Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Synergiaryhmän työpaja


  • Aika: ti 3.5.2016 - ke 4.5.2016
  • Paikka: Laurea ammattikorkeakoulu, Tikkurilan kampus (Ratatie 22, Vantaa), huone B407 (4krs)
  • Ilmoittautuminen: Doodlessa viim. 27.4.2016
  • Työskentelymateriaalit:  Julkaistaan linkkeinä ohjelman sisällä.
  • Käytännön järjestelyt: Kts. sivun alaosa

  • Osallistujat: Janne Santala (pj), Katja Arstio (varapj), Inka Paukku, Virve Peltoniemi, Kaarina Räsänen, Pekka Linna, Arja Kokkonen-Metsola, Tapio Ekholm, Päivi Lignell, Ismo Kantola, Taija Oksanen, Arja Neuvonen, Totti Tuhkanen, Suvi Remes, Petri Mustajoki, Hanna Kosteila, Miika Alonen, Päivi Vähäsalo, Marko Wilen, Tuomas Orama, Marko Borodavkin

Teemat

  1. Toiminta-arkkitehtuurin palvelut

  2. Yhteentoimivuuden (tietoarkkitehtuurin)määritykset

  3. Siirto-opiskelijat - tilannekatsaus

  4. SOTELI-esivalintakoe

  5. KOOTuki: kommentit ja palaute

Tavoitteet

Palvelumääritystyön tavoitteet

Tavoitteet käsitysten suhteen

  • Käsitys palvelukuvausten määrittelytyössä käytetystä lähestymistavasta
  • Yhteinen käsitys siitä, mikä on palvelukuvausten merkitys
  • Käsitys toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmästä ja sen toiminnasta
  • Käsitys siitä, mitä tähän mennessä on tuotettu
  • Käsitys tähän mennessä tuotettujen palvelumääritysten soveltamismahdollisuuksista omassa korkeakoulussa

 Tavoitteet konkreettisten määrittelytulosten suhteen

  •  Koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosesseja tukevien palvelujen määrittämistä siltä osin, kuin nämä liittyvät koulutus- ja opetusyhteistyöhön
  • (Hyvin) alustava lista määriteltävistä palveluista
    • Koulutussuunnittelun tuki
      • Opiskelijavalinnan kriteerien asettamisen tuki
      • Koulutuksen tavoitteiden verkostomaisen työstämisen tuki
      • Koulutuksen tahtotilan ylläpitämisen tuki
    • Opetussuunnittelun tuki
      • Rakenteiden verkostomaisen työstämisen tuki
    • Opiskelijavalinnan tuki
      • Hakemusten käsittelyn tuki
      • Lähettävän korkeakoulun päätöksen tuki
      • Vastaanottavan korkeakoulun päätöksen tuki
      • Valittujen opiskelijoiden tietojen käsittelyn tuki
    • Opiskelijaksi hakeutumisen tuki
      • Opiskeluoikeuden/opinto-oikeuden hakemisen tuki
      • Opetustarjonnan näyttäminen hakeutuvalle
    • Opintojen suunnittelun tuki
      • Opintojen rakenteellisen suunnittelun tuki
      • Työjärjestyksen suunnittelun tuki
    • Opintojen suorittamisen tuki
      • Opintojaksolle ilmoittautumisen tuki
    • Opetuksen toteuttamisen tuki
      • Kurssiosallistujien valinnan tuki
      • Suorituksen arvioinnin tuki
      • Suoritustietojen käsittelyn tuki

Materiaalit

Materiaalit palvelumääritystyön osalta

Yhteisten käsitysten muodostumista tukevat materiaalit

  • Esittely palvelumäärittelyjen merkityksestä helmikuun työpajaa varten tuotettujen materiaalien pohjalta
  • Esittely tehdyn määrittelytyön tuloksista
  • Synergiaryhmän työpajoissa tehdyn työn tulokset
  • Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän esittely
  • Toiminta-arkkitehtuuurin iskuryhmän maaliskuussa tekemän työn tulokset

 Konkreettista määrittelytyötä tukevat materiaalit

  • Synergiaryhmän jäsenten välittämä materiaali
  • Koulutus- ja opetusyhteistyörakenteiden kuvaukset omista toimintakäytännöistään ja käyttämistään palveluista
  • Opintoasian vastuuhenkilöiden verkostojen toimittamat materiaalit

