2019_11_21-22 Synergian tyopaja

Synergiaryhmän työpaja 21.-22.11.2019

Paikka: Aalto-yliopisto, Otaniemi

Palautekyselyyn: https://www.webropolsurveys.com/S/04DAB1A9E170FC1C.par

Verkkoyhteysdet: Eduroam tai Aalto Open 

Ohjelma

Työpajan I päivä

Paikka: Otakaari 1: https://www.aalto.fi/fi/toimipisteet/kandidaattikeskus 
H304 Opettajaneuvoston istuntosali

Aikataulu

Työpajapäivä II

Paikka: A Grid / Otakaari 5: https://www.aalto.fi/fi/toimipisteet/a-grid

Tutustu OPI-viiterkkitehtuuriin:

• Korkeakoulujen OPI-viitearkkitehtuuri
• Tiivistelmä ja ohjeistus

Aikataulu

Muistiinpanoja työpajasta

AMK-opiskelijavalintahanke, Marko Borodavkin

• AMK sähköinen valintakoe vain osa opiskelijavalintojen kehittämishanketta
• Kaikilla koulutusaloilla syksyn 2019 yhteishaussa kulttuuria lukuunottamatta
• Selainpohjainen koe, langaton verkko, josta pääsy vain koejärjestelmään
• Kokeen pituus vaihtelee sen mukaan kuinka monta kokeen osiota hakijan hakukohteisiin liittyy. Jokaiselle osiolle määritelty maksimisuoritusaika. → mielenkiintoista dataa siitä, miten hakijat käyttää aikaa per osio ym. Auttaa tulevaisuuden tarkastelussa ja optimoinnissa. 
• ammattikorkeakoulujen langattomien verkkojen kapasiteetteja testattiin etukäteen kaikissa ammattikorkeissa. Lopputulos hyvä, muutamissa organisaatioissa jouduttiin toteuttamaan lisätoimenpiteitä. 
• Valintakokeen taustalla erillinen koejärjestelmä sekä erillinen hallintajärjestelmä. Metropolia omistaa molemmat järjestelmät, kirjallinen sopimus kaikkien ammattikorkeiden kesken järjestelmien käytöstä.
• Saavutettavuustestaus suoritettu syyskuussa, jonka pohja muutamat huomautukset korjattiin
• Hallintajärjestelmässä kolme keskeistä kokonaisuutta: hakijoiden hallinta (mm. tunnistautuminen, hakijoiden sijoittelu koetiloihin jne.), koetilojen hallinta (tilan luominen jne.) sekä koetilaisuuksen hallinta (valintakokeen käynnistäminen ja pysäyttäminen jne.)
• Hallintajärjestelmään upotettu omana erillisenä kokonaisuutenaan Kibana-työkalu. Aputyökalu kokeen seurantaa varten, omassa ammattikorkeakoulussa voidaan esim. seurata valintakokeen etenemistä mm. huone- ja kokelastasolla, täydentää seurantaa. Hakee tiedot ElasticSearchin indekseistä.
• Tietosuojatyö työllistänyt paljon hankkeen aikana (GDPR, erilaiset sopimukset)
• Kokonaisuus sujui erittäin hyvin, koejärjestelmä ja hallintajärjestelmä toimivat hyvin. Kokelaat noudattivat hyvin ohjeistuksia, viestintä toimi. 
• AMK-valintakoe myös keväällä 2020: 456 hakukohdetta, ruotsinkieliset ammattikorkeakoulut Arcada ja Novia mukaan myös 
• Keskustelu
  • W-S: Miten kokeet korjataan; automatisoitu? Valvonta, tarvittiinko vähemmän vai enemmän valvojia, resurssit?
    • Borodavkin: Monivalintoja on. Tarkistus puhtaasti automatisoitu, ei manuaalista tarkastusta. Muutaman tunnin päästä pisteet voisi siirtää jo Opintopolkuun. Valvontaan: paljon variaatiota miten AMKit olivat varautuneet, osa käytti pieniä ja osa isompia tiloja. Isoja eroja. Tarkastellaan syksyn osalta tarkemmin ja AMKit itsekin tietävät miten varautua. Hallintajärjestelmän avulla voidaan toteuttaa esim. ylitäyttöä. Pitää pystyä viemään kustannustehokkaampaan suuntaan. Metropolian osalta valtavia eroja kuin mitä ennen.
  • Ellfolk: Minkälaisia yhteydenottoja tullut hakijoilta tai muilta (esim. vanhemmilta) huolestuneisuutta?
    • Borodavkin: Tätä ihmetelty, että aika vähän tullut tällaisia kysymyksiä. Yksittäisiä kysymyksiä. Tiedotus ja viestintä ammattikorkeakouluun.fi -sivuilla. Ei poikkeavasti, yllättävän vähän. Mietitytti onko kaikilla ymmärrys toimintatavoista. Media jossain määrin kysytty, haluttu tarttua esim. tiettyihin osioihin. Mm. soveltuvuuskokeet ja niiden tarve herättäneet keskustelua. 
  • Lignell: Kuinka paljon hakijoilla tuli sitä kun oma kone käytössä esim. fontti toisella pienempi ja toisella isompi? Vaihtelee koneittain.
    • Borodavkin: Ei ole tullut tällaisia. Yksittäisiä tapauksia, kymmeniä, lainakone käytössä ja on firman kone ja voi olla salauksia. Käyttöjärjestelmissä ja selaimissa tietysti eroja. Kaikki saatiin ratkaistua. Lainakonekapasiteetti auttoi joissain tilanteissa.
  • Kujala: Miten olette varmistaneet että opiskelijalla ei ole materiaalia koneella? mistä voisi katsoa vastauksia?
    • Borodavkin: Tiukka ohjeistus hakijoille ennen koetta. Tiukka takavalvonta. Hallintajärjestelmän kautta näämme onko koeikkuna aktiivinen. Jonkin verran oli vilppitapauksia. Ei tiennyt itse sitä että oli jäämässä kiinni mutta kun oli lähdössä pois niin hänelle asia todettiin. Materiaalit ja apuvälineet on kielletty. Suora hylky jos näkyy tällaisia. Varsin hyvin noudatettiin.
  • Litja: Tutkimushankkeet - analytiikka hyödynnettävissä? Miten oppija toiminut koetilanteessa?
    • Borodavkin: Tarkastettiin osiokohtaiset tiedot. Katsottiin koeversioita. Katsotaan tehtäväkohtaisesti niiden toimivuutta. Nähdään miten tehtävät hakijoiden käyttäytymisen perusteella toimineet. Kokeen kesto saadaan selville, kuinka paljon hakija käyttänyt aikaa. Osiokohtaisesti eri alojen välillä vertailua tullaan tekemään. Miten eri alojen hakijat käyttäytyvät tietyssä osioissa. Pistetys yhdenmukainen kaikilla aloilla - onko tulevaisuudessa tarvetta tätä muuttaa tai kestoon vaikuttaa. Keväällä 21 ensimmäinen kerta kun saadaan sieltä tietoja.
  • Ellfolk: Takavalvonnasta vielä. Oliko yhteisesti sovittu valvojien määrä vai päättikö AMKit?
    • Borodavkin: Vahva suositus. Variaatiota oli. Paikkamäärä suhteessa paljonko tarvitaan valvojia. Riippuen minkä kokoinen tila.

