DigiCampus-hankkeen taloushallintoa käsitteleväs AC-kokous
Aika: 26.9.2018 klo 10-11.20
Paikka: https://webmeeting.utu.fi/tuhkanen/
Paikalla:
Juha Eskelinen, UEF /DC-hankkeen johtaja
Katja Tefke, OY /4. Hankealueen koordinaatio, WP4.3. taloushallinto
Markku Närhi, JY/WP4.1 koordinaatio + EXAM-jory
Seija Mannila, JY/WP4.1 taloushallinto
Kaapo Seppälä, TY/WP4.2 koordinaatio
Susanne Ramstedt, TY/WP4.2 taloushallinto
Hely Lahtinen, TY/EXAM-pääkäyttäjä + EXAM TO
Marjut Anderson, CSC/EXAM-tuotekehitys ja koordinaatio
Totti Tuhkanen, pj TY/DC-koordinaatio, EXAM-jory
AGENDA
DigiCampus-hankkeen sopimistilanne, Juha Eskelinen/UEF
Oulun sopimusmallin esittelyt, OY
4.1-4.4 työpaketit ja kustannuspaikat
MUISTIO
Kokouksen tavoitteena oli ensimmäisenä käsittelyosana vahvistaa käytännöt DigiCampus-hankkeen Arvioinnin kehittäminen -osahankkeen taloushallinnon osalta. Toisena käsittelyosana oli tavoite vahvistaa DC:n 1., 2., 3. Ja 5. osahankkeita koskeva resurssienhallinta.
- Hankkeen johtaja Juha Eskelinen totesi, että puitesopimukset ovat päälinjoin kunnossa.* (*vrt. Chat 1-3). Tarkempi budjetointi käsitellään kunkin osahankkeen sisäisenä asiana. Alle 30 %:n budjettimuutokset sovitaan hankkeiden sisäisesti, sitä suurempiin pyydetään vahvistus rahoittajalta. Hankkeiston budjetin hyväksyy hankkeen johtoryhmä. Osahanke 4 on erityistapaus, kun sen omistaja on EXAM-konsortio.
- Todettiin, että Katja Puran valmistelemat sopimuspohjat OY-JY ja OY-TY ovat vielä Oulun sopimuspalveluissa kommentoitavina, eivätkä vielä tämän kokouksen käytettävissä.
- Kuultiin työpakettien (WP) valmistelun tilanne (osin sisäkkäin kohdan 4 käsittelyn kanssa).
- Markku Närhi totesi, että WP4.1 salitentti-hanke valmistuu puolen vuoden aikana, sisältäen BYOD-ratkaisun kuvauksen, testauksen, toteutussuunnitelman ja vaatimusmäärittelyn.
- Kaapo Seppälä kertoi WP4.2 tekoälytuetun esseetenttiratkaisun olevan organisoitumisvaiheessa analysoitavan datan keruun osalta. Myös neuroverkkospesialistin rekrytointi on aloitusvaiheessa. Hanketta avustavat opettajat haetaan ensisijaisesti Turun yliopiston eri tiedekunnista, mutta avoimesti otetaan vastaan yhteistyömahdollisuudet myös muiden korkeakoulujen kanssa. Tämä empiriankeruu mahdollistaa suurehkon omarahoitusosuuden tuottamisen.
- Marjut Anderson esitteli WP4.3:n joka on jo aiemmalla EXAM-jäsenkorkeakoulujen kohderahoituksella käynnistetty kansalliset yhteistentit mahdollistava hanke. Pohjatoteutus on jo tuotettu, DC-rahoituksella kehitetään toiminnallisuutta monipuolisemmaksi ja toiminta-arkkitehtuuriset erityisvaatimukset täyttäväksi.
- Käsiteltiin EXAM-kehityksen projektipäällikkö Marjut Andersonin esitys Arvioinnin kehittämisen osa-alueen budjetointiratkaisuksi. Kohdennusjako on EXAM-joryn työvaliokunnan käsittelemä ja jakosuhteiltaan hyväksymä.
4.3.1 Todettiin, että alihankkeille WP1-WP3 merkitty rahoitus on palkkarahoitusta. Kehittämisympäristön infrakustannusvaikutukset kohdistetaan WP4:ään.
4.3.2 Hyväksyttiin Jyväskylän yliopiston ehdottama periaate, että hanketyöstä laskutetaan toteutuneen toiminnan mukaan. Tällöin ei tule resurssien mahdollisia edestakaisin siirtoja. Oulun yliopisto ja Turun yliopisto hyväksyivät tämän toimintaperiaatteen.
