Aihe: Digicampus-osahankkeen ohjausryhmän kokous
Aika: 12.9.2018 klo 14 - 15

Paikalla:

Sanna Sintonen, TAMK (x)
Sami Hautakangas, TAY

Mirva Törmälä, LAMK (x)
Totti Tuhkanen, TY (x)
Sari Koski-Kotiranta, HY
Tuula Heide, UEF  

Markku Närhi, JY
Katja Pura, OY (x)


Asialista

  1. Sopimusten tilanne, omarahoitusosuudet 2018-2020 ja budjetin muutos (Marjut, Katja)
    • ehdotus tehtävistä sopimuksista ja omarahoituksien raportoinnista lähetetty sähköpostilla to 6.9.

      • Olemme päässeet ehdotukseen, jossa konsortiokorkeakoulujen ja CSC:n välisiä palvelusopimuksia ei tarvitsisi avata ja saisimme kuitenkin konsortion tuottaman omarahoituksen näkymään OY:lle.

        Lyhyesti tämä tarkoittaisi sitä että OY laskuttaa CSC:ltä hankkeen omarahoitusosuudeksi CSC:n korkeakouluilta keräämiä palvelumaksuja. CSC sitten tekee sopimuksen OY:n kanssa hankekoordinaation ostosta, joka summana on OKM-rahoitus+omarahoitusosuus.

        Tässä vähän tarkemmin:

        1)      CSC tekee palvelutilauksen OY:lle, jolla OY ostaa CSC:ltä DC Arvioinnin osahankkeelle asiantuntijatyötä. (268846e+141000e=409846e

        2)      Tämän lisäksi OY laskuttaa meiltä CSC:ltä kohdan 1) ostosta 30% vastaavan summan korkeakoulujen maksamia vuosimaksuja, jotka he käyttävät omarahoitusosuuksien raportointiin omissa hankkeissaan. (141000e)

        3)      OY tekee sopimukset TY:n ja JY:n kanssa hankkeelle tehtävästä palkkatyöstä. CSC:n laskuttamasta osuudesta on korvamerkitty ostotyötä (koodausta Valamikselta) työpaketeille ja tätä ohjaa osahankkeen ohjausryhmä.

        4)      Exam-ohjausryhmän kokouksessa teemme pöytäkirjamerkinnän tästä menettelystä eli että osa vuosimaksuista kierrätetään OY:n kautta.

        Kysymys:  lähes koko budjetti on nyt ostopalveluna CSC:ltä. Vain palkkarahoitukset kohdennettu Työpakettien korkeakouluille. Onko tämä ok? Työtähän kyllä sitten voidaan ostella korkeakouluiltakin tulevina jos hankkeen tilanne elää.



      • Rahan kiertokulku ok ehdotuksen mukaisesti. 
      • Katja valmistelee sopimuspohjat.
    • ehdotus on, että Examiin suoraan tehtävää kehitystyötä varten korvamerkitään rahoitusta ja sen käyttöä ohjataan tässä ohjausryhmässä
      • ehdotus on että ostopalvelubudjetti pidetään CSC:n sopimuksen sisällä.
      • tällä ratkaisulla saadaan joustavuutta kun työpakettien toiminta vielä elää.
      • Oulu/Katja valmistelee tämän pohjalta sopimuksia
    • suunniteltu budjettijaottelu tällä hetkellä tarkoittaa osahankkeen budjettimomenttien pientä muutosta ostopalveluista palkkakuluksi → DC hankkeen ohjausryhmän käsittelyyn
Muutoshakemus

VANHAUUSI
Palkat115846157500
Ulkopuoliset palvelut493000451346

608846608846
      • Marjut valmistelee ehdotuksen DC ohjausryhmälle momentin muutoksesta
    • asian käsittely EXAM-konsortion johtoryhmässä
      • päätös konsortiossa tarvitaan että sitoudutaan hankkeen loppuun 2020 asti omarahoituksien osalta eli että vuonna 2020 pidetään konsortion vuosimaksut vuoden 2019 tasolla
      • hankkeen konsortiotoimijat kattavat omarahoitusosuuden työpakettien osalta 
      • uudet jäsenet ja eroavat jäsenet
      • toimintaa ja palvelumaksuja tarkennetaan tilanteen mukaan

2. DigiCampus-päähankkeen kuulumiset (Tuula, Sanna)

3. Osahankkeen muut kuulumiset (Marjut + Totti, Markku, Katja)

  • Elokuu 2018 
    • Projektiryhmä ja johtoryhmä järjestäytyivät
    • Viestintä: 
      • Akvaariorakkautta-webinaarit valmisteltu (tavoitellaan myös osahankkeita ja opetusaloja) https://e-exam.fi/webinaarit/
      • Osallistuttu aktiivisesti brändityöhön ja Wordpress-työhön
      • Osallistuttu Pedaforumiin
      • Kartoitettu muiden kärkihankkeiden arviointiin liittyviä kehityskohteita
    • Työpaketit: 
      • Valmistelutyötä aloitettu 
      • WP1: Salitentti
        • suunnitteluvaiheessa
        • uusi pp aloittamassa joka osallistuu myös tähän työhön
        • sähköisen valintakokeen selvitystyö alkamassa 
          • (ulla sarajärvi/uef, kirsi kaljunen/uef). 
          • Koko konsortion asia, mutta vaikuttaako tämän wp:n tavoitemäärittelyyn?
          • valmistelu marraskuun ohjausryhmään
      • WP2: Autograding
        • suunnitteluvaiheessa, talous/sopimusmalli eteenpäin
        • sisältötuotantoa hidastanut Vietnam
        • LITO-hanke datatalkoisiin
      • WP3: Yhteistentti: Yhteiskäyttöisyyden siirtotenttiä testattu ja yhteistenttiä toteutettu
        • erkkatentin pilotti marraskuussa, jonka jälkeen jatkokehityssuunnitelma
      • WP4: Yhteys analytiikkahankkeisiin
  • Tulevat jutut
    • IT-päivät, yhteiskäytön työasemaverkkoasiat esillä
      • Fucion IT-johtajien kokous tulossa 9.-10.10. 
      • koulutuksen arjen yhteistyö
    • Syksyn yhtenä teemana analytiikka


EXAM-johtoryhmän asioita

Puheenjohtajan valinta
Vuosimaksut 2020
IT-päivät 2018 ja EXAM
POLAMK jäseneksi

  • maksujen määrittyminen (FTE-lukua ei Vipusessa, selvitetään esim,. mikä on kirjastoja varten)
  • loppuvuonna liittyvän palvelumaksu
  • keskusteltava työvaliokuntana, miten tapahtuu fuusioissa 
    • juridinen, kustannusvaikutukset, edustus, isommat yksiköt vs. vaikuttavuus
    • Mirva ja Sanna taustoittavat asiaa ja käsitellään työvaliokunnassa

Fuusiot

  • keskusteltava työvaliokuntana, miten tapahtuu fuusioissa 
    • juridinen, kustannusvaikutukset, edustus, isommat yksiköt vs. vaikuttavuus
    • Mirva ja Sanna taustoittavat asiaa ja käsitellään työvaliokunnassa





  • No labels