Alustava ohjelma (muutokset mahdollisia)

Tiistai 3.5.          Huone B407 (4krs)
09.30

Esittelykierros ja isäntäkorkeakoulun esittäytyminen

Työpajan avaus: päivän teemat (aamukahvin ohessa)

10.00-13.00

Yhteentoimivat tietomääritykset & IOW-työkalu


Session sisältö ( kalvot):
  • Perehdytys session sisältöön & lyhyt mieliinpalautus jo tehdystä
  • OKSA-sanastotyön tilannekatsaus
  • Semanttisesti yhteentoimiva tietoarkkitehtuuri - mieliinpalautus
  • Yhteentoimivat tietomääritykset case-esittelynä IOW-työkalulla (iow.csc.fi, beta)
      • case: EMREX (Electronic Transfer of Student Records) & OILI (Opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautuminen)
          • OILI - yhteentoimiva tietomääritys, kun hyödynnetään yhteisiä tietokomponentteja
          • EMREX - yhteentoimiva tietomääritys, kun taustalla hyödynnetään kv-standardia
      • case-materiaalin avulla käydään ohjatusti läpi yhteisten tietomääritysten hyödyntämistä
      • case-materiaalin avulla käydään ohjatusti läpi IOW-työkalun toiminnallisuuksia
          • testiympäristössä, erillisiä käyttäjäoikeuksia ei tarvita
      • tavoitteena auttaa osallistujia arvioimaan palvelun käyttötarvetta omassa työssä/organisaatiossa ja sen tuomia hyötyjä
      • tavoitteena saada tietoa millaisia tukitoimenpiteitä IOW:n käyttöönottoon organisaatioissa tarvitaan
    • Yhteenveto sessiosta tehdystä, palautteesta & jatkoaskeleet
         
13.00-13.45Lounas (omakustanteinen) - ruokalista
13.45-14.15

Siirto-opiskelijat - SO-Tieto -iskuryhmän luomat käytännesäännöt

14.15-14.30Iltapäiväkahvit
14.30-15.30

SOTELI-esivalintakoe

    • Esittely: Tuomas Orama
    • Keskustelu ja kysymyksiä
15.30-16.15

CSC:n OKM:n mandaatilla toteuttamat korkeakouluvierailut

    • Mitä, missä, miksi
    • Kierroksen aiheiden ja ennakkotehtävän esittely
    • Keskustelu ja palaute
16.15

Päivän yhteenveto

18.00

Omakustanneillallinen

    • Ravintola Kappeli, Eteläesplanadi 1
Keskiviikko 4.5.Huone B407 (4krs)
09.30-12.30

Toiminta-arkkitehtuurin palvelut

 (Ennen työpajaa on jo tapahtunut seuraavaa:

      • Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä on työstänyt listaa palveluista otsikkotasolla
      • Osallistujat perehtyvät tuotettuun ja toimitettuun materiaaliin)

 Käsitys prosesseista, palveluista ja palvelumääritystyöstä (n. 1 tunti)

    • Esitellään lähestymistapa ennakkomateriaalien pohjalta
    • Korkeakoulujen edustajat esittävät kommenttipuheenvuorot palvelumäärittelyjen merkityksestä
    • Pienryhmissä tuotetaan käytännön esimerkkejä jo laadittujen palvelumääritysten käyttämisestä korkeakoulujen yhteisten kehittämiskohteiden tunnistamisessa tai tietojärjestelmän tarjoamien palveluiden kuvaamisessa

 Uusien palvelumääritysten tuottaminen

    • Kolmen hengen ryhmissä
      • käydään läpi prosessit ja hahmotellaan, mitä palveluita oman ryhmän vastuulla olevien prosessien toteuttamiseksi tarvitaan erityisesti silloin, kun prosessit toteutetaan korkeakoulurajat ylittävässä yhteistyössä (n. 30 minuuttia)
      • tuotetaan tarkemmat kuvaukset niistä palveluista, joilla aliprosesseja päästään tukemaan korkeakoulurajojen yli (n. 1 tunti)
      • https://drive.google.com/drive/folders/0B-oZGCaULMRIa04xZVRKcFlORUk
    • Yhdessä käydään läpi työskentelyssä ongelmalliseksi koettuja kohtia (n. 30 minuuttia)
12.30-13.30Lounas (omakustanteinen) - ruokalista
13.30-16.00

