Hakeutumisen valvonta

Sivun sisältö:

Hakeutumisvelvollisuuden ohjaus- ja valvontavastuu

Koulutuksen järjestäjä käyttää hakeutumisen seurantanäyttöä, kun hän haluaa tarkastella hakeutumisvelvollisten oppivelvollisten hakeutumista seuraavaan koulutukseen. Hakeutumisvelvolliset oppijat näkyvät omalla välilehdellään Valpas-palvelussa ja tarvittaessa palvelusta voi etsiä myös yksittäisen oppijan. Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjä voi myös hakea yksittäisen oppivelvollisen tiedot oppivelvollisuuden suorittaminen- välilehdeltä.

Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän vastuulla olevat oppijat näkyvät oman oppilaitoksen hakeutumisvelvollisten listanäkymässä opintokokonaisuuden suorittamisen jälkeen riippuen koulutuksen suorittamisen ajankohdasta:

• kevätlukukauden päätteeksi opintokokonaisuuden suorittaneet oppijat näkyvät syyskuun viimeiseen päivään asti
• opintokokonaisuuden muuna ajankohtana suorittaneet oppijat näkyvät kaksi kuukautta suorittamisen jälkeen

Listanäkymän selaamiseen voi käyttää erilaisia suodattamia. Oppivelvollisuuslain 12 §:n mukaisesti koulutuksen järjestäjän ohjaus- ja valvontavastuu alkaa, kun oppivelvollinen on aloittanut opintonsa koulutuksen järjestäjän opiskelijana. Ennen nivelvaiheen koulutuksen päättymistä, oppivelvollisen on hakeuduttava toisen asteen koulutukseen. Aikuisten perusopetuksessa oppivelvollisuuttaan suorittavien oppivelvollisten on hakeuduttava perusopetuksen jälkeiseen, oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavaan, koulutukseen ennen aikuisten perusopetuksen päättymistä. (Oppivelvollisuuslaki 10 §). Oppivelvollisten hakeutumista, paikan vastaanottoa ja opintojen aloittamista voidaan seurata Valpas-palvelusta.

Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän ohjaus- ja valvontavastuun päättyminen

Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän ohjaus-ja valvontavastuu päättyy:

• kun oppivelvollinen aloittaa seuraavassa oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavassa koulutuksessa
• kevätlukukauden päätteeksi nivelvaiheen koulutuksesta valmistuneiden oppivelvollisten osalta viimeistään OKM:n vuosittain ilmoittaman ajankohdan jälkeen (tarkistuspäivän päätös tulee vuosittain tänne)
• viimeistään kuukauden kuluttua opintojen päättymisestä niiden osalta, joiden koulutus päättyy muuna ajankohtana kuin kevätlukukauden päätteeksi
• kun oppivelvollisen oppivelvollisuus päättyy

Mikäli oppivelvollinen ei ole aloittanut lain määräämään aikamääreeseen mennessä oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavassa koulutuksessa, oppivelvollisuuden ohjaus- ja valvontavastuussa olevan tahon on ilmoitettava oppivelvollisen yksilöinti- ja yhteystiedot oppivelvollisen asuinkunnalle sekä ilmoitettava oppivelvollisen huoltajalle ja muulle lailliselle edustajalle, ettei oppivelvollinen suorita oppivelvollisuuttaan. (Oppivelvollisuuslaki 11 §). Ilmoitukset oppivelvollisista asuinkunnalle tehdään Valpas-palvelun kautta ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät täältä. Valpas-palvelussa hakeutumisvelvolliset oppivelvolliset näkyvät hakeutumisvelvolliset- listanäkymässä riippuen siitä, milloin koulutus on päättynyt. Kevätlukukauden päätteeksi koulutuksen päättäneet näkyvät syyskuun viimeiseen päivään asti ja muulloin koulutuksen päättäneet näkyvät kaksi kuukautta opintojen päättymisestä. Koulutuksen järjestäjällä on siis näihin aikamääreisiin asti aikaa tehdä tarvittaessa ilmoitus asuinkunnalle oppivelvollisesta ilman opiskelupaikkaa. Tämän jälkeen oppijat poistuvat automaattisesti hakeutumisvelvollisten listaukselta.

