Työpajatyöskentely
Synergiaryhmä kokoontui vuoden 2017 aikana neljä kertaa työpajoihin, joista kolme oli kaksipäiväisiä ja yksi oli kestoltaan yhden päivän mittainen sekä Ekosysteemiryhmä yhteen lyhyeen työpajaan.
Työpajatyöskentelyssä jatkettiin edellisenä vuonna käynnistynyttä toiminta-arkkitehtuurityötä ja lisäksi otettiin uusina teemoina esille EU:n tietosuoja-asetukseen valmistautuminen opintohallinnon tietojärjestelmien näkökulmasta, korkeakoulujen erityisavustushankkeiden tuki, ristiinopiskeluun liittyvät opintohallinnolliset kysymykset sekä lukukausimaksuvelvollisiin opiskelijoihin liittyvät määritelmät ja tiedontarpeet.
Vuoden ensimmäisessä työpajassa 15.-16.2.2017 Oulun yliopistolla jatkettiin opiskelun ja opetuksen tuen ja hallinnon prosesseja tukevien palveluiden työstämistä ja käsiteltiin systeemikyselyn luokkien vastaavuutta Synergiaryhmän prosessityöhön.
Vuoden toinen työpaja toteutettiin Kehittämishankkeista Virtaa ja Synergiaa -kevätseminaarina 3.-4.5.2017 Helsingissä. Seminaari kokosi yhteen korkeakoulujen kehittämishankkeista, koulutus- ja opetusyhteistyöstä sekä laajemmin opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon kehittämisestä kiinnostuneet toimijat. Seminaarin tavoitteena oli tarjota raikkaita näkökulmia hyvin toimivan ja innostavan korkeakoulujen koulutus- ja opetusyhteistyön rakentamiseen. Tilaisuudessa käsiteltiin yhteisiä valtakunnallisia ratkaisuja ja niitä hyödyntäviä palveluita sekä tunnistettiin yhdessä työskennellen tapoja, joilla tätä kokonaisuutta voidaan kehittää ja hyödyntää korkeakouluissa.
Ekosysteemiryhmälle järjestetyssä työskentelyiltapäivässä 2.5.2017 CSC:llä Espoossa keskusteltiin EU:n tietosuoja-asetuksen mukanaan tuomista haasteista opintohallinnon tietojärjestelmien näkökulmasta.
Metropolia-ammattikorkeakoululla Helsingissä järjestetyssä kolmannessa työpajassa 26.9.2017 käytiin läpi korkeakoulujen opintohallinnon tietojärjestelmiin liittyviä rekisterinpitäjän velvollisuuksia EU:n tietosuoja-asetuksen pohjalta ja tunnistettiin lukuvuosimaksuvelvollisiin opiskelijoihin liittyvien tietojen määritystarpeita. Lukukausimaksuselvollisiin liittyvien tietojen osalta jatkotyöskentelyä varten nähtiin tarpeellisena perustaa oma alatyöryhmä Synergiaryhmän alaisuuteen.
Vuoden neljäs työpaja 21.-22.11.2017 järjestettiin Satakunnan ammattikorkeakoululla Porissa. Aiheina olivat kansallinen ja kansainvälinen opintotietojen siirto, joiden teemat ovat ajankohtaisia kehittämishankkeissa sekä EMREX-kokonaisuudessa. Muina aiheina olivat rekisterinpitäjän velvollisuudet tietosuoja-asetuksen tullessa voimaan sekä lukuvuosimaksuihin liittyvät määritelmät.
Etäkokoukset
Synergiaryhmä järjesti vuoden 2017 aikana kuusi ACP-etäkokousta. Kokouksten esityslistojen vakioasiakohdat olivat korkeakoulujen liitännät Opintopolku-palvelukokonaisuuteen, Virta-opintotietovarantoon, Oili-palveluun, yhteentoimivuuden määritykset (mm. viitearkkitehtuuri-, tietomalli-, sanasto- ja koodistotyö), kehittämishankkeisiin, alaryhmien ajankohtaiskatsauksiin ja niille annetut toimeksiannot sekä alueen kehitysprojektien tilannekatsaukset. Erityisavustushankkeiden esittelyjä oli mukana kesäkuulta alkaen.
Tammikuun etäkokouksen erityisiä teemoja olivat turvakielto sekä toiminta-arkkitehtuurin prosessien hyödyntäminen korkeakouluissa. Maaliskuussa asialistalla olivat EMREX-projekti sekä korkeakoulujen erityisavustushankkeet, joille oli juuri myönnetty rahoitus. Kesäkuun kokouksessa käsiteltiin EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimia minimimuutoksia tietojärjestelmiin. Elokuussa käsiteltiin kehittämishankkeiden ja Synergian yhteistyötä. Lokakuun palaverissa palautettiin mieliin arkkitehtuurityötä sekä ideoitiin vuonna 2018 rahoituksen saavien kehittämishankkeiden työkalupakkia. Vuoden viimeisessä etäkokouksessa 14.12. valittiin ryhmän puheenjohtajisto vuodelle 2018. Tapio Ekholm Metropoliasta toimii puheenjohtajana ja Totti Tuhkanen Turun yliopistosta varapuheenjohtajana.
Alaryhmät
Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmä
Ryhmä ei kokoontunut vuoden 2017 aikana, mutta etäkokouksessa 14.12.2017 sovittiin toiminnan jatkamisesta palveluiden määrittelytyön osalta sekä kartoitettiin iskuryhmän kokoonpanoa vuodelle 2018.
Lukuvuosimaksutietotyöryhmä
Ryhmän tehtävänä on määritellä lukuvuosimaksuvelvollisuutta koskevat opiskeluoikeuteen ja opiskelijaan liittyvät käsitteet ja niistä opintohallinnon tietojärjestelmiin merkittävät tiedot ja tarvittaessa koodistot. Työryhmän työ tukee tiedonkeruiden ja tilastoinnin yhteismitallisuuden vaatimusta. Ryhmän ensimmäinen, toimintaa pohjustava kokous järjestettiin 30.10.2017. Työskentelyä päätettiin jatkaa siten, että ryhmän lopulliseen kokoonpanoon kutsutaan edustajat eri verkostoista, palveluista ja ekosysteemeistä.
Ekosysteemiryhmä
Tuokokuun alussa järjestettiin Ekosysteemiryhmälle työskentelyiltapäivä CSC:llä Espoossa. Kokoontumisessa keskusteltiin EU:n tietosuoja-asetuksen mukanaan tuomista haasteista opintohallinnon tietojärjestelmien näkökulmasta. Työpajatyöskentelyssä tarkasteltiin erityisesti rekisteröidyn oikeuksia.