistymisestä.

Maanantaina 15.2. ja tiistaina 16.2.: Viitearkkitehtuurin palvelut

  • Koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosesseja on Synergiaryhmän piirissä määritelty jo pitkään, ja 21.1.2016 Tietohallinnon ja ICT:n ohjausryhmä päätti hyväksyä prosessikuvaukset julkaistavaksi osana korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisiä arkkitehtuureja.
  • Rovaniemen työpajassa jatketaan puolestaan koulutuksen ja opintojen järjestämistä tukevien ja mahdollistavien palveluiden määrittämistä. Nämä ovat niitä palveluita, joita on tuotettu opintohallinnon, opetuksen ja opiskelun palveluiden nimellä korkeakouluissa. Tarkoituksena on tuottaa yhteinen tapa hahmottaa nämä palvelut ja tehdä ehdotus siitä, kuinka näistä palveluista puhutaan jatkossa. Kun korkeakouluilla on käytössään yhteinen kieli, on myös mahdollista tunnistaa puutteita ja yhteisiä kehittämiskohteita - IT:llä tai ilman.
  • Palvelujakin on jo ehditty pohtimaan muutamaan otteeseen viime vuonnakin kolmeen otteeseen (Turussa helmikuussa, Kuopiossa syyskuussa ja Helsingissä marraskuussa). Tässä työssä ei kuitenkaan olla vielä yhtä pitkällä kuin prosessien kohdalla.
  • Nyt ajatuksena on ponnistaa korkeakouluissa tarjolla olevien konkreettisten palveluiden kautta - ja törmäyttää näitä aiemmin käytössä olleeseen suunnittelu- ja prosessilähtöiseen näkökulmaan.Tätä on pidetty tarpeellisena sen vuoksi, että tällä varmistetaan, ettei määrittelytyö karkaa liiaksi omaan umpioituneseen maailmaansa. Samalla tämä mahdollistaa myös virittävien ryhmätyötapojen käyttämisen.
  • Ajatuksena tiistain 16.2. työskentelyssä on, että yhtä ja samaa prosessia tukevia palveluita työstää kaksi ryhmää rinnakkain:
    • yksi ryhmä käy läpi korkeakoulujen palvelukuvauksia ja koettaa työstää niistä esiin sitä, mikä niissä on yhteistä (paikallisista toimintamalleista kohti abstrakteja yhteisiä palvelukuvauksia)
    • toinen ryhmä käy läpi prosessikuvauksia ja niiden pohjalta tehtyä työtä Turussa, Kuopiossa ja Taideyliopistossa ja määrittelee sitä, mitä korkeakouluista "pitäisi löytyä" (tavoitteista ja tarpeista kohti toteutettavia palveluita)
    • yhden perkausjakson jälkeen nämä kaksi ryhmää neuvottelevat keskenään eli sovittavat näitä kahta näkökulmaa päällekkäin ("mitä on tarjolla?", "mitä tarvitaan?")
  • Aikaisemmasta ollaan otettu oppia ja palvelun sinikopio -menetelmää on kehitetty askel eteenpäin, niin että nyt voisi puhua palvelun tuottaman lisäarvon sinikopiosta
    • Kahdella aikaisemmalla kerralla pyrittiin kuvaamaan palvelutapahtumaketjua eli sitä vuorovaikutusprosessia, joka tapahtuu asiakkaan ja palvelun tuottavan tahon välillä.
      • Tämä ohjaa kuitenkin herkästi liian tarkalle kuvaustasolle:
        • Kuvataan toimintakäytäntöjä palveluun liittyvän yleisen merkityksen sijaan
        • Kuvataan nykytilaa käsitteellisen mallin sijaan
        • Kuvataan tietyn organisaation tilannetta, sen sijaan että tuotettaisiin koko korkeakouluyhteisön kannalta hyödyllistä tapaa tarkastella jotain palvelua
    • Tarkoituksena on nyt kuvata asiakkaan prosessi asiakkaan tavoitteleman tuloksen näkökulmasta (asiakkaan yleinen päämäärä ja konkreettiset tavoitteet), sekä se kuinka palvelu auttaa asiakasta saavuttamaan nämä hänen kannaltaa arvokkaana näyttäytyvät asiat
  • Näin on tarkoituksena tuottaa sellainen kuvaus prosessien tarvitsemista palveluista, joka on tällä hetkellä tuotannossa olevien palveluiden ja niiden tuotannossa toimivien näkökulmasta ymmärrettävä:
    • Tästä kuvauksesta on hyötyä, kun yhden korkeakoulun sisällä halutaan määritellä prosessit ja palvelut (esimerkkinä Turun yliopiston projekti)
    • Tästä kuvauksesta on hyötyä kun korkeakoulujen välinen yhteistyö tiivistyy (esimerkkinä FUAS-korkeakoulut, Lapin, Lappeenrannan, Oulun ja Tampereen tilanteet)