Toiminta-arkkitehtuurin palvelut (työskentely jatkuu)

    • Kolmen hengen ryhmissä jatketaan työskentelyä palveluiden parissa (n. 1 tunti)
    • Pienryhmät esittelevät kukin keskeisimmät havaintonsa tai tuottamansa kuvauksen ytimen (n. 1 tunti)
    • Keskustellaan siitä, mikä olisi paras tapa jatkaa palveluiden määrittelyä (n. 30 minuuttia)
      • Tulossa
        • 18.5.2016 koulutus- ja yhteistyöhankkeiden tapaaminen pääkaupunkiseudulla
        • 17.6.2016 KOOTuki-ryhmän kokous
16.00-16.15

Työpajan yhteenveto ja päätössanat

Tulokset pähkinänkuoressa

Yhteentoimivuuden määrityksen ja IOW-työkalu

OKSA-sanasto

  • OKSA-sanaston uusi nimi on opetus, koulutus- ja varhaiskasvatussanasto. 
  • Yhteisillä käsitteillä varmistetaan, että puhutaan samoista asioista samoin termein. 
  • OKSA ei ole tällä hetkellä koneluettava yhteentoimivuuden välineistössä, mutta tätä voi käyttää taustana määrityksissä (vaatii käsin kopioimista).

Yhteentoimivuuden määritykset ja välineistö

  • Yhteentoimivuuden välineistö on avoimella lähdekoodilla toteutettu metatietopalvelu, yhteinen metatietoarkkitehtuuri sovellusten/tietojärjestelmien tietojen käsittelemiseen.
  • Tietokomponentit: miten tehdään eläväksi, kuinka ylläpidetään, miten varmistetaan, että löytyvät ja ovat hyödynnettävissä.
  • Käytössä on beta-versio, mutta välineeseen tallennettu data ei häviä, eli välinettä voi hyvin käyttää jo.
  • Käyttökokemuksia tarvitaan: mikä on todellinen tarve, onko jotain mitä ei olla osattu ottaa huomioon? 
  • Tuotantokäyttöön yhteentoimivuuden välineistö tulee v.2017. 
  • Määrityksissä on koodistoja, mutta linkitystä esim. OPH:n koodistopalveluun ei voida vielä tarjota. 
  • Ohjetta yhteentoimivuusmenetelmästä on toivottu ja tämä on työlistalla.
  • Tällä hetkellä etusivu ei tue hakua omistajan/organisaation mukaan (voi hakea vain määrityksiä), mutta tulevaisuudessa tämä on mahdollista.

Viestintä Synergiaryhmälle yhteentoimivuuden määrityksiin ja IOW-työkaluun liittyen

  • Sovittiin, että Synergiaryhmälle lähetetään suppeat, hyvin muotoillut tiedotteet ja viesteihin laitetaan viittaus siihen, mistä löytyy tarkempaa tietoa. Ekosysteemiryhmälle lähetetään kohdennetumpaa viestintää, ja Ekosysteemiryhmä tiedottaa edelleen.

  • Keskusteltiin tukirakenteiden tarpeesta välineen käyttöön (konsultointi työpajaan, AC-lähtöinen apu). Toivottiin, että käyttöönottoa suunnittelevat ovat tarvittaessa yhteydessä ja heille järjestetään apua.

Siirto-opiskelu

  • Suoritustiedot ja opiskeluoikeustieto eivät näy Opintopolussa vielä (aiempi tutkinto näkyy).
  • VIRTA-opintotietopalveluun toivottiin uutta kenttää niitä tapauksia selkiyttämään, joissa opiskelija siirtyy useammin kuin kerran
  • Sovittiin, että SO-Tieto-iskuryhmän korkeakouluille tekemiä käytännönohjeita  (Ohje korkeakouluille) ei viedä päällikköverkostoille, vaan kyseessä on Synergiaryhmän suositus. 
  • Teknisen ohjeen lisäksi toivottiin ekosysteemeittäin kuittausta siitä, onko kuvattu tapa käytössä jo nyt, sekä korkeakouluvirkailijoille suunnattua ohjetta siitä, mitä kenttää missäkin järjestelmässä ohjeessa kuvatut VIRTA-opintotietopalvelun kentät vastaavat, ja kenen vastuulla tietojen merkitseminen (mitä ja mihin) on.
    •  Liittyy kiinteästi VIRTA-tiedon laatuun 
  •  Tietoja ei haluta muuttaa takautuvasti   
  •  Keskusteltiin ohjeen kohdasta “Kohdekorkeakoulu saa saapuvan opiskelijan tiedot OILIsta ja siirtää ne manuaalisesti tai rajapinnan kautta omaan järjestelmäänsä.” Tiedot ovat saatavilla myös Opintopolusta, mutta päivittyvätkö myös sinne?

