Uuden jäsenen tarkistuslista

Mitä asioita uuden Exam-käyttöönottajan pitää huomioida käyttöönottoprosessin aikana

Exam-käyttöönoton valmistelu

Konsortio-jäsenyys:

Konsortiosopimuksen ja palvelusopimuksen allekirjoitus
Nimetään jäsen ja varajäsen johtoryhmään, yksi tai kaksi kehittäjäryhmän jäsentä sekä tekninen asiantuntija

Henkilöresurssit:

Valitaan pääkäyttäjä
Nimetään tekninen asiantuntija vastaamaan/tukemaan asennusprosessia
Nimetään asiantuntijat organisoimaan tenttiakvaarion pystyttämistä/päivittämistä (tilatekninen, työasemat)
Nimetään yhteyshenkilöt opettajien/opiskelijoiden suuntaan (koulutus/perehdytys/viestintä liittyen palveluun)

Exam-sovelluksen asentaminen itse

Etsi tekninen yhteyshenkilö, joka vastaa organisaatiossasi Exam-sovelluksen asentamisesta
Pyydä hänelle lähdekoodi osoitteesta kristiina.uolia(at)csc.fi sekä pääsy konsortion tekniseen flowdock-kanavaan
Tekninen yhteyshenkilö tutustuu Examin asennusohjeisiin
Ongelmatilanteissa apua voi kysellä flowdock-kanavalla
Tekninen yhteyshenkilö tekee Examin testi-ja tuotantoasennukset
Määritellään asetustiedoston asetukset yhdessä tenttiprosessista vastaavan kanssa.
Testataan palvelujen toimivuus: kirjautuminen, roolit, integraatiot
Huolehditaan siitä, että tietokanta varmuuskopioidaan riittävän usein
Tunnistetaan mahdolliset riskit, luodaan niille toimintaohje ja ohjeistetaan tarvittavat henkilöt

Exam-sovelluksen käyttöpalvelujen hankkiminen palveluna CSC:ltä

Opintojaksotietojen saataville tuonti

Tentti kiinnitetään aina opintojaksoon, joten Examin pitää saada käyttöönsä opintojakson perustiedot. Opintojaksotieto voidaan lukea opintohallinnon järjestelmästä rajapinnalla tai halutut opintojaksot voidaan siirtää Examin tietokantaan csv-tiedostona tarpeen mukaan.
Vanhoja tenttejä ja kysymyksiä voi tuoda Examiin, mutta tätä ei suositella: näiden jäljiltä ilmenee ongelmia jossakin vaiheessa.

Tenttiakvaariotila

Tenttikoneiden asennus

Tutustutaan käytössä oleviin ratkaisuihin wikissä
Valitaan työasemalaitteistot ylläpidon ja tenttitarpeiden mukaisesti
Luodaan tenttikoneille oma aliverkko
Dedikoidaan kullekin tenttikoneelle uniikki, kiinteä ip-numero
Rajataan tenttiakvaarion koneet palomuurilla: pääsy vain Exam-sovellukseen ja tarvittaviin verkkoresursseihin
Asennetaan tarvittavat ohjelmistot Examin (selain) ja tenttitarpeiden mukaan

Pääkäyttäjän valmistelevat toimenpiteet

Tutustu asennuskohtaisiin asetuksiin ja mieti organisaationne tarpeet niiden suhteen
Kerro asennuskohtaiset tiedot asennusprosessista vastaavalle henkilölle
Testaa opintojaksotiedon saatavuus tentin luontiprosessissa: löytyykö opintojaksotieto ja oikeat tiedot
Käy kertaalleen läpi koko tenttiprosessi suorituksen kirjaamiseen saakka: jos teillä ei ole käytettävissä integraatiota suoritusten kirjaamiseen, mieti mikä on toimintatapa
Testaa haka-roolien toimivuus kaikilla rooleilla
Mieti admin-oikeuksien tarve ja jaa tarvittavat oikeudet
Perusta tenttiakvaario oikeiden tietojen varaan ja ole huolellinen tietojen kirjaamisessa
Pilotoi tenttimistä ennen kun annat opiskelijoiden ilmoittautua tentteihin
Laadi käyttösäännöt ja tallenna ne Examiin
Laadi opettajille ja opiskelijoille ohjeet tenttipalvelun käytöstä
Jos käytätte maturiteettia, tallenna Examiin maturiteettiohje
Mieti ennalta sähköiseen suorittamiseen liittyvät riskit ja kirjoita toimintatapaohjeet niiden varalle. Jaa ne tarvittaville rooleille ja tee ohjeistus.

Palvelun ylläpito

Huolehditaan siitä, että integraatioihin liittyvät riippuvuudet ovat tiedossa tarvittavilla henkilöillä (haka, opintohallinnon perusjärjestelmä, tenttikoneiden ylläpito/päivitykset, verkonhallinta, kulunhallinta, sähkökatkot jne)
Järjestetään riittävä monitorointi ja varautuminen (tenttiakvaarioiden saatavuus)
Perehdytetään ylläpito ongelmien selvitykseen: data, sovelluslogiikka, integraatiot
Käydään pääkäyttäjän kanssa läpi oman organisaation tietotarpeet: mitä asioita kannasta pitää saada
Päivitetään uusia versioita siten, että käytössä on aina joko uusin tai sitä edellinen versio. Versiot testataan ensin testipalvelimella.
Ilmoitetaan sovellukseen liittyvistä ongelmista ja kehitystarpeista