Aika: 10.12.2018 klo 14-15
Paikka: connect.funet.fi/xm
Asialista:
- Sopimustilanne
- Tilannekatsaus
- CSC:n palvelutilaus
- Osahankkeen ohjaus
Ohjausryhmätyöskentely 2019
- kokoukset
Osahankkeen edustaja Digicampus ohjausryhmässä: Sanna Sintonen TAMK ja varajäsen Markku Närhi JY
Osahankkeen ohjausryhmän jäsenet
- EXAM-konsortion ohjausryhmälle raportointi
- Projektiryhmä
- Kuukausikatsaus
MUISTIO
Paikalla:
Mirva Törmälä, LAMK
Leena Paaso, OAMK
Sanna Sintonen, TAMK
Markku Närhi, JY
Totti Tuhkanen, TY
Vesa-Matti Sarenius, OY
Marjut Anderson, CSC, sihteeri
Sopimustilanne
Tilannekatsauksena todettiin, että TY-OY välinen sopimus on allekirjoitettava ja JY-OY välinen sopimus valmis.
Keskusteltiin CSC:ltä ostettavan työn tilaamisesta sopimuksellisesti. Tilaus tulee CSC-OY välisen puitesopimuksen alle, johon tulee määrittää työn ohjauksen malli.
CSC:n palvelutilauksen sisältö
Työpakettien osalta todettiin seuraavia alustavia tarpeita CSC:n työpaketin resursseille. WP2 (Älytentti) osalta todettiin, että työ tehdään pitkälti erilliskehityksenä, mutta työn linkittämiseksi osaksi EXAM-kokonaisuutta tarvitaan panosta erityisesti viestinnän näkökulmasta. WP1 (Salitentti) näkökulmasta selvityksen pohjalta syksyllä 2019 tarvittaneen EXAM-peruskehityksen kaltaista ohjelmointityötä sekä viestintää. WP3 (yhteistentti) osalta on vielä tarkentumatta tarve tälle resurssille. WP4 sisältää myös Digicampuksen-päähankkeen viestintävelvoitteita ja -mahdollisuuksia mm. muiden kehittämishankkeiden suuntaan.
Keskusteltiin opintohallinnollisten prosessien kehittämisen tarpeesta teknisen toteutuksen viemiseksi tuotantoon korkeakouluissa, sen resursoinnista ja vastuista EXAM-konsortion ja muiden toimijoiden välillä. Työtä on nyt tehty Ristiinopiskelun kehittäminen -hankkeessa, mutta tarve tulee prosessikuvausten ja kenties työpajasarjan muodossa työstää näitä yhdessä OHA-foorumeiden kanssa.
Todettiin että Oulu ja CSC voivat muodostaa OY-CSC-välisen puitesopimuksen alle palvelutilauksen, mutta tilauksessa kuvattavan raportointi- ja ohjausmenettelyn vahvistaa EXAM-johtoryhmä.
Osahankkeen ohjaus
Keskusteltiin kaikkien työpakettien raportoinnista ja maksatuksista sekä CSC:n palvelutilauksesta, joka on suuruudeltaan merkittävä (368846e). Riittääkö EXAM-konsortion toteuman mukainen raportointi? Raportoivatko kaikki työpakettien organisaatiot OY:lle, entä OY:n osuuden hyväksyminen? Todettiin että OY ei varsinaisesti tilaa ja hyväksy työtä vaan tehdyn työn hyväksyy EXAM-konsortio ja tämä malli riittää myös OY:lle hankkeen näkökulmasta. Todettiin, että OY, TY tai JY eivät voi olla hyväksymässä omaa työtään, joten ainoa oikea taho on EXAM-konsortion johtoryhmä.
Keskusteltiin laskutussyklistä (kuukausittain, 4x, 2x vuosi) ja sen tiedoista. OY totesi, että Digicampus-rahoitusta voi käyttää joustavasti koko hankekauden ajan, eikä niiden tarvitse osua tietylle vuodelle. Laskun toivotaan peruste (mitä tehty ja mihin perustuen). Todettiin, ettei TY:llä ja JY:llä ole laskutustarpeita vuoden 2018 osalta. CSC:llä on kertynyt kustannuksia WP4 osalta sopimuksen valmistelussa, viestinnässä, Digicampus-yhteydenpidossa sekä toimittajatyönä Yhteiskäytön kehityksessä, jotka tulisi saada laskutettua tänä vuonna.
Päätettiin ehdottaa EXAM-johtoryhmälle seuraavaa toimintamallia hanketyön raportointiin ja hyväksymiseen, joka myös kuvataan CSC:n palvelutilaukseen:
- Oulun yliopisto on osahankkeen koordinoiva taho. Hankkeen ohjauksesta vastaa Exam-konsortion jäsenistä koostuva työvaliokunta.
- Hankekaudella vuosina 2019-2020 laskutettavat osahankkeen työt raportoidaan ja hyväksytään EXAM-johtoryhmän päätösvaltaisessa kokouksessa 2 kertaa vuodessa.
- Vuoden 2018 osalta EXAM työvaliokunta ehdottaa EXAM johtoryhmälle syntyneiden kustannusten hyväksymistä CSC:n valmisteleman esityksen pohjalta.
- Ehdotus tästä toimintamallista toimitetaan sähköpostilla tiedoksi ja kommentoitavaksi johtoryhmälle.
Keskusteltiin hankkeen sisällöllisestä ohjauksesta. Todettiin, että osahankkeen ohjaus ja seuranta voi tapahtua tiiviimmin, vaikka 4 kertaa vuodessa.
Todettiin että keväällä päätetty malli siitä että EXAM-työvaliokunta täydennettynä työpakettien edustajilla jatkaa osahankkeen ohjauksessa ja kokoamassa tilannekuvaa Digicampuksen suuntaan sekä samalla johtoryhmän valmistelussa.
Seuraava kokous päätettiin pitää 17.1. klo 12 - 13.
Kuukausikatsaus
Ei käsitelty.