Då man lagrar uppgifter i KOSKI-tjänsten används vissa identifikationsnummer som är unika identifikationsnummer för Studieinfos olika tjänster. Nedan behandlas de viktigaste identifikationsnummer som KOSKI-tjänsten använder.
Studentnummer / Studerande oid
Studentnummer är ett identifierat identifikationsnummer som Studentnummerregistret skapat för en viss person. En person borde ha endast ett studentnummer med vilket personen skulle identifieras från småbarnspedagogiken till utbildningshistoriken. Då man överför/lagrar uppgifter till KOSKI-tjänsten för första gången identifierar KOSKI personen på grundval av personens personbeteckning och namnuppgifter. Efter detta söker KOSKI från studentnummerregistret det studentnummer som är kopplat till personbeteckningen eller skapar ett nytt studentnummer för personen och returnerar studentnumret tillbaka till det överförande studieadministrationssystemet.
Utbildningsanordnaren behöver inte veta studentnumret då uppgifter lagras för första gången, såvida det inte är en person som inte har en permanent finländsk personbeteckning. Om det är fråga om en person utan personbeteckning måste KOSKI-huvudanvändaren först skapa ett studentnummer för studeranden i studentnummerregistret. Anvisningar finns här: Den studerande saknar finländsk personbeteckning: Skapande av ett studentnummer. I så fall sparas studentnumret i studieadministrationssystemet före den första överföringen och KOSKI identifierar personen på grundval av personens studentnummer.
Studentnummer har alltid formen 1.2.246.562.24.XXXXXXXXXXX
Studierättens oid (Studierättens beteckning)
Studierättens oid är en unik nummerserie som är bunden till en viss studerande i en viss typ av studierätt hos en viss utbildningsaktör.
När man överför/lagrar en ny studierätt för första gången existerar studierättens oid inte ännu, utan KOSKI-tjänsten skapar en identifierande nummerserie för studierätten och returnerar den tillbaka till det överförande studieadministrationssystemet. Den studierättens oid som studieadministrationssystemet skickar berättar hädanefter till KOSKI-tjänsten vilken studierätt det är som man vill uppdatera.
När den studerande flyttar från en studierätt till en annan, ska den tidigare studierätten avslutas i KOSKI-tjänsten och man ska skapa en ny studierätt för den studerande. Till exempel om en studerande i gymnasiets hela lärokurs byter till ämnesstudier ska man avsluta den gamla studierätten och skapa en ny studierätt för studeranden. Båda studierätternas uppgifter måste fortfarande synas i KOSKI-tjänsten. Till exempel när en studerande vid en yrkesläroanstalt byter från en examen till en annan ska man avsluta den gamla studierätten och skapa en ny studierätt för den nya examen. Båda studierätternas uppgifter måste fortfarande synas i KOSKI-tjänsten. När man skapar en ny studierätt måste studierättens oid vara tom i det överförande studieadministrationssystemet.
Studierättens oid har alltid formen 1.2.246.562.15.XXXXXXXXXX
OBS! För studierätter inom den grundläggande utbildningen (årskurser 1 – 9) om eleven fortsätter i samma läroanstalt till exempel vid övergång från åk 6 till åk 7 fortsätter man uppdatera samma studierätt, d.v.s. man tar den gamla studierättens oid + studierättens inledningsdatum med i de nya uppgifterna. När en elev byter läroanstalt måste man alltid skapa en ny studierätt, d.v.s. om man kopierar uppgifter ska man inte kopiera studierättens oid och den nya läroanstalten antecknar som startdatum det datum eleven började vid ifrågavarande läroanstalt.
Organisations-oid
KOSKI identifierar den överförande läroanstalten/verksamhetsstället för småbarnspedagogik på grundval av dess organisations-oid. Organisations-oid är ett unikt identifikationsnummer som tjänstemannens studieinfo skapar för varje organisation. Läroanstaltens/verksamhetsstället för småbarnspedagogik ska ha sin organisations-oid inmatat i studieadministrationssystemet före den första KOSKI-överföringen. KOSKI-huvudanvändare kan kontrollera organisations-oid för sin egen utbildningsaktörs läroanstalter/verksamhetsställen för småbarnspedagogik i organisationstjänsten i tjänstemannens studieinfo (”organisationernas uppgifter”).
Utbildningsaktörens representanter bör kontakta Utbildningsstyrelsens gemensamma tjänster om skapandet av nya läroanstalter, nedläggning av gamla läroanstalter eller sammanslagningar av organisationer. Ändringar kan anmälas till adressen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi. Verksamhetsställen för småbarnspedagogik skapas i Varda-systemet. Representanter för anordnare av småbarnspedagogik bör kontakta Varda-teamet varda(at)opintopolku.fi om det blir förändringar i verksamhetsställen för småbarnspedagogik.
Organisations-oid har alltid formen 1.2.246.562.10.XXXXXXXXXX