Koulutuksen järjestäjä näkee Valpas-palvelusta tiedot siitä, onko oppija hakeutunut ja vastaanottanut paikan valtakunnallisissa, Opintopolun kautta tehtävissä, hauissa. Lisäksi koulutuksen järjestäjä näkee Valpas-palvelun kautta, mikäli oppija on merkitty läsnäolevaksi oppilaitokseen KOSKI-tietovarannossa. Oppivelvollisen tulee koulutuksen järjestäjän pyynnöstä toimittaa selvitys hakeutumisesta ja opintojen aloittamisesta, jos tiedot eivät käy ilmi edellä tarkoitetuista rekistereistä (Oppivelvollisuuslaki 11 §).

Hakeutumisen valvonnan listanäkymä

Kirjauduttuaan sisään Opintopolun virkailijasovellukseen ja siirryttyään Valpas-palvelun etusivulle, käyttäjä näkee Hakeutumisvelvolliset-välilehden. Hakeutumisvelvolliset-välilehdellä on lista oppijoista, jotka kuuluvat Oppivelvollisuuslain 1214/2020 piiriin, ja joiden tietoja käyttäjällä on oikeus Valpas-käyttöoikeuden mukaan tarkastella: käyttäjä voi valita joko perusopetuksen tai nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän välilehden. Listassa on kymmenen saraketta ja yhdellä rivillä yhden oppijan tiedot. Listan suodattamiseen voi käyttää sarakkeita: nimi, nivelvaiheen koulutus, hakeutumisen tilanne, valintojen tulokset, vastaanotettu opiskelupaikka ja toisen asteen opiskeluoikeudet.

Esimerkki Valpas-palvelun testiympäristöstä. Huom! Laskennalliset päivämäärät eivät ole todenmukaisia.

Oppilaitoksen valinta

Oppilaitos-valikkoa käytetään, kun käyttäjällä on oikeus nähdä useamman oppilaitoksen oppijoiden tietoja ja halutaan tarkastella oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustietoja tai tehdä ilmoitus asuinkunnalle kyseisen oppilaitoksen oppivelvollisista ilman opiskelupaikkaa. Listan vasemmassa laidassa ylhäällä on "Oppilaitos"-tieto, minkä alapuolella on pudotusvalikko, josta voidaan valita haluttu oppilaitos. Valinnan jälkeen listanäkymässä näkyvät vain kyseisen oppilaitoksen hakeutumisvelvolliset oppijat.

Esimerkki Valpas-palvelun testiympäristöstä. Huom! Laskennalliset päivämäärät eivät ole todenmukaisia.

Opetuksen tai koulutuksen järjestäjän valvottavien oppivelvollisten määrä

Oppijat, joiden tietoja käyttäjällä on oikeus tarkastella, näkyvät listana oppilaitoskohtaisessa näkymässä. Oppilaitoksen hakeutumisvelvollisten oppijoiden kokonaismäärä näkyy sivun ylälaidassa "Hakeutumisvelvollisia"- kohdassa. Valpas-palvelu koostaa tiedot oppijoista, jotka on merkitty opiskelijaksi kyseisessä oppilaitoksessa KOSKI-palvelussa ja joiden palvelu päättelee kuuluvan Oppivelvollisuuslain 1214/2020 piiriin.

Esimerkki Valpas-palvelun testiympäristöstä. Huom! Laskennalliset päivämäärät eivät ole todenmukaisia.

Yksittäisen oppijan tietojen hakeminen

Yksittäisen oppijan tietoja voi hakea oppilaan nimellä organisaation hakeutumisvelvollisten listanäkymästä. Oppijoiden hakutoimintoa käytetään, kun halutaan tarkastella yksittäisen oppijan opiskeluoikeus- ja suoritustietoja tai tehdä ilmoitus asuinkunnalle kyseisestä oppivelvollisesta ilman opiskelupaikkaa. Kirjoittamalla oppijan nimi haku-kenttään, hakutulos tuo henkilön tiedot listan ensimmäiseksi. Valitsemalla kyseisen oppijan nimen, palvelu ohjaa käyttäjän yksittäisen oppijan Oppivelvollisen tietojen koostenäkymään.

