Exam-konsortion johtoryhmän kokous                                     ESITYSLISTA

Aika:              17.3.2017

Paikka:          https://connect.funet.fi/XM

Johtoryhmän jäsenet (läsnäolijat tummennettu):

Muut osallistujat:

Kristiina Uolia, siht., CSC Exam projektipäällikkö

Marjut Anderson, TTY, asiakkaan tuoteomistaja

Vieraat:

1.      Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

Kokouksen sihteerinä toimii Kristiina Uolia pöytäkirjantarkastajat ovat Totti Tuhkanen ja Kicka Lindroos.

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.00.Todettiin läsnäolijat.

2.       Edellisten kokousten muistiot

Tammikuun muistio on hyväksytty, mutta joulukuun muistiossa on puutteita. Sen hyväksyntä siirtyy seuraavaan kokoukseen.

3. Varapuheenjohtajan valinta

Heli Turusen tilalle tarvitaan varapuheenjohtaja. Paikkaan toivotaan ammattikorkeakoulun edustajaa.

Päätetiin, että Samuli kysyy olisiko Leenalla Oulun ammattikorkeakoulusta mahdollisuus ottaa rooli. JAMK voisi olla varalla puheenjohtajapaikassa. Todettiin, että myös tuoteomistaja-ryhmässä on amk-puolen vajaus.

4. Siirtyminen avoimen lähdekoodin aikaan ja sen merkitys Exam-konsortiolle

Kirsi Aalto kertoi lisensiointiryhmän terveiset EUPL-lisenssin sopivuudesta. Ryhmä toimitti viime viikolla kaikille ensimmäisen katsauksen aiheeseen. Katsaus liitetään kokousmuistioon. Työ ei ole vielä valmis vaan jatkuu.

Keskusteltiin nykyisen alustan sidonnaisuuksista. Tällä hetkellä meillä ei ole mitään erikseen lisensioitavia tai jakelua rajoittavia työkaluja vaan kaikki ovat open source tuotteita. Työkalujen vaihdettavuus on oma erillinen asiansa.

5. Konsortiosopimuksen uusi versio – tilannekatsaus

Puheenjohtaja totesi, että vasta kymmeneltä jäseneltä on saatu allekirjoitettu sopimus. Kuulimme, että OAMK allekirjoittanut sopimuksen tänään, Lapin yliopiston ja TTY:n sopimus on matkalla. JY saa omansa valmiiksi ensi viikolla ja Haaga-Heliakin pian. SEAMK, TY, LUT, HY, Savonia, OY, TAMK, TTY, UEF ja JAMK jo valmiita ja vastaanotettu.

6.      Konsortion budjetti vuodelle 2017

Käsitellään vuoden 2016 budjetin toteuma (liite 1). Päätetään vuoden 2017 budjetista (liite 2).

Käytiin läpi viime vuoden budjettitoteuma ja todettiin, että tälle vuodelle siirtyi alijäämänä -10 771€. Alijäämä syntyi OKM-rahoitteisen yhteiskäyttöprojektin työstä, jota tehtiin hieman etupainotteisesti, kun siihen oli mahdollisuus.

Käsiteltiin tämän vuoden budjettia aiemman keskustelun pohjalta. Todettiin, että Examin piirissä on potentiaalisesti reilut 200 000 opiskelijaa. Käytiin keskustelua budjettikohteiden taustalla olevista toiminnallisista tavotteista. Todettiin, että ristiinopiskeluhanke toteuttaa Examin kanssa yhteisiä tavotteita ja niitä kannattaa edistää yhteistyössä. Jyväskylä ei ole vielä nimennyt koordinaattoria.

Sovittiin, että jätetään tuoteomistajalle vielä suunniteltu osuus, ja jos sopivaa henkilöä ei saada käyttöön, se voidaan siirtää kehittämiseen.

Hyväksyttiin vuoden 2016 tilinpäätös ja vuoden 2017 budjetti.

