EXAM johtoryhmän kokous perjantaina 13.3.2015 klo 10-11:30, AC kokous

--------------------------------------

Paikka: https://connect.funet.fi/exam/

Kokouksen esityslista dokumenttina: Exam_jory_03-2015_esityslista_130315.docx

Kokouksen pöytäkirja dokumenttina

Palvelusopimus ja siihen liittyvät kommentit: 13032015_EXAM-palvelusopimus.doc

Kommentoithan uusinta versiota tälle sivulle, sivun alaosaan!

------------------------------------

Esityslista

1.      Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Kokouksen sihteerinä toimii Kristiina Uolia, pöytäkirjantarkastajat ovat Totti Tuhkanen ja Kicka Lindroos. Nämä jatkavat toimissaan kunnes toisin päätetään.

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:05 ja todettiin läsnäolijat.



2.      Edellisen kokouksen muistio

Käydään läpi edellisenkokouksen muistio.

Päätösesitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio.

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.

 

3.     Exam-konsortion budjetti 2015, uusintakäsittely 2

Käsitellään budjetissa oleva viime vuoden aliljäämä sekä CSC:n viime vuodelta toteutumattajääneen työhön allokoidun summan käyttö. Selvitetään onko vuoden 2015 vuosimaksut laskutettu konsortiosopimuksen mukaan tammikuun 2015 loppuun mennessä. Perustajäsenten vuosimaksuja ei ole laskutettu vuoden 2014 puolella, joten ne tulee laskuttaa nyt. 

Talousraportti 03/2015

Päätösesitys: Päätetään viime vuoden alijäämän budjetoinnista ja CSC:n osuuden toteutumatta jääneen työosuuden tekemisestä vuonna 2015.

Päätös: Päätettiin, että vuoden 2014 alijäämä siirretään vuoden 2015 budjettiin, jolloin vuoden 2015 budjetti pienenee vastaavalla summalla. Lisäksi päätettiin, että CSC:n vuonna 2014 käyttämättä jäänyt työosuus siirretään vuodelle 2015, jolloin CSC:n työmäärä vuodelle 2015 kasvaa vastaavalla summalla. Todettiin, että vuonna 2014 laskutettavaksi sovitut vuoden 2015 vuosimaksut jäi CSC:n toimesta laskuttamatta, mikä oli harmittava tilanne niiden korkeakoulujen osalta, jotka olivat varautuneet ko summan maksamiseen vuoden 2014 puolella.

 

4.      Konsortion palvelusopimuksen valmistelu ja mahdollinen päätös palvelun hankinnasta

CSC on tehnyt ehdotuksen Exam-palvelusopimuksesta. Palvelusopimusta ovat työstäneet tammikuun kokoukseen mennessä Kicka Lindroos ja Johanna Naukkarinen. Tammikuun kokouksessa sovittiin, että CSC tuottaa seuraavan version palvelusopimuksesta kommentoitavaksi tai hyväksyttäväksi. AC-kokouksessa 16.2.2015 sopimusasiat siirrettiin tähän kokoukseen käsiteltäväksi.

Päätösesitys: Käsitellään palvelusopimuksen CSC:n tuottama versio sekä siihen liittyvät kommentit.

Päätös: Kokouksessa käsiteltiin osa palvelusopimusta koskevista muutoksista. Seuraavan kokouksen wikialueelle liitetään sellainen versio palvelusopimuksesta, jossa nuo käsitellyt korjaukset on tehty. Kristiina Uolia tuottaa palvelusopimuksen seuraavan version wikiin yhteistyössä Katja Puran kanssa. Muut korjaukset jäivät odottamaan CSC:n juristin kommentteja, jotka saadaan wikialueelle 18.3. klo 16 mennessä. Jorma Korkiakoski huolehtii, että nämä tulevat wikialueelle. Tämän jälkeen johtoryhmän jäsenillä on aikaa maanantaihin 23.3. klo 13 alkavaan kokoukseen saakka tehdä kommentteja palvelusopimukseen, mikäli kommentoitavaa vielä on. Kokouksessa 23.3.2015 tavoitteena on saada palvelusopimus hyväksyttyä.


5.      Käyttöpalvelusopimus

Päätösesitys: Käsitellään käyttöpalvelusopimus ja siihen tarvittavat sisällöt suhteessa palvelusopimukseen

Päätös: Keskusteltiin CSC:n alustavasta käyttöpalvelusopimusluonnoksesta. Luonnosta pidettiin hyvänä ja siitä voidaan jatkaa seuraavassa kokouksessa. 23.3.2015 kokouksen wikialueelle tehdään myös käyttöpalvelusopimuksen kommentointisivu, johon johtoryhmän jäsenet voivat kommentoida käyttöpalvelusopimusta.


