Tehtävä: Työryhmä ideoi tapoja eri tutkimusorganisaatioiden olemassa olevien tai syntyvien tutkimusaineistoja kartoittamiseksi.
Mietimme konsepteja, jotka todennäköisesti toteutetaan hieman eri tavalla eri tutkimusorganisaatioissa.
| Nimi | Organisaatio | Sähköpostiosoite |
| Miki Kallio | OY | miki.kallio@oulu.fi |
| Juuso Marttila | JY | juuso.h.marttila@jyu.fi |
| Seliina Päällysaho | SeAMK | seliina.paallysaho@seamk.fi |
| Tomi Rosti | UEF | tomi.rosti@uef.fi |
| Anne Sunikka | Aalto-yliopisto | anne.sunikka@aalto.fi |
| Hannele Keckman-Koivuniemi | FSD | hannele.keckman-koivuniemi@tuni.fi |
| Joona Koiranen | Metropolia Amk | joona.koiranen@metropolia.fi |
| Liisa Hallikainen | LY | liisa.hallikainen@ulapland.fi |
| Toni Raja-Hanhela | Lapin yliopisto | toni.raja-hanhela@ulapland.fi |
| Manna Satama | Suomen Ateenan-instituutin säätiö sr | manna.satama@gmail.com |
| Turkka Näppilä | TAU | turkka.nappila@tuni.fi |
| Petri Tonteri | TAU | petri.tonteri@tuni.fi |
| Anne Holappa | Suomen tekijänoikeudellinen yhdistys | anne.holappa@copyrightsociety.fi |
| Anttoni Lehto | Turun ammattikorkeakoulu | anttoni.lehto@turkuamk.fi |
| Juhani Naskali | Turun yliopisto | juhani.naskali@utu.fi |
| Meri-Tuulia Kaarakainen | Turun yliopisto | merluo@utu.fi |
| Olli-Pekka Kaurahalme | Turun yliopisto | olli-pekka.kaurahalme@utu.fi |
| Erkki Nurmi | Taideyliopisto | erkki.nurmi@uniarts.fi |
| Minna Zechner | Lapin yliopisto | minna.zechner@ulapland.fi |
| Leena Tonttila | Turun yliopisto | leena.tonttila@utu.fi |
| Päivi Kanerva | Turun yliopisto | paivi.kanerva@utu.fi |
| Jukka Rantasaari | Turun yliopisto |
Kokemuksia tiedon keräämisestä oman organisaation tutkimusdatasta
| Organisaatio | Kuvaus tiedonkeruusta | Mikä onnistui ? | Mitä parannettavaa? |
|---|---|---|---|
| Aalto-yliopisto (2013) | IT oli vastuussa tästä tiedonkeruusta. Haastattelu, kyselyjä ja workshop laitosten IT-vastuuhenkilöiden kanssa tutkimuksen vaatiman tallennustilan tarpeesta (tietotyypit, määrät, eritysvaatimukset) | Parempi ymmärrys tutkimuksen tarpeista. Tulokset johtivat uuteen tutkimukselle suunnattuun tallennuspalveluun. | |
Aalto-yliopisto (2015) | IT oli vastuussa tästä tiedonkeruusta. Kysely tallennuspalveluiden (myös pilvipalveluiden käytöstä ja suojatun tiedon jakotarpeesta) | Tulokset eivät varsinaisesti johtaneet toimenpiteisiin. | |
Aalto-yliopisto (2019) | IT on vastuussa tästä tiedonkeruusta. Haastatellaan Aallon "huippututkijoita" ja pyydetään palautetta palveluista. Keskustellaan myös datanhallinnasta ja siitä, noudattaako tutkimusryhmä datahallinnan periaatteita. | Saadaan heti tunne siitä, tunteeko proffa datanhallintaa. Saadaan tietoa datoista ja missä ne sijaitsevat. | Tutkijat ovat epämääräsiä vastauksissaan. Parasta olisi yhdistää haastattelu ja kysely, mutta se olisi todennäköisesti liian työlästä kiireisille tutkijoille. |
Tampereen yliopisto (2018) | Tietosuojavastaava ja asiakirjahallinnon asiantuntija olivat vastuussa tästä tiedonkeruusta. Laajalla verkkokyselyllä selvitettiin tutkijoiden hallussa olevia aineistoja, erityistarkoituksena selvittää henkilörekisterit. Vastaavantyppinen kysely toteutettiin myös entisessä Tampereen teknillisessä yliopistossa. | Johdon ohjeistuksesta huolimatta kattavuus jäi vajavaiseksi. Kyselylomake oli liian laaja ja huolellisesta suunnittelusta huolimatta sen sisällöstä heräsi vielä runsaasti kysymyksiä. | |