Todettiin lisäksi, että uusien jäsenten (HAMK ja Saimia) laskut ovat lähteneet ja vanhojen jäsenten vuosimaksut laskutetaan lähtee nyt maalis-huhtikuun vaihteessa. Sopimuksen mukainen laskutusaika on tammikuun loppuun meneessä, jota noudatetaan jatkossa.

7.      Ristiinopiskeluhankkeen tilannekatsaus

Sami Hautakangas esitteli hanketta.

Hankerahoitus pieneni vähän suunnitellusta, hankkeelle myönnettiin yhteensä 1,347M€. Hanke kestää kaksi vuotta ja sen osatavoitteena on tukea Exam-palvelun käyttöönottoa yhteiskäyttöisenä tenttiratkaisuna. Tähän sisältyvät seuraavat tavoitteet:

- toisen korkeakoulun tenttien suorittaminen sähköisesti

- saada suoritukset omaan tutkintoon

- hyödyntää toisen korkeakoulun tenttitiloja

- opiskelijat toimivat pääosin oman palvelunsa kautta

- suoritus kirjataan sille, joka siitä vastaa ja arvioinnin tekee

Tilannekatsaus:

- eilen järjestetty ministeriön tilaisuus kaikille hankkeille

- yhteistyökuvioiden hakeminen

- liikkeellä useita erilaisia sisältöhankkeita, joissa myös kiinnostusta sähköiseen tenttiin

Hankkeen organisoituminen sähköisen suorittamisen osalta:

-yhteiskäyttöisten tenttitilojen hallinnoinnin periaatteet, valmistelu

-pilotinti ja sopimukset sen osalta

-käyttöönoton tuki:integraatiosuunnitelma

-tilojen suunnittelu

-tenttitilojen varustaminen

-pilotointi Q3/2018

Keskusteltiin ristiinopiskeluhankkeen ja Examin nivoutumisesta yhteen.Kevään yhteisiin tehtäviin kuuluu yhteistoiminnan suunnittelu. Pohdittiin tulevan koordinaattorin osallisuutta Exam-työhön jollakin kulmalla.

Sami totesi, että toimintamallin työstäminen pitää aloittaa mahdollisimman nopeasti: joustavan sähköisen tenttimismallin luominen korkeakoulujen kesken. Joo-sopimuksessakin meni aikaa. Pitää hahmottaa näkökulmia, käydä keskustelua, tiivistää ja taas jatkaa työtä. Pilotointia varten voidaan tehdä myös määräaikainen sopimus, olemassa jo taustakeskustelua aiheesta: tarvitaan oma ryhmänsä. Kansallinen toimintamalli on muutamien vuosien päässä, mutta oikeat toimijat pitää jo nyt löytää keskustelua varten.

Ristiinopiskelun eri kerrokset:

- tiedot ja tietovirrat saadaan automaattisesti siirtymään

- tilat ja laitteet ja softat seuraava kerros

- sopimukset jota vasten voidaan laillisesti toimia

Alussa tehdään yksinkertaisilla malleilla ja sopimuksilla

Tähän liittyy myös tunnistamisen ratkaisut, mitä uusitaan, mobiiliopiskelijakortit jne. Pelkkä kortinlukijoiden uusiminen oviin, on valtavan kallis urakka.

Konkreettisin yhteinen osa-alue on Exam-konsortiossa työstetty yhteiskäyttöisyys. Sen anti otetaan mielellään vastaan, koska hankkeen raameihin ei kuulu järjestelmäkehitys. Examin osalta nyt kehitetään yhteiskäyttöisyyttä siihen pisteeseen kun OKM-rahalla pystytään ja avataan koodi. Nämä raportoidaan.

Uudet kärkihankkeet ovat nyt jo haussa, kalenteriaika on aika hankala, ei nähdä nyt vielä mitä kannattaisi hakea. Eilisessä tilaisuudessa oli todettu, että laaja kansallinen hyödynnettävyys (molemmat sektorit tai alakohtainen) on edellytyksenä eli ei yksittäisten korkeakoulujen hakemuksia.

