Aika: 15.9. klo 12.30-14.00
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/61693178109

Osallistujat: 

Muut osallistujat: Henna Toivola, CSC; Topi Litmanen, CSC (sihteeri), Lauri Pohjanen, CSC

Esityslista:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

1.1 Läsnäolevien toteaminen
1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös:

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 26.5.2023 pöytäkirja
Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös:

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne
4.1.2 Taloustilanne 1-7/2023
4.1.3 Tenttivierailutilastot 1-6/2023

5 Konsortion sopimusasiat

5.1 Konsortiosopimus ja sopimus yhteiskäyttöisyydestä

5.2 EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus, Henkilötietojen käsittelyn kuvaus EXAM-palvelu ja EXAM-yhteiskäyttöpalvelu

5.3 DPIA (Vaikutustenarviointi)

Esitys: Konsortion jäsenkorkeakouluista kerätään asiantuntijajoukko tekemään DPIA-dokumentaatiota. Nimet tulee ilmoittaa 22.9. mennessä. Rika Nakamura toimii ryhmän kokoonkutsujana.
Päätös:

6 Omakonetentin pilotin yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

LIITE 2

Esitys: TO-ryhmä koordinoi selvityksen korkeakoulujen suunnitelmista omakonetentteihin liittyen. Selvitystä käsitellään marraskuun lähipäivillä.
Päätös:

7 Konsortion syksyn 2023 lähipäivät

Esitys 1: Järjestetään konsortion lähipäivät 23.-24.11.2023.
Päätös:

Esitys 2: Johtoryhmän kokous siirretään pidettäväksi 24.11. klo 9-11.
Päätös:

8 Tiedoksi

• Konsortion strategiatyöpaja
  • https://wiki.eduuni.fi/x/cEeZFw 
  • Tampereen ammattikorkeakoulun pääkampus
  • Torstai 28.9 klo 9.00-16.00

9 Muut asiat

• Pääkaupunkiseudun tenttivierailun tilannekatsaus

10 Kokouksen päättäminen

LIITTEET: 

LIITE 1: EXAM_johtoryhmä_15092023.pdf
LIITE 2: Omakonetentin jatkokehitys

Muistio: 

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.30

1.1 Läsnäolevien toteaminen

Käytiin läpi läsnäolevat. Todettiin, että 22 korkeakoulua on edustettuna.

1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin että kokous on laillinen ja päätösvaltainen

1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta

Puheenjohtajaksi valittiin Sara Selänne ja sihteeriksi Topi Litmanen

1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Marjaana Kareinen ja Pekka Uotila.

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös: Esityksen mukaisesti

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 26.5.2023 pöytäkirja

Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös: Esityksen mukaisesti

Todettiin, että jatkossa esityslistaan kirjataan, ketkä ovat toimineet pöytäkirjan tarkastajina ja hyväksymisen päivämäärä.

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne

Lauri Pohjanen esitteli kehityksen tilannekatsauksen liitteen mukaisesti.

4.1.2 Taloustilanne 1-7/2023

Henna Toivola esitteli taloustilanteen liitteen mukaisesti.

4.1.3 Tenttivierailutilastot 1-6/2023

Henna Toivola esitteli tenttivierailutilastot.

5 Konsortion sopimusasiat

5.1 Konsortiosopimus ja sopimus yhteiskäyttöisyydestä

Henna Toivola esitteli sopimuksen allekirjoituksen tilanteen.

Aila Markus kysyi kuinka menetellään, jotta sopimus toimitetaan korkeakoulujen kirjaamoon.

Henna Toivola totesi, että tämä selvitetään ja varmistetaan, että sopimus päätyy kirjaamoon.

Sara Selänne totesi, että uusittu sopimus toimitetaan myös Eduuni-alustalle.

5.2 EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus, Henkilötietojen käsittelyn kuvaus EXAM-palvelu ja EXAM-yhteiskäyttöpalvelu

Topi Litmanen kertoi, että CSC päivittää syksyn aikana konsortiopalvelun palvelukuvaukset ja henkilötietojen käsittelyn kuvaukset puitesopimusprosessin mukaisesti.

5.3 DPIA (Vaikutustenarviointi)

Kicka Lindroos liittyi kokoukseen.

Rika Nakamura kertoi henkilötietojen käsittelyn vaikutustenarvioinnista. Tavoitteena kerätä työryhmä työstämään vaiktutustenarviontia. Aikataulu venyy todennäköisesti vuoden 2024 alkuun.

Sara Selänne kertoi, että Tampereen yliopistosta kysytty mukaan tietosuojavastaavaa.

Totti Tuhkanen kertoi, että Turun yliopiston tietosuojavastaava on käytettävissä, jos aikataulu sopii.

Markku Närhi totesi, että DPIA:sta voi lopputulemana tulla vaikutuksia sopimuksen vastuisiin tai aiheuttaa toimenpiteitä sopimuksien uudistamiseen.

