YO 3.3. Julkaisutiedonkeruu

3.3. Julkaisutiedonkeruu

Opetus- ja kulttuuriministeriö otti vuoden 2010 tiedonkeruussa käyttöön uuden, koko korkeakoulusektorille yhteisen julkaisutyyppiluokituksen (ks. luku 4.5). Luokitus kehitettiin yhteistyössä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kanssa vuosina 2007–2009. Vuodesta 2011 lähtien yliopistojen osalta tiedonkeruussa on kerätty julkaisukohtaiset viitetiedot. Julkaisutiedonkeruun määritelmät koskevat ensisijaisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuta. Yksittäisillä korkeakouluilla saattaa olla erilaisia tarpeita ja määritelmiä julkaisutietojen keruussa. Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää tietoja korkeakoulujen ohjaukseen sekä tiedepolitiikan valmisteluun.

3.3.1 Tietojen toimittaminen

Julkaisutyyppien A-E tiedot toimitetaan VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta ja julkaisutyyppien F-I tiedot KOTA-alustan kautta.

Organisaatiot voivat siirtää julkaisutietoja XML-siirtotiedostoina VIRTA-julkaisutietopalveluun pitkin vuotta valitsemallaan tiheydellä, esim. päivittäin. Ks. lisätietoa: https://confluence.csc.fi/display/VIR/Tietojen+tuottaminen. Tiedonkeruuseen poimitaan ne uudet julkaisut vuosilta 2015–16, jotka on siirretty tietovarantoon 15.3.2016–15.3.2017 ja joiden Julkaisun tila -koodi on 2.

Julkaisu-XML-tiedoston voi halutessaan muodostaa mallitiedoston (https://confluence.csc.fi/display/suorat/2016+yliopistojen+mallitiedostot) mukaisesta CSV-tiedostosta käyttämällä CSV-XML-muuntotyökalua, jonka tarkemmat asennus- ja käyttöohjeet löytyvät täältä. Ohjeita CSV-tiedoston muodostamiseen ja käsittelyyn löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/display/tutki/2.+Julkaisutiedonkeruun+tekninen+toteutus.

Tietovarannossa julkaisulle määritellään automaattisesti Julkaisufoorumi-luokitus sen viitetietojen perusteella. Niin ikään usean organisaation ilmoittamat yhteisjulkaisut tunnistetaan tietovarannossa automaattisesti. Organisaatiot saavat tiedon virheellisistä tai puutteellisista tiedoista, ja ne tulee korjata tiedonkeruun määräaikaan mennessä. Mikäli yhteisjulkaisuissa on ristiriitaisia tietoja (julkaisutyyppi tai julkaisuvuosi) toisen saman julkaisun raportoineen organisaation kanssa, tulee tiedot korjata niiden osaltatietovarantoon kolmen viikon kuluessa tiedonkeruun määräajan jälkeen.

Julkaisutiedot siirtyvät tietovarannosta JUULI-julkaisutietoportaaliin, jossa voi selailla julkaisujen viitetietoja. Kun tiedot on tarkistettu ja niille on lisätty Julkaisufoorumi-tasot, julkaisujen lukumäärätiedot ovat nähtävillä Vipunen-portaalissa. Tämän lisäksi ministeriö toimittaa korkeakoulujen tietoon tietojen tarkistusprosessissa esiin tulleita asioita.

Julkaisutyypit F-I raportoidaan edelleen vain kerran vuodessa csv-tiedostona.

Tietojen lataamisen jälkeen julkaisujen lukumäärätiedot ovat nähtävillä Vipunen-portaalissa sekä julkaisukohtaisesti Juuli-portaalissa. Tämän lisäksi ministeriö toimittaa korkeakoulujen tietoon tietojen tarkistusprosessissa esiin tulleita asioita myöhemmin tarkemmin sovittavalla tavalla.

3.3.2 Käsitteet ja määritykset

Seuraavassa esitellään joitakin käsitteitä, joita käytetään julkaisutiedonkeruun ohjeistuksessa ja julkaisutyyppiluokituksessa (luku 4.5). Käytetyt käsitteet ja määritykset ovat yhdenmukaisia julkaisufoorumissa käytettyjen käsitteiden kanssa.

3.3.2.1 Julkaisu

Julkaisut voidaan niiden käyttötarkoituksen mukaan karkeasti erottaa kuuteen ryhmään;

Julkaisut luokitellaan em. ryhmiin julkaisukanavien ja julkaisukanavien kohdeyleisön perusteella. Varsinkin tieteellisten julkaisujen ja ammatillisten julkaisujen osalta kohdeyleisöt saattavat olla osin samoja, lisäksi kummassakin ryhmässä julkaistut yksittäiset artikkelit saattavat olla hyvinkin samantyyppisiä. Selkeyden vuoksi ammatillisen julkaisun määritelmän yhteydessä on lueteltu muutama esimerkki ammattiyhteisölle suunnatusta julkaisusta. Poikkeuksen yllämainittuun muodostavat ammattilehdet, joissa julkaistaan myös vertaisarvioituja tieteellisiä artikkeleita. Mikäli ko. lehdet ovat luokiteltu julkaisufoorumin tasoille 1–3, niissä julkaistut vertaisarvioidut tieteelliset artikkelit merkitään julkaisutyyppeihin A1 tai A2,  huolimatta siitä, että ko. lehdet on ensisijaisesti suunnattu ammattiyhteisölle (esim. Duodecim, Suomen lääkärilehti, Liikunta ja tiede). Muuten ko. lehtien vertaisarvioimattomat artikkelit merkitään julkaisutyyppiin D1 (artikkeli ammattilehdessä).

Julkaisufoorumi luokittelee tasoille 1–3 kaikkien tutkimusalojen keskeisimmät tieteelliset julkaisukanavat (lisätietoja luokituksesta: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/). Julkaisufoorumin tieteellisen julkaisukanavan määritelmä on yhdenmukainen OKM:n tiedonkeruun kanssa. Julkaisukanavan tieteellisyyden lisäksi julkaisufoorumissa arvioidaan myös julkaisukanavan paikallisuutta ja merkityksellisyyttä suomalaisen tutkimuksen näkökulmasta, joten tasot 1-3 eivät kata kaikkia ko. määritelmän täyttäviä tieteellisiä julkaisukanavia.

Tämän mukaisesti julkaisufoorumin tasoille 1–3 sijoitetut lehdet, sarjat ja kirjakustantajat ovat yllämainittuja tieteelliselle yhteisölle suunnattuja julkaisukanavia (ks. myös yllämainitut poikkeustapaukset), mutta julkaisukanava voi olla tieteellinen, vaikkei se olisikaan sijoitettu julkaisufoorumihankkeen tasoille 1–3. Julkaisufoorumihankkeessa tasoille 1–3 luokiteltujen tieteellisten julkaisukanavien lista on nähtävillä ja ladattavissa osoitteessa http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/haku.php.

Mikäli tutkijan/korkeakoulun julkaisu on ilmestynyt/on ilmestymässä tieteellisellä julkaisukanavalla, jota ei ole luokiteltu julkaisufoorumissa, ko. julkaisukanavaa voidaan ehdottaa arvioitavaksi Julkaisufoorumin ehdotussivun kautta: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/ehdota.php.

Alla on määritelty tarkemmin tieteellinen julkaisu, ammatillinen julkaisu, taiteellinen julkaisu ja yleistajuinen julkaisu (em. ryhmät 1–4).

3.3.2.2 Tieteellisen julkaisun määritelmä

Julkaisutyyppiluokittelussa on käytetty termiä tieteellinen julkaisu, jolla tarkoitetaan em. ryhmään 1 kuuluvia julkaisuja. Tieteellisiä julkaisuja yhdistää seuraavien kolmen ehdon täyttyminen.

