Page History

...

1. Kokouksen avaus
   1. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.02 ja toivotti osallistujat tervetulleeksi vuoden viimeiseen Synergiaryhmän kokoukseen.
2. Asialistan hyväksyminen
   1. Puheenjohtaja esitteli kokouksen asialistan ja se hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
   1. Puheenjohtaja kävi lyhyesti läpi edellisen kokouksen muistion
      1. Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin.
4. Keskustelu korkeakoulujen systeemikyselystä (Teemu Seesto)
   1. Teemu Seesto
      1. Synergiaryhmä on tehnyt hyvää työtä oman alueensa tietojärjestelmien jäsentämisen ja tarkistamisen kanssa
         1. Synergiaryhmän rooli systeemikyselyssä voisi toimia mallina kaikkien vastuualueiden toimijoiden toiminnalle
      2. Systeemikyselyn toinen kierros tarkistusten jälkeen on käynnistynyt ja korkeakoulut ovat täyttämässä puuttuvia tietoja
         1. Aikaraja on torstaina 18.12.2014
         2. Tilanne näyttää oikein hyvältä
      3. Eräs haaste systeemikyselyn täyttämisessä on vastaamisvastuun henkilöityminen
      4. Tulokset antavat hyvän pohjan Lisenssi-SIG-ryhmän jatkotyölle esimerkiksi yhteishankintojen suunnittelussa
         1. IT-johtajilla on tähän toinen näkymä; toiminnan kehittäminen ja tehostaminen
      5. Opintohallinnolla on selkeä prosessinäkymä omaan alueeseensa
         1. Mikäli tuotteisiin saataisiin lisäksi hinnat, päästäisiin arvioimaan myös (osa)prosessien hintaa
      6. Osalla tietojärjestelmistä omistajuus ei ole selkeä ja niinpä sitä ei päästä sijoittamaan mihinkään prosessiin korkeakoulun toiminnassa
         1. Tähänkin haasteeseen pitäisi päästä vastaamaan tulevaisuudessa. 
      7. Nimikkeitä on tällä hetkellä noin seitsemänsataa
   2. Pihlajakoski
      1. Tiettyä tulkinnanvaraisuutta on vielä
         1. Osan opintohallinnon osaprosesseista voisi sijoittaa useampaan kyselyn luokkaan, ja tämä on ongelmallista
   3. Teemu Seesto
      1. Haasteita tuottaa nimikkeiden suuri määrä
   4. Petri Heinonen
      1. Kansalliseen viitearkkitehtuuriin kannattaa sitoa luokittelut
         1. Palveluluokitukseen tai prosessiluokitukseen 
      2. Kommentti, Seesto:
         1. Tässä pohjalla ei ole viitearkkitehtuuri, vaan benchmarking-selvityksessä tehty luokittelu
         2. Kysely on kehittynyt melko vapaasti, pohjalta löytyvät Lisenssi-SIG-ryhmän luokittelut
5. Ajankohtaista Opintopolku-palvelukokonaisuudesta
   1. Ajankohtaista Opintopolusta (Pekka Linna)
      1. Syksyn hakujen aikana havaitut puutteet ja ongelmat
         1. Näistä on tehty listauksia, jotka yhdistetään
         2. Ongelmat analysoidaan ja niihin luonnostellaan ratkaisut ja ratkaisun omistajat
         3. OPH:n vastuulla olevien asioiden kohdalla KSHJ:n ohjausryhmä tekee priorisoinnin opintohallinnon verkostoja kuultuaan
      2. Eila
         1. Rajapintamuutoksia
         2. Aikataulu
      3. Päivi Aho
         1. Tällä hetkellä siirretään opiskelijoiden tiedot hakukohteittain Opintopolusta korkeakoulun omaan järjestelmään
            1. Toivomuksena on, että kaikkien oppilaitokseen liittyvien opiskelijoiden tiedot voitaisiin siirtää kertasiirrolla
               1. Tämä on aikaisemmin ollut mahdollista
               2. Nyt täytyy tehdä 23 erillistä tiedonsiirtoa
   2. Opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautumisesta (Lauri Stigell)
      1. Organisointi
         