4.3.3 Todettiin, että rahoituksessa sovellettava HSK-kerroin on kokonaiskustannusmallin mukainen ja rahoittajan päätöksellä YK on 30 %.
Turun yliopistossa rehtorin 30.8.2018 vahvistama yleinen YK on 47 %, ja TT-laitosta koskien teknisten tieteiden tutkimusaloilla YK on 83 %. WP4.2:n projektipäällikkö Kaapo Seppälä totesi eron OKM:n määräämään tasoon olevan huomattava ja vaikuttavan hankkeen toteutuksen suunnitteluun. Tarkoituksenmukaista on luoda WP4.2:n kohdennuksiin projektitili TT-laitoksen yleisten hankkeiden alle.
4.3.4 Päätettiin WP4.4:n osalta, että EXAM-konsortion jäsenkorkeakoulut maksavat CSC:n hankepalveluiden kokonaisrahoitusta (368 846 euroa) koskevan omarahoitusosuuden 110 654 euroa konsortion vuosimaksutuloista. Vuosimaksujen laskutuksen tältä osin/kokonaan vuosina 2019 ja 2020 hoitaa Oulun yliopisto, joka tulouttaa summan CSC:lle.
4.3.5 Todettiin, että WP4 on resurssi, joka voi sisältää WP1-3:n sisältötyön tukea tai henkilötyön hankintaa kaksisuuntaisen puitesopimuksen mukaisesti.
4.3.6 Arvioitiin EXAM-joryn aiempaa, hankehakemusvaiheen linjausta, [tämä osa oli EXAM-työvaliokunnan sisäistä keskustelua] että konsortio vastaisi myös WP 4.1:n, WP 4.2:n ja WP 4.3:n omarahoitusosuuksista; kustannusvaikutusta ennakoitiin vuosibudjetin suunnittelua käynnistettäessä, ja vuoden 2018 budjetissa on muuta ilman käyttöä jäävää resursointia. Markku Närhi esitti kuitenkin selvitettäväksi, miten konsortion näin laaja tuki DC-hankkeistolle vaikuttaisi EXAM-järjestelmän muiden osa-alueiden kehittämisedellytyksiin. Marjut Anderson piti toimintabudjetin sitomista muuten kuin WP4.4:n osalta DC-osahankkeisiin mahdollisena riskinä kehittämistyön kokonaiskoordinaation toteutukselle. Puheenjohtaja totesi WP4.1:n, WP4.2:n ja WP4.3:n kuitenkin kattavan sangen hyvin Exam-kehityksen ”uudet avaukset” ja kehitystyön tulevan kaikkien Exam-käyttäjien hyödyksi, joten olisi perusteltua vielä selvittää, onko osittainen osallistuminen [post.edit: esim. 10 % osuudella] työpakettien omarahoitusosuuksiin mahdollista.
Yhteen vetäen todettiin, että omarahoitusosuuksien hoitaminen on mahdollista molempia vaihtoehtoisia reittejä edeten. Olennaista on nopeasti avata projektitilit joihin sisältöä tuottava ja organisoiva projektityö voidaan kohdentaa.
5. Työjärjestyksen luku 4 vaati laajan saatekeskustelun ja kokousaika ylittyi. Koska kaikki tarvittavat osapuolet eivät voineet osallistua käsittelyosan 2 läpikäyntiin, tämä osuus jäi myöhemmin käsiteltäväksi.
6. Puheenjohtaja totesi Itä-Suomen, Oulun, Jyväskylän ja Turun yliopistoa sekä CSC:tä yhteisesti koskevat kysymykset käsitellyiksi ja päätti kokouksen n. 11:20.
LIITE: AC-kokouksen chat-kommentointi
LIITE: Chat:
1) Markku Närhi JY: JY puitesopimus vielä allekirjoittamatta, tullaa kyllä tekemään se, mutta tässä emme sovi suoraa CSC:n kanssa mitään
2) Juha Eskelinen UEF: Tuo puitesopimus tarvitaan osahankkeissa 1 ja 2
3) Markku Närhi JY: Juha: eli tarkoitat DC hankkeen alahankkeita 1 ja 2, eli 4 ei tarvitse tuota alihankkeen osahanketta?
4) Markku Närhi JY: Kaapo: voiko pilotteja olla myös TY:n ulkopuolella? <ks. 9>
5) Seija Mannila: Eli JYn budjetti olisi tämä 30 000 + CSC:lle menevä maksu (vuosimaksuna)?
6) Markku Närhi JY: Seija: ei, selvitellään kohta lisää
7) Seija Mannila: JYssä kulut on viety projektille 100%, mutta rahoitus käsitellään kirjanpidossa 30/70...
