Aika: 24.11. klo 9.00-11.00
Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/62448270653

Osallistujat:

Muut osallistujat: Henna Toivola, CSC; Topi Litmanen, CSC (sihteeri), Lauri Pohjanen, CSC

Esityslista:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

1.1 Läsnäolevien toteaminen
1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös:

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 15.9.2023 pöytäkirja
Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös:

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne
4.1.2 Taloustilanne 1-10/2023
4.1.3 Budjettiluonnos 2024
4.1.4 Tenttivierailutilastot 1-9/2023

5 Vuoden 2024 Puheenjohtajiston valinta sekä työvaliokunnan ja tuoteomistajaryhmän nimeäminen

5.1 Puheenjohtajiston 2024 valinta
Esitys:
Päätös:

5.2 Työvaliokunnan 2024 nimeäminen
Esitys:
Päätös:

5.3 Tuoteomistajaryhmän 2024 nimeäminen
Esitys:
Päätös:

6 Johtoryhmän kokoukset 2024

Esitys: Vuoden ensimmäinen kokous perjantaina 26.1.2023 klo 12.00-14.00
Päätös:

Esitys: Valitaan pöytäkirjantarkastajat vuodelle 2024.
Päätös:

7 Konsortion sopimusasiat

7.1 DPIA (Vaikutustenarviointi)

• Työryhmän tilannekatsaus
  
• Työskentelysivu: https://wiki.eduuni.fi/x/_xmZFw

7.2 Puitesopimus ja EXAM-palvelusopimus

• Tilannekatsaus sopimusasioihin

8 Konsortion kevään 2024 lähipäivät ja 10-vuotisjuhlat

8.1 Lähipäivät
Esitys: Järjestetään lähipäivät 23.-24.5.2024 Turussa
Päätös:

8.2 10-Vuotisjuhlat

Esitys: Varataan konsortion budjetista 8000 € juhlien valmisteluun
Päätös:

Esitys: Nimetään toimikunta valmistelemaan juhlia
Päätös:

9 EXAM-konsortion strategia 2030

Strategiatyön tilannekatsaus

8 Tiedoksi

• LTI-yhteistyö Aalto-yliopiston kanssa

9 Muut asiat

10 Kokouksen päättäminen

LIITTEET: 
LIITE 1: EXAM_johtoryhmä_24112023.pptx

Pöytäkirjan tarkastajat Marjaana Kareinen ja Kicka Lindroos ovat hyväksyneet muistion 28.11.2023

Muistio:

1 Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.00

1.1 Läsnäolevien toteaminen

Käytiin läpi läsnäolevat. Todettiin, että 24 korkeakoulua on edustettuna.

1.2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin että kokous on laillinen ja päätösvaltainen

1.3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta

Puheenjohtajaksi valittiin Sara Selänne ja sihteeriksi Topi Litmanen

1.4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Marjaana Kareinen ja Kicka Lindroos

2 Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään esityslista
Päätös: Esityksen mukaisesti

3 Edellisen kokouksen muistio

3.1 Edellisen kokouksen 15.9.2023 pöytäkirja

Esitys: Hyväksytään pöytäkirja
Päätös: Todettiin, että pöytäkirja pöytäkirjantarkastajat olivat hyväksyneet pöytäkirjan 20.9.

4 Talous ja toiminta

4.1 Konsortion toiminnan tilannekatsaus

4.1.1 Kehityksen tilanne

Lauri Pohjanen esitteli kehityksen tilannekatsauksen liitteen mukaisesti.

Kicka Lindroos kysyi, onko omakonetentti tulossa vasta 2025, ja mainitsi pienten korjausten tarpeen käytön laajentamiseksi. Nykyinen omakonetentti seb-selaimella on toteutuksena todella rajoittunut.

Lauri Pohjanen kertoi, että omakonetenttiä käytetään jo nyt, ja pieniä parannuksia on tulossa 6.3 versioon. Omakonetentti koetaan tärkeänä ja kehitystä tulisi priorisoida.

Markku Närhi toi esiin, että nykyinen vuosiversion julkaisutahti on hidas DevOps-toiminnan näkökulmasta. Hän ehdotti kahta päivitystä vuodessa, joista toinen voisi olla isompi ja toinen pienempi, mahdollisesti vähemmällä testauksella.