Esitys: Konsortion jäsenkorkeakouluista kerätään asiantuntijajoukko tekemään DPIA-dokumentaatiota. Nimet tulee ilmoittaa 22.9. mennessä. Rika Nakamura toimii ryhmän kokoonkutsujana.
Päätös: Esityksen mukaisesti 

6 Omakonetentin pilotin yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

LIITE 2

Lauri Pohjanen esitteli omakonetentin pilotin tilannetta ja jatkokehitystarpeita.

Kicka Lindroos kertoi, että Hankenilla testataan rajattua omakonetenttiä. Noin 70 henkilön tentti tulossa.

Markku Närhi totesi kannattavansa jatkokehityssuunnitelmaa ja kertoi, että Jyväskylässä pilotoidaan omakonetenttiä. Toiminnosta pitää hakea kokemuksia ja palautetta sisällöllisesti ja skaalautuen.

Kicka Lindroos totesi, että jatkokehitystoimet ovat kannatettavia. Opiskelijat ovat tottuneet sähköisiin tentteihin jo lukiossa. Sähköiset tentit ovat sujuvampia kuin paperiset.

Markku Närhi totesi, että on ennakoitavaa, että 2024 ristiinopiskelun määrä kasvaa ja sen myötä tenttivierailun ja omankonetentin eri käyttötapaukset tulevat lisääntymään.

Esitys: TO-ryhmä koordinoi selvityksen korkeakoulujen suunnitelmista omakonetentteihin liittyen. Selvitystä käsitellään marraskuun lähipäivillä.
Päätös: Esityksen mukaisesti 

7 Konsortion syksyn 2023 lähipäivät

Esitys 1: Järjestetään konsortion lähipäivät 23.-24.11.2023.
Päätös: Esityksen mukaisesti 

Esitys 2: Johtoryhmän kokous siirretään pidettäväksi 24.11. klo 9-11.
Päätös: Esityksen mukaisesti 

Sara Selänne totesi, että syksyn 2023 lähipäivät pyritään järjestämään Tampereella.

8 Tiedoksi

• Strategiatyöpaja Torstai 28.9 klo 9.00-16.00 Tampereen ammattikorkeakoulun pääkampus
  • Konsortion strategiatyöpaja on suunnattu työvaliokunnalle. Kaikki johtoryhmän jäsenet ovat tervetulleita.
  • Työpajan wikisivut: https://wiki.eduuni.fi/x/cEeZFw

9 Muut asiat

Pääkaupunkiseudun tenttivierailun tilannekatsaus

Petri Karttu kertoi tenttivierailusta Helsingin yliopiston näkökulmasta. Tällä hetkellä koneita on tarjolla kahdeksan ja koneet ovat tällä hetkellä koko ajan. Nyt palvelu ei ole opiskelijan näkökulmasta optimaalinen. Muita pääkaupunkiseudun korkeakouluja on tulossa mukaan. 

Sara Selänne totesi, että monissa korkeakouluissa lähtijöiden ja tulijoiden tasapaino ei toteudu.

Juha Hämäläinen kertoi omassa korkeakoulussa olleessa sarjavaraajasta, jonka 15 varauksesta 9 oli turhia. Tenttivierailuihin voisi harkita maksua, jos jättää varatun tenttivierailukerran käyttämättä.

Tuomas Orama totesi, että pitää verrata kustannuksia sitä minkä vuoksi työtä tehdään. Yhdenkään korkeakoulun rahoitus ei romahda, vaikka tätä tehtäisiin epätasapainossa. En kannata rahaliikennettä korkeakoulujen. Metropolia on liittymässä tenttivierailuun mukaan.

Jenni Koponen totesi, että Aallossa valmistellaan tenttivierailuun mukaan tulemista, kunhan DPIA saadaan valmiiksi.

Pekka Uotila totesi, että tasapainoa ei löydetä nopeasti. Asiat tasoittuvat suuressa kuvassa pitkällä juoksulla. Ymmärrän haasteet ja toivottavasti tässä päästään eteenpäin.

Outi Valkama totesi, että HY:ssä tällä hetkellä kahdeksan konetta menee tenttivierailut. Pitäisi pystyä tarjoamaan tenttivierailumahdollisuuksiin  riittävät resurssit, jotka riittäisivät opiskelijoiden käyttöön. Ideaalitilanne opiskelijan kannalta on se, jota tavoitellaan. 

Petri Karttu totesi, että halutaan tarjota tasalaatuista ja kattavaa palvelua. Parikymmentä tuhatta joka tähän laitetaan on pieni asia. Mutta tärkeää, että jatkossa kuorma jakautuu korkeakoulujen kesken.

Sara Selänne kysyi onko riittävä, että kolme on korkeakoulua mukana. Tämä on askel eteenpäin.

Totti Tuhkanen totesi, että opiskelijavirtoja pitää tarkastella. Jokainen askel eteenpäin on hyvä askel.

10 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.06