6.      Muut asiat

Ei muita asioita.

7.      Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.35

Seuraava kokous: Etäkokous 23.3.2015 klo 13-15, AC.

  • No labels

8 Comments

  1. Unknown User (kpura@oulu.fi)

    Alla UEF:n kommentit sopimukseen.

    Tuulan puolesta Katja.

    --------------------------

    Hei, pari kommenttia UEFilta sopimukseen

    Sisältöön ei kommentteja, pari epäloogisuutta löytyi tekstistä, kohdat löytyy alta punaisella (boldilla). Tekstissä on myös joitakin oikeinkirjoitusvirheitä, ne varmaan korjataan.

     

    3. Sopimuksen kohde

     

    Tällä sopimuksella sovitaan Exam-järjestelmän kehittämisestä, toiminnan hallinnoinnista ja ohjaamisesta. Kehittäminen tarkoittaa uusien ominaisuuksien toteuttamista ja olemassaolevien parantamista, versioiden ja julkaisua sekä myös virheiden korjaamista konsortion tarpeesta ja ulkopuolisesta pakosta johtuen, kuten lainsäädännöstä tai teknologian kehittymisestä aiheutuvien muutostarpeiden toteuttamiseksi.

     

    5. Yhteyshenkilöt ja yhteydenpito

    Viimeinen kpl, viimeinen lause: ... muutoksista toiselle CSC:lle viipymättä.

     

  2. Unknown User (kpura@oulu.fi)

    Tarvitsemmeko sopimukseen kohtaa testauksesta, hyväksynnästä ja takuusta? Alla esimerkki:

     

    TESTAUS, HYVÄKSYNTÄ JA TAKUU

    Toimittaja testaa kehitettävät sovellukset itsenäisesti osana kehitysprosessiaan ja Toimittajan tulee lähtökohtaisesti toimittaa Tilaajalle virheetön järjestelmä hyväksymistestausta varten. Molempien osapuolten testaukset suoritetaan ympäristöissä, jotka määrittelyiden mukaan ovat tuettuja esim. selainversioiden ja käyttöjärjestelmäversioiden osalta. Asiakas kirjaa testauksessa havaitut virheet tehtävienhallintasovellukseen.

    Toimittaja luovuttaa Asiakkaalle Asiakkaan hyväksymistestaukseen tarvitsemat asennus- ja käyttöohjeet sekä tilattua sovellusta ja tarvittaessa myös Toimittajan valmisohjelmistoa ja valmisohjelmistoa koskevan dokumentaation.

    Asiakas suorittaa tilatun sovelluksen hyväksymistestauksen xx työpäivän kuluessa siitä, kun Toimittaja on kirjallisesti ilmoittanut, että testaus voidaan aloittaa. Hyväksymistestaukselle varattua aikaa pidennetään ajalla, jonka Asiakas tarvitsee virhekorjausten testaamiseen ja hyväksymiseen.

    Mikäli testattavaksi annettu toimitus on selvästi keskeneräinen, voi Asiakas keskeyttää testauksensa ja palauttaa kokonaisuuden Toimittajan testaukseen jolloin toimitusta ei katsota toimitetuksi testattavaksi lainkaan. Toimitus on selvästi keskeneräinen, mikäli normaaleja käyttötapauksia ei pystytä viemään virheettömästi läpi. Testauksen keskeyttäminen käsitellään TO-ryhmässä ja tarvittaessa kehityksen tukiryhmässä.

    Korjauskehotuksen jälkeen Toimittaja on velvollinen korjaamaan havaitut virheet omalla kustannuksellaan ja viipymättä. Virheen korjaaminen tulee suorittaa xx  päivän kuluessa korjauskehotuksen vastaanottamisesta. Ennen kirjallisen hyväksynnän toimittamista tilattua sovellusta ei katsota hyväksytyksi. Mahdollisen välivaiheen hyväksyntä ei vapauta Toimittajaa vastuusta myöhempien vaiheiden testausten aikana esille tulleista virheistä, eikä estä Asiakasta vetoamasta Asiakasta Sovelluksessa olevaan virheeseen.