Esimerkki Valpas-palvelun testiympäristöstä. Huom! Laskennalliset päivämäärät eivät ole todenmukaisia.

Hakeutumisvelvollisen syntymäaika

Oppijan syntymäaika näkyy organisaation listanäkymässä sarakkeessa "Syntymäaika".

Nivelvaiheen koulutus

Oppijan nivelvaiheen koulutus on merkitty oppijalistassa Nivelvaiheen koulutus-sarakkeen alle, josta voi valita koulutuksen, jota halutaan tarkastella. Kun koulutus on valittu, voidaan tarkastella yksittäisen oppijan tietoja ja palata takaisin listanäkymään ilman, että täytyy uudelleen valita kyseinen koulutus. Mikäli halutaan nähdä kaikki mahdolliset koulutukset, joita käyttäjällä on oikeus katsoa, valitaan valikosta "kaikki".

Esimerkki Valpas-palvelun testiympäristöstä. Huom! Laskennalliset päivämäärät eivät ole todenmukaisia.

Opintojen alkaminen ja päättyminen

Oppijoiden opintojen alkamis- ja päättymispäivä näkyvät listanäkymässä.

Hakeutumisen tilanteen tarkastelu

Hakeutumisen tilanteen tarkastelua tehdään, kun halutaan nähdä, onko oppivelvollinen hakeutunut perusopetuksen jälkeiseen nivelvaiheen tai toisen asteen koulutukseen. Valpas-palvelu koostaa tietoa oppijoiden Opintopolun kautta tehdyistä valtakunnallisista yhteishauista ja niihin liittyvistä lisähauista. Oppijalistanäkymässä voidaan suodattaa oppijoita hakeutumisen tilanteen mukaan.

Hakeutumisen tilanne- sarakkeessa suodatettavat tiedot riippuvat hausta, jossa oppivelvollinen on hakenut:

• Aktiivisten valtakunnallisten hakujen aikaan vaihtoehtoina hakeutumisen tilanne-sarakkeessa ovat vuodesta 2022 alkaen: "hakenut" tai "ei hakemusta". Oppija voi hakea yhteishaussa samalla lomakkeella ammatillisiin perustutkintoihin, lukioihin, vaativan erityisen tuen perusteella järjestettävään ammatilliseen koulutukseen, tutkintokoulutukseen valmentavaan TUVA-koulutukseen, työhön ja itsenäiseen elämään valmentavaan TELMA-koulutukseen ja kansanopistojen oppivelvolliselle tarkoitettuihin vapaan sivistystyön linjoille (opistovuosi oppivelvollisille). Jos oppija on hakenut yhteishaussa, hänen kohdallaan lukee tieto "hakenut". Valitsemalla "hakenut"- tiedon kohdalta, siirtää palvelu käyttäjän oppivelvollisen hakemuksen tietoihin. "Ei hakemusta"- tieto tarkoittaa, että oppivelvollinen ei ole hakenut sen hetkisessä aktiivisissa yhteishaussa. 

Siirtämällä valitsimen oppijan Hakeutumisen tilanne- sarakekohdan päälle, nähdään missä valtakunnallisessa haussa oppivelvollinen on hakenut. Valitsemalla hakeutumisen tiedon kohdasta, siirtää palvelu käyttäjän oppivelvollisen hakemuksen tietoihin.