1. Julkaisun täytyy tuottaa uutta tietoa suhteessa muuhun aiempaan tutkimustietoon samasta asiasta.
2. Julkaisu täytyy olla esitettynä muodossa joka antaa mahdollisuuden tutkimustulosten todentamiseen ja/tai niiden käyttöön uudessa tutkimuksessa ja jonka avulla toiset tutkijat voivat arvioida tutkimustuloksia ja käyttää niitä omassa työssään.
3. Julkaisun julkaisukanava on erikoistunut tieteellisten tutkimustulosten julkaisuun, ja sillä on tieteenalan asiantuntijoista koostuva toimituskunta sekä vertaisarviointikäytäntö. (Huom. Tieteellisillä julkaisukanavilla voidaan julkaista myös vertaisarvioimattomia julkaisuja).

Kaikkia kriteerejä sovelletaan kullekin tieteenalalle muodostuneiden vakiintuneiden käytäntöjen mukaan.

3.3.2.3 Ammatillisen julkaisun määritelmä

Tutkimus- ja kehitystyön pohjalta nousevan tiedon levittäminen ympäröivään yhteiskuntaan muodostaa osan korkeakoulujen lakisääteisistä tehtävistä. Ammatillisella julkaisulla tarkoitetaan julkaisuja, jotka levittävät tutkimukseen ja kehitystyöhön perustuvaa tietoa ammattiyhteisön käyttöön. Ammatillisten julkaisujen pääasiallinen lukijakunta on alalle koulutettua ja soveltaa tietoa käytännön työssään. Tieteellisten julkaisujen ja ammatillisten julkaisujen kohdeyleisöt saattavat olla osin samoja, ja lisäksi kummassakin ryhmässä julkaistut yksittäiset artikkelit saattavat olla hyvinkin saman tyyppisiä. Ammatillisen julkaisun määrittelemiseksi ei ole olemassa vakiintuneita tapoja.  Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyminen yhdistää ammatillisia julkaisuja:

1. Julkaisu tuottaa uutta tietoa ammatillisen yhteisön käyttöön. Julkaisun tuottamia tietoja ei ole aikaisemmin julkaistu vastaavassa muodossa.
2. Julkaisu on julkisesti saatavilla
3. Julkaisukanavalla on olemassa toimituskunta / julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista

Ammatillisia julkaisukanavia ovat esimerkiksi seuraavat ammattilehdet:
Metsälehti, Käytännön maamies, Sosiaalitieto, Kehittyvä elintarvike, Acatiimi, Journalisti, Arkkitehti, Sairaanhoitaja, Puutarha & kauppa, Ulkopolitiikka ja Opettaja.

Ammatillisiksi julkaisuiksi raportoidaan myös erilaiset poliittisen tai ammatillisen päätöksenteon tueksi tuotetut tieteelliseen tutkimus- ja kehitystyöhön perustuvat selvitykset ja raportit, joiden tilaaja ja kustantaja on tyypillisesti julkinen taho, kuten ministeriö, virasto tai valtion tutkimuslaitos. Ne merkitään julkaisutyyppiin D4.

3.3.2.4 Taiteellisen julkaisun määritelmä

Taiteellinen toiminta muodostaa osan korkeakoulujen lakisääteisistä tehtävistä. Taiteellinen julkaisu tässä tarkoittaa myös taiteellisen toiminnan tuloksena syntyviä esityksiä tai vastaavia tapahtumaluontoisia julkisia tuloksia.

Taidealan julkaisujen määrittelylle ei ole olemassa vakiintuneita tapoja. Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyessä korkeakoulu voi kirjata taidealan julkaisun toimintansa tuloksena.

1. Julkaisu on syntynyt tekijän tai tekijöiden tarkoituksellisen, taiteelliselle näkemykselle perustuvan toiminnan myötä ja vähintään yhdellä tekijällä tulee olla yhteys korkeakouluun.

2. Tulosten kirjauksessa julkisuutta käytetään kirjaamisen yhtenä kriteerinä. Taidealalla julkisuus tarkoittaa pääsääntöisesti sitä, että julkaisemisesta on päättänyt lähinnä taiteellisin perustein jokin muu kuin tekijä itse, esim. tilaaja, kuraattori, tuottaja tai kustantaja. Tuloksen julkisuus pitää voida todentaa jälkeenpäin. Näin ollen, täyttääkseen julkisuuskriteerin taidealan julkaisun täytyy pääsääntöisesti olla:

A)    jonkun muun kuin tekijän tai tekijöiden ainakin rajatuksi ajaksi yleisesti tavoitettavaksi toimittama, tai
B)    riippumattomasti vertaisarvioitu ja ainakin rajatuksi ajaksi yleisesti saataville toimitettu, tai
C)    korkeakoulun ulkopuolisen organisaation tilaama, vastaanottama ja taiteellisessa tarkoituksessa hyödyntämä.

Mikäli julkaisun julkisuutta on vaikea tulkita ed. kriteerien mukaan, täytyy julkaisun kuitenkin ylittää tekijänoikeuslainsäädännön mukaisen teoskynnyksen.

3. Taidealan julkaisu kirjataan korkeakoulun tuloksena vain yhden kerran siitä riippumatta, onko julkaisun syntyyn vaikuttanut yksi tai useampi korkeakoulun toimija. Kuitenkin, jos julkaistu teos koostuu useammista, itsenäistä taiteellista toimintaa edellyttävistä taiteellisista osasuorituksista, osasuoritukset kirjataan erikseen taiteellisen toiminnan tuloksina. Saman julkaisun peräkkäisiä julkistamisia ei kirjata erillisinä tuloksina. Samaksi julkaisuksi tulkitaan produktio tai esityskokonaisuus, joka tai jonka osat eivät ole edellyttäneet merkittävää uudelleenvalmistelua tai harjoittelua. Omaksi, erikseen kirjattavaksi tulokseksi katsotaan kuitenkin julkaisun myöhäisempi versio, mikäli sen toteuttaminen on edellyttänyt oleellisesti uutta ja merkittävää taiteellista muokkausta sekä muuta erillistä resursointia tai jos uudelleen julkistaminen perustuu oleellisesti aiempaa korkeamman julkaisukynnyksen ylittämiselle.

Kirjaus suoritetaan ensimmäisen tai muuten merkittävimmän julkisen esilläolon mukaisesti tai saman julkaisun peräkkäisistä julkistamisista muodostuvana kokonaisuutena (kuten produktiona, kiertueena tai projektina). Taidealan julkaisun kirjaamisessa on kiinnitettävä erityistä huomiota ehtoon, joka määrittää kuinka monta kertaa se voidaan kirjata.

Yhteys korkeakouluun tarkoittaa taiteellisten julkaisujen osalta sitä, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisun valmistelun, harjoittelun ja/tai tekemisen aikana ja että taiteellinen toiminta liittyy henkilön toimenkuvaan tai asiantuntijuuden alueeseen korkeakoulussa. Myös sivutoimisissa palvelussuhteissa olevien taiteelliset julkaisut lasketaan mukaan, mikäli julkaisun valmistelu kuuluu henkilön työtehtäviin ja julkaisu liittyy korkeakoulun toimintaan. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet julkaisun valmistelun aikana säännöllistä apurahaa vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta.

Taiteellisen opetus- ja ohjaustyön tuloksena syntyneitä julkaisuja ei raportoida, paitsi siltä osin kuin kyse on opettajan henkilökohtaisesta taiteellisesta toiminnasta, joka täyttää edeltävät 3 kohtaa. Vaikka produktion teossa on mukana opiskelijoita, voidaan julkaisu merkitä opettajan panoksen mukaan.

Julkaisun esiintymismuototyyppien määrittelyssä voidaan soveltaa taidealan julkaisun tyyppikategoriaa.

