VIRTA-julkaisutietopalveluun on mahdollista tuoda myös vanhoja, ennen VIRTA-julkaisutietopalvelua tai julkaisutiedonkeruuta tehtyjä, julkaisuja joko ensimmäistä kertaa, tai uudelleen korvatakseen vanhoja julkaisutietoja.
Ensimmäisessä tapauksessa organisaatiolla saattaa olla omassa julkaisurekisterissään tai tutkimustietojärjestelmässään vanhempia, ennen julkaisuvuotta 2011, tehtyjä julkaisuja. Näiden saattaminen VIRTA-julkaisutietopalveluun mahdollistaa niiden hyödyntämisen ulkoisissa palveluissa, esimerkiksi Suomen Akatemian verkkoasioinnissa.
Toisaalta organisaatio saattanut myös vaihtaa julkaisurekisteriä tai tutkimustietojärjestelmää, jonka myötä muutoksien teko VIRTA-julkaisutietopalveluun on vaivalloista vanhemmille julkaisuille, mikäli vanhaa organisaation asettamaa <JulkaisunOrgTunnus> ei ole enää helposti saatavilla. Myös näissä tapauksissa voi olla tarpeen tuoda uudelleen jo aiemmin VIRTA-julkaisutietopalveluun tuotuja julkaisutietoja.
Huom! kummassakaan tapauksessa julkaisutiedot eivät saa ilmoitusvuotta (tarkemmin Ilmoitusvuoden luominen tietovarannossa) eivätkä ne siten ole osa julkaisutiedonkeruuta tai huomioida takautuvasti esim. Vipusen vuositilastoissa.
Molemmissa tapauksissa prosessi on seuraava:
Prosessi
- Organisaatio lähettää vanhoja julkaisutietoja sisältävän XML-siirtotiedoston tai tiedon, mistä tuon tiedoston voi ladata, CSC:lle osoitteeseen virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi
- Organisaatio ilmoittaa minkä vuoden julkaisuista on kyse. CSC tarkistaa tiedoston myös, mutta yhteisymmärrys on tärkeää, jotta kannasta ei poisteta vääriä julkaisuja (kts. kohta 3).
- CSC validoi tiedoston
- mikäli validi niin jatketaan
- mikäli vain vähän puutteita, niin CSC voi korjata tiedoston validiksi mikäli organisaatio antaa siihen luvan ja mennään eteenpäin
- mikäli paljon systemaattisia virheitä, niin CSC palauttaa tiedoston organisaatioon kertoen mitä virheitä esiintyi
- CSC poistaa Virrasta organisaation ne julkaisutiedot, joiden tilalle ollaan tuomassa uudestaan julkaisutietoja. HUOM! tämän takia on tärkeä tietää, minkä vuoden julkaisuista on kyse, jotta kannasta ei poisteta liikaa julkaisuja
- CSC lataa julkaisutiedot kantaan.
- CSC ilmoittaa organisaatiolle, että lataus on valmis
Tarkistukset ja koodistot
Vanhojen julkaisutietojen kohdalla VIRTA-julkaisutietopalvelun tekemiä tarkistuksia (tarkemmin Julkaisun tila) on kevennetty niin, että vanhoille julkaisutiedoille tehdään vain seuraavat tarkistukset:
| Virhekoodi | Kuvaus |
|---|---|
| org_tun | Organisaatiotunnus puuttuu tai ei vastaa koodistoa |
| xml_orgtun | Yksi XML-tiedosto saa sisältää vain yhden organisaation tietoja |
| jorg_tun | Julkaisun organisaatiokohtainen ID puuttuu |
| xml_jorg_tun | Yhdessä XML-tiedostossa julkaisun organisaatiokohtainen tunnus voi esiintyä vain yhdessä julkaisussa |
| jvuosi | Julkaisuvuosi puuttuu tai väärin muotoiltu |
| jnimi | Julkaisun nimi puuttuu |
| kaikki_tekijat | Tekijätiedot puuttuvat |
| julk_ilm_-1 | Julkaisun tilaksi annettu -1, ei siirretä tietovarantoon (JulkaisunTilaKoodi) |
Tämän lisäksi vanhoista julkaisutiedoista tarkistetaan niiden sisältämien koodien arvot, joiden tulee täsmätä käytössä oleviin VIRTA-julkaisutietopalvelun koodistoihin. Koodistoihin liittyen käytössä ovat seuraavat tarkistukset:
| Virhekoodi | Kuvaus |
|---|---|
| jmaa_koodi | Julkaisumaa ei vastaa koodistoa |
| jkieli_koodi | Julkaisukieli ei vastaa koodistoa |
| tala_koodi | Tieteenala ei vastaa koodistoa |
| kala_koodi | Koulutusala ei vastaa koodistoa |
| kv_koodi | Tieto kansainvälisyydestä ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_kv_koodi | Tieto kv. yhteisjulkaisemisesta ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_shp_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta shp:n kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_tl_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta tutkimuslaitoksen kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_muu_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta muun org. kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| yj_yritys_koodi | Tieto yhteisjulkaisemisesta yrityksen kanssa ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| avoin_koodi | Tieto avoimesta saatavuudesta ei vastaa koodistoa |
| rintal_koodi | Tieto rinnakkaistallentamisesta ei vastaa koodistoa (0 tai 1) |
| tek_lkm | Tekijöiden lukumäärä on väärin muotoiltu (pitää olla välillä 1-50) |