Sara Selänne mainitsi, että johtoryhmä on tehnyt päätöksen yhdestä vuosiversion julkaisusta.

Totti Tohkanen kysyi, voiko pienempiä korjauksia tehdä vähemmällä testauksella.

Lauri Pohjanen kertoi mahdollisuuden korjausversioihin, mutta testauksen tarve riippuu tapauksesta.

Markku Närhi ehdotti SWOT-analyysia kahden version mallista ja resurssien lisäämistä tarvittaessa.  Pitää löytää keinoja, jos halutaan varmistaa kahden version tahti.

Totti Tuhkanen toi esiin tekoälyn kehityksen ja tarpeen kiristää kehitystahtia.

Lauri Pohjanen kertoi, että työmäärällisesti testaus on haastavaa. Tietyt päivitystarpeet aiheuttavat laajaa testaustarvetta. Toisaalta jos on enemmän kehittäjäresurssia, saadaan enemmän ominaisuuksia kehitettyä.

Sara Selänne totesi, että kehityksen tehostaminen on sekä raha- että testausasia.

Petri Karttu huomautti, että pitää arvioida kriittisesti mitä voidaan jättää pois ja mitä priorisoidaan. Mikä nykyisen tuotteen elinkaari on ja millä aikavälillä aletaan miettimään uutta. Pitää pyrkiä kohti elinkaariajattelua.

Tuomas Orama totesi, että jos ominaisuuksia halutaan, se maksaa. Pitää arvioida mitä halutaan ja mitä ne maksaa. Eihän tämä niin kallista ole, jos näitä asioita halutaan. Jos jotain halutaan, arvioidaan paljon se maksaa. Ja sitten tehdään päätöksiä. Rahaa kehittämiseen on, jos sitä halutaan käyttää. Ei voida kehittää, kun ei testausta. Voitaisiinko tukea testausta jollain tavalla. 

Markku Närhi kannatti Tuomaksen puheenvuoroa. Konkreettisempaa on keskustella siitä onko kyse 10 000€ tai 50 000€ kehitystyöstä, jota pitäisi tehdä, jotta voitaisiin päättää miten se kohdennetaan. Selkeitä yhteisiä vaatimuksia, joita tarvitaan yhdessä. Jos kaikki korkeakoulut ovat mukana, 100 000€ ei ole iso raha, jos tahtoa on.

Sara: Selänne totesi, että tehdään kehityksestä ehdotus. Voidaan tehdä päätöksiä yhdestä tai kahdesta versiosta. Toisaalta strategiaan kirjataan suunnitelma seuraavan Exam-toteutuksen aikataulusta. Sen edistämisestä pitää myös tehdä päätös.

4.1.2 Taloustilanne 1-10/2023

Henna Toivola esitteli taloustilannetta.

4.1.3 Budjettiluonnos 2024

Henna Toivola esitteli budjettiluonnosta 2024.

4.1.4 Tenttivierailutilastot 1-9/2023

Henna Toivola esitteli tenttivierailutilastoja.

Markku Närhi totesi, että kun ristiinopiskelu saadaan Pepissä ja SISUssa toteutettua, tenttivierailun tarve kasvaa. Pitää turvata sen toteutuminen

5 Vuoden 2024 Puheenjohtajiston valinta sekä työvaliokunnan ja tuoteomistajaryhmän nimeäminen

5.1 Puheenjohtajiston 2024 valinta

Sara Selänne esitti Rika Nakamuraa.

Rika Nakamura totesi olevansa käytettävissä tehtävään.

Päätös: Valittiin Rika Nakamura puheenjohtajaksi, Sari Tervonen ja Sara selänne varapuheenjohtajiksi.

