Kysymyksiä & vastauksia

Kysymysten vastaustapoja on useita ja ne on toteutettu eri kyselyiden tarpeisiin, mutta ovat kaikkien käytettävissä. Vastaustapoihin kannattaa tutustua ja löytää organisaationne tarpeisiin sopivat. Opetushallituksen ohjeessa avattiin jonkun verran vastaustapoja, ohje löytyy täältä: Kyselyiden käyttöönotto

Jos sopivaa asteikkoa ei löydy, voitte näppärästi luoda sellaisen monivalinta-vastaustavan avulla seuraavasti:

• valitse vastaustavaksi Monivalinta
• lisää tarvitsemasi vastausvaihtoehdot
  (lisää vaihtoehtoja saat klikkaamalla "Lisää vaihtoehto +")
• kun olet kirjoittanut kaikki tarvitsemasi vaihtoehdot kieliversioineen
  --> klikkaa "Tallenna asteikko"
• voit nimetä asteikon haluamallasi tavalla ja ladata sen jatkossa mille tahansa organisaationne kysymykselle, jonka vastaustapa on monivalinta
  
  huom! Tällä hetkellä (6.6.2018) tallennettuja asteikkoja ei voi poistaa, mutta tähän tulossa korjaus.

Tässä vielä Amispalautekyselyiden asteikon kieliversiot hyödynnettäviksenne:

Tässä kannattaa hyödyntää kysymyksen omaa selitettä. Sen saa käyttöön vastaustavan valitsemisen jälkeen. Kysymyksen ja sen kieliversioiden alla on teksti "Lisää kysymykselle selite". Kannattaa kokeilla.

Tuollainen kysymys on raskas tehdä, mutta onnistuu seuraavasti:

• kysymysryhmät -välilehti --> "Luo uusi kysymysryhmä"
• poista ruksi kohdasta "Vastaus on pakollinen"
• valitse kysymyksen vastaustavaksi Monivalinta
• lisää kysymysteksti ja kieliversiot
• valitse valintojen maksimimäärä (eli kuinka moneen kohtaan opiskelija voi ruksia vastauksen)
• täytä vastausvaihtoehdot kieliversioineen
• lisää vastausvaihtoehtoja saat klikkaamalla "Lisää vaihtoehto"
• kun kysymys ja vastausvaihtoehdot on lisätty --> klikkaa "Lisää kysymys"
• muistathan myös tallentaa kysymysryhmä!

Valtakunnallista raportointia varten toimipistetietoa ei tarvita. Jos toimipisteittäin tehtyä raportointia tarvitaan organisaationne sisällä toiminnan kehittämiseen, kannattaa tieto lisätä vastaajatunnuksiin. Tähän on tarjolla mm. seuraavat vaihtoehdot:

- Vastaajatunnuksiin lisäämällä saatte tiedon virkailijatyönä oikein --> käytettävissä CSV-raportilla ja myöhemmin Arvon muussa raportoinnissa järjestelmän sisällä.

- Omana kysymyksenä opiskelijoilta, saatte opiskelijoiden itsensä antamaa tietoa. Voi olla virheitä, mutta tieto kulkee vastausten mukana myös automatisoiduissa linkeissä (vaikka eHOKS-tietojen mukana ei alkuun toimipistettä olisi mahdollista saada taustatiedoksi).

- Kyselykertojen rakentaminen toimipaikoittain --> käytettävissä kyselykertaraportteina, mutta tieto ei näy CSV-tiedostolla, eikä automatisoinnin jälkeen ole enää vastaajan tiedoissa mukana.

Eli suosittelisin, että jos tarvitsette toimipistetietoa, teette uudet kyselyt 1.7.2019 alkaen ja lisäätte ajantasaisen toimipistekysymyksen kyselyn loppuun. Lisäksi voitte lisätä toimipistetiedon myös vastaajatunnuksia tehdessä. Wikistä löytyy ohjeet kyselyn kopioimiseksi, jos tähän päädytte: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=68258697

Omia kysymyksiä ei olisi tarkoitus muutella kuin erikoistapauksissa (virheet, organisaatiomuutokset, tms). Ne tulisi muotoilla niin, että aikasarjat jatkuisivat niidenkin raportoinnissa. Periaate on, että jos kysymyksiin (mihin vain kysymyksiin) tehdään muutoksia, tulee tehdä uudet kyselyt.