         1. Vastuiden siirtymä on käynnissä
         2. Projektiin on mm. määritysten tarkentamiseksi asetettu tukiryhmä, joka aloittaa toimintansa 17.12.
            1. säännölliset etäkokoukset
            2. työpajatyöskentelyä tarvittaessa
            3. Ryhmä on koottu ekosysteemeittäin
            4. Tarvittaessa kuullaan muita asiantuntijoita
         3. Ohjausyhmän asettaminen on käynnissä
      2. Korkeakoulujen kanssa tapahtuva viestintä
         
         1. Kehitystä hallitaan Jiran kautta
            
            1. Korkeakoulujen henkilöstö pääsee tarkastelemaan kehitysprojektin tietoja Jirassa
         2. Oili-infot jatkuvat viikoittain myös keväällä
      3. Aikataulut
         1. Kevään aikana tulevat uudet toiminnallisuudet toteutetaan maalis-huhtikuuhun mennessä (alustava aikataulu)
            1. Ajoituksen takana
               
               1. haun ja valinnan aikataulut; sekä
               2. opintotietojärjestelmien kehityksen rytmi
         2. Kevään "pääversion" valmistumisen jälkeen kehitystyö jatkuu tunnistettujen uusien ominaisuuksien toteuttamiseksi keskeytyksettä
         3. Roadmapissa alustava tehtävälistaus, jota tarkennetaan yhdessä asiantuntijaryhmän kanssa
      4. Tilannetieto
         1. Vajaat 5000 onnistunutta ilmoittautumista
      5. Opintopolusta ilmoittautumistietojen siirtäminen Oiliin ja edelleen korkeakouluihin:
         
         1. 19.12.2014 (vain opintopolussa virkailijoiden toimesta ilmoittautuneet)
         2. 8.1.2015 (vain opintopolussa virkailijoiden toimesta ilmoittautuneet)
         3. 16.1.2015 (kaikki)
      6. Raporttipalvelu
         1. Palveluun toteutetaan 19.12. mennessä excel-tiedoston viereen json-tiedosto Winha-ammattikorkeakouluilta tulleeseen pyyntöön vastaamiseksi
6. Synergiaryhmän vuoden 2015 puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta
   1. Sari Pulkkinen: Päivi Lignell puheenjohtajaksi.
      1. Päivi Lignell: Olen käytettävissä.
      2. Päivi Lignell valittiin Synergiaryhmän puheenjohtajaksi vuodelle 2015.
   2. J-P Pihlajakoski: Päivi Aho varapuheenjohtajaksi
      1. Hannele Husa: Myöskin Päivi Ahoa esittäisin.
      2. Päivi Aho: Olen käytettävissä
      3. Päivi Aho valittiin Synergiaryhmän varapuheenjohtajaksi vuodelle 2015.
7. Synergiaryhmän kokousajat kevät 2015
   1. Työpajojen määrä
      1. Sovittiin, että keväällä järjestetään kaksi työpajaa
   2. Asian jatkovalmistelu
      1. Sovittiin, että ensin sijoitetaan työpajat ja sitten näiden perusteella ACP-istunnot
8. Toimintasuunnitelma
   1. Jukka Kohtanen
      1. Haasteellinen tilanne: opiskelija otetaan kandi-maisteriin mutta selviää, että tällä onkin jo kandi; mikä on jäljellä oleva opintoaika?
         1. Voisiko Synergiaryhmä tunnistaa tällaisia ongelmakohtia ja valmistella (yhteistyössä opintohallintoverkostojen tai näiden alaisten erityisryhmien kanssa) näihin liittyvän ehdotuksen
9. KOOTuki-ryhmän kokous (Pekka Linna)
   1. KOOTuki-ryhmä kävi läpi Synergiaryhmän Seinäjoen työn tulokset
      1. Tuloksia pidettiin lupaavana
         