8) Markku Närhi JY: tässä ei ole tulossa vuosimaksun korotusta
9) Kaapo/UTU, TT_laitos: Markku: miun nähdäkseni pilotteja voi olla muuallakin <ks. 4>
10) Kaapo/UTU, TT_laitos: En pidä mielekkäänä rajoittaa pilotointiympäristöjä tässä vaiheessa eli kaikki ajatukset otetaan vastaan. Ainoastaan alpha-testauksen haluan pitää UTU:mn sisällä
11) Markku Närhi JY: Kaapo: kiitos. Siksi kysyin koska JY:ssa voisi olla yleistä kiinnostusta asiaan. Palataan tähän
12) Kaapo/UTU, TT_laitos: oikein hyvä.
13) Kaapo/UTU, TT_laitos: Onko teillä myös mielenkiintoa itse algoritmin kehittämiseen? Kysyn koska voimme ehkä ottaa esim tähän liittyvän väitöskirjatutkijan kieliteknologiatiimiimme.
14) Markku Närhi JY: Kaapo: saattaisi olla. Minä keskustelen tästä tuone kielitieteilijöiden ja tietotekniikan proffien puolelle <ks 22>
15) Seija Mannila: Meillä ei ole vielä kiirettä avata projektikoodia, mutta toivoisin, että sopimukseen kirjattaisiin, jos nuo prosentit 30/70 muuttuvatkin.
16) Seija Mannila: OKM on ohjeistanut KÄRKI-hankkeissa, että työajanseuranta pitäisi löytyä... Olemme tulkinneet, että tämä koskee sekä ministeriön rahalla, että omarahoitusosuutena tehtyjä työtunteja...
17) Markku Närhi JY: Kaapo: kyllä, työllä juuri noin. Tarkoitin että esim työpaja ja aineiston keruu voidaan raportoida esim. 20 opettajan työpanoksena erikseen, ei työajan virallisena kohdentamisena
18) Markku Närhi JY: Seija: eli kaiken työpanoksen tulee olla raportoitu SOLE kirjausten kautta?
19) Seija Mannila: Näin me Markku ollaan tehty.
20) Markku Närhi JY: Seija: OK
21) Kaapo/UTU, TT_laitos: Markku: OK. Itse ajattelin, että kohdennetaan porukan tunteja projektille, kunnes omarahoitus tulee täyteen.
22) Kaapo/UTU, TT_laitos: Markku: mä puhun vielä meidän kielitieteen porukan kanssa ja olen yhteydessä mahdollisiin yhteisiin tutkimusintresseihin nähden <ks 14>
23) Markku Närhi JY: Kaapo: näin mekin teemme keskeisten projektihenkilöiden osalta <ks 21>
24) Juha Eskelinen UEF: Kiitokset kaikille!
25) Seija Mannila: Kiitos - ja palataan!
26) Markku Närhi JY: kiitos
27) Marjut: kiitos Totti tämän järjestämisestä
Kommentit Susanne Ramstedt:
- UEF, joka koordinoi koko DigiCampus kärkihanketta toivoi selkeästi, että emme muuttaisi osa-hankkeen budjettia, mutta uskon, että OKM kyllä hyväksyy budjettimuutoksen. Budjettimuutoksessa siirrettäisiin ostopalveluista rahaa henkilöstökustannuksiin, tässä otin WP 1-3 budjetit ja WP 4 on CSC:n osuus ja se ostopalveluna
Alkuperäinen budjetti:
Henkilöstökulut: 115 846
Palveluiden ostot: 493 000
Yhteensä: 608 846
Uusi budjetti:
Henkilöstökulut: 240 000
Palveluiden ostot (CSC osuus): 368 846
Yhteensä: 608 846
Tässä täytyy pyytää 4. osa-hankkeen johtoryhmän hyväksyntää budjettimuutokselle + pyytää, että UEF on OKM:ään tästä yhteydessä.
Hankkeen kannalta on epäedullista mennä siihen, että ainakin TY laskuttaisi työnsä ostopalveluna sillä hinnoittelisimme sen kokuna = tarkoittaisi paljon korkeampaa YK:ta kuin 30%.
- OY:n budjetissa on nyt CSC:n osuus, joka teettää OY:lle omarahoitusosuuden 110.664 eur, tämä ajateltiin kattaa Exam konsortion vuosimaksuilla. 110.664 jakaantuu ainakin kahdelle vuodelle (jos siitä laskutetaan tänä vuonna jotain niin pitäisi myös laskea tämä vuosi mukaan), oletuksena on tasainen laskutus, eli yhtä suuret summat sekä 2019 ja 2020 -> 110.664 /2 = 55.332/v.