SOTELI-esivalintakoe

  • Esivalintakokeeseen osallistujia oli suunnilleen sama määrä kuin aiempina vuosina varsinaiseen kokeeseen osallistujia (hakijoita n.39 000, joista kokeeseen osallistui 30 631. 
  • Hakijatiedot saatiin Opintopolusta - koekutsut sähköpostilla näille 
  • Varatusta palvelinkapasiteetista oli käytössä max. 10% kerrallaan
  • Hakukelpoisuutta ei tutkittu ennen esivalintaan kutsumista - ei tehty aikataulusyistä. 
  • Tuloksien siirto Opintopolkuun edessä, jonka jälkeen tapahtuu esivalintasijoittelu, josta kutsutaan varsinaiseen valintakokeeseen.
  • Aiemmin kutsuttu paljon suurempi määrä hakijoita valintakokeeseen: säästöä tulee myös tästä.
  • Metropolia tarjoaa ratkaisua muille jatkossakin: päätökset tehty ensi kevääseen asti SOTE-alalla.  
  • Taloudellinen vaikutus tulee paitsi hakemusten käsittelystä (arviolta 1m€), myös tilakustannuksista.
  • Koe meni kaikenkaikkiaan hyvin ja luo pohjaa tulevaisuuden sähköisille valintakokeille, joissa arvioidaan oppimista, ei ulkoa muistamista

Toiminta-arkkitehtuurin palvelut

Käytännön kuvaukset palveluista:

Opetussuunnitelman hallintapalvelu 
  • Mikä käynnistää palvelujen tarjoamisen  ja mitä tämän jälkeen tapahtuu: input-output.
  • Ei tarjoa työkaluja määrittämiseen (tapahtuu muualla), mutta tulee tarjota jokin paikka, esim. jokin opetuksen suunnittelun järjestelmä, jossa opetussuunnitelma voidaan luoda (tai jos ei tehdä järjestelmässä, niin dokumentoidaan vaikka Wordiin) tai jopa vertailla kahta eri opetussuunnitelmaa.
  • Palvelu voisi tuottaa mahdollisuuden opetussuunnitelman tarkastamiseen.
  • KK-tasolla seuraaminen missä vaiheessa opetussuunnitelmien työstö on.
  • Palvelun tulee ohjata opetussuunnitelmatyötä ja sen dokumentointia - ohjeet ja muistutukset.
  • Opetussuunnitelmien koontialusta: järjestelmä, joka tarjotaan palveluna.
  • Opetussuunnitelman julkaisupalvelu - näytetään useassa paikassa, paitsi järjestelmässä niin myös Opintopolussa.
  • Opintojen kuvaukset, osat opetussuunnitelmaa eri paikoissa näkyvillä ja eri kieliversioilla.
  • Palvelu, joka mahdollistaa, että tieto päivitetään vain yhteen paikkaan. Input on koulutussuunnittelu.
  • Palaute tukipalveluna: työelämäpalaute tai opiskelijoiden palaute.
  • Laatimisen ja hyväksymisen prosessiin liittyvät vastuut: tulisi olla palvelussa selkeästi näkyvillä, jotta olisi nykyistä helpompaa.
  • Opetussuunnittelun tulos on input sille, että opetustarjontaa tehdään.
  • Kehittämistarve ei näy suoraan. Kehittäminen vertailun tuloksena päällekkäisyyksien poistamista?
Palautteen määrittely, toimittaminen ja analysointi
  •  Apua palveluluettelon kuvaamiseen.
  • Kyseessä ei yksi palvelu, vaan tapahtuu ja ilmentyy monessa paikassa.
  • Palautteen laatimisohjeet määritelty jo opetussuunnitelmaprosessissa (milloin palautteet kysytään kandeilta).
  • Palautteen keräämiseen useita työkaluja, palveluita.
  •  Mikä on asiakkaan saama lisäarvo, jos asiakas on opiskelija?
  • Opiskelija ei näe tulosta - seuraavat opiskelijat hyötyvät. Työelämäyhteyksissä hyöty on selvempi. 
  • Tuki opetussuunitelmatyölle.
  • Työelämäpalaute ei ole yksi kokonaisuus, vaan erilaista palautetta tarvitaan eri prosesseissa.
Opetustarjonnan suunnittelupalvelu 
  • Kuvaus auttaa fokusoimaan palvelujen käyttöönottoa, mutta tarvitaan koko prosessi: mitä on ennen tätä ja mitä tarvitaan tämän jälkeen.
  • Yhteisen kesäopintotarjonnan suunnittelu, yhteiset kieli- ja muut opinnot.
  • Määrittelyt siitä, mitä tässä vaiheessa tulee kuvata. 
  • On iteratiivisempaa kuin mitä on kuvattu.
Opetuksen resurssitarpeen määrittelypalvelu
  •  Lukujärjestys, tilavarausjärjestelmä taustalla.
  • Hyöty on kokonaisresurssitarpeiden määrittelupalvelu: hyödyn saajina opetuksesta vastaavat toimijat, mutta myös opiskelijat. Laadullisia hyötyjä palvelusta.
  • Ekonominen toimintatapa, hallitut leikkaukset.
  • Ennakointi ja muutoshallinta.
  • Ajanjakso opetustarjonnasta, resurssit sisältää myös opettajaresurssit.
  • Opettaja- ja tilaresurssien optimointi, opiskelun eteneminen ilman pullonkauloja. 
  • Jatkossa tarvitaan enemmän ennakoivaa tietoa siitä, mitä opiskelijat on valinneet.
  • Tilojen tiivistäminen jatkossa; uudenlaisia ennakointihaasteita.
Opetusresurssien allokointipalvelu

  • Opetussuunnitelmaa kehitetään palautteen pohjalta, tästä vuosisuunnitelma ja opetustarjonnan suunnittelu.
  • Mahdollisimman optimaalisesti tehdyt opettajien työjärjestykset ja opiskelijoiden lukujärjestykset.
  • Tampere 3 ottaa kaikki palvelukuvaukset koeponnistukseen syksyllä (prosessit olleet jo tietojärjestelmäselvityksen pohjalla).
  • Vastuut ja omistajuus: olisiko hyvä tuoda kokonaisarkkitehtuuriajattelua työhön enemmän, näissä ensimmäinen askel on se, että palveluissa on omistaja.
  • Placeholderit auttavat korkeakouluja muistamaan, että vastuut pitää miettiä. Päävastuiden nimeäminen helpottaa. Paikallinen nimeäminen, ei kansallisesti.

Jatkoaskeleet ja palaute

  • Ryhmätyöskentelyyn valittu koulutus- ja opetusyhteistyön tarkastelunäkökulma tuntui alkuun haastavalta
     
  • Toivottiin kokonaiskuvan kirkastamista: wikiä selkiytetään ja prosessikuva tuodaan näkyvämmin esille
  • Toivottiin palveluiden sijoittamista kontekstiin visuaalisesti. 
  • Toivottiin pohdintaa siitä, miten kokonaisuus on muodostunut RAKETTI-kauden jälkeen ja miten eri verkostot asettuvat suhteensa toisiinsa.
  • Palveluja ja määrittelytyötä esitellään 2.6. Tampereella KA-SIGille.
  • Sovittiin, että iskuryhmä jatkaa työtä

Käytännön järjestelyt

Lisätietoa Laurea ammattikorkeakoulun Tikkurilan kampuksesta.

Kulkuyhteydet:

Lähiliikenteen Reittiopas

VR

Matkahuolto, linja-autoaikataulut

Finnair

Norwegian

Hotellit:

Helsingissä (tiistain illallinen on Helsingin keskustassa, ja keskustasta pääsee Tikkurilaan helposti lähijunalla)

Vantaalla

Valmistelu

  • No labels