Suomen Akatemia ja VIRTA: ohjeita tutkijalle

LUONNOS

Tälle sivulle on koottu ohjeistuksia ja dokumentaatiota ohjeita Suomen Akatemian rahoitushakuja ja hankeraportointia koskien. 

Ohjeistus Sivu on suunnattu ensisijaisesti tutkijoille helpottamaan Suomen Akatemian rahoitushakujen sekä ja VIRTA-julkaisutietopalvelun välisen yhteyden hahmottamista. Koostetun ohjesivun on tarkoitus vähentää korkeakoulujen tarvetta ylläpitää omia täsmentäviä ohjeitaan. Korkeakouluilla voi kuitenkin olla käytössään myös muita täydentäviä ohjeita.

VIRTA-julkaisutietojen käyttö Suomen Akatemiassa

Julkaisutietojen poimiminen VIRTA-palvelusta vähentää merkittävästi raportoinnin työmäärää, kun tietoja ei tarvitse syöttää käsin. VIRTA-julkaisutietopalvelussa tieto on yhteismitallisessa muodossa ja tutkimusorganisaatioiden tarkastamaa, joten se on myös käsin syötettyjä tietoja paremmin Akatemian hyödynnettävissä.

Julkaisutietojen poiminta VIRTA-julkaisutietopalvelusta on otettu käyttöön Suomen Akatemian hankeraportoinnissa huhtikuussa 2017 ja ja rahoitushaussa rahoitushauissa syyskuussa 2018. Ennen tutkija syötti julkaisuja koskevat tiedot tutkimushankkeen tieteelliseen raporttiin julkaisu kerrallaan. Vuonna 2017 käyttöönotetulla uudistetulla raporttilomakkeella hyödynnetään  

VIRTA-tietojen hyödyntäminen hankeraportoinnissa

Raportointilomake hyödyntää VIRTA-julkaisutietopalvelussa olevia julkaisutietoja siten, että tutkija voi poimia ne haun perusteella automaattisesti hankkeensa tieteelliseen raporttiin. Ennen VIRTA-julkaisutietopalvelusta poiminnan mahdollistavaa uudistusta tutkija syötti julkaisuja koskevat tiedot tutkimushankkeen tieteelliseen raporttiin julkaisu kerrallaan. 

Julkaisujen haku Suomen Akatemian hankeraportille VIRTA-julkaisutietopalvelusta toimii samalla tavalla kuin julkaisujen haku hakemukselle, paitsi että raportille voi tallentaa vain julkaisuja, joiden julkaisuvuosi on rahoituskaudella tai sitä seuraavana vuonna.

VIRTA-tietojen hyödyntäminen rahoitushakemuksissa

Rahoitushaussa Rahoitusta haettaessa on tutkijan aiempi tieteellinen tuotanto on osa hankkeen tieteellisen arvioinnin aineistoa.  Tutkija Tutkija tai muu tietojen tallentaja hakee Akatemian verkkoasioinnin kautta julkaisuja tietovarannosta valitsemillaan hakukriteereillä. Akatemian järjestelmä lukee hakua vastaavat julkaisut VIRTA-julkaisutietopalvelusta REST-rajapinnan kautta. Rajapinta palauttaa tutkijalle ja palauttaa lomakkeelle hakua vastaavat julkaisut, joista tämä tutkija voi valita hankkeeseen liittyvät julkaisut tallennettavaksi hakemukselle tai raportille tallennettavaksi. Akatemian järjestelmään ei tuoda tuodaan VIRTA-julkaisutietopalvelusta tietoja muista kuin ainoastaan tutkijan itse valitsemista julkaisuista.

Julkaisutietojen poimiminen Katso ohjeet julkaisujen hakuun Suomen Akatemian rahoitushakemukselle VIRTA-julkaisutietopalvelusta vähentää merkittävästi raportoinnin edellyttämää tutkijan työmäärää, kun tietoja ei tarvitse syöttää käsin. VIRTA-julkaisutietopalvelussa tieto on yhteismitallisessa muodossa ja tutkimusorganisaatioiden tarkastamaa, joten se on myös käsin syötettyjä tietoja paremmin hyödynnettävissä. 

Mikäli tutkijan julkaisua ei ole vielä VIRTA-julkaisutietopalvelussa, tutkija voi lisätä ne Akatemian hankeraportille syöttämällä tiedot sähköiselle lomakkeelle. Näitä koskevat tiedot voidaan toimittaa Akatemiasta edelleen VIRTA-julkaisutietopalveluun, josta tiedot ovat edelleen hyödynnettävissä esimerkiksi tutkimusorganisaatioissa.