3.3.2.5 Yleistajuisen julkaisun määritelmä

Yleistajuisilla julkaisuilla tarkoitetaan julkaisuja, jotka levittävät tutkimus- ja kehitystyöhön perustuvaa tietoa suurelle yleisölle ja joiden sisällön ymmärtäminen ei edellytä erityistä perehtyneisyyttä alaan. Esimerkkejä yleistajuisista julkaisuista ovat yleistajuiset kirjat, julkiseen keskusteluun osallistuvat kirjoitukset sanomalehdissä, yleistajuisissa aikakauslehdissä ja verkkoalustoilla.

Joissakin tapauksissa yleistajuisen ja ammatillisen julkaisukanavan välinen ero on vakiintumaton. Lähtökohtaisesti yleistajuisen ja ammatillisen julkaisun erottaa toisistaan julkaisukanavan kohdeyleisö tai vaihtoehtoisesti julkaisukanavaa/lehteä julkaisevan järjestön jäsenistö. Mikäli julkaisukanavan kohdeyleisö tai julkaisevan järjestön jäsenistö ei ole rajattu tiettyyn ammattiryhmään, julkaisukanavan julkaisut luokitellaan lähtökohtaisesti yleistajuisiksi julkaisuiksi.

3.3.2.6 Audiovisuaalisten aineistojen ja tieto- ja viestintäteknisten sovellusten määritelmä

Audiovisuaalinen aineisto ja tieto- ja viestintätekninen ohjelma tarkoittavat korkeakoulujen omaehtoisen tutkimus- ja kehitystyön tuloksena syntyneitä julkiseksi saatettuja aineistoja ja ohjelmia. Omaehtoinen tutkimus- ja kehitystyö voi pitää sisällään myös kolmannen osapuolen kanssa tehtävän yhteistyöprojektin.

Alla on kolme ohjeellista ehtoa, joiden täyttyessä korkeakoulu voi kirjata julkaisun toimintansa tuloksena. 

1. Vähintään yhdellä tekijällä tulee olla yhteys korkeakouluun ja työn pitää liittyä henkilöiden tutkimus- tai asiantuntijatyöhön korkeakoulussa.
2. Aineistoa tai ohjelmaa ei ole aikaisemmin julkaistu vastaavassa muodossa.
3. Aineiston tai ohjelman, tai siihen perustuvan sovelluksen pitää olla julkisesti saatavilla ja arvioitavissa. Julkaisemisesta päättää pääsääntöisesti jokin muu kuin tekijä tai tekijät itse, esim. julkaisukanavan toimituskunta. Vaihtoehtoisesti aineiston tai ohjelman täytyy olla korkeakoulun ulkopuolisen organisaation tilaama ja hyödyntämä.

Julkaisu kirjataan korkeakoulun tuloksena vain yhden kerran siitä riippumatta, onko julkaisun syntyyn vaikuttanut yksi tai useampi korkeakoulun toimija. Saman julkaisun peräkkäisiä julkistamisia ei kirjata erillisinä tuloksina. Ohjelmistoversioista kirjataan vain ensimmäinen versio, mikäli ohjelmisto ei ole merkittävästi muuttunut jälkimmäisissä versioissa.

Yhteys korkeakouluun tarkoittaa audiovisuaalisten aineistojen ja tieto- ja viestintäteknisten ohjelmien osalta osalta sitä, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa aineiston tai ohjelman tekemisen aikana. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet säännöllistä apurahaa julkaisun valmistelun aikana vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta.

Opetus- ja ohjaustyön tuloksena syntyneitä julkaisuja (esim. kurssi- ja harjoitustyöt) ei raportoida, paitsi siltä osin kuin kyse on opettajan henkilökohtaisesta asiantuntijatoiminnasta, joka täyttää edeltävät kolme kohtaa. Vaikka aineiston tai ohjelmiston teossa on mukana opiskelijoita, voidaan julkaisu merkitä opettajan panoksen mukaan

--------------

3.3.2.7 Julkaisun tekijyys

Julkaisutietojen keräämisellä halutaan saada tietoa korkeakoulujen tutkimustoiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Täten tiedonkeruun kohteena olevien julkaisujen tulee A) pohjautua tekijöiden tutkimus- ja asiantuntijatyöhön ja B) tekijöillä ja tutkimus- ja asiantuntijatyöllä tulee olla yhteys korkeakouluun. Esimerkiksi pelkästään harrastus-, järjestö- tai liiketoimintaan liittyviä julkaisuja, jotka eivät perustu tutkimustoimintaan, ei raportoida. Myöskään pelkästään markkinointiviestintään tarkoitettuja julkaisuja ei raportoida. Julkaisun tulee sisältää uutta tieteellistä, ammatillista tai taiteellista sisältöä siten, ettei sitä aikaisemmin ole julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa. Näin ollen esimerkiksi julkaisuarkistoon (esim. arXiv.org) tallennettu julkaisu voidaan raportoida sen ilmestyttyä lehdessä tai muussa raportoitavassa muodossa.

Yhteys korkeakouluun edellyttää, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisua koskevan tutkimus- ja kirjoitustyön aikana, tai että korkeakoulu on voimavarojen ja työympäristön (laitteet, aineistot, tutkimusryhmä) tai ohjauksen kautta olennaisesti mahdollistanut julkaisun teon (esim. jatko-opiskelijat tai apurahatutkijat). Käytännössä yhteys korkeakouluun todetaan useimmiten tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella (eli tekijä mainitsee julkaisussa korkeakoulun nimen). On kuitenkin tapauksia, joissa tekijälle ei ole em. yhteyttä korkeakouluun, vaikka affiliaatiotieto onkin mainittu julkaisussa tai tekijällä on yhteys korkeakouluun, vaikka affiliaatiotietoa ei ole mainittu julkaisussa. Korkeakoululla on vastuu tunnistaa julkaisuihin merkityistä affiliaatioista oikeat affiliaatiot. Mikäli julkaisu ei sisällä tekijöiden affiliaatiotietoja, kirjoittajan tulee todeta kirjallisesti olevansa palvelussuhteessa tai jatko-opiskelijana korkeakoulussa, taikka yhteys korkeakouluun tulee todeta henkilöstöjohtajan toimesta tai palvelussuhderekisteristä. Julkaisut kirjataan sille korkeakoululle jossa julkaisuun liittyvä tutkimustoiminta on pääasiallisesti tehty, vaikka tutkija olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä.

Julkaisun teon olennainen mahdollistaminen muuten kuin palvelussuhteen kautta vaihtelee tieteenaloittain, mutta yleisesti ottaen pelkkä työhuoneen luovuttaminen tutkijan käyttöön ei vielä tarkoita olennaista mahdollistamista. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan niiltä jatko-opiskelijoilta, jotka A) osallistuvat aktiivisesti jatkotutkinto-opetukseen ja B) ovat saaneet säännöllistä apurahaa vähintään 6 yhtäjaksoista kuukautta. Yliopistojen uuden aseman myötä dosentuuri muuttuu arvonimeksi, eikä siten pelkästään riitä siteeksi yliopistoon. Perustutkinto-opiskelijoiden julkaisuja ei oteta huomioon julkaisutiedonkeruussa.

Mikäli tekijän nimeä ei ole varsinaisessa tekijälistassa, mutta tekijä on osa julkaisuun merkittyä konsortiota (consortium) tai ryhmää (study group), julkaisu voidaan raportoida, mikäli konsortio tai tutkimusryhmä esiintyy kirjoittajanimenä ja sen osallistujaluettelo  ja kunkin osallistujan affliaatiot on julkaisussa purettu auki. Mikäli tutkijan nimi esiintyy esimerkiksi ainoastaan acknowledgements-osiossa, julkaisua ei raportoida.