Valintojen tulosten tarkastelu

Valintojen tulokset- sarakkeessa näkee, monesko vaihtoehto kyseinen oppilaitos oli oppijan yhteishaussa sekä tiedon, mikäli opiskelijalla ei ole opiskelupaikkaa. Jos oppija on valittu useampaan opiskelupaikkaan, lukee sarakkeessa tieto "Hyväksytty (x hakukohdetta)" ja sulkeissa, kuinka moneen hakukohteeseen oppivelvollinen on hyväksytty. Lisäksi näkyy tieto, jos opiskelija on varasijalla. Mikäli oppivelvollinen ei ole saanut opiskelupaikkaa valtakunnallisissa aktiivisissa hauissa, vaikka on hakenut, lukee oppijan kohdalla ”Ei valittu yhteishaussa”.

Vastaanotetun opiskelupaikan tarkastelu

Opiskelupaikka vastaanotettu- sarakkeesta nähdään, onko oppivelvollinen ottanut tarjotun opiskelupaikan paikan vastaan. Mikäli hän on hyväksynyt paikan, kohdassa näkyy kyseisen oppilaitoksen nimi. Jos hakija on ottanut vastaan useamman koulupaikan, näkyy tässä kohdassa, kuinka monta paikkaa hän on ottanut vastaan ja siirtämällä valitsimen oppijan vastaanotetun opiskelupaikan tiedon päälle, nähdään tarkemmin, mihin oppilas on hakenut. Jos oppija ei ole ottanut yhtään paikkaa vastaan Opintopolun kautta, näkyy kohdassa pelkkä viiva: "-".

Voimassa olevan opiskeluoikeuden tarkastaminen

Voimassa olevien opiskeluoikeuksien valikosta nähdään, onko oppivelvollisella voimassa olevia perusopetuksen jälkeisiä KOSKI-tietovarantoon merkittyjä opiskeluoikeuksia, jotka kelpaavat oppivelvollisuuden suorittamiseen. Huom! Valpas-palvelu hyödyntää KOSKI- tietojärjestelmän raportointiin tarkoitettua tietokantaa, joka päivittyy vuorokauden viiveellä siitä, kun tieto on tallennettu KOSKI-tietovarantoon. Tästä syystä tiedot päivittyvät myös Valpas-palveluun viiveellä eli vasta seuraavana päivänä niiden tallentamisesta KOSKI- tietovarantoon. Listanäkymää voi suodattaa opiskeluoikeus-tietojen perusteella. Jos oppijalla:

• on opiskeluoikeus yhteen oppilaitokseen, näkyy oppilaitoksen/koulutuksen järjestäjän nimi oppijan rivillä opiskeluoikeus-sarakkeen kohdalla
• on useampi kuin yksi opiskeluoikeus, näkyy listassa oppilaitoksen nimen sijaan, kuinka monta opiskeluoikeutta hänellä on
• ei ole opiskeluoikeuksia KOSKI- tietovarannossa, näkyy kohdassa pelkkä viiva.
• on sininen väkänen opiskeluoikeuden vieressä, tarkoittaa se, että koulutuksen järjestäjän oppijalle merkitsemä opiskeluoikeuden alkamispäivä KOSKI-tietovarannossa on jo alkanut (esim. 9.8. alkaneen opiskeluoikeuden edessä näkyy väkänen 10.8. tilannetta tarkasteltaessa)
• on tiimalasi opiskeluoikeuden vieressä, tarkoittaa se, että koulutuksen järjestäjän oppijalle merkitsemä opiskeluoikeuden alkamispäivä KOSKI-tietovarannossa on merkitty alkamaan tulevaisuudessa (esim. 9.8. alkava opiskeluoikeuden vieressä näkyy tiimalasi vielä 8.8. tilannetta tarkasteltaessa)