    Hyväksymistestaus hyväksytään kun Palvelu täyttää virheettömästi vähintään palvelupyynnössä kuvatut suoritusvaatimukset. Hyväksymisen esteeksi katsotaan myös tilanne, jossa toimitettu sovellus, toiminnallisuus tai virheen korjaus rikkoo tai vaikeuttaa EXAM-sovelluksen toimintaa. Asiakas voi valita hyväksymistestauksen testausmenetelmät. Lisäksi edellytetään, että tilattu sovellus on läpäissyt Toimittajan omat testaukset.

    Asiakkaan TO-ryhmä  antaa Toimittajalle kirjallisen ilmoituksen toimituksen hyväksynnästä tai tarkastuksessa havaitun virheen korjauskehotuksen. Korjauskehotuksen jälkeen Toimittaja on velvollinen korjaamaan toimituksessa havaitut virheet omalla kustannuksellaan.

    Takuuaika on xx  kuukautta tilatun sovelluksen hyväksymisestä lukien. Toimittajan ja kolmannen osapuolen Vakio-ohjelmiston takuuseen sovelletaan yksinomaan kyseisen Vakio-ohjelmiston vakioehtoja. Takuuaikana Toimittaja korjaa Virheet omalla kustannuksellaan.

    Asiakas ilmoittaa takuuaikana havaitun virheen havaittuaan asiasta kirjallisesti Toimittajalle. Kyseisen ilmoituksen jälkeen Toimittajan on aloitettava virheen korjaaminen viipymättä ja viimeistään xx päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Jos toimittaja ei ole saanut takuuaikana ilmennyttä virhettä korjattua xx päivän kuluessa virheilmoituksen vastaanottamisesta lukien on Asiakkaalla oikeus Toimittajan kustannuksella vaihtoehtoisesti joko korjauttaa kyseinen

  3. Jorma Korkiakoski

    Takuista: CSC  (=Toimittaja yllä) on voittoa tuottamaton - ja Exam-konsortiolle tarjotaan työtä omakustannushintaan. Tämän takia CSC (=Toimittaja) ei voi korjata virheitä omalla kustannuksellaan, vaan mahdolliset puutteet, virheet, muutokset yms. joudumme veloittamaan asiakkaalta. 

    1. Jorma Korkiakoski

      ... ja ketterään toimintamalliin ei takuu toimittajan vastuulla sovi.  Sen sijaan entisaikoihin, jossa oli asiakkaan ennalta kirjoittama speksi + kiinteänhintainen tarjous tuo sopisi, mutta mehän emme nyt ole tällaisella mallilla Examia rakentamassa. Kiinteänhintainen tarjous toiminnallisuudesta käytännössä pitää sisällään hinnoiteltuna toimittajan riskin, eli toiminnallisuus tn. maksaa enemmän kuin ketteränä tehtynä.

  4. Jorma Korkiakoski

    Lisäsin alustavan tarjouksen Exam-käyttöpalvelusta Exam-johtoryhmän kokousta varten. Tarjous on alustava tässä vaiheessa, sillä sitähän ei ole kenelläkään sopijaosapuolelle eli yksittäiselle korkeakoululle osoitettu. Mutta toivottavasti pääsemme kokouksessä ruotimaan tarjousta, sillä ruotimisen jälkeenhän pääsemme tekemään sen pohjalta sopimusta.

  5. Unknown User (h007950@lut.fi)

    Hei. Tässä LUT:n kommentit selityksineen (copy-pastattuna suoraan 16.2.2015 kokouksen alasivulta). Nämä olette saaneet jo .doc muodossa ennen maanantain kokousta Katjalta (löytyy myös täältä: 13022015EXAM-palvelusopimus_20150212_CSC_kommentoitu_LUT_vastineella.doc), mutta tässä tulee vähän taustojen avausta.

    Osa dokumentissa olleista kommenteista oli kysymyksiä, jotka eivät aiheuta muutoksia sopimukseen. Kommentit on siis kohdistettu CSC:n kommentoimaan version. Pelkkiä stilisointeja en tähän listaa. Muuten CSC:n ehdottamat muutokset ovat meille ok.