Tampereen yliopisto (2017-19) | Tietohallinto selvitti tutkimuksen erityisiä IT-tarpeita haastattelukierroksella eri yksiköissä (myös entinen TTY). | Syntyi selkeä käsitys mm. datanhallinnan tarpeista ja kehittämiskohteista. Kehitystyö myös aloitettiin. | |
| Turun yliopisto (2018-2019) | Tutkimuksen IT toiminto toteutti vuonna 2018 tietosuojaihmisille tutkimusdatainventaariotietokannan, jonne tutkijoita on kehotettu ilmoittamaan etenkin henkilötietoja sisältävät tutkimusaineistonsa. Tällä hetkellä tietokantaan on ilmoitettu vajaat 250 aineistoa. IT-palvelut pitää lisäksi yllä kirjanpitoa tutkimusaineistoille tilatuista verkkolevyalueista. Nämä tietolähteet toimivat lähtötietoina parhaillaan kehitettävälle metadatatietokannalle, jonka kautta saadaan jatkossa tieto Turun yliopiston tutkijoiden käytössä olevista ja etenkin sen tallennusalustoille talletetuista aineistoista sekä tarjotaan tutkijoille mahdollisuus kuvailla omat aineistonsa, avata ne joko yliopiston sisäiseen tai julkiseen aineistoportaaliin sekä selailla julkisesti tai sisäisesti avattuja aineistojen metatietoja. Lisäksi Kirjaston tutkimuksen palvelut ja Tutkimuksen IT haastattelivat 2018-2019 jatko-opiskelijoita, heidän ohjaajiaan sekä biostatistikkoja datanhallinnan periaatteista, käytännöistä, merkityksestä ja osaamistarpeista. Selkeään tarpeeseen suunniteltiin ja toteutettiin Turun yliopiston tutkijakouluun (UTUGS) moniammatillinen "Basics of Research Data Management" (BRDM) seitsemän viikon, 3 opintopisteen kurssin, joka kattaa datanhallinnan vaiheet tutkimussuunnitelmasta datan pitkäaikaissäilytykseen/tuhoamiseen. Kurssi on suunnattu tohtorikoulutettavien lisäksi myös post doc -tutkijoille. | Inventory toteutettiin nopealla aikataululla onnistuneesti. Datanhallinnan haastattelut antoivat hyvää tietoa datanhallinnan tilasta ja osaamisesta. BRDM-kurssi: Todettuun tarpeeseen suunniteltu koulutus on saanut runsaasti kiitosta ja se järjestetään toiseen kertaan laajennettuna ja yhteistyössä Åbo Akademin kanssa keväällä 2020. Kurssin suunnittelu ja toteutus yhdisti tiedekuntien tutkijat, opettajat sekä monet yliopiston tutkimuksen tukipalveluja tuottavat tahot kuten kirjaston, biostatistikot, IT-palvelut, lakiasiat, tietosuojavastaavan toimiston ja Clinical Research Centren. Lisäksi kurssin toteutukseen osallistui asiantuntijoita CSC:ltä. | Toimiakseen ja pysyäkseen ajantasalla, aineistojen synnystä kertovat prosessit tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida osaksi metadatapalvelua, mihin tällä hetkellä IT-palveluissa tehtävä työ tähtää. Aineistojen inventointi osoitti selvästi, etteivät kaikki tutkijat motivoidu täyttämään tämänkaltaisia tietoja, jonka takia alustavien tietojen automaattinen syntyminen on tärkeää kokonaiskuvan saamiseksi. BRDM-kurssia kehitetään analysoimalla edelleen haastatteluja, ennakko- ja jälkikyselyjä sekä kurssipalautteita. Kurssille tulee lisää mm. neljäs opintolinja, yleisluento ja workshopeja. Kurssi suunnitellaan yhteistyössä Turun yliopiston ja Åbo Akademin asiantuntijoiden kanssa. Haastattelututkimuksen tuloksia ja BRDM -kurssia esiteltiin kesällä 2019 LIBER-konferenssissa Dublinissa ja IATUL-konferenssissa Perthissä, Australiassa |
| Tampereen yliopisto (2017) | OKM:n kysely merkittävistä tutkimusaineistoista ja niiden pitkäaikaissaatavuudesta. Tietoarkiston aineistopalvelu kokosi Tampereen yliopiston vastaukset | Kattavuus jäi vajavaiseksi. Tietoarkistoon saatujen vastauksien perusteella vaikutti siltä, että vastaajat mieltävät tutkimusdataksi useimmiten määrällisen/tilastomatemaattisen aineiston. Laadullisia aineistoja kerätään paljon, mutta saamissamme vastauksissa ei niitä paljon mainittu. Arviota aineistojen vaatimasta tallennustilasta oli mahdoton tehdä. | |