Oppija hakeutuu opiskelemaan aktiivisten valtakunnallisten hakujen ulkopuolella

Mikäli on tiedossa, että oppivelvollinen hakeutuu opiskelemaan ulkomaille/Ahvenanmaalle tai sen hetkisten valtakunnallisten hakujen ulkopuolella (esimerkiksi jatkuvassa haussa), voidaan tästä merkitä tieto hakeutumisvelvolliset-välilehdellä kyseiselle oppijalle. Välilehden listanäkymän oikean laidan Muu haku- sarakkeesta voi tehdä valinnan ja tieto tästä näkyy vain omalle organisaatiollesi sekä välittyy asuinkunnan valvovalle viranomaiselle tehdessä ilmoituksen oppivelvollisesta ilman opiskelupaikkaa. Mikäli oppija hakeutuu jatkuvassa haussa esimerkiksi suoraan oppilaitokseen, ei tämä haku välttämättä tapahdu Opintopolun hakujen kautta, jolloin tietoa tästä ei myöskään välity Valpas-palveluun. Myöskään Opintopolun kautta tehty jatkuva haku ei näy Valpas- palvelussa. Jos oppija saa opiskelupaikan jatkuvan haun kautta ja aloittaa oppilaitoksessa, näkyy oppijasta KOSKI-tietovarantoon luotu opiskeluoikeus kuitenkin opiskeluoikeudet-tiedoissa.

Ilman opiskelupaikkaa olevan hakeutumisvelvollisen oppivelvollisen ilmoittaminen asuinkunnalle

Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän tehtävänä on ohjata ja valvoa, että sen Oppivelvollisuuslain 1214/2020 piiriin kuuluvat oppijat täyttävät hakeutumisvelvollisuutensa. Opetus- ja kulttuuriministeriö päättää vuosittain ajankohdan, johon mennessä perusopetuksen järjestäjän tulee selvittää, ovatko perusopetuksen kevätlukukauden lopussa päättäneet oppivelvolliset aloittaneet perusopetuksen jälkeisessä oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavassa koulutuksessa. Sama aikamääre koskee keväällä nivelvaiheen koulutuksen opintokokonaisuuden suorittaneita. Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän ohjaus- ja valvontavastuu päättyy, kun oppivelvollinen aloittaa perusopetuksen jälkeisessä oppivelvollisuuteen suorittamiseen kelpaavissa opinnoissa, ja valvontavastuu siirtyy kyseiselle koulutuksen järjestäjälle, tai viimeistään edellä tarkoitettuna ministeriön päättämänä ajankohtana. Jos opintokokonaisuus suoritetaan muuna ajankohtana kuin kevätlukukauden päättyessä, päättyy koulutuksen järjestäjän ohjaus- ja valvontavastuu kuitenkin viimeistään kuukauden kuluttua koulutuksen päättymisestä.

Jos oppivelvollinen ei ole edellä mainittuihin ajankohtiin mennessä aloittanut perusopetuksen jälkeisessä oppivelvollisuuden suorittamiseen kelpaavassa koulutuksessa, nivelvaiheen koulutuksen järjestäjän on ilmoitettava hakeutumisvelvollisen oppivelvollisen yksilöinti- ja yhteystiedot oppivelvollisen asuinkunnalle sekä ilmoitettava oppivelvollisen huoltajalle ja muulle lailliselle edustajalle, ettei oppivelvollinen suorita oppivelvollisuuttaan. Nivelvaiheen koulutuksen järjestäjä näkee tiedon opiskeluoikeudesta Valpas-palvelusta oppijan opiskeluoikeudet- tiedot kohdasta. Lisäksi tieto opiskeluoikeudesta näkyy oppivelvollisen tietojen koostenäkymässä kohdassa oppivelvollisuustiedot sekä opiskeluoikeus-ja ilmoitushistoria.

Valpas-palvelussa hakeutumisvelvolliset oppijat näkyvät oman oppilaitoksen listanäkymässä riippuen opintokokonaisuuden suorittamisen ajankohdasta:

• kevätlukukauden päätteeksi opintokokonaisuuden suorittaneet oppijat näkyvät syyskuun viimeiseen päivään asti
• opintokokonaisuuden muuna ajankohtana suorittaneet oppijat näkyvät kaksi kuukautta suorittamisen jälkeen
  → nivelvaiheen koulutuksen järjestäjällä on näihin määräaikoihin asti aikaa tehdä ilmoitus asuinkunnalle oppijoista ilman opiskelupaikkaa hakeutumisvelvolliset-välilehdeltä.

Oppivelvollisen ilmoittamisesta asuinkunnalle voi lukea lisää täältä.