    1. Ehdotetaan palautettavaksi termi "ei-eksklusiivisesti" kohdan Sopimuksen kohde kappaleeseen 7. Perustelut: Tarkoitus on, että lisäpalvelu tilataan erikseen, mutta konsortion jäsenellä tulee olla mahdollisuus myös jättäytyä sen ulkopuolelle. Nyky muodossaan ilman tarkennusta lause voi viitata jossain määrin siihen, että lisäpalvelu tai suostumus siihen tulisi tämän sopimuksen perusteella. Aikaisemmassa sopimusversiossa myös lauseen loppu ”…Sopijapuolien (joka viittaa vain sopimuksen allekirjoittajiin, ei konsortioon) erikseen niin sopiessa.” viittasi tähän erilliseen sopimiseen lisäpalveluiden osalta.
    2. Kohdassa Sopimksen rakenne CSC on ehdottanut poissuljettavaksi JIT 2007 Yleiset sopimusehdot, kohdat 13, 14, 16 , 17 ja 18 (2)-(3). Mielestämme JIT2007 yleisten ehtojen kohta 16 (tai ainakin kohta 16 (1) ) tulee olla sopimukseen sovellettavissa. Perustelut: Kyseinen kohta kuvaa virhetilanteen menettelyä, josta on oltava selvyys. Ymmärrämme CSC:n lähtökohdan, mutta mikäli kohta 18 edelleen on poissuljettu, ei kohdan 16.(2) sopimussakko tule sovellettavaksi vaikka virhetilannemenettely muutoin sopimuksesta löytyykin.
    3. Kohdassa Sopimuksen rakenne CSC ehdottaa poistettavaksi liitteen 3. JIT2007 – Erityisehtoja Palveluista (JIT2007 Palvelut ). Mielestämme tämä on pidettävä mukana. Perustelut: Palveluun sisälly perusoperatiivisia  toimintoja (esim. kokouspalvelut) , jotka eivät ole konsultointia. Tällöin tulee myös JIT2007 palvelut ehdot olla mukana. Huom. Vaikuttaa myös kohtaan Immateriaalioikeudet.
    4. Lisätään kohdan Palvelun sisältö ja toteuttaminen ensimmäiseen kappaleeseen täsmennys "CSC:llä on oikeus käyttää palvelun tuottamiseen Korkeakoulun hyväksymiä  ali-hankkijoita". Perustelut: Näin otetaan huomioon mm. alihankintaan kohdistuva mahdollisesti tilaajaa velvoittava lainsäädäntö.
    5. Lisätään kohdan Palvelun sisältö ja toteuttaminen toiseen kappaleeseen täsmennys "Liitteestä 1 Palvelukuvaus pidetään kulloinkin ajantasaista, Exam-konsortion hyväksymää  versiota CSC:n Conflunce-wikissä"
    6. Lisätään sopimukseen kohta 8. Salassapito: Sopijapuolet noudattavat JIT 2007 Yleiset sopimusehdot kohdan 26 mukaista salas-sapitovelvollisuutta. Sopijapuolet kuitenkin toteavat edellä mainitun 26 (2) kohdan sijasta seuraavaa: Sopijapuolet pitävät toisiltaan saamansa luottamukselliseksi merkityn tai muuten luottamukselliseksi tai liikesalaisuudeksi ilmaistun aineiston salassa eivätkä käytä tietoja muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Tilaa-jalla on kuitenkin velvollisuus noudattaa kohdan 26(1) mukaisia velvoitteitaan. Sopi-japuolet vastaavat, että kaikki heidän palveluksessaan olevat samoin kuin alihankki-jat noudattavat tätä määräystä. Salassapitovelvollisuus on voimassa 5 vuotta sopi-muksen päättymisen jälkeen. Perustelut: JIT2007 YSE ehtojen 26 viittaa salassapitoon, mutta sen 2.kohta jättää tiedon määrittelyn jokseenkin epämääräiseksi ja ajallisesti avoi-meksi, joten kohta on hieman yksinkertaistettu ja laitettu vastaamaan monissa korkeakouluissa edellytettyä muotoa: Luottamuksellinen tieto on merkitty tai sellaiseksi ilmaistu & Salassapitoaika on selkeästi määritelty

  6. Unknown User (uolia@csc.fi)

    Alihankkijoiden hyväksyntä: meitä velvoittaa hankintalaki eli toimittajat valitaan kilpailutuksessa annettujen kriteerien perusteella eikä niitä voi jälkeenpäin muuttaa. Konsortio voi halutessaan rahoittaa omat kilpailutukset jos haluaa käyttää omia valintakriteereitään. CSC voi näitä tarvittaessa toteuttaa.

  7. Jorma Korkiakoski

    Luku 10: "CSC:n tulee vuosittain esittää Exam-konsortiolle sitova työmääräarvio ennen Palvelukauden (kalenterivuosi) alkamista." => mitä tarkoittaa sitova työmääräarvio? Onko liian tiukka määritelmä?