Tietovarantoon toimitettuja julkaisuja käsitellään yhteisjulkaisuiden osalta seuraavan prosessin mukaisesti:
1) Julkaisuiden vertailussa jätetään huomioitta julkaisut joiden tilakoodi on 0 tai -1
2) Julkaisua verrataan muihin tietovarantoon toimitettuihin julkaisuihin ja mahdollisesti tunnistetaan yhteisjulkaisuksi (ks. alla) tai organisaation sisäiseksi duplikaatiksi (ks. Duplikaattien tunnistussäännöt)
23) Mikäli julkaisu tunnistetaan yhteisjulkaisuksi, muodostetaan uusi yhteisjulkaisutietue, jolle poimitaan määrätysti tiedot kaikkien osajulkaisuiden kesken (ks. Yhteisjulkaisujen käsittely).
- Muodostettu yhteisjulkaisu korvaa alkuperäiset esim. tiedejatutkimus.fi:ssä
- Kaikkien organisaatioiden alkuperäiset tiedot säilytetään omina tietueinaan, vaikka julkaisu olisikin tunnistettu yhteisjulkaisuksi ja siitä olisi muodostettu uusi yhteisjulkaisutietue
34) Mahdolliset ristiriitaiset tiedot näkyvät kaikille yhteisjulkaisun raportoineille organisaatioille virheraportilla sekä Extra-Vipusen "yhteisjulkaisut ristiriitaiset" -raportilla
...