Yhteisjulkaisuissa raportoidaan sen kaikki kirjoittajat, mutta julkaisutietojen vertailukelpoisuuden vuoksi yhteisjulkaisut kirjataan opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruissa vain kertaalleen korkeakoulua kohden. (Esim. mikäli korkeakoululla x on 3 kirjoittajaa yhdessä julkaisussa ja korkeakoululla y on 1 kirjoittaja samassa julkaisussa, julkaisu kirjataan tiedonkeruissa kertaalleen kumpaakin korkeakoulua kohti).

Julkaisulla täytyy olla aina ulkopuolinen julkaisija, eli tekijän itsensä kustantamia omakustanteita tai omilla kotisivuilla julkaistuja dokumentteja ei raportoida. Myöskään esimerkiksi yksittäisen kirjaston julkaisuarkiston kautta tekijän itse julkiseksi saattamia julkaisuja ei raportoida, mikäli julkaisemisesta ei ole päättänyt tutkijasta riippumaton ulkopuolinen taho.

3.3.2.8 Vertaisarviointi

Tieteellisten julkaisujen vertaisarvioinnilla tarkoitetaan menettelyä, jossa tutkimustuloksia julkaiseva lehti, konferenssi tai kirjakustantaja pyytää tieteenalan asiantuntijoita suorittamaan ennakkoarvion julkaistavaksi tarjottujen käsikirjoitusten tieteellisestä julkaisukelpoisuudesta. Julkaisutiedonkeruussa edellytetään, että vertaisarviointi täyttää seuraavat kriteerit:

• Julkaisun arvioijat ovat olleet riippumattomia suhteessa arvioitavaan käsikirjoitukseen. Riippumattomalla arvioijalla tarkoitetaan ansioituneita tutkijoita tai muita asiantuntijoita, jotka eivät ole julkaisusarjan (lehti tai kirjasarja) tai julkaisun (kokoomateos, lehden erikoisnumero, konferenssijulkaisu) toimittajia.
• Prosessissa on arvioitu aineiston kattavuutta ja teoreettisen viitekehyksen hallintaa, tutkimuksen toteutuksen luotettavuutta ja tarkkuutta sekä tulosten omaperäisyyttä ja uutuusarvoa suhteessa aiempaan tutkimukseen tieteenalalle ominaisella tavalla.
• Arvioitavana on ollut koko julkaistavaksi tarjottu käsikirjoitus, ei pelkästään abstrakti tai ote.
• Kirjoittaja on saanut vertaisarvioinnista kirjallisen referee-lausunnon (alkuperäinen lausunto tai toimituskunnan/päätoimittajan tiivistelmä).

Vertaisarviointi tulee voida epäselvissä tapauksissa todistaa kirjallisen lausunnon perusteella. Vertaisarviointia edellytetään julkaisutyyppeihin A1, A2, A3, A4, C1 ja C2 raportoitavilta julkaisuilta. Jos kotimainen tiedekustantaja käyttää TSV:n vertaisarviointitunnusta, tunnuksen käyttöönottoajankohdan jälkeen edellä mainittuihin julkaisutyyppeihin raportoidaan ainoastaan tunnuksella merkityt artikkelit ja erillisteokset (http://www.tsv.fi/tunnus/listaus.php).

Huom. Myös vertaisarvioiduilta kokoomateosartikkeleilta (A3) edellytetään, että arvioitsija on ulkopuolinen ja kirjoittajasta riippumaton (ei kirjan toimittaja). Lisäksi myös tieteellisiltä erillisteoksilta (C1) edellytetään vertaisarviointia.

3.3.2.9 Konferenssijulkaisu

Konferenssijulkaisulla tarkoitetaan säännöllisesti toistuvassa konferenssissa esitettäväksi ja julkaistavaksi hyväksyttyjen artikkelien kokoelmaa, joka julkaistaan konferenssin omassa julkaisusarjassa tai ulkopuolisen tiedekustantajan tai konferenssin järjestäjän toimesta (ks. alla oleva taulukko). Tämä on tyypillinen julkaisumuoto tietojenkäsittelytieteessä ja tekniikan aloilla. Konferenssijulkaisun julkaisija voi olla:

1. konferenssin taustalla oleva tieteellinen yhteisö tai järjestö, jolloin julkaisu julkaistaan joko
   
   1. yhteisön omassa sarjassa, jolla on ISSN, tai
   2. yhteisön tukemana, mutta ei sarjajulkaisuna, jolloin julkaisulla ei ole ISSN-numeroa, mutta on ISBN-numero.
2. konferenssin järjestävä paikallinen host-organisaatio, esim. yliopisto. Tällöin julkaisulla on yleensä vain ISBN.
3. ulkopuolinen taho, kuten esim. Springerin Lecture Notes in Computer Science –sarja. Ulkopuolisten kustantajien sarjoihin voidaan myös valita eri konferenssien tärkeimpiä julkaisuja. Tällöin julkaisulla on yleensä monografia- tai sarjajulkaisun ISSN.

Konferenssijulkaisu ei ole tyypillinen julkaisumuoto yhteiskunta- ja humanistisissa tieteissä tai luonnon- ja lääketieteissä. Ainutkertaisen tapahtuman esitysten pohjalta valmistetun kokoomateoksen artikkelit merkitään kokoomateosartikkeleiksi. Tieteellisissä lehdissä julkaistut artikkelit, vaikka ne perustuisivat konferenssissa pidettyyn esitykseen, merkitään aina lehtiartikkeleiksi.Edellä mainituissa tapaukssa myös julkaisufoorumitaso määräytyy ko. julkaisutyypin käytännön mukaisesti. Konferenssijulkaisujen julkaisufoorumitason määritetään aina tapahtuman vakiintuneella nimellä Julkaisufoorumissa luokitellun konferenssin perusteella.

Konferenssijulkaisun julkisuus määritetään samoin kuin muidenkin julkaisujen, eli julkaisun täytyy olla julkisesti saatavilla. Pelkästään yksittäisen kirjaston aineistoissa (esim. julkaisuarkisto) tai tutkijan kotisivuilla julkisena oleva julkaisu ei ole julkisesti saatavilla. Myöskään pelkästään konferenssin osallistujille jaettu julkaisu taikka ainoastaan verkossa rajoitetusti saatavilla olevat julkaisut eivät ole julkisesti saatavilla.  CD-rom tai usb-muistitikku -muodossa jaettavilla julkaisuilla ISBN-tunnuksen olemassaolo tarkoittaa julkaisun julkisuutta.

Konferenssijulkaisuissa julkaistaan erilaajuisia julkaisuja. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruissa otetaan huomioon vain täydelliset kirjalliset versiot konferenssiesitelmistä (full paper). Full paper määritellään alalla vallitsevan käytännön mukaan, sivumäärä ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Konferenssiesitelmien abstrakteja, laajennettuja abstrakteja (extended abstract), postereita tai Powerpoint- esityksiä ei oteta huomioon. Luokkaan A4 kuuluvat vain sellaiset artikkelit, joiden vertaisarviointi on suoritettu koko käsikirjoituksen, ei vain tiivistelmän perusteella.

Konferenssijulkaisun tärkeimmät viitetiedot on esitelty alla olevassa taulukossa (tiedonkeruun pakolliset tiedot on määritelty tätä seuraavassa taulukossa X-merkeillä). Säännöllisesti toistuvan konferenssin vakiintunut nimi esiintyy tyypillisesti emojulkaisun nimessä.

3.3.2.10 Sähköinen julkaisu

Vain sähköisessä muodossa jaetuista dokumenteista (esim. verkkolehdet, -alustat) raportoidaan ainoastaan ne, jotka täyttävät muille julkaisuille asetetut yleiskriteerit sekä julkaisutyyppikohtaiset kriteerit (esim. ISSN-tunnuksen ja ISBN-numeron suhteen). Kukin julkaisu merkitään vain kerran, vaikka sillä olisikin useampi ilmestymismuoto (esim. sähköinen ja painettu). 