Tarkoituksena oli, että OY laskuttaa Exam konsortion kaikki vuosimaksut?
OY:lle jää hankkeen omarahoituksen osuus ja CSC laskuttaa ylimenevän osuuden OY:ltä. Exam konsortio saa tällä hetkellä vuosimaksuja 230 000/vuosi -> tarkoittaisi, että CSC laskuttaa OY:ltä: 230.000 - 55.332 = 174.668
- Oletuksena on, että sekä OY, JY ja TY kattaisivat WP:iden budjettien omarahoitusosuudet henkilöstökustannuksille (sellaisten henkilöiden henkilöstökustannuksilla, jotka jo tekevät WP:iden työtä). Jos taas CSC:n vuosimaksut kattaisivat koko osa-hankkeen omarahoitusosuuden = 182.654, se myös tarkoittaisi sitä, että voisimme (riippuu jokaisesta yliopistosta miten tätä käsitellään) mahdollisesti palkata lisää ihmisiä tekemään työtä hankerahoilla (70% vs 100%).
- Selvitettäväksi jäi, miten ison osan Exam konsortion vuosimaksuista käytetään kattamaan koko osa-hankkeen omarahoitusosuutta. Se pitää selvittää ennen kuin tehdään sopimus OY -> JY/TY
- Mitä HSK% käytetään osa-hankkeessa, OY:n vai jokainen yliopisto käyttää omaansa?
- OKM rahoitusta siirretään OY -> JY/TY toteumien mukaan, JY ja TY lähettävät laskut OY:lle. Laskutus voisi meidän puolesta olla vaikka kerran/kaksi vuodessa. Tätä varten tarvitaan laskutusosoite ja mahdollinen viitetieto.
- Miten OY haluaa seurata koko osa-hankkeen taloutta? Millä aikavälillä haluatte esim. jonkinlaisen talousraportin?
Marjut kooste:
1) Budjettimuutos vietävä DC-hankkeen ohjausryhmälle ke 3.10.
Alkuperäinen budjetti:
Henkilöstökulut: 115 846
Palveluiden ostot: 493 000
Yhteensä: 608 846
Uusi budjetti:
Henkilöstökulut: 240 000
Palveluiden ostot (CSC osuus): 368 846
Yhteensä: 608 846
→ Muutos ei ylitä 30%
2) Sopimukset OY - JY ja OY - TY
Laskutus
- JY saa laskuttaa OY;ta max 21000e, laskutus tehdään toteumien perusteella (kuinka monta kertaa vuodessa?)
- TY saa laskuttaa OY:lle max 126000e, laskutus tehdään toteumien perusteella (kuinka monta kertaa vuodessa?)
Omarahoitukset
- TY ja JY ja OY vastaa näiltä osin omarahoituksesta
!! (Tästä jäi auki josko konsortio vastaisi näiltäkin osin osa/kaikki kattaa omarahoituksista, tämä jää vielä 5.10 EXAM joryn päätettäväksi)
- OY ohjeistaa raportoinnin
3) OY laskuttaa CSC:n osuutta (WP4) vastaavat omarahoitusosuudet kk:lta
2019 ja 2020 -> 110.664 /2 = 55.332/v
! (tästä jäi vielä auki josko OY laskuttaa kaikki vuosimaksut, jos näin, OY ostaa CSC:ltä myös konsortiotyön vuosittain eli 235000e-553332e)
CSC ehdottaa että OY laskuttaa vain omarahoitusosuudet ja CSC loput vuosimaksusta. Tälöin ei tarvitse avata kokonaan EXAM palvelusopimuksia.
Tästä tarvitaan kirjaus EXAM johtoryhmän pöytäkirjaan (kokous pe 5.10.)
4) Palveluiden osto OY -> CSC
OY ostaa CSC:ltä hanketyön 368846e (jaetaan kahdelle vuodelle?)
Tästä tarvitaan kirjaus EXAM johtoryhmän pöytäkirjaan (kokous pe 5.10.)
Asian jatkokäsittely
Tiistaina viimeistellään Exam työvaliokunnassa/osahankkeen ohjausryhmässä DigiCampus ohjausryhmälle ehdollinen ehdotus osahankkeen budjetista. Ehdollinen siksi, että EXAM-konsortio hyväksyy sen vasta pe 5.10.
- ti 2.10. klo 14 -15 Arvioinnin osahankkeen ohjausryhmä (laajennettu EXAM työvaliokunta)
- ke 3.10. klo 9-10 Digicampus hankkeen ohjausryhmä
- pe 5.10. EXAM johtoryhmä