OPI-viitearkkitehtuuri käyttöön - Case-esimerkkejä korkeakoulujen prosessien suunnittelusta ja OPI-viitearkkitehtuurin käytöstä. 

Elina Juntunen, Palvelujohtaja, Diak, esimerkkinä Diakin kampuspalvelut 

• Kampuspalvelut
  • IT-palvelut, Tila- ja turvallisuuspalvelut, Opiskelijapalvelut, Kirjasto- ja tietopalvelut, Assistenttipalvelut, Laatu- ja tiedonhallintapalvelut
• Kampuspalvelut vahva strateginen kumppani koko diakin tasolla, ei vain palveluntuottaja
• Strateginen taso - systeeminen taso - opiskelijarajapinta 
• Tasalaatuinen palvelu kun monia kampuksia eri puolella Suomea
• DIAKin vahvuus kohtaamispalvelussa - välitön vuorovaikutus opiskelijoiden kanssa: vaikka digitaalisuus läsnä, ylläpidetään myös kasvokkaista palvelua
• Kampuspalveluiden kehittäminen: Palvelulupaus - Palvelukuvaukset - Asiakaspolut ja palveluprosessit - asiakastyytyväisyyskysely 
• Vuorovaikutteinen palvelulupaus 

Markus Torkkeli, Taideyliopisto (esitys)

• Samat keskustelut jatkuvat (sekä isossa että pienessä yliopistossa samat aiheet); samoja asioita hoidetaan vähän erilaisilla prosesseilla, prosesseja vaikea muuttaa
• Tärkeää, että tehdään viitearkkitehtuurityötä, jotta voidaan pienessäkin yliopistossa viedä asioita eteenpäin (omillaan pienessä yliopistossa ei välttämättä resursseja samanlaiseen)

Erja Widgrén-Sallinen, Itä-Suomen yliopisto (esitys)