3.3.2.11 Käännökset ja uudet painokset

Omien tai muiden tekstien käännöksiä ei pääsääntöisesti oteta huomioon julkaisutiedonkeruussa. Ainoan poikkeuksen muodostaa käännös, jonka yhteydessä joissa toimittajalla/kääntäjällä on laaja johdanto tai esipuhe, tällöin johdanto merkitään luokkaan A3, B2, D2 tai E1. Myöskään julkaisujen uusia painoksia tai verkkojulkaisujen päivityksiä ei huomioida, mikäli julkaisua ei ole merkittävästi muokattu edelliseen painokseen nähden.

3.3.2.12 Julkaisuvuosi

Julkaisuvuosi tarkoittaa pääsääntöisesti vuotta, jolloin julkaisu on julkaistu ensimmäistä kertaa versiona, jossa on täydelliset viitetiedot. Erityisesti tieteellisten aikakauslehtiartikkeleiden osalta julkaisuvuosi voidaan määritellä kahdella eri tavalla, ks. seuraava kappale. Julkaisuvuosi on yleisesti näkyvissä julkaisussa. Jos näin ei ole, julkaisijan täytyy voida todentaa julkaisuvuosi. Julkaisuvuosi tarkoittaa julkaisuun merkittyä julkaisuvuotta, joka saattaa olla eri kuin vuosi jona julkaisu on fyysisesti tai sähköisesti saatavilla.  

Julkaisu voidaan julkaista A) vain elektronisessa muodossa (online only), B) elektronisessa ja painetussa muodossa sekä C) vain painetussa muodossa. Tieteelliset aikakauslehdet julkaisevat usein hyväksyttyjä ja vertaisarvioituja artikkeleita sähköisessä muodossa (online first, publish ahead of print, jne) ennen artikkelin sisältävän lehden julkaisua. Usein näillä versioilla on eri julkaisuvuosi. Eri korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, missä vaiheessa ja miten julkaisut merkitään korkeakoulun julkaisurekisteriin. OKM:n tiedonkeruussa julkaisuvuosi määritetään korkeakoulun oman käytännön mukaisesti, julkaisuvuosi voi täten olla joko ns. online first version julkaisuvuosi tai painetun version julkaisuvuosi. Ns. online first –artikkeleiden osalta täydelliset viittaustiedot tarkoittavat DOI-tunnistetta ja ISSN-tunnusta. HUOM. Korkeakoulujen vastuulla on, että julkaisu raportoidaan vain yhden kerran, ts. jo kertaalleen raportoidun elektronisen artikkelin painettua versiota ei enää raportoida uudelleen.

Julkaisutiedonkeruuseen otetaan mukaan vain ne julkaisut, joiden viittaustiedot ovat saatavilla 31.1.2017 mennessä. Em. päivämäärän asettamisella pyritään siihen, että yliopistojen väliset yhteisjulkaisut ilmoitettaisiin saman vuoden tiedonkeruussa. Ne julkaisut, joista viitetiedot ovat saatavilla vasta tämän jälkeen, merkitään seuraavan vuoden tiedonkeruuseen siten, että julkaisuvuodeksi merkitään korkeakoulun käytännön mukainen julkaisuvuosi. Ilmoittamisvuosi voi siis olla eri kuin julkaisuvuosi. Julkaisutietojen tilastoinnissa käytetään pääsääntöisesti julkaisujen julkaisuvuotta.

3.3.2.13 Avoin saatavuus

Julkaisun avoimesta saatavuuden osalta julkaisutiedonkeruussa kerätään erikseen tieto julkaisun julkaisukanavan avoimesta saatavuudesta sekä tieto julkaisun rinnakkaistallennuksesta. Näiden tietojen pohjalta on mahdollista määrittää julkaisun avoin saatavuus. Julkaisukanavan avoimuuden tasosta riippumatta kaikki julkaisut on tärkeää rinnakkaistallentaa niiden pitkäaikaissaatavuuden varmistamiseksi. Julkaisun avoin saatavuus tarkoittaa, että se on saatavilla 1) välittömästi kustantajan palvelussa ja/tai 2) rinnakkaistallennettuna organisaatio- tai tieteenalakohtaisessa julkaisuarkistossa joko välittömästi tai kustantajan määrittelemän embargoajan jälkeen. Molemmissa tapauksissa julkaisun avoin saatavuus tarkoittaa seuraavien ehtojen täyttymistä:

• Julkaisu on Internetin kautta kokonaisuudessaan ilmaiseksi ja esteettömästi luettavissa, tulostettavissa ja kopioitavissa vähintään ei-kaupalliseen käyttöön.
• Julkaisu on vapaasti saatavilla pysyvästi sellaisessa joko kustantajan tai tutkimusorganisaatioiden tarjoamassa palvelussa, joka mahdollistaa julkaisujen kuvailutietojen haravoinnin ja sisällön indeksoinnin muihin hakupalveluihin sekä tukee julkaisuihin viittaamista ja linkittämistä pysyviin tunnisteisiin (DOI, URN, Handle) pohjautuvilla verkko-osoitteilla.
• Julkaisun vapaasti saatavilla oleva versio on julkaisusopimuksesta tai kustantajan politiikasta riippuen joko tekijän viimeinen oma rinnakkaistallennettu versio tai kustantajan palvelussa ilmestynyt lopullinen versio. Jos kyseessä on vertaisarvioitu julkaisu, myös vapaasti saatavilla olevan version pitää olla vertaisarvioitu.

3.3.3 Kerättävät julkaisutyypit ja tietosisällöt

Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää vuositasolla tietoja korkeakoulujen julkaisutoiminnasta käsikirjassa määriteltyjen julkaisutyyppien mukaisesti. Luokasta G (opinnäytetyöt) kerätään vain tiedot väitöskirjoista (julkaisutyypit G4-G5), tiedot kerätään lomakkeella 3A. Huom! Väitöskirjojen osalta affiliaation määritelmä on erilainen kuin alussa määritelty. Yliopisto toimittaa tiedot kaikista tiedonkeruuvuoden aikana kyseisessä yliopistossa hyväksytyistä väitöskirjoista riippumatta siitä mikä on ollut tekijän affiliaatio. Väitöskirjan voi sen hyväksyneen yliopiston lisäksi raportoida myös korkeakoulu, johon tekijä on palvelus- tai muussa suhteessa.

Huom. Koulutusalatietoa ei enää kerätä, vaan vuodesta 2016 alkaen tiedonkeruissa siirrytään käyttämään OKM:n ohjauksen aloja.  Ohjauksen aloja ei kuitenkaan kerätä julkaisutiedonkeruussa , vaan se johdetaan julkaisulle merkitystä alayksikkötiedosta 3.3.3.4. Laitosten yksikkökoodit toimitetaan erikseen web-lomakkeella https://tt.eduuni.fi/sites/csc-jtp/public/alayksikko/alayksikkokoodit/, jossa lisäksi kuhunkin yksikköön liitetään 1–12 OKM:n ohjauksen alaa sekä niiden osuudet yksikön toiminnasta (1–100 %). Samaa koodistoa käytetään myös henkilöstötiedonkeruussa.

Alla on listattu julkaisutiedonkeruussa kerättävät tiedot, joista pakolliset tiedot on merkitty erikseen (X).

Yllä tähdellä merkityt tietojen (ISSN, ISBN ja konferenssin vakiintunut nimi) pakollisuus riippuu julkaisutyypistä alla olevan taulukon mukaisesti. Näiden tietojen avulla julkaisukanava identifioidaan julkaisufoorumitason määrittämistä varten. Julkaisufoorumitason identifiointi on luotettavampaa, mikäli lisäksi lehden/sarjan tai kustantajan nimi on ilmoitettu.

* Kotimaisilla kustantajilla on eri tasoluokkiin kuuluvia kirjasarjoja, ja tason määrittää julkaisusarjan tasoluokka. ISSN-tunnusta käytetään julkaisufoorumitason tunnistamiseen, jos kokoomateos/monografia on julkaistu kotimaisen kustantajan kirjasarjassa.
** Konferenssijulkaisujen osalta tärkeät tiedot on selvennetty yllä.

