Yhteenveto työryhmätyöskentelyn tuloksista

Havaintoja; korteissa esillä

Mitä tehdään?

  • olemassa olevan palvelun/järjestelmän/prosessin uudistaminen
  • uuden palvelun/järjestelmän/prosessin kehittäminen
  • raportoinnin kehittäminen
  • innovatiiviset, kokonaan uutta luovat hankkeet
  • vähän perustehtävän ulkopuolisia hankkeita – resurssipula (erityisesti pienillä) ja pakolliset tehtävät
  • fuusioiden teettämä työ

Miten tehdään?

  • omilla resursseilla
  • yhteistyössä muiden kk:jen kanssa
  • valtakunnallisesti
  • mitä teetetään toimittajilla
  • mitä hankitaan valmiina
  • Yhteistyö eri tasoilla; kilpailutuksessa, hankinnassa, toteutuksessa
  • korkeakoulun koko ei korreloi yhteistyöinnokkuuteen
  • päällekkäisyys
    • sisällöllisesti paljon samanlaisia hankkeita
    • tehdään yksin yhteistyön sijasta
    • samaan tarpeeseen rinnakkaisia ratkaisuja
    • päällekkäisyys korkeakoulujen välillä ja jopa sisällä (esim. HOPS)

Miltä kulmalta tehdään?

  • Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurinäkökulma
    • toimitaan kokonaisuutena korkeakoulutasolla eli ei jakoa eri hallintoihin
    • tavoitteiden asettamisessa; yhteismitallisuus ja tietovarannot
  • Lähtökohtana oppijan sijaan usein edelleen virkailija/hallinto
  •  Yhteistyö perinteisten kumppanien kanssa
    • Ekosysteemit, kieli yhteisenä nimittäjänä

Mitä haasteita tuotettavassa sisällössä ja rajauksissa?

  • Sisältö painottuu järjestelmiin, joita on vaikea arvioida tietosisällöllisen tai toiminnallisen yhteyden kautta
  • Kirjauserot
    • tarkkuudessa on eroja
    • eroa käsitetäänkö valtakunnalliset hankkeetkin "yhteiseksi omaisuudeksi"; amk:t listanneet niitä useammin kuin yo:t
  • Hankkeita on käynnissä enemmän kuin korteilla on kuvattu
    • pääosin rajauduttu tietojärjestelmähankkeisiin
    • puuttuu prosessien kehittämiseen liittyvät hankkeet (esim. pedagoginen toiminta, ohjaus, jne.)
  • Korkeakoulusektoreiden yhteisen terminologian tarve näkyy
    • Akronyymit ja "palvelunimet" sekoittavat
      • Esim. "Lukkari" käytössä kolmessa yhteydessä, mm. koulutuksen suunnittelun palvelu (Aalto), opiskelijan lukujärjestyksen suunnittelun palvelu (LAY) ja opettajan työn suunnittelun palvelu (HY)
  • Tiedot eivät ole nykyisellään yhteismitallisia, tarvitaan tarkemmat täyttöohjeet
  • Hankkeeseen osallistuvat tahot on kuvattu eri näkökulmista: kuka hankkii, kuka toimittaa, missä ollaan mukana, jne.
  • Confluence ja yhteismitattomuus
    • Aalto-yliopiston hankelistassa vaihdettu otsikoita

Mitä ratkaistava hankerekisterin suhteen?

  • Ylläpitomalli, vastuut
  • Täyttöohjeet
  • Päivityssykli
    • Korkeakoulujen sisällöllinen ylläpitovastuu; osa tiedoista jo nyt vanhentuneita
  • Rakenne, indeksointi
  • Julkaisutapa
  • Käyttöoikeudet
  • Käyttäjäroolit
  • Rajapinnat, tiedonsiirrot
  • BencheIT-linkitys
  • Ensivaiheessa Confluenceen luokittelutiedoista labelit ja korttien taggaus
  • Käyttötavat ja -tarkoitukset
    • Hakutoiminnot
    • Raportit
    • Visuaalisoinnit, graafit
    • Näkökulmia: kustannussäästöt, yhteentoimivuus ja yhteismitallisuus, yhteistyön lisääminen
  • Kerättävät tiedot, mm.
    • Hankkeen nimi, tavoitteet ja tuotokset
      • Tarvitaan hankkeen/projektin määritelmä – mitä rekisteriin viedään?
      • Päättyneetkin hankkeet mukana; arvoa uusille projekteille tietojen etsinnässä
      • Omien tietojärjestelmien sisäinen kehitystyö informaationa muille kehitettävistä asioista
      • Luokittelevat koodistot
        • Aihealue, esim. tietojärjestelmähanke, prosessien kehittäminen
        • Toimijat, esim. sisäinen, yhteistyö, valtakunnallinen
        • Status, esim. suunnitteilla, käynnissä, päättynyt
        • esim. ARKKI Palvelut ja Prosessit
      • Yhteystiedot
        • Henkilön tarkemmat tiedot
        • Linkki aineistoon
      •  Tiedon kirjaustiedot
        • Hlö + pvm
  • Tietojen pakollisuus ja kuvausten taso
    • Tiedontuottamisen pitäisi olla mahdollisimman vähän kuormittavaa

Mitä jatkossa?

  • Yhteistyötarpeiden tunnistaminen ja organisoiminen; etsin yhteistyökumppania -tiedon esilletuontimahdollisuus
  • Kokonaisuuden kattaminen; laajennustarve ylläpidossa oleviin järjestelmiin
  • Kaikkien korkeakoulujen osallistaminen yhteistyöprojekteihin ja valtakunnallisiin työryhmiin
  • Yhteishanke-tason päivitysvastuut ja yhteyshenkilöt, nykyiset listat vain korkeakoulun tasolla
  • Päällekkäistä erikseen ylläpidettävää tietoa tulee välttää korkeakoulujen omien hankerekisterien lisäksi. Tietojen ensisijainen tallennuspaikka – muodostetaanko valtakunnallinen hankerekisteri? Yhteentoimivuus pakollisten tietojen osalta kk omien hankerekisterien/projektikorttien kanssa.
  • Synergiaryhmän alainen integraatioryhmä kartoittamaan esim. käytettyjä teknologioita ja tuotteita, jolloin voidaan järjestää yhteisiä koulutuksia, codecampeja jne. Teknologiavalintojen kautta linkki SystPlain-materiaaliin.
  • Järjestelmätoimittajat mukaan
  • No labels