You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 11 Next »


Location:

Virtual meeting in Zoom: https://cscfi.zoom.us/j/822472442


Present: Stina Westman (CSC), Suvi Remes (CSC), Pekka Matikainen (EDUFI), Hanni Muukkonen (UOulu), Susanna Pirttikangas (UOulu), Annica Moore (EDUFI), Antti Laitinen (CSC)


Mid-term review feedback and background:


Compleap mid-term review took place in Luxembourg on January 31st. The official review report was promised to be sent to the project team in two weeks after the review but since we have not yet received it we should follow the feedback given in the review session (see below). The consortium is expected to deliver updated documents by the end of February and as a part of this documentattion also the needed budget transfers should be presented to the Comission and the reviewers. If the changes are accepted this procedure will later need also an official Amendment to be made - project officer will try to give quick response right after we have sent the material.


Actions to be taken + Recommendations:

  • project roadmap (draft version) (Del. 8) to be updated to wiki as a living document which should be updated throughout the rest of the project
  • Holistic plan for the rest of the project (Modified project plan - draft version) to be submitted by the end of February to project officer - plan for changes with the budget (subcontracting etc.)
    • Prototypes: additional document in M 18, funcltionalities in beta versio for May and for September, e.g., what are the criteria for selection, specification, functionalities (EDUFI) 
    • WP3 resources and the prototype development
    • Internal re-allocations of resources between different WP´s if needed (each partner should check the current situation)
    • WP4 Deployment and evaluation 
      • Pay attention that specific objectives 3 and 4 (Annex I) are reached - clear planning, activities, steps, commitment
      • How to organize and document the deployment (Finland + Netherlands + Germany)
      • Opportunities for going beyond the partner countries (countries close to Finnish infrastructures: Sweden, Norway, Denmark as an example)?
      • Case study Compleap-Europass and possibilities for collaboration (to be reported as apart of WP4 - Clear indication digital environment can be linked and feed to compleap. This would be a great results for the project, feed into sustainability and impact. Realised with a workshop with Europass system interface and data form Europass feed into Compleap and vica versa. Could create impact on European level. 
  • Deliverables below to be updated by the end of February - new section: New feedback after M12) 
    • Del. 35 Stakeholder management plan (DUO)
    • Del. 18 User scenarios (EDUFI)
    • Del. 15 Desk research (EDUFI)


 Plan for changes with the budget (subcontracting etc.)


Käytettävissä oleva budjetti vuodelle 2019:


OPH:n ja Oulun budjetti ensimmäisen vuoden aikana


Resursointi

Opetushallituksella on yhteensä käytettävissä 79 henkilötyökuukautta (PM) hankkeessa. 

Ensimmäisen hankevuoden aikana OPH on käyttänyt näistä yhteensä 17 PM. Ensimmäisen vuoden aikana hankkessa työskenteli pääsääntöisesti vain yksi ihminen. Tilannetta on muutettu selkeästi parempaan suuntaan toiselle hankevuodelle. 

Opetushallituksen muuttunut resursointitilanne 2019

Projektipäällikkö (100% työaika hankkeella)

Kaksi erityisasiantuntijaa (40% työaika hankkelle ja 60% työaika hankkeella)

Kaksi asiantuntijaa (WP2, 50%- 80% työaika hankkelle ja WP4 50% -100% työaika hankkeelle)

Arkkitehti (n. 20% työaika hankkeelle)

+ mahdollinen uusi asiantuntija erityisesti dokumentointiin huhti- tai toukokuusta eteenpäin. Tämä varsin todennäköistä, varsinkin toukokuusta lähtien. 

Lisäksi hankkeessä mukana myös Oppijan palveluiden muita asiantuntijoita tarpeen mukaan. 

Yhteensä: 49,9 PM hankekuukausille 13-24 - Laskelmat täällä


Kokonaismäärästä 79 PM jäisi käyttämätää yhteensä 12 PM ilman mitään siirtoja. 


Hankkeen sisäiset siirrot

Esitetään, että OPH:lta siirretään 6 henkilötyökuukautta Oulun yliopistolle WP3:en. 

6 PM+ sivukulut siirto:  tehdään natural language processing, Koski-tiedot muutetaan kansankielisiksi osaamisiksi, jotka käyttäjä pääsee valitsemaan osaksi profiiliaan. Tuotetaan algoritmi ja sen yksinkertaisin mahdollinen toteutus olisi (halutessaan) nähtävissä omana analytics prototyyppinä (Deliverable 29 - analytics prototype), mutta sen tuotokset myös keskeinen osa profiilia.

  • Alla laskelma ”osaamisen sanallistamiseen” tarvittavasta budjetista laskien 6PM + kaksi Helsingin matkaa jatko-opiskelijalle Abhinay Panday.
    • Palkat koko työaika: 17325 EUR (6x2887,39)
    • Palkkasumma sivukuluineen (49%), tehollinen työaikakerroin 0,88: 22717 EUR
    • Muut suorat kustannukset (matkat): 1000 EUR
    • Yleiskustannukset (25%): 5929 EUR
    • Kustannukset yhteensä: 29646 EUR → Pyöristetään: 30000 EUR
    • Tutkijan yksikkö on Jokapaikan tietotekniikka, Oulun yliopisto ja yksikön johtaja timo.ojala@oulu.fi.
  • Työsuunnitelma ja sitominen Annex I tavoitteisiin ?

Alihankinta

Esitetään, että ainakin 6 henkilötyökuukautta (eli n. 30 000 e) WP3:n työpanoksesta siirretään ostopalveluihin ja erityisesti Data Scientist osaamisen varmistamiseen ja kehittämistyön laadun parantamiseen. 

OPH tilaa kaikki sovellukehittämispälvelut ulkopuolelta, eikä tätä oltu otettu tarpeeksi huomioon hanketta suunniteltaessa. Hanke suunnitelmassa todetaan, että "the project will outsource some of the IT development". Todellisuudessa OPH tilaa kaikki sovelluskehityspalvelut, mukaan lukien palvelumuotoilun ulkopuolelta. Nämä eivät ole OPH:n perusosaamista. 

Ensimmäisen hankevuoden aikana on keskitytty palvelumuotoiluosaamisen hankkimiseen WP2:ssa, sekä palvelun suunnitteluun. Tähän ja pilotoinnin valmisteluun on ostettu osaamista ulkopuolelta, sillä OPH:n sisällä ei ole tätä osaamista. 

OPH toteuttaa koko ICT-palvelujen alihankinnan.


Mitä lukee Annex 1: 

" The funding is used for procurement of different types of ICT services such as UI -design, drafting of concept and the technical production of prototypes. The funding is also used for auditing. All procurements are obtained via the National Agency for Education’s officially procured service contracts."

" To be able to respond quickly to the technological development needs, the project will outsource some of the IT development. The Lead Partner together with the Project Coordinator have both strong experience in selecting and managing outsourcing relationships including understanding the risks involved. In addition, other subcontracting costs may include subcontracting some expertise related the work done at the WPs." 


 

 

  • No labels