Kerättävän tiedon muoto

Julkaisutyypeistä A–E sekä G4 ja G5 kerätään tiedot julkaisun julkaisutyypistä, tieteenalasta ja julkaisun metatiedoista. Julkaisutyypeistä F, H ja I kerätään lukumäärätiedot tieteenaloittain ja julkaisun kansainvälisyyden suhteen.

Tiedot kerätään kahdella eri tiedonkeruulomakkeella, julkaisutyyppien A–E ja G4–G5 tiedot omalle lomakkeelle ja julkaisutyyppien F-I tiedot omalle lomakkeelle. Julkaisutyypeissä  A–E ja G4–G5 yhden julkaisun tiedot tulevat tiedonkeruussa yhdelle riville ja julkaisutyypeissä F–I tiedot summataan julkaisun julkaisutyypin, tieteenalan, koulutusalan ja kansainvälisyyden mukaan.

Huom. Tietojen muoto ja elementtien nimet VIRTA-julkaisutietopalvelun XML-skeemassa on kuvattu tarkemmin täällä.

3.3.3.1. Julkaisutyyppi

Kuvaus

Julkaisutyypit on esitelty tarkemmin luvussa 4.5. Julkaisutyyppi merkitään kokonaan, ts. ei pelkästään pääluokkaa.

Tiedon muoto

Julkaisutyyppiluokittelun mukainen arvo, esim. "A1" (Alkuperäisartikkeli tieteellisessä aikauslehdessä).

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisutyyppiKoodi>

3.3.3.2. Julkaisun tieteenala

Kuvaus

Tilastokeskuksen tieteenalaluokitus 2010. Julkaisulle voi ilmoittaa useita tieteenaloja (max. 6). Tieteenalat tulee ilmoittaa siinä järjestyksessä, mitä tieteenalaa julkaisu eniten koskee. Julkaisutyypeille A–E ja G4–G5 merkitään vähintään yksi tieteenala ja julkaisutyypeille F, H ja I merkitään jokin tieteenala tai erittelemätön tieteenala.

Tieteenala tarkoittaa julkaisun sisällöllistä tieteenalaa, eli tutkijan/tutkijoiden näkökulmaa julkaisuun. Tieteenalatieto on olennainen tieto julkaisutietojen käyttämisessä tiedepolitiikan valmisteluun.

Tiedon muoto

Vähintään yksi tieteenala on ilmoitettava. Tieteenalat ilmoitetaan järjestyksessä:

1. I Tieteenala (Ensisijainen tieteenala)
2. II Tieteenala
3. III Tieteenala
4. IV Tieteenala
5. V Tieteenala
6. VI Tieteenala

Tilastokeskuksen tieteenala 2010 -luokituksen mukainen 3 tai 4 -numeroinen arvo (esim. 212), lisättynä erittelemätön tieteenalakoodilla (NNN). Erittelemätön -tieteenalakoodia voidaan käyttää julkaisutyypeissä F, H ja I. Tieteenalaluokitus löytyy luvusta 4.3.

Kentässä on aina oltava jokin koodiston mukainen arvo. Mikäli julkaisulle ilmoitetaan alle 6 tieteenalaa, jätetään kentät 26 tarpeen pois.

Huom. Tilastokeskuksen www-sivuilla löytyvästä tieteenala 2010 -luokitus sisältää teknisistä syistä myös 4-numeroisten koodien 3-numeroiset yläkohdat (esim. 118 biotieteet). Mikäli 3-numeroinen koodi on jaettu 4-numeroisiin alaryhmiin, 3-numeroinen koodi ei ole käytettävissä tieteenalan merkitsemiseen.

Elementti VIRTA-skeemassa

<TieteenalaKoodi>

3.3.3.3 Organisaation tekijät

Kuvaus

Korkeakouluun kuuluvat tutkijat, jotka ovat osallistuneet julkaisun tekemiseen. Tekijän suhde korkeakouluun on määritelty kohdassa YO 3.3. Julkaisutiedonkeruu#3.3.2.7.

Tiedon muoto

Kukin tekijä ilmoitetaan omana elementtinään. Sukunimi ja etunimi ilmoitetaan eri kentissä.

Elementit VIRTA-skeemassa

<Sukunimi>

<Etunimet>

3.3.3.4 Organisaation alayksikkö (koodi)

Kuvaus

Korkeakoulun tiedekunta, osasto, laitos tai yksikkö, jonka henkilökuntaan kuuluva on osallistunut julkaisun tekemiseen.

Alayksikkökoodeja voi liittää joko koko julkaisuun tai yksittäisiin tekijöihin. Vuodesta 2016 alkaen ainakin yksi alayksikkökoodi tulee olla liitetty joko julkaisuun tai vähintään yhteen tekijään.

Suositellaan käytettäväksi samoja kustannuspaikkoja / vastuualueita kuin Tilastokeskuksen t&k-tiedonkeruissa sekä OKM:n henkilöstötiedonkeruussa (kenttä 3.1.1.5).

Yliopistojen tulee toimittaa  koodisto käytettyjen alayksiköiden nimistä erillisen ohjeistuksen mukaan 31.1.2017 mennessä. Lisäksi listassa kuhunkin alayksikköön tulee liittää 1–12 OKM.n ohjauksen alaa ja näiden painokertoimet.

Tiedon muoto

Korkeakoulun oman koodiston mukainen koodiarvo. Lomakkeella on kenttä 20 alayksikölle, ylimääräiset kentät jätetään tyhjiksi.

Elementti VIRTA-skeemassa

<YksikkoKoodi>

3.3.3.5 Julkaisun tekijät

Kuvaus

Julkaisun täydelliset tekijätiedot (ml. ulkomaiset tekijät) siinä muodossa ja järjestyksessä, jossa ne on listattu alkuperäisessä julkaisussa tai lähdetietokannassa. Jos tekijöitä on enemmän kuin 20, ilmoitetaan tekijöiden kokonaismäärä erillisessä kentässä (3.3.3.6). Kuitenkin julkaisun tekijät -kentässä tulee mainita 20 ensimmäisen tekijän nimet.

Tiedon muoto

Nimet ilmoitetaan muodossa jossa ne on listattu alkuperäisessä julkaisussa tai lähdetietokannassa. Nimien erottimena täytyy käyttää puolipistettä.

Elementit VIRTA-skeemassa

<TekijatiedotTeksti>

3.3.3.6 Julkaisun tekijöiden lukumäärä

Kuvaus

Julkaisun tekijöiden kokonaislukumäärä. Jos tekijöitä on yli 50, riittää merkintä ”50”. Mikäli julkaisujen tekijöinä on ryhmiä, niin ryhmien jäsenet lasketaan mukaan tekijöiksi tieteenalan vakiintuneen käytännön tai tutkimusryhmien sopimusten mukaan. 

Tiedon muoto

Tieto kokonaislukuna.

Elementti VIRTA-skeemassa

<TekijoidenLkm>

3.3.3.7 Kansainvälinen yhteisjulkaisu

Kuvaus

Kansainvälinen yhteisjulkaisu tarkoittaa, että tekijöissä on vähintään yksi muun kuin suomalaisen organisaation palveluksessa oleva henkilö. Jos henkilö on palvelussuhteessa sekä suomalaiseen että ulkomaalaiseen organisaatioon ja on merkinnyt julkaisuun affiliaatiokseen molemmat, katsotaan julkaisu kansainväliseksi yhteisjulkaisuksi. Julkaiseminen julkaisussa, jossa toimittaja tulee ulkomaisesta organisaatiosta, ei vielä tarkoita kansainvälistä yhteisjulkaisua.