Päätettiin järjestää työpaja, jossa käsitellään kärkihankkeisiin liittyviä asioita.Työvaliokunta kokoontuu tätä varten ennen seuraavaa johtoryhmän kokousta (Mirva, Totti, Sari ja puheenjohtajat).

8.      Kehityksen organisointi ja tilannekatsaus

Uusi versio pyritään vakauttamaan koodin avaamista ja yhteiskäyttöisyyttä varten. Tämä luo hyvän pohjan jatkotyölle.

Versiota 3.3 on testattu todella paljon ja pitkään ja se alkaa olla julkaisuvalmis. Uusi versio julkistetaan Tampereen seminaarissa. Uutena ominaisuuksina on toteutettu:

- uudet käyttöliittymät opettajan puolelle

- tentinluontiprosessi uusittu wizardimaisemmaksi

- aukkotehtävä uutena tehtävätyyppinä

- käytettävyyssuunnittelija ollut mukana

- käyttöliittymäkerrosta uusittu samalla

- käyttöohjeistusta edelleen tarvittaisiin

Yhteiskäyttöisyyttä edistetään versiotyön jälkeen seuraavasti:

• Opiskelija kirjautuu varaamaansa tenttiin vieraan korkeakoulun Examissa sovittuna aikana
• VierasExam tunnistaa opiskelijan ulkopuoliseksi
• VierasExam varmistaa että opiskelijalla on tentti tällä koneella alkamassa
• Opiskelijalle haetaan oikea tentti XM-palvelimelta (kotikorkeakoulun Examista)
• Opiskelija suorittaa tentin.
• Tentin päätyttyä suoritus siirtyy takaisin kotikorkeakoulun Examiin arviointia varten.

Viime vuonna on jo todennettu varaaminen toisen korkeakoulun Examista ja tehty osin siihen liittyvää kälilogiikkaa 

TO-ryhmä tehnyt määrittelytyötä, päätetään kevään aikana syksyn versiosta. TO-ryhmässä jatkavat Sanna, Hely ja Kaisa. Yksi amk-edustaja puuttuu.

Peppi-Exam -integraatio otetaan työlistalle, tätä varten on kerätty kiinnostuneita korkeakouluja yhteen.

TO-omistajan rooli on ollut tärkeä ja sellainen olisi hyvä jatkossakin olla tai sitten hyödyntää ristiinopiskeluhankkeen koordinaattoria

9.     Tenttiseminaarin valmistelun tilannekatsaus

Tenttiseminaarin valmistelun tilannekatsaus. Tenttiseminaarin valmisteluryhmään kuuluvat Heli Turunen (TAMK), Katja Pura (OY), Totti Tuhkanen (TY), Sanna Sintonen (TAMK) sekä Suvi Junes (TaY).

Tänään on kokoustettu iltapäiväsessioiden osalta. Ilmoittautumisia tullut nyt 49 joista 12 on ilmoittautunut etänä aamupäivään.

Käytiin läpi auki vielä olevat ohjelmaosuudet ja vastuutettiin vetäjät.

 10.  Ehdotus konsortion www-sivujen laatimisesta ja esittelymateriaalin tuottamisesta

Terho Lassila, LUT ja Mirva Törmälä, LAMK esittelevät (liite, löytyy tämän sivun ylälaidasta).

Katsotaan myös ensimmäinen versio ITK-konferenssin posterista (liite, löytyy tämän sivun ylälaidasta).

Käytiin läpi esitys www-sivuista. Todettiin se hyväksi ja pohdittiin toteutusta. Terho Lassila totesi, että LAMKin opiskelijat voisivat mahdollisesti tehdä toteutuksen sivuille. Hän selvittää kustannusarvion. Kristiina selvittää mahdollisia domainnimiä.

Katsottiin posteri ja todettiin sekin hyväksi. Kavennetaan hiukan vielä Exam-logon kirjaimia.

11.  Muut asiat

-

12.  Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.