Materiaaleja:

 

Maanantai 15.2.Huone LS10
10.00-10.30

Esittelykierros ja isäntäkorkeakoulun esittäytyminen
Työpajan avaus: päivän teemat (aamukahvin ohessa)

10.30-11.00

Prosessien määrittelytyön tilanne

  • Alustus: Koulutuksen järjestämisen prosessit ja opintojen järjestämisen prosessit, Synergian ehdotus
    • 5 minuuttia
  • Prosessijumppa: Parityönä prosessien haltuunottoharjoitus
    • 5 minuuttia
  • Alustus: KOOTuki-ryhmän reaktio ja sen tulkinta
    • 10 minuuttia
  • Keskustelu ehdotetusta reaktiosta KOOTuki-ryhmän päätökseen
    • 10 minuuttia
11.00-11.30

Palvelujen määrittely: perustavat käsitteet

  • Alustus: Prosesseja tukevat ja mahdollistavat palvelut ja niiden määrittely - käsitteet ja menetelmät
    • 15 minuuttia
  • Palvelujumppa: Parityönä palvelujen haltuunottoharjoitus
    • 15 minuuttia
11.30-12.00

Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (alkaa)

  • Työskentelytapa (tarkempi kuvaus yllä)
    • Osallistujat jakautuvat kahteen orientaatiolinjaan
      • Palvelutarjonnan abstrahointi ja prosesseihin liittäminen ("Mitä nämä palvelevat?")
      • Prosessien läpikäynti niiden edellyttämän tuen näkökulmasta ("Mitä nämä tarvitsevat?")
    • Kummassakin linjassa käydään läpi korkeakoulujen palveluita annettujen ohjeistusten pohjalta
      • Määräajoin eri injat kerääntyvät neuvotteluun siitä, mitä yhteisessä mallissa tulisi olla
  • Työn eteneminen
    • Johdatus työskentelytapaan (10 min)
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (25 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (15 min)
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (25 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (15 min)
12.00-13.00Lounas (omakustanteinen)
13.00-14.30

Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu)

  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
14.30-14.45Iltapäiväkahvit
14.45-16.45

Siirto-opiskelijat  

16.45-17.00Päivän yhteenveto
19.00->Omakustanneillallinen
(ravintola tarkentuu myöhemmin)
Tiistai 16.2.Koulutuksen järjestämistä ja opintojen järjestämistä tukevat ja mahdollistavat palvelut
09.00-09.10

Työpajapäivän avaus (aamukahvin ohessa)

  • Mitä tehdään ja miksi
    • 10 minuuttia
9.10-11.30

Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu)

  • Orientaatio työhön ja edellisen päivän tulosten alustava katselmointi (20 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
11.30-12.00

Lounas (omakustanteinen)

 12.00-12.50

Palvelujen määrittäminen pienryhmissä (jatkuu)

  • Työn eteneminen
    • Perehtyminen omaan materiaaliin ja tarpeen/tarjonnan kuvauksen tuottaminen (20 min)
    • Neuvottelu toisen ryhmän kanssa (10 min)
  • Raportointiin valmistautuminen
    • Esityksen laatiminen työn tuloksista (20 min)
12.50-13.30

Palvelumäärittelyn tulokset

  • Koulutuksen järjestämistä tukevat ja mahdollistavat palvelut (20 min)
  • Opintojen järjestämistä tukevat ja mahdollistavat palvelut (20 min)
13.30-14.00Työpajan yhteenveto ja päätössanat (iltapäiväkahvin ohessa)

Tulokset pähkinänkuoressa

Käytännön järjestelyt

Valmistelu

Koulutuksen järjestämistä ja opintojen järjestämistä tukevat ja mahdollistavat palvelut

  • No labels