Työpaikkakyselyn vastaajatunnukset luodaan automaattisesti

Työpaikkakyselyyn luodaan vain yksi vastaajatunnus (vastauslinkki) yhdelle työpaikalle. Vastaajatunnus muodostuu, jos kyseisellä työpaikalla on ollut edeltävän puolen vuoden aikana päättyneitä työpaikkajaksoja.

Vastaajatunnukset muodostetaan automaattisesti koulutuksen järjestäjien eHOKSiin tallentamien samojen työpaikkajaksotietojen perusteella, joiden pohjalta on jo aiemmin luotu työpaikkaohjaakyselyn vastauslinkit.

Työpaikkajaksolla tarkoitetaan eHOKSiin tallennettavaa osaamisen hankkimistavan jaksoa, jossa osaamisen hankkimisen tapana on koulutussopimus tai oppisopimus. Työpaikkaohjaajakyselyn ja työpaikkakyselyn vastauslinkkien luomisessa hyödynnetään samoja eHOKSiin tallennettuja tietoja työpaikkajaksoista. Tutustu sivuun Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot.

Yksi vastauslinkki koskee aina

• yhtä työpaikkaa (tunnistetaan nimen ja Y-tunnuksen perusteella)
• yhtä koulutuksen järjestäjää
• yhtä tiedonkeruukautta (edeltävää puolivuotisjaksoa)

Jotta työpaikka tunnistetaan samaksi linkkien muodostamisessa, on tärkeää, että työpaikkojen nimet kirjataan yhdenmukaisesti.

Saman työpaikan nimen  kirjoitusasun mahdolliset poikkeavuudet on pyritty minimoimaan ns. työpaikan nimen normalisoinnilla. Normalisoinnissa työpaikan nimestä poistetaan muun muassa välimerkit, isot kirjaimet, erikoismerkit, ääkköset, umlautit ja välilyönnit. 

Kyselyn alussa näytetään vastaajalle tietoja niistä työpaikkajaksoista, joita kysely koskee (työpaikkajaksojen määrä tutkinnoittain). Myös nämä tiedot saadaan eHOKSiin tallennetuista työpaikkajaksotiedoista.

Koulutuksen järjestäjä voi seurata linkkien muodostumista Arvossa

Koulutuksen järjestäjä näkee muodostuneet linkit Arvon virkailijakäyttöliittymässä (https://arvo.csc.fi/) Vastaajat-sivulta:
Kyselyt > etsi oikea kysely (esim: Työpaikkakysely oppilaitosyhteistyöstä 1.7.-31.8.2023) > valitse riviltä "Näytä vastaajat"

Vastaajatunnus (linkki) on muotoa https://arvovastaus.csc.fi/v/XXXXXX, jossa X:n paikalla on yhteensä 6 kappaletta numeroita ja/tai kirjaimia.

Vastaajatunnukset ja niiden perustiedot (luontiaika, vastausaika, työnantajan Y-tunnus, työpaikan nimi) löytyvät vastaajatunnuslistasta. Tarkemmat tiedot saa tarkasteltavaksi CSV-muodossa valitsemalla "Lataa csv-tiedostona".

Puuttuuko mielestäsi jokin työpaikka työpaikkakyselyn tunnusten listalta? Työpaikkakyselyyn muodostuneita tunnuksia on hyvä verrata työpaikkaohjaajakyselystä löytyviin työpaikkoihin. Työpaikkakyselyn tunnuksia muodostetaan työpaikkajaksojen eli työpaikkaohjaajakyselyn tietojen perusteella.

Linkkien muodostumista kannattaa seurata varsinkin ensimmäisiä lähetyskierroksia varten (joulu-tammikuussa ennen 15.1. ja kesäkuussa ennen 1.7.). Kannattaa tarkistaa, että linkkejä muodostuu ja että niillä on oikeat tiedot. Jos huomaat virheitä vastauslinkkien muodostumisessa, ota yhteyttä eHOKSin tai Arvon tukiosoitteisiin.

Todennäköisin syy sille, miksi työpaikkajaksolle ei ole muodostunut työpaikkaohjaajakyselyä eikä työpaikkakyselyä on se, että jakso tai joku pakollisista tiedoista on tallennettu takautuen työpaikkajakson päättymispäivän jälkeen. Työelämäpalautteen keräämisessä tarvittavat tiedot tulee olla tallennettuna eHOKS-palvelussa työpaikkajakson päättymistä edeltävään päivään mennessä.