Hyödyllisiä linkkejä

• Julkaisutiedonkeruun tutkijaohjeistukset
• Julkaisujen haku Suomen Akatemian hakemukselle VIRTA-julkaisutietopalvelusta 

Miksi julkaisujani ei löydy?

Jos julkaisutietojasi ei löydy Akatemian lomakkeen julkaisuhaussa, siihen voi olla syynä jokin seuraavista:

1. Julkaisu on tehty muussa kuin VIRTAan tietoja toimittavassa organisaatiossa.
2. Julkaisu on ilmestynyt ennen vuotta 2011.
   
3. Julkaisun tekijätiedoissa on virhe tai tekijän nimi puuttuu julkaisusta.
   1. Voit tarkistaa, löytyykö julkaisua Tiedejatutkimus.fi-palvelusta.
   2. Voit tehdä Akatemian lomakkeella haun uudelleen julkaisussa esiintyvän tekijän nimellä.
   3. Tietojen oikeellisuudesta VIRTA-palvelussa vastaa tiedot toimittanut organisaatio. Voit olla yhteydessä oman organisaation julkaisutiedonkeruusta vastaavaan tahoon. Katso lista organisaatioiden VIRTA-yhteyshenkilöistä. 
4. Oma organisaatiosi ei ole vielä toimittanut julkaisujasi VIRTAan
   1. Voit tarkistaa, löytyvätkö tietosi kotiorganisaatiosi sivuilta ja olla yhteydessä oman organisaation julkaisutiedonkeruusta vastaavaan tahoon. Katso lista organisaatioiden VIRTA-yhteyshenkilöistä. 
   2. Osa organisaatioista päivittää tietoja VIRTAan päivittäin, osa harvemmin.
5. Julkaisuasi ei ole toimitettu VIRTAan, koska se ei ole tiedonkeruun vaatimusten mukainen.
   1. Julkaisukanavalla tulee olla esim. ulkopuolinen toimituskunta ja julkaisun tulee liittyä tutkimukseen. Katso julkaisutiedonkeruun tutkijaohjeistukset.

Mikäli tutkijan etsimiä julkaisuja ei ole vielä VIRTA-julkaisutietopalvelussa, ne voi syöttää käsin Akatemian hankeraportin sähköiselle lomakkeelle. Huom. Akatemian lomakkeelle syötetyt tiedot eivät siirry VIRTA-palveluun.

Palveluosoitteeseen

Academy of Finland and VIRTA: instructions for researcher 

DRAFT

This site compiles guidelines and documentation on the Academy of Finland's calls for applications. 

The guidance is primarily for researchers to help understand the connection between the Academy of Finland's calls for applications and VIRTA publication information service. This comprised instructions page aims to reduce the need for higher education institutions to maintain their own instructions. Higher education institutions may, however, have their own supplementary guidelines.

Use of VIRTA publication information at the Academy of Finland

Retrieving publication details from the VIRTA publication information service has been introduced in the Academy of Finland's project reporting in April 2017 and in the funding calls in September 2018. Before, the researcher entered their research project's publication information into the scientific report one publication at a time. The revised project reporting, introduced in 2017, utilizes publication data in the VIRTA publication information service so that researchers can automatically retrieve publication information for their project's scientific report.

When applying for funding, the researcher's previous scientific production is part of the project's scientific evaluation material. The researcher or the person entering the information searches the Academy's online services for publications from the data repository using search criteria of their choice. The Academy's system then reads publications corresponding to the search from VIRTA via REST interface. The interface returns publications corresponding to the search to the researcher, from which the researcher can select publications related to the project to be saved for the application. No information on publications other than those selected by the researcher is imported into the Academy's system from VIRTA publication information service.

Retrieving publication information from VIRTA publication information service significantly reduces the researcher's workload on reporting when the data does not have to be entered manually. In VIRTA, the information is in a commensurate form and checked by research organizations.

If the researcher's publication is not yet in the VIRTA publication information service, the researcher can add them to the Academy's project report by entering the information on an electronic form. Information on these can be forwarded from the Academy to the VIRTA publication information service, where the information can still be utilized, for example, in research organizations.

Useful links

• Publication data collection instructions for researchers
• How to search publications from VIRTA to the Academy of Finland's application

You can contact virta-julkaisutietopalvelu (at) csc.fiin case you have any questions or problems etc.voit lähettää kysymyksiä sekä ilmoitaa mahdollisista ongelmista.