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo, esim. 1:

Koodi             Selite

0                    ei ole kv-yhteisjulkaisu
1                    on kv-yhteisjulkaisu

Elementti VIRTA-skeemassa

<YhteisjulkaisuKVKytkin>

3.3.3.8 Yhteisjulkaisu yrityksen kanssa

Kuvaus

Yhteisjulkaisu yrityksen kanssa tarkoittaa, että julkaisu on tehty yhteistyössä jonkin kansallisen tai kansainvälisen yritykseen yrityksen kanssa.

Julkaisun tekijöistä vähintään yksi on kansallisen tai kansainvälisen yrityksen palveluksessa. Jos henkilö on palvelussuhteessa sekä korkeakouluun että yritykseen ja on merkinnyt julkaisuun affiliaatiokseen molemmat, katsotaan julkaisu yhteisjulkaisuksi yrityksen kanssa. Yrityksellä tarkoitetaan muita yrityksiä kuin valtio-omisteisia valtion erityistehtäviä toteuttavia yhtiöitä (esim. VTT).

Julkaiseminen julkaisussa, jossa toimittaja tulee yrityksestä, ei vielä tarkoita yhteisjulkaisua yrityksen kanssa.

Tiedot kotimaisten julkisten tutkimusorganisaatioiden kanssa tehdyistä yhteisjulkaisuista saadaan yhdistämällä OKM:n julkaisukeruun tiedot yhteen.

Tiedon muoto

Koodi             Selite

0                 ei ole yhteisjulkaisu yrityksen kanssa
1                 on  yhteisjulkaisu yrityksen kanssa

Elementti VIRTA-skeemassa

<YhteisjulkaisuYritysKytkin>

3.3.3.9 Julkaisun nimi

Kuvaus

Julkaisun nimi siten kun se on artikkelissa tai teoksessa mainittu. Jos artikkelin nimi on emojulkaisun sisällysluettelossa eri muodossa kuin itse artikkelissa, käytetään artikkelin versiota. Pääotsikko ja mahdollinen alaotsikko tallennetaan samaan kenttään, ja ne voi erottaa toisistaan välilyönti, kaksoispiste, välilyönti -yhdistelmällä. Vieraskielisen julkaisun nimi voidaan tarvittaessa tallentaa translitteroituna versiona.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä. Pääotsikko ja mahdollinen alaotsikko tallennetaan samaan kenttään, ja ne voi erottaa toisistaan välilyönti, kaksoispiste, välilyönti -yhdistelmällä.

Vieraskielisen julkaisun nimi voidaan tarvittaessa tallentaa translitteroituna versiona. Mikäli julkaisun nimi kuitenkin sisältää erikoismerkkejä (ei-latinalaisia kirjaimia, matemaattisia kaavoja jne.), on varmistettava että erikoismerkit ovat oikeassa muodossa tiedonkeruutiedostossa. Tiedoston käsittely esim. Excel-ohjelmassa saattaa sekoittaa tiedoston merkistöjä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisunNimi>

3.3.3.10 Julkaisuvuosi

Kuvaus

Julkaisuvuosi tarkoittaa pääsääntöisesti vuotta, jolloin julkaisu on julkaistu ensimmäistä kertaa versiona, jossa on täydelliset viitetiedot. Erityisesti tieteellisten aikakauslehtiartikkeleiden osalta julkaisuvuosi voidaan määritellä kahdella eri tavalla, ks. edeltävä ohjeistus kohdasta 3.3.2.12.

Tiedon muoto

Nelinumeroinen vuoden esitysmuoto esim. 1976.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisuVuosi>

3.3.3.11 Volyymi

Kuvaus

Lehden volyymi, jossa artikkeli on ilmestynyt.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<VolyymiTeksti>

3.3.3.12 Numero

Kuvaus

Lehden numero, jossa artikkeli on ilmestynyt.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<LehdenNumeroTeksti>

3.3.3.13 Sivut

Kuvaus

Julkaisun sivunumerot (esim. 1–20), joilla artikkeli on ilmestynyt.

Tiedon muoto

Tieto kuten viitetiedoissa on esitetty, esim. 1–20.

Elementti VIRTA-skeemassa

<SivunumeroTeksti>

3.3.3.14 Artikkelinumero

Kuvaus

Osa tieteellisistä aikakauslehdistä käyttää artikkelinumeroa. Tämä ilmoitetaan siinä muodossa kun se on julkaisussa.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<Artikkelinumero>

3.3.3.15 Julkaisun kieli

Kuvaus

Kieli, jolla julkaisu on kirjoitettu.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen kielet 2003 -luokituksen mukainen 2-kirjaiminen arvo, esim. fi.

http://www.stat.fi/meta/luokitukset/kieli/001-2003/index.html

Jos tietoa ei ilmoiteta, kenttää ei voi jättää tyhjäksi, vaan se on jätettävä kokonaan pois.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisunKieliKoodi>

3.3.3.16 Lehden / sarjan nimi

Kuvaus

Lehden/sarjan nimi mahdollisimman täydellisenä (kokonaan auki kirjoitettuna, ei lyhenteitä esim. British Medical Journal, ei BMJ).

Etenkin jos lehdellä/sarjalla tai konferenssilla ei ole ISSN-koodia, tai ISSN-koodi ei ole tiedossa, nimi kannattaa kopioida suoraan Julkaisufoorumin lehti/sarjaluettelosta, jos julkaisukanava on luokiteltu Julkaisufoorumissa: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/haku.php.

Monografioiden ja kokoomateosartikkeleiden osalta merkitään sarjan nimi mikäli se on tiedossa. Erityisesti kotimaisten monografioiden / kokoomateosartikkeleiden osalta asiaan kannattaa kiinnittää huomiota.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<LehdenNimi>

3.3.3.17 ISSN

Kuvaus

Lehden, monografiaa tai emojulkaisua julkaisseen sarjan ISSN-numero. Lehden ISSN -numero ilmoitetaan ensisijaisesti painetun version mukaisesti. Jos lehdellä ei ole painettua versiota tai jos artikkeli ilmestyy ainoastaan lehden elektronisessa versiossa, voidaan käyttää elektronisen version ISSN -numeroa. Kirjataan vain yksi ISSN-numero, vaikka lehdellä tai sarjalla olisi useita ISSN-numeroita.

Julkaisulle voi ilmoittaa 1–2 ISSN-tunnusta.

Tiedon muoto

2 kertaa 4 merkkiä väliviivalla ilman ylimääräisiä merkkejä, esim. 0090-8258.

Elementti VIRTA-skeemassa

<ISSN>

3.3.3.18 ISBN

Kuvaus

Julkaisun tai emojulkaisun ISBN -numero.

ISBN-numeron tarkistemerkki tarkistetaan tietojen latauksen yhteydessä.

Julkaisulle voi ilmoittaa 1–2 ISBN-tunnusta.

Tiedon muoto

Virallisen ISBN-tunnuksen muotoinen tekstikenttä, ilman alun ISBN-lyhennettä, esim. 978-951-42-9761-8.

ISBN-koodin oikeellisuus tarkistetaan tarkistemerkin avulla. Menetelmä on kuvattu http://isbn-information.com/10-digit-isbn.html. 13-merkkisen ISBN-koodin tarkistemerkin tarkistus on kuvattu http://isbn-information.com/13-digit-isbn.html.

Elementti VIRTA-skeemassa

<ISBN>

3.3.3.19 Emojulkaisun nimi

Kuvaus

Emojulkaisun (esim. artikkelikokoelman) nimi.

Konferenssijulkaisujen kohdalla emojulkaisun nimi kirjoitetaan siinä muodossa kun se esiintyy julkaisussa.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<EmojulkaisunNimi>

3.3.3.20 Emojulkaisun toimittajat

Kuvaus

Emojulkaisun toimittajien nimet.