5.2 Työvaliokunnan 2024 nimeäminen

Päätös: 

• Puheenjohtajisto: Sara Selänne (TAU), Rika Nakamura (JAMK), Sari Tervonen (UEF)
• Jaana Kullaslahti, Hämeen ammattikorkeakoulu
• Liisa Kallio, Jyväskylän yliopisto
• Sanna Sintonen, Tampereen ammattikorkeakoulu
• Totti Tuhkanen, Turun yliopisto
• Kicka Lindroos, Hanken Svenska handelshögskolan

5.3 Tuoteomistajaryhmän 2024 nimeäminen

Päätös:

• Hanna Mikkonen, Oulun yliopisto
• Anna Lepistö, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
• Pasi Karvonen, Itä-Suomen yliopisto
• Janne Huttunen, Jyväskylän yliopisto
• Hely Lahtinen, Turun yliopisto
• Sanna Sintonen, Tampereen ammattikorkeakoulu (työvaliokunnan edustaja)

6 Johtoryhmän kokoukset 2024

Esitys: Vuoden ensimmäinen kokous perjantaina 26.1.2024 klo 12.00-14.00
Päätös: Esityksen mukaisesti. Todettiin, että ensi vuonna kokoukset ovat kaksituntisia.

Esitys: Valitaan pöytäkirjantarkastajat vuodelle 2024.
Päätös: Jenni Koponen (Aalto) ja Anna Pulkkinen (Centria)

7 Konsortion sopimusasiat

7.1 DPIA (Vaikutustenarviointi)

Rika Nakamura esitteli työryhmän tilannekatsauksen

Työskentelysivu: https://wiki.eduuni.fi/x/_xmZFw

7.2 Puitesopimus ja EXAM-palvelusopimus

Henna esitteli tilannekatsauksen. Konsortiosopimus on allekirjoitettu. CSC päivittää puitesopimuksen alaisen palvelukuvauksen. 

8 Konsortion kevään 2024 lähipäivät ja 10-vuotisjuhlat

8.1 Lähipäivät

Totti Tuhkanen esitti kutsun kaikille kokouksessa olijoille Turkuun 10-vuotisjuhliin lähipäivien yhteydessä 23.5.

Esitys: Järjestetään lähipäivät 23.-24.5.2024 Turussa
Päätös: Esityksen mukaisesti

8.2 10-Vuotisjuhlat

Esitys: Varataan konsortion budjetista 8000 € juhlien valmisteluun
Päätös: Esityksen mukaisesti

Esitys: Nimetään toimikunta valmistelemaan juhlia
Päätös: 

• Totti Tuhkanen
• Sari Tervonen
• Katja Pura Oulusta
• Tove Forslund
  
• Henna Toivola

9 EXAM-konsortion strategia 2030

Sara Selänne ja Henna toivola esittelivät strategialuonnosta.

Anna Pulkkinen kysyi onko visio tarpeeksi kunnianhimoinen vai kuvaako nykytilaa.

Totti Tuhkanen muistutti, että 100% kattavuus on tavoitteena eikä sitä ole saavutettu. 

Sara Selänne totesi, että kommentteja kerätään edelleen.

Rika Nakamura ehdotti, että tarkennetaan viimeistä teknisyyteen liittyvää tavoitetta.

Totti Tuhkanen totesi, että tuotenimiä ei voida kirjata visioon ja strategiaan. Lause sisältää sen ajatuksen, että vastataan myös tulevaisuuden haasteisiin

Markku Närhi totesi, että nyt kirjattu tavoite tietojärjestelmän ajanmukaisuudesta on suuri haaste.

Sara Selänne esitti TUNIn toiveen siitä, että SaaS-palvelu nostettaisiin strategiseksi tavoitteeksi.

Markku Närhi totesi, että SaaS voidaan kirjata, esimerkiksi uutena järjestelmänä. Pitää määritellä mitä SaaS tarkoittaa. Palvelukokonaisuus tarvitaan. Voi olla vain tekninen toteutus, mutta siihen voi sisältyä ominaisuuksia, kuten tenttivierailu uudella tavalla. 

Totti Tuhkanen totesi, että SaaS-palvelun myötä omistajuus ja roolit muuttuisivat.

8 Tiedoksi

Lauri Pohjanen esitti LTI-yhteistyön valmistelua Aallon kanssa.

Markku Närhi totesi, että Jyväskylän yliopistossa on toteutettu LTI ja ovat mielellään mukana.

Petri Karttu kertoi, että myös Helsingin yliopisto osallistuu mielellään.

9 Muut asiat

10 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.03