• Oma työnsä kun kaksi korkeakoulua yhdistyy, joilla omat tapansa tehdä asioita hallinnollisesti → matka on ollut pitkä tähän pisteeseen
• Hallinnollisesti ja opintohallinnollisesti kaksi täysin erilaista yliopistoa yhdistyi
• Kaikki palvelut yhdistetty
• Oppijan polku auttanut tunnistamaan oppijan palvelut ja prosessit kattavasti
• Yhteistyö niin yliopiston sisällä kuin kansallisesti - yhdenmukaistaminen palvelee kaikkia
• Opettajan rooli jatkossa - kirkastaja? Tiedon siirtäminen ei ole enää se juttu. Tieto on jo siinä vaiheessa vanhentunutta.
• Yhä enemmän opiskelijoita, joilla ongelmia elämänhallinnassa.
• Tunnistamatta jääneet palvelut - yksilölliset palvelut ja valmiudet: pitäisi pystyä tuottamaan. Ei niin, että se joka valittaa eniten saa palvelua.
• Opiskelijarekrytointi ja AHOToinnit
• Joka kuukausi tehdään jonkun näköistä opiskelijavalintaa (esim. kansainvälinen valinta, sivuainevalinnat)
• Jatkuvan oppijan tarpeisiin vastaaminen
• Sähköiset välineet tärkeitä, kun toimitaan kahdella eri kampuksella → myös työelämäkin tätä vaatii nykyaikana
• Yhteinen viitekehys "pakko" ottaa käyttöön (positiivinen asia)