Uudet kyselyt saa helposti käyttöön kopioimalla voimassaolevat. Ohje: Kyselyiden käyttöönotto (kts. kohta Kyselyt rahoituskauden vaihtuessa).

Ennen kuin koulutuksenjärjestäjä voi ottaa automatisoinnin käyttöön, valmius käyttöönottoon tarkistetaan sekä eHoksin (OPH) että Arvon (CSC) osalta (eli että eHoksiin & Koskeen siirtyy tarvittavia tietoja koulutuksen järjestäjältä ja että Arvossa on oikealla lailla kyselyt olemassa). Kaikille koulutuksen järjestäjille on luotu Arvo-järjestelmään valmiiksi automaattikyselyt sekä näiden alle automaattikyselykerrat, eli näiden osalta koulutuksen järjestäjän ei tarvitse tehdä toimenpiteitä. Olet ymmärtänyt ihan oikein, että automaattikyselyihin liittyy vain yksi automaattikyselykerta. Mikäli automaattikyselyyn on tulossa omia lisäkysymyksiä, niiden luominen sekä liittäminen automaattikyselyyn on koulutuksen järjestäjän vastuulla.

Kannattaa siis miettiä nyt, millaisia omia kysymyksiä teillä mahdollisesti on/tulee olemaan, ja tarvitseeko niitä muuttaa automatisointiin siirtymisen myötä. Jotkut ovat esimerkiksi rakentaneet kyselykerrat toimipisteen tms. mukaan, joten kun tuo tieto "häviää" sen mukana, kun kyselykertoja ei enää tule useampia, niin omiin kysymyksiin saattaa olla järkevää lisätä sellaista tietoa, jota kyselykerrat ovat tuottaneet. Tämä siis esimerkkinä, että tällaiset asiat ovat teidän pohdittavananne nyt ennen automatisointia. Sekä tietenkin sen tarkistaminen, että tietojanne siirtyy eHoksiin ja Koskeen säännöllisesti ja riittävästi. Lisäksi halukkuudesta siirtyä automaattisiin kyselyihin pitäisi ilmoittaa osoitteeseen: arvokyselyt@oph.fi

Mikäli teillä on tarve luoda vastaajatunnuksia tälle kaudelle (2019-2020) ennen automatisoinnin käyttöönottoa, sen voisi tehdä joko olemassa olevaan kyselyyn tai uuteen kyselyyn, jonka voi luoda kopioimalla olemassa oleva, ks. lisäohjeita täältä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=68258697. Tähän vaikuttaa hieman se, miten vastauksia halutaan raportoida: vastausten kerääminen vanhaan kyselyyn (olemassa oleviin kyselykertoihin tai vanhan kyselyn alle luotuihin uusiin kyselykertoihin) on helppoa ja tulokset kertyvät esim. samaan csv-tiedostoon viime kauden vastausten kanssa. Vastausten erotteleminen eri kausiin täytyy kuitenkin tehdä esim. csv-tiedostossa vastauspäivämäärän avulla, ja tämä voi olla haastavaa, sillä ei voi esim. tietää, onko 20.7. annettu vastaus 30.6.19 luotuun linkkiin vai 10.7.19 luotuun linkkiin. Mikäli luo kokonaan uuden kyselyn, uuden kauden tulokset voi olla helpompi erotella omaksi joukokseen. Tämä joukko voi myös olla helpommin yhdistettävissä siihen vastaajajoukkoon, joka alkaa kertyä uusiin automaattikyselyihin (ainakin siten, että yhdistää kahden csv:n tiedot - Arvon sisäisillä perusraporteilla kahden kyselyn yhdistely ei taida nykyratkaisussa onnistua). Mutta tähän "siirtymäkauteen" ei ole yhtä oikeaa tapaa, eli kannattaa pohtia, mikä ratkaisu sopisi omiin raportointikäytäntöihin parhaiten. Ja vastailen kyllä, mikäli tähän liittyen heräsi kysymyksiä.

eHOKSiin päin tulevan tiedonsiirron tekniikalla ei ole väliä opiskelijapalautteiden automatisoinnissa. Keskeisin asia on, että eHOKSista löytyy palautteiden automatisoinnissa hyödynnettävät tiedot linkin luomisen hetkellä.