Vastauslinkkien muodostamisen teknistä toteutusta ja syitä tilanteille, joissa linkkiä ei ole muodostettu, on kuvattu yksityiskohtaisemmin työelämäpalautteen UKK-sivulla:

UKK työelämäpalaute#Vastauslinkit

Vastauslinkkien luontipäivät

1.7.2024 alkavan työpaikkakyselyn vastauslinkkien luontipäivät:

• ma 3.6.2024
• to 6.6.2024
• ma 10.6.2024
• to 13.6.2024
• ma 17.6.2024
• to 20.6.2024
• ma 24.6.2024
• to 27.6.2024
• ma 1.7.2024

Koulutuksen järjestäjä lähettää vastauslinkit työpaikoille vastausajan alettua

Koulutuksen järjestäjä kerää palautteen lähettämällä vastauslinkin päättämälleen henkilölle kyseisellä työpaikalla. Opetushallituksella ei ole lainsäädännössä määriteltyä oikeutta kerätä henkilörekisteriä työpaikkojen yhteyshenkilöistä, minkä vuoksi Opetushallitus ei voi lähettää työpaikkakyselyn vastauslinkkejä automaattisesti työpaikkojen yhteyshenkilöille.

Työpaikkakyselyn vastaaja on työpaikan edustaja, joka vastaa yhteistyöstä koulutuksen järjestäjän kanssa ja työpaikan toiminnoista laajemmin, ei ainoastaan yksittäisten opiskelijoiden ohjaamisesta. Vastaajatunnusta ei muodosteta, jos on tiedossa, että työpaikkajakson perustana on yrittäjän oppisopimus. Mikäli tietoa ei ole saatavilla, vastaajatunnus muodostetaan normaalisti.

Vastausajat ovat vuosittain 1.1.-28./29.2 ja 1.7.-31.8. 

Työpaikkakyselyn vastauslinkit ovat nähtävissä Arvossa sitä mukaa kun niitä syntyy eHOKSiin kirjattujen työpaikkajaksotietojen perusteella, mutta vastauslinkkejä ei pidä lähettää vastaajille ennen vastausajan alkua, koska vastaaminen ei ole silloin vielä mahdollista ja kyselyn tiedot voivat vielä muuttua. 

Alla ohje vastauslinkkien hakemiseen Arvosta.

Vastaajatunnusten hakeminen Arvosta

Työpaikkakohtaiset vastauslinkit ovat haettavissa Arvon käyttöliittymästä työpaikkakyselyn alta (kts. kuvallinen ohje kohdasta: Koulutuksen järjestäjä voi seurata linkkien muodostumista Arvossa). Yksittäiset linkit saa käyttöönsä kopioimalla ne vastaajatunnuslistasta (1) tai siirtämällä linkin suoraan sähköpostiviestiin vastaajatunnuslistan oikean reunan kirjekuori-kuvakkeesta (3).

Isommille linkkimäärille kannattaa hyödyntää CSV-tiedostoa, jonka saa ladattua "Lataa tunnukset tiedostona" -painikkeesta (2). Tässä CSV-tiedostossa on kaikki koulutuksen järjestäjän työpaikkakyselyyn kyseiselle tiedonkeruujaksolle luodut vastaajatunnukset taustatietoineen. Tätä CSV-muotoista raporttia on mahdollista hyödyntää massapostitusten toteuttamiseen omassa organisaatiossa.

Kyselylomake vastaajan silmin

Kyselylomakkeen aluksi näytetään vastaajalle taustatietona koulutuksen järjestäjän oppilaitos/oppilaitokset, joista ohjattavia opiskelijoita on jakson aikana ollut sekä kerrotaan kuinka monta työpaikkajaksoa arvioitavalla aikavälillä on päättynyt. Lisäksi vastaajalla on mahdollisuus tutustua tarkemmin työpaikkajaksojen tutkinto- ja tutkinnon osa -tietoihin.

Vastaajatunnuksella voi vastata vain kerran

Jos vastauslinkin alkuperäinen vastaanottaja ei syystä tai toisesta voi vastata kyselyyn, hän voi välittää vastaajatunnuksen jollekin toiselle henkilölle samalla työpaikalla. Yhteen vastaajatunnukseen kuuluu kuitenkin vain yksi vastausmahdollisuus, eli kun yhden vastaajan vastaukset on tallennettu, ei samalla vastauslinkillä voi enää vastata uudelleen.

Vastausaktiivisuuden seuraaminen

Työpaikkakyselyyn kertyviä vastauksia voi seurata reaaliaikaisesti Arvon käyttöliittymästä. Yksittäisten vastauslinkkien vastausstatus näkyy Kyselykerta-sivulta.

Arvossa näkyvä vastausprosentti ei huomioi työpaikkajaksojen kestoa, vaan vastausprosentti on vastattujen linkkien prosenttiosuus muodostuneista linkeistä. Vipusessa vastausprosentti lasketaan rahoitusta varten työpaikkajaksojen yhteenlaskettujen kestojen mukaan.