Jukka Kohtanen, CSC, Koulutustarjontatiedon arkkitehtuuri 

Loppukeskustelu

• W-S: Miten viitearkkitehtuurilla voi tehdä muutosta?
  • Torkkeli: Joskus helpompi lähteä siitä, että on lähdetty valtakunnallisest tekemään asioita jollain tavalla. Yhdistyneillä yliopistoilla ollut aika samanlainen muutospolku  (erillisistä palveluista yhteisiin palveluihin ja prosesseihin)
• Tuhkanen: Missä kovimmat vääntöpaikat viitearkkitehtuurin kanssa?
  • Torkkeli: Viitearkkitehtuuri ei kovin tunnettu. Tietoisuus viitearkkitehtuurista, ei ollut Aallossa eikä Taidekorkeakoulussakaan.
  • Juntunen: Ei myöskään DIAKissa ollut tiedossa.
  • W-S: OHA-foorumin kautta edellinen viitearkkitehtuuri tutuksi, mutta UEFissa ei välttämättä niin tunneta. Kypsyys korkeakouluissa eri. Liittyy laatutyöhön, eivät ole erillisiä asioita. Aiotaan käyttää siinä kohtaa hyväksi.
  • Ekholm: Konkreettinen jaettava lopputulema joka voidaan jakaa korkeakouluille on ollut tavoite tässä toisessa OPI-viitearkkitehtuurin päivitystyössä, joka 1,5 vuotta sitten aloitettiin.
• Lignell: Ketkä kaikki ovat olleet tässä työssä mukana? Mitä korkeakouluissa tehty, OPI-viitearkkitehtuurin käyttönotto?
  • W-S: Tiivis yhteistyö IT-puolen kanssa oleellinen. Samat asiakkaat ja opiskelijat on keskuudessamme.
  • Juntunen: Päällikköyhteistyö palveluiden ja prosessien kuvauksissa ja OPI-viitearkkitehtuurin roolissa. Korostan myös IT-roolia. Onni, että yhden henkilön työpanos kohdistettu kokonaan näihin kuvauksiin, vienyt projektia eteenpäin. Tämä on projektoitu ja johtoryhmässä raportoitu joka kuukausi miten edistyy.
  • Torkkeli: Akateemisen johdon tulee ymmärtää mitä ollaan tekemässä. Täytyy nähdä, mihin vaikuttaa ja mihin muutos pohjautuu. Lähdettiin Aallossa, että IT-puolelta piti löytyä "vastinpari". Ei aina täydellisesti toimi, mutta vauhdittanut järkevän suuntaista kehitystä. Ei visioida asioita opiskelijapalveluissa, joita ei voi toteuttaa.
• Tuhkanen: Tärkeä löydys että OPI-viitearkkitehtuuria ei ole markkinoitu tarpeeksi. Meillä prosessit Turussa kaikki kuvattu, mutta vanhan paradigman kuvauksia. Miten opiskelijoita osallistetaan palvelusuunnitteluun ja palvelumuotoiluun?
  • Juntunen: Pohdimme tätä. Muutamissa työpajoissa opiskelijoita mukana. Hieman heikosti saatu opiskelijoita mukaan. Opinnollistamisen näkökulma. Teimme yhteistyötä Laurean kanssa, palveluinnovaatiokurssi. Vastuuhenkilöiden kanssa puhe kurssista, heidän keissinä kurssin aikana DIAKin kampuspalvelut. Palvelumuotoilun metodein lähtivät tarkastelemaan kampuspalveluiden toimivuutta ja saimme kehittämisideoita.
  • W-S: Palautteen saaminen. Virallisissa toimielimissä opiskelijat mukana. Ylioppilaskunnan kautta, edustavat käyttäjäkuntaansa. Matalalla kynnyksellä toimitaan. Meidän opiskelijat eivät ole yksi yhtenäinen joukko. Yksilöllisyys - käyttäjäkokemuksen huomioiminen haasteena. Kansainvälisten opiskelijoiden odotukset erilaiset, ovat maksavia opiskelijoita. Myös että työllistyisivät tänne.
  • Torkkeli: Äärimmäisen fiksuja opiskelijoita. Haaste saada kattavampi näkemys. Aallossa hyvä kokemus kun oppimisanalytiikkaa tutkittiin opiskelijalähtöisesti. Päästetään opiskelijat tutkimaan omaa dataansa ja minkälaisia palveluita heille. Saatiin hyvä kuva ainakin sen kurssin opiskelijoista. Nähdään 5 - 10 % opiskelijoista jotka käyvät tiskillä. 80-90% jää kokeilematta. Pollataan digitaalisia palveluita.
  • Tuhkanen: LAMKissa palvelumuotoilun kurssi - pahimmista ongelmista kehittämissuunnitelman. → ruokajonot & Pepin käyttö
• Toikkanen: Tampereen yliopistojen yhdistyminen: TTY:llä ja TaY:lla omat käytäntönsä, 11 kk oltu yhtä. Tietojärjestelmät eivät saisi ohjata prosesseja. Sisun käyttöönotto jouduttaa sitä, että tietyt jutut saada toimimaan ja prosessit suunnitella. Mitä asioita "älkää tehkö ainakaan näin"?
  • W-S: Viestintä kaikkein tärkeintä. Uudet käytänteet mielummin kuin jonkun vanhat. Tietynlainen kypsyysaste. Vaatii prosessin.
• Lignell: OPI-viitearkkitehtuurin käyttöönotto, kenen aloitteesta?
  • Torkkeli: Mitä IT-palveluissa huomattiin. Jos halutaan palveluista saavutettavampia yms. Tarvitaan isompaa muutosta ja yhteistä pohjaa, yliopiston yhteiset prosessit. Viitearkkitehtuuri tuli hyvään saumaan. Uskottiin, että on varmaan fiksusti mietitty. Kuvauksia päivitetään. Pois työtä meiltä. Tunnistan virheen, että on sisäänrakennettuna että mietitään täydellistä prosessia ja viilataan viimeiseen asti. Rohkeammin lähteä uudistamaan asioita, ilman tietoa mihin kaikkiin ongelmiin johtaa (järki päässä).
  • Juntunen: Viitearkkitehtuuri tuli matkan varrella. En muista milloin hoksattiin. ICT-päällikön kautta. Oltiin päästy jo prosessiajattelussa eteenpäin ja otimme viitearkkitehtuurin peiliksi. Myös visio ja DIAKin oma strategiatyö taustalla. Tietynlaiset prosessin vaiheet tulee olla. Meillä peppikäyttönotto 2 vuotta sitten: mitä tapahtuu sitten ja sen jälkeen? mihin laajempaan kokonaisuuteen liittyy, jatkoaskeleet.
• W-S: Miksi koulutuskuvauksia ei ole yhdenmukaistettu aikaisemmin?
  • Kohtanen: on tehty yhteisiä tietomalleja, onko noudatettu?
  • Tuhkanen: OPH on erilaisessa palveluroolissa kuin korkeakoulut keskenään.
  • Torkkeli: Kun aallossa käytettiin viitearkkitehtuuripohjia; osa oli jäänyt kesken ja osa oli hyvin loppuunviety.

OPI-viitearkkitehtuurityöskentelyn tuotoksia

• Oppijan palveluiden tuottaminen tavoitetilassa
  • Mitkä oppijan palvelukartan palvelut, ovat sellaisia joiden tulisi olla valtakunnallisesti yhteisesti tuotettuja?
  • Mitkä palvelut olisivat osittain valtakunnallisia, mutta osittain myös korkeakoulun itse ja verkostoissa tuottamia palveluita?
  • Mistä palveluista jokainen korkeakoulu vastaisi itse?

Käytännön ohjeita

Hotellit:

Radisson Blu Hotel Otaniemi

https://www.radissonhotels.com/en-us/hotels/radisson-blu-espoo

Sokos Hotel Tapiola Garden

https://www.sokoshotels.fi/fi/espoo/sokos-hotel-tapiola-garden

Scandic Hotel Simonkenttä

https://www.scandichotels.fi/hotellit/suomi/helsinki/scandic-simonkentta

Sokos Hotel Torni Helsinki

https://www.sokoshotels.fi/fi/helsinki/solo-sokos-hotel-torni