Automatisoitu HOKS-tietojen tiedonsiirto opintohallintojärjestelmästä eHOKSiin toisi ehkä koulutuksen järjestäjän kannalta varmuutta tietojen siirtymiseen eHOKSiin. Nythän ilmeisimmin suurimmalla osalla koulutuksen järjestäjiä opintohallintojärjestelmässä käyttäjän täytyy laittaa tiedonsiirto liikkeelle erikseen. Opiskelijapalautteiden automatisoinnin voi kuitenkin ottaa käyttöön, vaikka tiedonsiirto eHOKSiin ei olisikaan automatisoitua. Koulutuksen järjestäjän on kuitenkin hyvä varmistua siitä, että laadituista HOKSeista tiedot siirretään eHOKSiin ilman isompia viiveitä. Toimivat käytännöt oppilaitoksessa korostuu tässä silloin, kun tiedonsiirto vaatii käyttäjän tekemän toiminnon. Jos tiedonsiirto unohtuu, palautteen automatisointi muodostuu haastavaksi.

Palautteiden automatisoinnin valmiuksien tarkistuksen yhtenä tavoitteena on saada käsitystä siitä, miten kattavasti HOKS-tietoja koulutuksen järjestäjän opiskelijoille eHOKSiin on tallennettu. Siinä yhteydessä voimme yhdessäkin käydä läpi teidän toimintamallia HOKS-tietojen kirjaamiseen ja miettiä, onko siinä jotain, mikä voisi aiheuttaa haasteita palautteiden automatisointiin.

Suora siirtymä ei itse päättäen ole mahdollista, koska koulutuksen järjestäjänne edellytykset siirtymiseen tulee tarkistaa kaikkien tietojärjestelmien näkökulmasta. Samasta syystä tarkkaa ajankohtaa ei voida suoraan sanoa. Se riippuu eHOKS-tietojärjestelmän valmiuksista eli siitä, milloin teiltä siirretään kaikkien opiskelijoiden HOKS-tiedot eHOKSiin. Tätä siirtoa varten tulee olla toimiva tekninen tiedonsiirtoyhteys opintohallintojärjestelmästä eHOKSiin ja Koskeen, ja käytäntönä, että siirrätte ajantasaisia tietoja jatkuvasti, jotta tietopohja on ja pysyy olemassa, josta katsotaan linkkien lähetyksen hetki. Kun tuo on ok, sen jälkeen Arvo-järjestelmän toimittaja tarkistaa mm. kyselyidenne tilanteen ja kun sekin on ok, sopii teidän kanssanne siirron tarkan päivämäärän. Jos kaikki edellytykset ovat kunnossa, tähän ei mene kauaa (nopeimmillaan on kyse päivistä).

Mutta jos edellytyksiä vielä joudutaan laittamaan kuntoon, se viive tulee matkaan. Valtakunnallisen raportoinnin kannalta siirtymisen hetken ajankohta ei ole ongelma. Koulutuksen järjestäjät siirtyvät automaattisten vastauslinkkien lähetykseen eri aikaan, kukin omassa tahdissaan. (vastauksen antanut: OPH / 28.6.2019)

Automatisoinnin edellytyksiä ja valmiuksia käydään yhdessä koulutuksen järjestäjän kanssa läpi käyttöönoton valmistelussa, ja tässä vaiheessa on vielä hyvä mahdollisuus käydä läpi molempien tapojen hyödyt oman oppilaitoksen näkökulmasta. Automatisoinnin käyttöönoton edellytyksenä on, että koulutuksen järjestäjä tallentaa linkin luonnissa ja lähettämisessä tarvittavat tiedot eHOKSiin ja Koskeen. Lisäksi Arvo-palvelun puolella tarkistetaan, että kyselyissä on kaikki kunnossa.

