Oppijalle muodostuu oppijanumero pääsääntöisesti silloin, kun hänet lisätään Opetushallituksen ylläpitämään valtakunnalliseen tietovarantoon. Tämän lisäksi henkilöille on mahdollista hakea oppijanumero, mikäli henkilön yksilöinti on välttämätöntä lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.
Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) mukaan oppijanumeroa voidaan käyttää henkilön yksilöintiin toteutettaessa varhaiskasvatukseen, opetukseen tai koulutukseen liittyviä lakisääteisiä tehtäviä sekä toteutettaessa Opetushallituksesta annetussa laissa (564/2016) tarkoitettuja tehtäviä, jos henkilön yksilöinti on välttämätöntä kyseisten tehtävien toteuttamisessa. Lakisääteisillä tehtävillä tarkoitetaan* esimerkiksi hakeutumista varhaiskasvatukseen, opetukseen tai koulutukseen taikka opetustoiminnan järjestämistä. Kysymykseen tulevat myös mahdolliset lakia alemman tasoisella säädöksellä säädetyt tehtävät. Sääntelyllä varmistetaan että oppijanumeroa voidaan käyttää henkilön yksilöintiin tarvittaessa kaikessa varhaiskasvatusta, opetusta ja koulutusta koskevassa lakisääteisessä toiminnassa.
Oppijanumeroa käytetään rekisteröidyn henkilökohtaisena ID:nä (OID) opetushallinnon valtakunnallisissa rekistereissä ja tietovarannoissa. Näin ollen oppijanumero on rinnastettavissa henkilötunnukseen ja sitä käytetään lähtökohtaisesti valtakunnallisissa henkilörekistereissä ja tietovarannoissa henkilöiden yksilöimiseen ja tietojen yhdistämiseen. Oppijanumerossa on kyse tietosuoja-asetuksessa tarkoitetusta kansallisesta yleisestä tunnisteesta, vaikka sen kansallinen sääntely on henkilötunnusta kevyempää.
Oppijanumero on luonnolliseen henkilöön yhdistettävä tieto, joten kyseessä on henkilötieto, jota tulee käsitellä asianmukaisesti. Oppijanumero sellaisenaan ei ole erityinen henkilötieto tai salassapidettävä tieto. Oppijanumeron väärinkäyttö ja oppijanumeroon liittyvät identiteettivarkaudet voivat olla mahdollisia, mistä syystä oppijanumeron käsittelyssä tulisi noudattaa erityistä huolellisuutta. Opetushallitus onkin käytännössä suositellut, että oppijanumeroa hyödynnettäisiin vain sellaisissa tietojärjestelmissä, joiden riittävästä tietoturvasta on huolehdittu.
Kasvatuksen, opetuksen ja koulutuksen järjestäjän tulee arvioida oppijanumeron käyttöä tapauskohtaisesti.
* HE 192/2021 vp, s. 14