Tiedon muoto

Emojulkaisun toimittajat ilmoitetaan siinä muodossa ja järjestyksessä, jossa ne on listattu alkuperäisessä julkaisussa tai lähdetietokannassa. Nimien erottimena täytyy käyttää puolipistettä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<EmojulkaisunToimittajatTeksti>

3.3.3.21 Kustantaja

Kuvaus

Julkaisun kustantaja.

Etenkin jos julkaisulla ei ole ISBN-koodia, tai ISBN-koodi ei ole tiedossa, kustantajan nimi kannattaa kopioida suoraan Julkaisufoorumin kirjakustantajaluettelosta, jos julkaisukanava on luokiteltu Julkaisufoorumissa: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/haku.php.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<KustantajanNimi>

3.3.3.22 Julkaisun kustannuspaikkakunta

Kuvaus

Julkaisun kustantajan nimen yhteydessä ilmoitettu paikkakunta tai paikkakunnat.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<KustannuspaikkaTeksti>

3.3.3.23 Julkaisumaa

Kuvaus

Lehden, monografian tai emojulkaisun julkaisumaa.

Tiedon muoto

Tilastokeskuksen valtiot ja maat 2012 -luokituksen mukainen 3-numeroinen arvo, esim. 246.

https://www.tilastokeskus.fi/meta/luokitukset/valtio/001-2012/index.html

Jos tietoa ei ilmoiteta, kenttää ei voi jättää tyhjäksi, vaan se on jätettävä kokonaan pois.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisumaaKoodi>

3.3.3.24 Julkaisun kansainvälisyys

Kuvaus

Kotimainen julkaisu (=0) tarkoittaa julkaisua, jonka julkaisija on suomalainen tai se on ensisijaisesti julkaistu Suomessa. Kansainvälinen julkaisu (=1) tarkoittaa julkaisua, jonka julkaisija on ei-suomalainen tai se on ensisijaisesti julkaistu muualla kuin Suomessa. Konferenssijulkaisujen osalta julkaisijalla tarkoitetaan konferenssijulkaisun kustantajaa.

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:

Koodi             Selite

0                    Kotimainen julkaisu
1                    Kansainvälinen julkaisu

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisunKansainvalisyysKytkin>

3.3.3.25 DOI-tunniste

Kuvaus

Julkaisun DOI-tunniste.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä, esim.10.1038/ng1104-1133.

Elementti VIRTA-skeemassa

<DOI>

3.3.3.26 Pysyvä verkko-osoite

Kuvaus

Julkaisun pysyviin tunnisteisiin (esim. DOI, URN tai handle) pohjautuva verkko-osoite, joka vie suoraan julkaisun kokotekstiversioon (ei siis esim. lehden/kustantajan etusivulle). Voi viitata sekä vapaasti saatavilla olevaan versioon että kustantajan palvelimella sijaitsevaan käyttöoikeudeltaan rajoitettuun versioon.

Tiedon muoto

Verkko-osoite, esim. http://dx.doi.org/10.1038/ng1104-1133.

Elementti VIRTA-skeemassa

<PysyvaOsoiteTeksti>

3.3.3.27 Avoin saatavuus

Kuvaus

Julkaisun avoin saatavuus koodataan vuoden 2016 tiedoista alkaen seuraavasti:

0 = Ei vastausta

1 = Open access -julkaisukanavassa ilmestynyt julkaisu (julkaisukanavan kaikki julkaisut avoimesti saatavilla)

2 = Hybridijulkaisukanavassa ilmestynyt avoin julkaisu (julkaisukanavassa sekä avoimesti että ei-avoimesti saatavilla olevia julkaisuja)

Tiedon muoto

Seuraavan koodiston mukainen 1-numeroinen arvo:

Koodi             Selite

0                    Ei vastausta
1                    Open access -julkaisukanavassa ilmestynyt julkaisu
2                    Hybridijulkaisukanavassa ilmestynyt avoin julkaisu

Elementti VIRTA-skeemassa

<AvoinSaatavuusKoodi>

3.3.3.28 Lähdetietokannan koodi

Kuvaus

Julkaisun tunniste tai ID-numero tietokannassa, josta sen tietue on haravoitu.

Lähdetietokantoja ovat mm. ISI Web of Science, Scopus, Pubmed, ArXiv, Cab Abstracts, Arto, Fennica.

Tiedon muoto

Kirjataan muodossa lähdetietokannan nimi/lyhenne: varsinainen tunniste (esim. WOS: 000275364300009). Jos koodeja on useampia, ne raportoidaan kukin omassa kentässään.

Elementti VIRTA-skeemassa

<LahdetietokannanTunnus>

3.3.3.29 Julkaisun julkaisukanava (JUFO-ID)

Kuvaus

OKM lisää yliopistojen julkaisuihin julkaisun julkaisufoorumi-luokan. Korkeakoulut voivat halutessaan merkitä omissa järjestelmissään olevan julkaisukanavatiedon käsittelyn helpottamiseksi.

Tiedon muoto

Julkaisufoorumin (http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/haku.php) luokituksen mukainen 4/5 -numeroinen arvo, esim. 5003.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JufoTunnus>

3.3.3.30 Julkaisun korkeakoulukohtainen id

Kuvaus

Käytetään julkaisujen mahdolliseen korjaamiseen jälkeenpäin sekä selkeyttämään julkaisutietojen käsittelyä korkeakoulujen ja OKM:n välillä.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä.

Elementti VIRTA-skeemassa

<JulkaisunOrgTunnus>

3.3.3.31 Konferenssin vakiintunut nimi

Kuvaus

Aiemmin konferenssin vakiintunut nimi on merkitty samaan kenttään julkaisun sarjan nimen kanssa, mutta vuoden 2014 tiedonkeruusta lähtien se raportoidaan omaan kenttäänsä. Koskee niitä konferenssijulkaisuja, joissa ko. tieto on olemassa. Tietoa käytetään konferenssijulkaisujen julkaisufoorumitasojen määrittämiseen.

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen tekstikenttä

Elementti VIRTA-skeemassa

<KonferenssinNimi>

3.3.3.32 Avainsanat

Kuvaus

Julkaisun avainsanat (keywords)

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen teksti. Kukin avainsana raportoidaan omassa kentässään.

Elementti VIRTA-skeemassa

<AvainsanaTeksti>

3.3.3.33 ORCID-tunniste

Kuvaus

Raportoivan organisaation omien tekijöiden ORCID-tunnisteet.

Tiedon muoto

Esim. 0000-0000-0000-0000, ks. http://www.orcid.org

Elementti VIRTA-skeemassa

<ORCID>

3.3.3.34 Julkaisu rinnakkaistallennettu

Kuvaus

Julkaisu on rinnakkaistallennettu, mikäli se on tallennettu organisaatio- tai tieteenalakohtaiseen julkaisuarkistoon joko välittömästi tai kustantajan määrittämän kohtuullisen mittaisen embargoajan jälkeen. Julkaisun voi ilmoittaa jo ennen embargo-ajan päättymistä,  mikäli rinnakkaistallennetulla versiolla on jo verkko-osoite. Julkaisu voi olla joko ns. kustantajan versio tai tutkijan oma viimeinen (vertaisarvioitu) versio.

Tiedon muoto

Koodi             Selite

0                    Ei rinnakkaistallennettu
1                    Rinnakkaistallennettu

Elementti VIRTA-skeemassa

<RinnakkaistallennettuKytkin>

3.3.3.35 Rinnakkaistallennetun version verkko-osoite

Kuvaus

Julkaisun organisaatio- tai tieteenalakohtaiseen julkaisuarkistoon rinnakkaistallennetun version verkko-osoite (esim. URN). Tieto on pakollinen, jos julkaisu rinnakkaistallennettu (kohdassa 3.3.3.34 merkitty koodi "1").

Tiedon muoto

Vapaamuotoinen teksti.

Elementti VIRTA-skeemassa

<RinnakkaistallennettuOsoiteTeksti>