Tarkemmin käyttöönoton edellytyksiin voi tutustua automatisoinnin koostesivulta: https://wiki.eduuni.fi/display/CscArvo/Vastauslinkkien+automatisointi

Automatisointi ei vaadi muutoksia käyttöoikeuksiin. Kun ensimmäinen heräte saadaan Arvon puolelle, poistuu kaikilta käyttäjiltä oikeus tehdä kyselykertoja ja vastaajatunnuksia organisaationne opiskelijapalautekyselyihin.

Kyllä, menneet tiedot ovat Arvo-järjestelmässä tallessa (suljetut kyselyt), ja niitä voi edelleen raportoida. (vastauksen antanut: OPH / 28.6.2019)

Kyllä. Vastauslinkkien manuaalinen luonti estetään Arvon virkailijakäyttöliittymän puolella, kun vastaanotamme eHOKS:lta pyynnön luoda ensimmäinen linkki automatisointiin.

Linkkejä pystyy teknisesti luomaan vielä 15.4. mikäli pyyntöjä ei tule (eli eHOKS ei saa tietoa yhdenkään opiskelijan hyväksytystä HOKS:sta tai valmistumisesta). Tämän takia tarvitaan ohjeistusta, ettei kukaan tee linkkejä sovitun käyttöönoton jälkeen.

(Tilanteessa, jossa automatisointiin siirrytään esimerkiksi 15.4.)

Luotuihin vastaajatunnuksiin on mahdollista vastata vastaajatunnuksen voimassaolon loppuun asti. Eli opiskelijalla, jolle luodaan linkki manuaalisesti 14.4, on aikaa vastata 30 vuorokautta siitä eteenpäin. Samoin opiskelijalla jolle luodaan automatisoinnilla linkki 15.4.

Poikkeuksena tilanteet, joissa tieto valmistumisesta tulee eHOKS:iin/Koskeen myöhässä eli opiskelija valmistuu 15.4. ja valmistumispvm (15.4.) merkitään rekisteriin syystä tai toisesta vasta 21.4., on opiskelijan vastausajasta hävinnyt 7 vrk.

(Tilanteessa, jossa automatisointiin siirrytään esimerkiksi 15.4.)

Olet aivan oikeassa! Tässä tapauksessa linkit lähtisivät kahteen kertaan. Isoin työ automatisoinnin käyttöönotossa onkin käydä jo tehdyt linkit läpi ja poistaa tulevaisuutta varten tehdyt. Eli ryhmälinkkejä saa olla, mutta tuossa tapauksessa vastausmahdollisuus vain niille jotka valmistuvat 14.4. mennessä. Ylimääräiset vastausmahdollisuudet tulee poistaa ennen käyttöönottoa.

eHOKSiin tarvitaan oppijanumero, opiskeluoikeuden oid, HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä, opiskelijan sähköpostiosoite ja tieto osaamisen hankkimisen tarpeesta.

Jos opiskelijalle ei ole laadittu nykylainsäädännön mukaista HOKSia, HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämääräksi tallennetaan se päivämäärä, jolloin opiskelijalle laadittu henkilökohtainen suunnitelma on aikanaan tehty. Jos tätä tietoa ei ole tai sen tallentaminen opintohallintojärjestelmään takautuvasti on kohtuuttoman hankalaa, HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämääräksi laitetaan 31.12.2017.

Taustatietoasiat ja päivämäärät löytyvät koostesivun taulukosta: https://wiki.eduuni.fi/display/CscArvo/Vastauslinkkien+automatisointi

Viestien lähettäjä-kentässä lukee: Amis-palaute-respons-feedback (no-reply)

Aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution

"Amis-palaute" on vain viestin lähettäjäkentässä, muutoin kyselystä käytetään nimeä "opiskelijapalaute".

Aloituskyselyssä vastaajatunnuksen muodostuminen käynnistyy, kun koulutuksen järjestäjä tallentaa HOKSin tiedot ensimmäisen kerran eHOKSiin (ns. HOKSin luonti eHOKSiin). Vastauslinkki lähetetään opiskelijalle HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärän mukaisesti, eli käytännössä heti, koska eHOKSiin tietoja tallennettaessa HOKSin täytyy olla hyväksytty.