      2. Tuloksista toivotaan pelkistettyä esitystä
         
      3. Yhteiset sopimukset KOOTuki-ryhmä antaa Tietohallinto ja ICT -ryhmälle julkaistavaksi
   2. KOOTuki-ryhmä keskusteli käynnistymässä olevasta EMREX-projektista
      1. EMREX-projekti tähtää opintosuoritustiedon keveään sähköiseen siirtämiseen korkeakoulusta toiseen
      2. Projektipäällikkö Mats Lindstedtille todettiin, että
         1. hanke on kiinnostava;
         2. opiskelijoiden tunnistaminen (mäppääminen) tulee olemaan haaste; sekä että
            
         3. hankkeeseen osallistuvien korkeakoulujen tulee saada tietää hankkeen vaikutuksista noin vuotta ennen osallistumistaan
   3. KOOTuki-ryhmä keskusteli OKM:n Ilmari Hyvösen kanssa
      1. Keskustelussa korostui
         1. tarve selvittää sanasto- ja käsitetyön kokonaisuutta korkeakouluissa ja korkeakoululaitoksessa; sekä
            
         2. korkeakoulujen ja niitä edustavien verkostojen riittämätön vaikutusvalta kansallisissa hankkeissa
   4. KOOTuki-ryhmän www.sivut
      1. eduunissa: https://tt.eduuni.fi/sites/kity/SitePages/KOOTukihome.aspx
      2. Luonteeltaan tällä hetkellä yleisesittelyä
         1. Päätösmuistiot julkisia, niiden jakelu verkostojen kautta 
         2. Tarvittaisiinko päätösmuistiot tuonne www-sivulle?
            
10. OKSA-sanastotyö (Suvi Remes)
    1. OKSA-ryhmällä on ollut kokous
    2. Sanasto- ja käsitetyöstä on käyty keskustelua KOOTuki-ryhmässä ja OPI-koordinaatistolle on annettu tehtäväksi muodostaa kokonaiskuva
    3. OKSA-ryhmän ja sanastotyön jatkosta käydään keskustelua OKM:ssä; jatkunee kuten ennen
       
11. Muut asiat
    1. Perusrekisterin ja Pakin esittely (Lauri Stigell)
       1. Projektit
          
          1. Projekteissa tuotetaan uusia toiminnallisuuksia Peppi-ekosysteemiin; toteutustapa kuitenkin "ekosysteemiriippumaton"
             1. Pakki-projekti: eHopsin ja opintojen etenemisen toiminnallisuuksia opettajan/ohjaajan työpöydälle sekä opiskelijan työpöydälle
             2. Perusrekisteri-projekti: opiskelija-, suoritus- ja tutkintotietojen hallinta sekä toiminnallisuuksia opettajan/ohjaajan, korkeakoulupalveluiden / pääkäyttäjän ja opiskelijan työpöydille
                
       2. Tilaisuus
          1. Projekteja ja niissä kehitettäviä järjestelmiä esitellään tilaisuudessa 29.1.
             1. Ohjelma: https://wiki.metropolia.fi/display/perusrekisteriprojekti/2015_01_29_Perusrekisteri-+ja+Pakki-projektien+esittelytilaisuus
                
             2. Ilmoittautumislomake https://elomake.metropolia.fi/lomakkeet/12639/lomake.html
                
    2. Tapahtumakalenterin päivitys
       1. Puheenjohtaja kehotti kaikkia osapuolia lisäämään tapahtumakalenteriin tiedot tulevista tapahtumista
          
12. Kokouksen päätös
    1. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.32.
    2. Kaikki kiittelivät puheenjohtajistoa ja toisiaan ja toivottivat hyvää uutta vuotta.