| Itä–Suomen yliopisto | Tutkimusaineistokysely | Kysely vastaanotettiin hyvin, kun kyselyn lähetteeseen saatiin rehtorin päätös aineistojen kuvaamisesta. | Kyselystä jäi tiedekunta ja laitostason tiedot kysymättä, joten niitä jouduttiin yhdistelemään jälkikäteen. Kattavuus melko hyvä - toki joitakin aloja jäi vähän ohuemmaksi. Joistakin aineistoista tuli tietoa vain sähköpostitse. |
| Tampereen ylopisto | Yliopiston kirjasto keräsi Tampereen yliopiston avoin tiede -kyselyn 2017 (http://urn.fi/urn:nbn:fi:fsd:T-FSD3221). Sillä kartoitettiin tutkijoiden näkemyksiä avoimesta julkaisemisesta ja tutkimusaineiston avaamisesta. Kyselyssä pyrittiin selvittämään, millaisia avoimuuden käytäntöjä Tampereen yliopistossa on ja miten tähän liittyviä palveluja tulisi kehittää. Havaintoyksikköjen valitsemisessa käytettiin Tampereen yliopiston tietohallinnon kokoamaa listaa Tampereen yliopiston tutkijoista. Kysely lähetettiin sähköpostitse 1300 tutkijalle. Lisäksi kyselyä markkinoitiin Tampereen yliopiston intranetissä, jatko-opiskelijoiden työpöydällä ja kirjaston kotisivulla. Vastauksia kyselyyn saatiin 146. | ||
| Oulun yliopisto | Aikaisemmin tietohallinnon tutkimuksen IT pyytänyt tietoja aineistoista, lähetetty kyselyitä jne, mutta tulos on ollut laiha. Tavoitteena ollut datan määrän kartoittaminen. Myöskään PAS-tiedonkeruu ei onnistunut hyvin. Keväästä 2019 data-asiantuntijat kiertäneet ovelta ovelle, pitäneet infoja ja lähettäneet sposteja. | Nyt näyttää edistyvän hyvin. | Kerättävät kuvailutiedot olisi pitänyt määritellä yksiselitteisemmin. Malli on Qvaimesta. |
Seinäjoen ammattikorkeakoulu (2016) | SeAMKissa haastateltiin 12 projektipäälikköä alukuvuodesta 2016. Tavoittena oli selvittää, millaisia tutkimusaineistoja ja tuloksia SeAMKin TKI-hankkeissa syntyy, miten niitä hallitaan ja millaisia näkemyksiä | Havaittiin, että TKI-työssä syntyy paljon erilaisia aineistoja ja tuloksia. Osalla niistä on myös kaupallista potentiaalia, jota ei kuitenkaan saada tehokkaasti vietyä käytäntöön. Projektipäälliköiden osaaminen liittyen esim. aineistojen avaamiseen on vielä melko vähäistä. | |
Seinäjoen ammattikorkeakoulu (2018- ) | SeAMKin virallisissa TKI-toimintaohjeissa määritellään seuraava: Hankkeessa kerättyjen tutkimuksellisten aineistojen kuvailutiedot tallennetaan REPOn Aineistot-tietokantaan. Lisäksi varsinaiset aineistot (esim. kysely- ja mittausaineistot, haastattelulitteroinnit) toimitetaan tutkimuspäällikölle tallennettavaksi SeAMKin suljettuun data-arkistoon. | Tällä hetkellä tietokannasta löytyy yli 50 aineiston metatiedot (https://www.seamk.fi/aineistot/) | Projektipäälliköt eivät aina muista kirjata kerättyjen aineistojen kuvailutietoja tietokantaan. Lisäksi kuvailu ei ole aina tehty parhaalla mahdollisella tasolla. Tähän tarvitaan lisää ohjeistusta. |
11.9 kokouksen muistiinpanot
Läsnä: Manna, Turkka, Hannele, Tomi, Erkki, Liisa, Petri, Päivi, Juhani, Miki
Agenda:
- Käydään läpi työryhmän aloituskysely
- Kiteytetään ryhmän tavoite ja toivotut tulokset: Pohditaan tapoja kartoittaa jo olemassa olevia aineistoja, mutta keskitytään miettimään prosesseja ja palveluja, joiden avulla saamme tiedot aineistoista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta jälkikäteiskartoituksia ei tarvita.