Päättökyselyssä vastaajatunnuksen muodostuminen käynnistyy, kun koulutuksen järjestäjä tallentaa tiedot opiskelijan valmistumisesta Koskeen. Vastauslinkki lähetetään opiskelijalle vahvistuspäivämäärän mukaisena päivänä (esimerkissäsi vastausajan alkamisen päivämäärä, ei linkin luontipäivämäärä).

Linkkiä ei lähetetä, jos vastausaika on päättynyt. Ja tarvittaessa opiskelijalle lähetetään kaksi automaattista muistutusviestiä: ensimmäinen viesti lähtee 5 päivää ja toinen 10 päivää viestin alkuperäisen lähettämisen päivämäärästä alkaen.

Parhaillaan kehitteillä on muutos päättökyselyn lähettämisen ajankohtaan, jota on haluttu aikaistaa koulutuksen järjestäjien toiveiden mukaisesti. Jatkossa koulutuksen järjestäjä tallentaa eHOKSiin päivämäärän, jolloin opiskelija on saavuttanut HOKSissa sovitun osaamisen. Päättökyselyn linkki muodostetaan ja lähetetään tämän päivämäärän mukaisesti (kun ns. viimeinen näyttö on ollut) eikä siis Koskeen tallennetun opintojen valmistumisen vahvistuspäivän eli todistuksen antamisen päivämäärän perusteella. Tämä tekninen toteutus on siis nyt työn alla. Käyttöönotosta tiedotetaan tarkemmin syksyn aikana. Lisätietoja tästä saa eHOKSin neuvonnasta, sähköposti ehoks@opintopolku.fi

Kyllä. Opiskelija saa vastauslinkin sähköpostilla. Samaan linkkiin pääsee myös eHOKSin kautta, jos linkki on luotu automatisoinnin kautta. Manuaalisesti luodut linkit eivät näy eHOKSissa.

Linkki lähtee viivytyksettä, kun eHOKS tai Koski on saanut tarvitsemansa tiedon. Koska käsky muodostaa linkki lähtee järjestelmälle vasta siitä hetkestä, kun eHOKS tai Koski saa tiedon HOKSin hyväksymisestä (se on tehty jo) tai suorituksen vahvistamisesta (se on tehty jo), linkki ei ole saatavissa etukäteen. Mutta ymmärrämme hyvin tuon käytännön tilanteen, on helpompi motivoida opiskelijaa vastaamaan, kun kohdataan ja ollaan asian äärellä läsnä. (vastauksen antanut: OPH / 28.6.2019)

Linkin kautta kyselyyn siirtymiseen ei tarvita kirjautumista eikä salasanoja.

Ei voi. Linkki vie samaan kyselyyn sekä sähköpostin että eHOKSin kautta. Linkki on myös aina opiskelijalle henkilökohtainen.

Aloituskyselyn vastauslinkki on voimassa 30 vuorokautta HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärästä. Päättökyselyn vastauslinkki on voimassa 30 vuorokautta opiskeluoikeuden vahvistuspäivämäärästä.

Kyselyyn vastaamisaika on 30 vuorokautta, jonka lisäksi Opetushallitus voi perustellusta syystä jatkaa opiskelijapalautteen keräämisaikaa koulutuksen järjestäjän pyynnöstä korkeintaan 30 vuorokauden ajan. Syitä, jotka ovat perusteltuja, ei ole määritelty tarkemmin asetuksessa eikä Opetushallituksessa. Jokaisen opiskelijan vastaus on tärkeä ja opiskelijan sairastuminen voidaan katsoa perustelluksi syyksi. Tällaisessa tilanteessa jatkoaikahakemus tehdään koskien kyseistä vastauslinkkiä, joka tulee yksilöidä. Hakemuksen perustelussa tulee huomioida, että opiskelijan henkilöllisyyttä ja tarkempaa sairastumisen syytä koskeva anonymiteetti säilyy.

Ei lähde linkkiä, jos opiskeluoikeus on "eronnut". Jos opiskelija on ehtinyt suorittaa yhden tai useamman tutkinnon osan, joka päivitetään uudeksi tavoitteeksi HOKSiin siten, että päättökyselyyn vastaaminen  koskien tutkinnon osan/osien suoritusta on vielä 30 vuorokauden kuluessa mahdollista, silloin kerätään muuttuneen tavoitteen mukainen päättöpalaute. Jos 30 vuorokauden vastausaika on ehtinyt kulua, palautetta ei enää voi kerätä.

Palautteen kerää se koulutuksen järjestäjä, joka saa suoriterahoituksen, hankintakoulutuksessa siis hankkiva (ostava) taho.

Suoriterahoituksen saava koulutuksen järjestäjä myös vastaa HOKSin laatimisesta ja hyväksymisestä sekä siirtää HOKS-tiedot eHOKSiin.

Vastaajatunnus, siihen littyvät vastaukset ja raportoinnin kannalta tarpeelliset taustatiedot tallentuvat Arvo-järjestelmän tietokantaan. Kertyneitä vastauksia voi tarkastella Arvon virkailijakäyttöliittymästä kyselykerta-, kysely- ja csv-raporttien kautta (valitaan kyselyksi automatisointia varten luoduista kyselyistä se, jota halutaan tarkastella esim. "Opiskelijapalaute - ammatillisen tutkintokoulutuksen aloittaneet"). Automatisoinnin kautta luodut vastaajatunnukset eivät eroa vastaamisen tai vastausten käsittelyn osalta millään lailla manuaalisesti luoduista. Annetut vastaukset siirtyvät myös Vipuseen valtakunnallista raportointia varten aivan samalla tavalla kuin aiemmin.

Vastauksia voi seurata Arvon virkailijakäyttöliittymästä kuten aiemminkin. Tutkinnoittain vastaajaprosentin saa laskettua helposti valitsemalla "Kyselyt"-välilehdeltä tarkasteltavan kyselyn esim. "Opiskelijapalaute - ammatillisen tutkintokoulutuksen aloittaneet" ja sieltä "Vastaajatunnukset" ja "Lataa tunnukset tiedostona". Kyseinen CSV kertoo vastaajatunnuksen, onko tunnukseen vastattu vai ei, taustatietona olevan tutkinnon, toimipaikan ja suorituskielen.

Kyselyraportti valtakunnallisella vertailudatalla pitäisi onnistua tällä hetkellä seuraavilla valinnoilla:
→ Valitse Raportit -välilehti 
→ Kyselyraportti -välilehti 
→ Valitse haluamasi kysely → älä tee muita valintoja (koulutuksenjärjestäjä/toimipaikka) 
→ Muodosta raportti

Kyselyiden kautta raportti ei tällä hetkellä muodostu, joten eri tahoilla on varmaan kokeiltu eri reittejä. Ilmoitathan, mikäli tuonkin reitin kanssa on ongelmaa.

Avovastaukset tulostuvat ainoastaan yksittäisten kyselykertojen raporteille, mutta eivät kyselyraporteille. Parhaiten organisaation vastuukäyttäjä saa kaikki avovastaukset kerralla (kyselyittäin) raportoinnin csv-välilehdeltä. Valitse haluamasi kysely ja klikkaa "Muodosta csv".

Luvut päivittyvät kerran kuukaudessa. Julkaisupäivä on kuun 3. päivä. (esim. 3.11. julkaistiin elokuun aikana tehtyihin tunnuksiin kertyneet vastaukset).

Opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus ovat päättäneet, että luvut julkaistaan 2 kuukauden viiveellä. Syynä on seuraava:

- vastaukset raportoidaan vastaajatunnuksen voimassaolon alkupvm:n mukaisesti siten, että esim. seuraavaksi julkaistavaan raporttiin tulee aiempien vastausten lisäksi vastaukset, jotka on annettu vastaajatunnuksiin, joiden voimassaolo on alkanut 1.-31.8.2019

- näillä viimeisenä päivänä eli 31.8.2019 alkaen voimassaolevilla vastaajatunnuksilla on asetuksen mukaan vastausaikaa syyskuun loppuun ja mikäli niille on annettu 30 vrk:n lisäaika, loppuu vastaajatunnusten vastausaika lokakuun lopussa

- näin ollen elokuun vastaukset ovat raportoitavissa vasta marraskuun alussa