- Mietitään aikataulua. Pyritään saamaan selvitys valmiiksi kevään 2020 aikana.
- Käydään läpi jo toteutettuja kyselyjä ja tapoja selvittää aineistoja organisaatioissa.
1.10 työryhmätapaaminen (työryhmäpäivä)
Läsnä: Manna, Hannele, Juuso, Turkka, Olli-Pekka, Meri-Tuulia
Agenda: Keräämme idoita aineistojen kartoittamiseen.
8.11. työryhmätapaaminen (verkko)
Läsnä: Manna, Hannele, Juuso, Turkka, Petri, Tomi, Liisa, Selena, Joona, Meri-Tuulia, Miki
Agenda: Käymme läpi edellisen tapaamisen ideat ja suunnitellaan jatkoa
Keskustelua tutkijoille suunnatuista palveluista eri yliopistossa, varsinkin DMP-palvelut ja tallennuspalvelut. Todettiin, että tarvitaan edelleen yhteistyötä tieteenala spesifisten DMP ohjeiden tekemisessä
Sovittiin, että jatkamme työryhmän työtä keskittymällä neljään eri osa-alueeseen:
- Dynaamiset DMP:t (Juuso). Tästä voisi muodostaa oman työryhmän jatkossa
- Tiedonkeruu datan tallennustilaa haettaessa (Anne ja Juuso)
- HR:n datainventaario tutkijan aloittaessa tai lähtiessä (Anne, Maria R ja Petri)
- Vanhojen datojen kerääminen, varsinkin PAS:n näkökulmasta (Turkka, Hannele ja Miki)
Tavataan seuraavan kerran verkossa to 21.11 klo 10 - 12
21.11 työryhmätapaaminen (verkko)
Läsnä:
Agenda: Käymme läpi viime kerralla sovittujen tehtävien selvitykset ja suunnittelemme avoimen tieteen syyspäivien 26.11 esitystä
- Vanhojen datojen kerääminen, varsinkin PAS:n näkökulmasta ja PAS prosessi (Turkka, Hannele ja Miki): Selvitys
- HR datainventaariolomake (Anne, Maria R ja Petri): Lomake
- Tiedonkeruu datan tallennustilaa haettaessa (Anne ja Juuso):
| Tutkimusorg | Kysymykset tallennustilaa haettaessa | Muutoin | Mitä pitäisi kysyä? |
|---|---|---|---|
| Aalto | Kysymykset koskevat teknistä ylläpitoa: Mistä verkoista pitää päästä? · Millä käyttöjärjestelmillä käytetään? (mac, windows, linux) o Millä järjestelmällä säädetään tiedosto-oikeudet (Windows / Unix) · Käytetäänkö oletusvarmuuskopioita vai muokataanko varmuuskopiomenettelyä? · Kuinka paljon kapasiteettia? · Kenelle annetaan pääsyoikeudet dataan (luku/kirjoitus)? | Rahoitushakemukset tallennetaan Aalto project listalle ja siinä yhteydessä kysytään henkilötietoja sisältävästä datasta. Tieto menee juristeille. | Onko henkilötietoja tai muuta sensitiivistä data? Tilaa RDM session RDM-asiantuntijaltasi kuullaksesi parhaita datahallinnan käytäntöjä. |
- Dynaamiset DMPt (Juuso)
Draft syyspäivien esityksestä
26.11 työryhmätapaaminen (Avoimen tieteen syyspäivät) klo 14.30 huone 401
Läsnä:
Agenda:
11.12 työryhmätapaaminen (verkko)